5 dicas para gerenciar sua frota de veículos... sem cometer erros!
O gerenciamento de uma frota de veículos é vital para o bom funcionamento de uma empresa, independentemente do seu tamanho.
Dependendo das necessidades da equipe e dos funcionários, o gerente de frota deve ser capaz de otimizar os custos, gerenciar o armazenamento e a alocação de veículos, ter uma visão geral precisa da frota e garantir que ela funcione sem problemas.
Gerenciar uma frota de forma eficaz não é uma tarefa fácil.
Siga nosso guia para entender todos os detalhes do negócio e se destacar da concorrência!
O que é uma frota de veículos?
Definição de uma frota de veículos
Uma frota de veículos é o conjunto de veículos pertencentes a uma empresa, usados para a organização dos funcionários e o bom andamento das atividades.
Há vários tipos de veículos, como :
- carros da empresa
- carros de serviço
- caminhões
- veículos utilitários
- veículos de duas rodas.
Em suma, todos os veículos necessários para as viagens de negócios dos funcionários ou para ajudar sua organização a cumprir suas missões.
Responsabilidades do gerente de frota
Delegar a responsabilidade pela frota de veículos a um gerente de frota pode ser útil quando o tamanho de sua empresa assim o exigir.
Sua função? Melhorar a produtividade de uma empresa organizando sua frota de veículos, incluindo manutenção, contratação, otimização de recursos e até mesmo gerenciamento de motoristas.
Em resumo, suas principais atividades podem ser resumidas da seguinte forma
- gestão administrativa
- gestão financeira
- gestão de veículos
- gerenciamento de motoristas.
Os desafios do gerenciamento ideal da frota
Para organizar sua frota de veículos da forma mais eficaz possível e, assim, economizar dinheiro e melhorar a produtividade da empresa, é necessário estabelecer uma estratégia para otimizar os custos de transporte da empresa.
Você precisa dar atenção especial a
- a segurança de seus funcionários, aplicando regras legais rigorosas;
- respeito ao meio ambiente, com restrições à emissão de gases poluentes;
- reduzir os custos a curto, médio e longo prazo.
Dito isso, aqui estão nossas 5 dicas para melhorar o gerenciamento de sua frota de veículos.
Dica 1: Adapte sua frota de veículos às suas necessidades
Antes de mais nada, é fundamental determinar a natureza de sua frota de veículos. Você pode escolher entre uma frota interna ou externa.
A primeira opção é gerenciar sua frota por conta própria. Esse é geralmente o método usado quando a empresa é pequena, com poucos veículos dentro da organização.
Um prestador de serviços externo é mais aconselhável se a empresa começar a crescer em termos de funcionários e volume de negócios (e, portanto, com um orçamento dedicado adicional) ou se o número de veículos tiver probabilidade de aumentar.
Você também precisa escolher o tipo certo de financiamento para as necessidades da sua empresa.
Existem 5 tipos diferentes de financiamento de veículos:
- leasing de curto prazo
- leasing de médio prazo
- leasing de longo prazo
- leasing com opção de compra
- compra.
Observação: selecione a marca, o modelo e o equipamento de seus veículos de acordo com sua política de fretamento de veículos ou política de veículos, ou seja, a política de veículos que o CEO, os recursos humanos e outros departamentos escolheram para regular o uso de veículos.
Dica 2: Faça a manutenção de seus veículos
É necessário fazer a manutenção dos veículos para cumprir os requisitos legais, garantir que os funcionários tenham veículos de alto desempenho e evitar quebras.
Alguns procedimentos são obrigatórios, como os testes de inspeção técnica:
- a cada ano ou a cada dois anos,
- ou a cada 15.000 km para carros a gasolina e até 20.000 km para carros a diesel.
Também é altamente recomendável que você verifique regularmente
- trocas de óleo
- manutenção
- pneus.
Dica 3: Eduque os motoristas
Os custos de manutenção e combustível representam uma proporção significativa do custo de uma frota de veículos.
Ao adotar os comportamentos corretos, seus funcionários podem reduzir o número de acidentes e o consumo de combustível por meio de uma direção ecologicamente responsável, além de reduzir o desgaste dos veículos.
Planeje uma reunião de prevenção com seus funcionários antes de permitir que eles usem os veículos. Em particular, você pode apresentar métodos de direção que economizam combustível, como reduzir a velocidade ou antecipar a frenagem.
Dica 4: Trate os sinistros rapidamente
O seguro para seus veículos é obrigatório, quer você os dirija ou não. Você pode ser isento de um coeficiente de redução/bônus ao fazer um contrato dedicado (contrato de seguro de frota) ou de ter que pagar uma franquia.
O seguro de frota cobre todos os seus veículos em um único contrato e, dependendo das negociações, você pode obter uma série de vantagens.
Em caso de acidente, notifique sua seguradora imediatamente para que possa ser indenizado o mais rápido possível. Se você tiver tomado as medidas necessárias, poderá até mesmo pedir um veículo substituto emprestado.
Dica 5: escolha as ferramentas corretas de gerenciamento de frota
Use as ferramentas certas para economizar tempo e aumentar a produtividade.
Entre elas estão os sistemas de GPS instalados diretamente nos veículos ou integrados ao software de monitoramento de frota, para que seus funcionários possam limitar ou otimizar o tempo de deslocamento. A geolocalização também é uma forma eficaz de registrar e analisar rotas e monitorar o comportamento dos seus funcionários ao volante. Graças a essas ferramentas, você pode obter informações úteis e precisas para orientar sua tomada de decisões e definir a melhor estratégia.
🛠️ Exemplo de software:
O Reveal, da Verizon Connect, é um software de geolocalização que permite visualizar a localização de seus veículos em um mapa em tempo real, para que você possa otimizar as rotas e monitorar as atividades. Com painéis de controle personalizáveis, você pode analisar tendências para melhorar o desempenho e reduzir custos. Por fim, o assistente de áudio Eco-Buzzer oferece aos motoristas suporte ao vivo à medida que eles adotam hábitos de direção mais seguros e eficientes em termos de energia.
E então, você está pronto para adotar essas práticas recomendadas e manter sua frota no caminho certo?
Artigo traduzido do francês