Gerenciamento de negócios: Excel e Word são coisas do passado, use ferramentas dedicadas e mais eficientes!
Como todos nós sabemos (infelizmente), o Excel e o Word são onipresentes no gerenciamento de empresas francesas e globais! Cerca de 70% das organizações usam esses dois programas para o gerenciamento administrativo, comercial e de RH. Essas ferramentas de gerenciamento de negócios datam dos anos 80 e, embora sejam flexíveis e ainda sejam muito usadas nas empresas, elas têm sérias limitações.
Neste artigo, veremos por que o uso de ferramentas dedicadas pode tornar sua empresa mais produtiva e bem-sucedida.
Por que o Word e o Excel não são mais adequados:
As duas frases que você certamente já ouviu ou disse: "Para minhas necessidades, ele serve" ou "Sou muito pequeno". Para muitas empresas, o Word e o Excel são duas ferramentas essenciais.
E por um bom motivo:
- Grande flexibilidade, permitindo que sejam adaptados a uma ampla gama de setores de negócios.
- Simplicidade e rapidez para tarefas específicas (produção de uma estimativa, uma tabela de previsão simples com regras de cálculo).
- Automação de determinadas tarefas que consomem muito tempo.
Mas por que deixar de usar o Excel e o Word para gerenciar sua empresa? Considerando os pontos acima, essa é uma pergunta legítima! Isso dependerá de sua organização e da maneira como você opera no dia a dia, mas os limites ficarão mais claros à medida que sua empresa crescer.
Os limites dessas ferramentas
Word, Excel: onde está o valor agregado?
Vamos falar sobre antecipação, essa é a primeira limitação! Você tem seus arquivos do Excel com seus clientes, seus números, suas previsões, suas belas tabelas... Mas o que você faz com eles? O que eles lhe proporcionam em termos de gerenciamento e estratégia, além de informações em um determinado momento? O valor agregado é nulo! Após muitas horas de classificação, processamento e fusão de células, os arquivos não permitem que você tome decisões de longo prazo. Eles são dados de informações.
Vejamos um exemplo concreto: um representante de vendas vai elaborar seu balanço mensal. Ele precisa listar as empresas com as quais está em contato em um arquivo do Excel, e até mesmo o que faturou por meio de outro arquivo e sua fatura no Word, e fazer o link. Insira tudo em um único arquivo do Excel, crie regras de cálculo, elabore as tabelas e torça para não ter cometido nenhum erro ao inserir os dados...
Você pode ver que a maior parte do tempo é gasta na entrada e no processamento de dados. Depois, eles têm que fazer toda a análise. Você ou sua equipe de vendas gastam mais tempo com essas tarefas do que com o seu negócio: encontrar novas fontes de renda!
Errar é humano!
Cometemos mais erros do que gostaríamos de admitir. Não é possível erradicá-los, mas você pode reduzi-los drasticamente evitando o Excel e o Word ao gerenciar seus negócios.
Erros de cálculo e de célula são comuns! Eles podem rapidamente fazer com que você perca dinheiro ou até mesmo levar à falência devido à má gestão e previsão. Quando você elabora tabelas de previsão, um erro pode ocorrer muito rapidamente. Ele pode distorcer suas previsões e fazer com que você tome as decisões erradas.
Falamos menos sobre isso, mas a fraude e a má conduta de certas pessoas também podem alterar seus documentos. Isso já aconteceu em empresas. Funcionários mal-intencionados modificaram arquivos deliberadamente ou, pior ainda, os excluíram. Sem rastreabilidade, é impossível saber quem está por trás de tudo isso. E, acima de tudo, não há outra forma de fazer backup dos dados que não seja a última vez que você fez backup do seu arquivo.
Centralização e compartilhamento de informações: uma alavanca de desenvolvimento essencial para a sua empresa
Administrar sua empresa a partir de documentos do Excel e do Word é extremamente arriscado, demorado e demorado! Além disso, como você pode acompanhar o relacionamento com seus clientes?
Onde estão as informações sobre sua carteira de clientes hoje? Um dos erros de gerenciamento mais comuns é que todos mantenham as informações de seus clientes e que cada um seja responsável por seus próprios dados. Esse tipo de organização costuma ser natural, especialmente quando todos são responsáveis por um determinado setor (geográfico ou comercial).
Mas o que acontece quando um funcionário está de férias? Quando ele se muda para outro cargo, dentro da empresa ou em outro lugar? Quando cada um mantém seus próprios dados, eles não são compartilhados e são organizados e programados de forma diferente.
Como resultado, qualquer mudança na forma de organização da empresa esbarra em um obstáculo extremamente significativo, pois cada um tem sua "própria" forma de trabalhar e se organizar. Se houver necessidade de uma substituição pontual ou de longo prazo, é do interesse do funcionário "substituído" estar presente para transmitir os arquivos.
Além disso, trabalhar em um projeto conjunto sem cometer erros não é tarefa fácil: os e-mails são passados de um lado para o outro, mas se você perder um, estará fora de sincronia com o cliente.
E isso é apenas sobre o departamento de vendas, mas e quanto ao resto: o cliente tem um caso em andamento com o serviço pós-venda? Ele nos deve dinheiro ou tem uma nota de crédito pendente?
E, em caso de intenção maliciosa, uma seção inteira do histórico da empresa pode desaparecer. As faturas permanecerão, mas a base sobre a qual o relacionamento com o cliente foi construído simplesmente se perderá.
Sem mencionar a eventual venda da empresa, quando a estruturação das informações do cliente desempenhará um papel significativo em sua avaliação...
Migrar para uma ferramenta francesa simples?
Vamos ser honestos. No início de nossa aventura empresarial, também passamos pela fase do "Word, Excel".
Como vimos acima, essas são duas ferramentas que podem ajudá-lo em pontos específicos. Mas não para o dia a dia de sua empresa. A obsolescência programada desse método será sentida em breve.
O uso de uma ferramenta on-line francesa de CRM + ERP permitirá que você apoie o crescimento da sua empresa de forma confiável, segura e escalável. Você certamente tem seus hábitos, mas o tempo e a energia que desperdiça usando o Excel e o Word para gerenciar seus negócios são prejudiciais.
É por isso que desenvolvemos o Axonaut! Combine o poder do CRM + ERP com tecnologia moderna e escalável. Todo empresário precisa ter acesso a todos os dados de sua empresa a qualquer momento.
Os benefícios do SaaS CRM + ERP
Antes de mais nada, vamos entender o básico:
- O objetivo de um CRM (Customer Relationship Management, gerenciamento de relacionamento com o cliente) é centralizar e gerenciar o relacionamento entre sua empresa e seus clientes potenciais/clientes de forma mais eficaz. Isso geralmente assume a forma de um conjunto de ferramentas para troca, captura, processamento e análise de dados de clientes. O objetivo é conhecer melhor seus clientes para que você possa oferecer a eles os produtos e serviços certos.
- Um ERP (Enterprise Resource Planning) ou pacote de software de gerenciamento integrado é definido mais pelo back office. Em outras palavras, ferramentas que permitem monitorar o gerenciamento da sua empresa: faturamento, estoque, recursos humanos e gerenciamento de projetos.
Rápido e fácil de instalar e configurar
Um dos primeiros receios das empresas que desejam adquirir um software on-line é a migração de dados, a instalação, o treinamento etc. Ao contrário das ferramentas físicas, você não precisa de consultores ou servidores.
Com apenas um clique, você pode testar uma solução gratuitamente. Isso significa que você precisa de menos recursos humanos. Isso significa que você pode planejar com mais facilidade. Além disso, a maioria deles oferece treinamento, webinars e suporte telefônico.
Modelo SaaS: liberdade e segurança
O software físico não permite que você :
- aproveitar seu software e seus dados em qualquer lugar, a qualquer momento,
- obter atualizações e upgrades.
Na era digital, a mobilidade é essencial. Portanto, o acesso aos seus dados precisa ser rápido e fácil. Com o software CRM + ERP on-line, você pode encontrar todas as informações de que precisa sobre seus clientes potenciais/clientes: e-mail, números de telefone, contatos etc. Antes de uma reunião, você pode visualizar as discussões mais recentes com seu cliente em seu smartphone/tablet, por exemplo.
Uma ferramenta on-line também lhe dará acesso instantâneo a todas as notícias mais recentes sobre seu cliente. Chega de atualizações inoportunas e intermináveis. Além disso, a segurança de seus dados é garantida por vários backups.
Centralização e compartilhamento de informações
O uso de uma ferramenta SaaS dará a toda a sua equipe acesso às informações necessárias. Isso melhorará a qualidade da comunicação interna e dos intercâmbios.
Além disso, a dupla entrada redundante será coisa do passado. Todas as fontes de erros diários entre departamentos e pessoas decorrentes de informações incorretas e antigas serão bastante reduzidas.
O compartilhamento de informações será muito mais fácil. Cada funcionário terá um espaço de usuário (você pode até escolher os direitos aos quais eles terão acesso) e terá informações completas e atualizadas. Você também terá a funcionalidade de "rastreabilidade". A qualquer momento, você poderá ver quem fez o quê (criou, modificou ou excluiu informações).
Conclusão
Encontramos todas essas limitações no uso do Excel e do Word diariamente com nossos clientes. O feedback deles nos ajuda a entender as necessidades dos empresários, para que possamos oferecer uma ferramenta simples e abrangente.
Portanto, aconselhamos as empresas a migrarem para soluções on-line de CRM + ERP. As ferramentas disponíveis no mercado permitirão que você economize tempo no gerenciamento diário da sua empresa.
O objetivo é permitir que você se concentre no que é realmente importante: sua empresa, seu faturamento!
Artigo traduzido do francês