6 etapas para preparar uma resposta a uma licitação

Muitas empresas estão se perguntando qual é a melhor maneira de preparar uma resposta a uma licitação para ganhar novos negócios e, assim, aumentar suas vendas.

Mas atenção: esse procedimento exige um rigor especial e o cumprimento de certas restrições legais. De fato, desde 1º de outubro de 2018, a desmaterialização dos contratos públicos se tornou obrigatória na maioria dos casos e, muitas vezes, envolve o uso de assinaturas eletrônicas.

Por outro lado, é um exercício que requer certa habilidade para conseguir montar um arquivo de solicitação e um arquivo de proposta que sejam completos e vendáveis.

Então, como responder de forma eficaz a uma licitação pública ou privada? Quais são as diferentes etapas que você precisa seguir para fazer isso corretamente?

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Etapa 1: Localizar os editais de licitação

A primeira etapa é encontrar os editais de licitação ou, mais precisamente, os Notices d'Appel à la Concurrence (AAC) publicados por compradores públicos ou privados.

Para encontrar os anúncios certos, recomendamos que você se registre em sites especializados. Para compras públicas, há plataformas como :

• BOAMP, ou Bulletin officiel des marchés publics (Boletim oficial dos mercados públicos),
• o OJEU, ou Jornal Oficial da União Europeia,
• PLACE, a plataforma de compras governamentais da França.

Há também jornais especializados (journaux d'annonces légales, ou JAL).

Dica: refine sua pesquisa para encontrar a licitação pública certa para você! Por exemplo, no BOAMP, você pode selecionar critérios específicos e configurar um sistema de alerta para receber os avisos de licitação mais relevantes com base em suas competências e habilidades:

• palavras presentes no edital
• palavras descritivas,
• área geográfica,
• limites de mercado, etc.

Também existem plataformas on-line para responder a convites privados para licitações. Um exemplo é o MarchésOnline.com, que tem um sistema de classificação para direcionar projetos de obras privadas.

É bom saber: contratos públicos negociados abaixo de € 25.000 não precisam necessariamente ser anunciados ou submetidos a licitação. Se você não quiser perder nenhuma oportunidade, sugerimos que se apresente aos departamentos responsáveis pela tomada de decisões, como prefeituras ou comunidades de comunas. Dessa forma, eles poderão pensar em sua empresa se houver necessidade.

Etapa 2: faça o download dos documentos da licitação

O Dossier de Consultation des Entreprises (ou DCE), que se aplica a contratos públicos, é disponibilizado aos operadores econômicos pela autoridade ou entidade contratante.

Ele geralmente pode ser consultado a partir do anúncio e inclui todas as informações necessárias para entender o que é esperado pelo comprador, tanto do ponto de vista administrativo quanto técnico.

Ele também contém vários documentos que podem ser baixados. Embora eles possam variar de um arquivo para outro, na maioria dos casos eles incluem :

• as regras de consulta (RC): complementam o AAC e estabelecem as regras para a consulta aos candidatos;
  
  
• o Termo de Compromisso (Æ): esse é um documento a ser assinado pelo operador econômico como prova de que ele concorda com as cláusulas dos documentos ou partes do contrato público;
  
  
• o cronograma de cláusulas administrativas específicas (CCAP): contém as várias disposições administrativas específicas desse contrato público e é composto por várias cláusulas, como
  • a lista de documentos contratuais,
  • loteamento
  • cláusulas ambientais
  • termos e condições de pagamento, etc;
    
    
• as especificações técnicas especiais (CCTP): fornecem detalhes dos requisitos para a execução do serviço. Podem ser divididas em lotes se a consulta estiver sujeita a loteamento;
  
  
• a discriminação do preço total e fixo (DPGF): esse documento detalha a discriminação do preço no caso de um contrato sujeito a preços fixos;
  
  
• a tabela de preços unitários (BPU): esse documento é usado no caso de um contrato de aquisição pública baseado em preços unitários. Ele lista os produtos ou elementos do trabalho, especificando o preço unitário de cada um deles.
  
  
• A Discriminação da Quantidade Estimada (EQB): ainda no contexto de contratos públicos com preços unitários, esse documento pode ser definido como uma simulação (levando em conta a soma das quantidades estimadas pelos preços unitários) para comparar preços.

Etapa 3: analisar o Dossier de Consultation des Entreprises (documentos de licitação)

Depois de ter todos esses documentos, você precisa analisar o Dossier de Consultation des Entreprises em detalhes.

Essa etapa é fundamental. É a única maneira de decidir se é correto ou não responder a essa licitação.

Esse trabalho consome muito tempo, portanto, seria uma pena gastar recursos e energia se a operação não parecer lucrativa para sua empresa (um contrato que não seja suficientemente caro em relação às viagens envolvidas, por exemplo).

Por outro lado, essa análise serve para estudar as especificações e todos os elementos a serem fornecidos a fim de responder corretamente à licitação e não correr o risco de ver sua solicitação rejeitada.

Em particular, isso envolve o estudo das capacidades necessárias (mão de obra, volume de negócios, qualificações etc.) e dos critérios de seleção.

Aconselhamos também que você preste muita atenção ao prazo para o envio de candidaturas, para garantir que você reserve o tempo necessário para elaborar um dossiê sólido, compatível e voltado para as vendas.

Etapa 4: Elabore sua resposta à licitação - arquivo de candidatura e arquivo de licitação

Agora que você já tem todas as informações e restrições em mente, é hora de redigir sua resposta ao edital de licitação.

Isso consiste em dois elementos: o arquivo de solicitação e o arquivo de proposta.

O arquivo de solicitação de proposta

Com esse arquivo, você garante ao comprador que atende a todos os critérios esperados, em termos financeiros, econômicos, técnicos e profissionais.

Para começar, ele inclui uma declaração de honra do candidato (Artigos R2143-1 a R2143-4 do CCP) comprovando que ele não se encontra em nenhuma das situações que o proibiriam de participar de licitações em contratos públicos.

Esse arquivo contém, então, qualquer outro documento que permita avaliar as capacidades financeiras, técnicas e profissionais do operador econômico. As informações a serem fornecidas devem estar incluídas em uma lista estabelecida por regulamento. Elas incluem, por exemplo

• Para a avaliação da capacidade econômica e financeira:
  • balanços ou extratos de balanços dos últimos 3 anos,
  • volume de negócios dos últimos 3 anos financeiros,
  • extratos bancários, etc.
    
    
• Para avaliar a capacidade técnica e profissional:
  • referências de trabalhos realizados nos últimos 5 anos,
  • qualificações acadêmicas ou profissionais,
  • detalhes das ferramentas que serão usadas para executar o contrato, etc.

O dossiê da proposta

O dossiê da proposta é o documento de maior interesse para o comprador. Portanto, ele deve ser cuidadosamente redigido e adaptado às informações contidas no CCTP.

Em outras palavras, esse é o estágio em que você realmente "se vende".

O dossiê da proposta inclui:

• Uma oferta financeira, incluindo todos os documentos relacionados a preços (DPGF, BPU, DQE, etc.).
  ☝️ Lembre-se de que é muito provável que o comprador favoreça uma proposta economicamente vantajosa!
  
  
• Uma oferta técnica. É aqui que você explica ao comprador os meios e as metodologias usados para atingir o objetivo definido no projeto.
  É por isso que ela consiste principalmente em um resumo técnico.

☝️ O resumo técnico é um dos elementos mais importantes em uma resposta a um edital de licitação. Com esse documento, você demonstra seus pontos fortes e os recursos utilizados para satisfazer o comprador. Portanto, recomendamos que você o escreva com cuidado e o personalize para cada proposta, especialmente porque ele pode diferenciá-lo de alguns concorrentes mais atraentes em termos de preço.

Observação: para economizar tempo e facilitar a resposta aos editais de licitação, alguns especialistas recomendam a elaboração de um arquivo de candidatura padrão, que pode ser modificado para refletir os elementos específicos de cada proposta (especialmente para o resumo técnico).

Etapa 5: Envie sua resposta ao edital de licitação

Quando o arquivo de candidatura estiver completo, envie-o ao comprador antes do prazo indicado no anúncio.

Observação: desde 1º de outubro de 2018, o processo tem sido via resposta desmaterializada para licitações de valor igual ou superior a € 25.000. Esse limite foi aumentado para € 40.000 em janeiro de 2020.

Como faço para responder a uma licitação desmaterializada?

Nesse caso, os documentos da proposta são enviados por meio de uma plataforma eletrônica especializada conhecida como perfil de comprador. Seu endereço é geralmente indicado no aviso de contrato.

É bom saber: recomendamos que você também envie uma cópia de segurança (em papel, pen drive etc.), no mesmo prazo.), no mesmo prazo que a versão on-line, para compensar qualquer possível mau funcionamento (vírus de computador, por exemplo) que impeça o comprador de acessar seu aplicativo.

Por fim, deve-se observar que a questão das assinaturas eletrônicas é regularmente levantada nesse contexto. Embora não seja uma exigência regulamentar, ela é frequentemente solicitada pelo comprador para assinar os documentos no arquivo de resposta. Além disso, ela se torna obrigatória assim que a oferta final é apresentada.

Daí a importância de se equipar com uma solução de assinatura eletrônica, como a oferecida pela Lex Persona. Com uma dessas soluções, você pode instalar um software de assinatura eletrônica em sua estação de trabalho, vinculá-lo ao seu certificado pessoal e, em seguida, assinar seus documentos de forma simples e em total conformidade.

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Etapa 6: Aprenda com seus fracassos

Sua solicitação foi enviada... mas, infelizmente, sua oferta foi rejeitada. Mas seu trabalho não termina aqui!

Se o operador econômico solicitar, o comprador deve ser capaz de fornecer os motivos da rejeição, bem como as características e vantagens da proposta selecionada.

Dessa forma, você poderá identificar as áreas que precisam ser melhoradas (preços inadequados, resumo técnico que não vende o suficiente etc.) para que possa aprimorar suas futuras respostas a convites para licitação. Afinal de contas, ganhar contratos não é fácil. É por meio da experiência que você será capaz de identificar as propostas mais adequadas, elaborar propostas mais refinadas e relevantes... e fazer seu crescimento decolar!