CRM Excel, um recurso para impulsionar suas vendas (+ modelo)

CRM em Excel ou CRM em software?

Se você está fazendo essa pergunta a si mesmo, provavelmente já está ciente dos inúmeros benefícios que uma estratégia de vendas bem elaborada e, por extensão, um sistema de CRM trazem para a sua empresa.

No entanto, só é possível atingir o nível de desempenho desejado usando uma solução eficaz e adaptada às suas ambições.

Isso levanta uma série de questões, principalmente se você já usa o Excel diariamente. O acompanhamento do cliente com um arquivo do Excel é suficiente? E como configurar o gerenciamento de prospecção usando a famosa planilha? Ou o software de CRM é mais adequado?

Faça a escolha certa e aumente suas vendas encontrando a ferramenta de CRM ideal para você lendo este artigo.

Ver todos os software Customer relationship management (CRM)

Definição de CRM em Excel

Vamos começar definindo o próprio CRM.

O Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente refere-se a todas as técnicas usadas para implementar uma estratégia de construção de relacionamentos com clientes ou clientes potenciais.

Uma ferramenta de CRM é posteriormente caracterizada como a ferramenta de TI que permite que essa estratégia seja colocada em prática, simplificando os processos.

Para isso, o sistema de CRM deve ser capaz de, no mínimo

• registrar todos os dados relacionados à prospecção e ao gerenciamento de clientes;
• fornecer visibilidade de todas as interações com clientes e prospects.

Nesse sentido, o Excel CRM é uma das ferramentas que podem ser usadas para realizar essas operações, fornecendo uma visão de 360° das oportunidades de negócios.

Modelo gratuito de CRM em Excel

Para ajudá-lo a criar seu CRM em Excel, aqui está um modelo gratuito para download.

Cabe a você acrescentar e desenvolvê-lo de acordo com suas necessidades.

Como criar e usar um CRM no Excel?

☝️ É importante observar que o que vamos descrever agora também se aplica ao uso do Google Sheet. Embora a ferramenta do Google Suite não seja tão completa quanto o Excel, ela tem o mérito de ser gratuita e permitir que você trabalhe de forma colaborativa ao mesmo tempo.

Defina seus objetivos

Há tantas formas de CRM quanto há empresas.

É por isso que você precisa determinar antecipadamente quais são os objetivos do seu CRM em Excel e quais dados deseja registrar nele.

Por exemplo: se o seu objetivo é fidelizar o cliente, pode ser útil inserir as datas de nascimento dos clientes, para que você possa oferecer um desconto no aniversário deles.

Crie sua tabela

Crie sua(s) tabela(s) de acordo com os elementos identificados acima.

O tipo de informação a ser registrada determina a finalidade das colunas da sua tabela principal: 1 coluna = 1 tipo de informação.

Portanto, inclua colunas relacionadas à identidade de seus contatos: título, detalhes de contato etc.

E não se esqueça de todos os dados relacionados às ações realizadas. É por isso que sua tabela deve mencionar suas atividades, suas oportunidades de negócios e o status de seus clientes potenciais e/ou clientes:

• primeiro contato ;
• primeiro acompanhamento ;
• segundo acompanhamento ;
• quantidade de compras ;
• abandono, etc.

Novamente, tudo depende de seus objetivos.

Em resumo, não deixe de fora nenhuma informação que seja útil para o gerenciamento do relacionamento com o cliente.

Exemplo de um modelo de CRM em Excel:

Complete seu CRM

Depois de definir seus campos e criar sua tabela, é hora de preenchê-la.

No entanto, com uma planilha, você não tem muita escolha: você faz tudo "à mão". Essa é uma das principais desvantagens das planilhas, mas voltaremos a esse assunto com mais detalhes posteriormente.

Preencher a tabela continua sendo uma tarefa constante: a eficácia do seu CRM do Excel depende da atualização regular dos dados e da inclusão de colunas assim que você identificar informações úteis que possam ser exploradas para acionar oportunidades de negócios adicionais.

Explore seus dados

Por fim, faça uso criterioso de seus dados.

Usando as funções de classificação do Excel, por exemplo, você pode ver rapidamente quais informações são úteis para sua estratégia de relacionamento com o cliente. Idade, local, gênero, canal de aquisição, comportamento de compra... são todos critérios de segmentação a serem considerados para evitar a diluição de suas ações de vendas e a redução do impacto delas.

O objetivo? Sempre entregar a mensagem certa para o alvo certo.

Ao sentirem que estão no centro de suas ações e experimentarem seus esforços de personalização, os clientes serão mais receptivos às suas ofertas. Esse é o objetivo principal de uma estratégia e, portanto, de uma ferramenta de CRM.

Vantagens e limitações de um CRM baseado em Excel

Quais são as vantagens de criar um CRM no Excel?

O Excel, especialmente se você estiver apenas começando, é um grande aliado quando se trata de criar sua ferramenta.

Aqui está um resumo de suas principais qualidades:

• o software é familiar a todos e é usado pela maioria das organizações;
• é bastante fácil de usar, e há muitos tutoriais disponíveis, se você precisar deles;
• Permite agrupar e registrar informações de forma personalizada e consistente;
• é frequentemente considerada uma ferramenta de CRM "gratuita", pois você já usa a planilha (ou pode recorrer ao Google Sheet, caso não use).

E as desvantagens?

Vantagens, sim, mas também desvantagens!

Aqui estão as principais limitações que você encontrará se usar uma planilha como o Excel como CRM:

• falta de colaboração, pois é impossível trabalhar simultaneamente no mesmo documento;
• a falta de automação nos processos de CRM (como o registro de dados), o que torna o trabalho muito demorado e aumenta o risco de erros;
• a ausência de determinadas funções tradicionalmente encontradas no software de CRM, como a capacidade de adicionar anexos, automação de marketing, análise aprofundada etc;
• menos segurança, pois o backup de seu trabalho é feito localmente.

☝️ Em resumo, nos estágios iniciais de sua empresa, o Excel é um ótimo aliado para se familiarizar com o CRM. A planilha é de fácil acesso e, além disso, há vários tutoriais on-line e cursos de treinamento para ajudá-lo a se familiarizar com ela se você estiver apenas começando.

Entretanto, à medida que sua empresa cresce, é melhor considerar a opção do software de CRM!

Quais são as alternativas ao Excel CRM?

Como você já deve ter percebido, é do seu interesse recorrer a uma solução de CRM dedicada se quiser se beneficiar de certas vantagens:

• Hospedagem, geralmente no modo SaaS, para maior colaboração e capacidade de trabalhar em qualquer lugar;
• a capacidade de atualizar a ferramenta à medida que sua empresa cresce;
• economia de tempo com a automação de muitas tarefas;
• software que geralmente é simples, intuitivo e ergonômico;
• funcionalidades adicionais para ajudá-lo a estruturar suas atividades e explorar outras oportunidades de negócios (painéis de controle, relatórios, gerenciamento de oportunidades, gerenciamento de projetos etc.).

🛠️ Exemplos de software de CRM:

• O Salesforce Starter é a ferramenta multifuncional que reúne os principais recursos do gigante Salesforce, para VSEs, PMEs e startups que desejam começar a digitalizar seus processos. Ela abrange marketing, gerenciamento de vendas, atendimento ao cliente e, é claro, CRM. Você se beneficiará do gerenciamento centralizado de seus contatos e clientes (informações importantes, históricos de troca, etc.), bem como do acompanhamento de oportunidades de vendas por meio de um pipeline claro. Muitas tarefas administrativas e estratégicas, como a geração de cotações e relatórios, são automatizadas.
  
  
• O Sellsy CRM é uma solução abrangente efocada em vendas que o ajudará a aumentar suas vendas . Voltado principalmente para PMEs, ele oferece visibilidade total de suas vendas e oportunidades de negócios, usando uma visualização intuitiva do pipeline. Você também pode aproveitar as ferramentas de rastreamento e pontuação para analisar e pontuar o comportamento dos compradores em potencial no seu site. Por fim, o Sellsy oferece relatórios de atividades para avaliar o desempenho de suas equipes e identificar áreas de melhoria.

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CRM em Excel ou CRM em software: apoie o crescimento de sua empresa!

CRM em Excel ou CRM em software... no final, tudo depende do nível de maturidade de sua empresa e de suas ambições.

Mas uma coisa é certa: à medida que sua base de clientes cresce, você logo sentirá que o Excel está ficando pequeno demais para você. Como resultado, cada vez mais empresas estão integrando uma solução de CRM em seus processos de negócios.

No entanto, o uso dessa ferramenta pode ser assustador no início: muito cara, muito complexa, equipes que relutam em mudar seus hábitos etc.

No entanto, todas essas reservas são rapidamente dissipadas, porque o software de CRM existe para atender a todos os orçamentos, projetos e tipos de empresa ou setor de negócios.

Tudo o que você precisa fazer agora é encontrar o seu... e começar a aumentar suas vendas!