É fácil garantir sua conformidade com um exemplo de registro de RGPD preenchido!

Manter um registro de RGPD é uma das condições sine qua non para cumprir as regras estabelecidas... desde que você saiba por onde começar e como fazer isso 😉

Então, aqui estão algumas informações essenciais, além de um exemplo de um registro RGPD preenchido para orientá-lo!

Não se esqueça: a obrigação de processar dados pessoais pode se transformar em uma verdadeira estratégia vencedora para sua empresa!

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Exemplo de um registro RGPD preenchido: uma ilustração prática

Um exemplo de um registro de RGPD devidamente preenchido é muito útil para ajudá-lo a produzir um documento completo e compreensível, contendo todas as informações relacionadas ao processamento de dados.

Procurando um modelo? A CNIL disponibilizou um aqui.

Esse documento, fornecido gratuitamente, oferece uma estrutura clara que atende aos critérios estabelecidos pela Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. É um recurso educacional valioso para diretores de empresas, diretores de conformidade e responsáveis por dados pessoais.

☝️ Como lembrete, o registro RGPD:

• fornece um registro exaustivo das várias operações de processamento de dados realizadas;
• destina-se a ser consultado pelos responsáveis pela conformidade ou pelos dados pessoais.

O que deve conter um registro RGPD preenchido?

De acordo com as diretrizes da CNIL (2023), um registro RGPD preenchido deve conter sistematicamente as seguintes informações principais:

• os detalhes de contato dos controladores de dados: isso envolve identificar claramente a pessoa ou entidade que tem autoridade sobre o processamento de dados;
  
  
• as finalidades do processamento: as razões precisas pelas quais os dados são processados devem ser explicadas, evitando qualquer ambiguidade;
  
  
• as categorias de dados pessoais e os destinatários: essas categorias agrupam os tipos de dados coletados e as entidades que terão acesso a eles, justificando a necessidade de tal compartilhamento;
  
  
• os prazos para exclusão das diversas categorias de dados: cada categoria de dados deve ter um período de retenção definido pela conformidade com a legislação ou com as necessidades operacionais da empresa;
  
  
• uma descrição geral das medidas de segurança técnicas e organizacionais: isso envolve notificar os sistemas implementados para proteger os dados, como criptografia, firewalls, treinamento de funcionários e outros controles de acesso.

☝️ Para garantir que o registro das atividades de processamento de dados seja eficaz, cada folha de processamento deve conter todas as informações necessárias para atender aos requisitos de conformidade e ser suficientemente clara e compreensível para facilitar a análise e a interpretação das informações.

Como preencher corretamente um registro de RGPD?

A criação de um registro de RGPD começa com uma análise detalhada dos processos de processamento de dados pessoais dentro da empresa.

Aqui estão alguns passos a seguir, recomendados pelo portal governamental France Num:

1. Identificar o processamento de dados pessoais: as atividades de processamento devem ser listadas e detalhadas. Isso abrange tudo, desde a coleta de informações do cliente até seu arquivamento ou exclusão.
   
   
2. Documentar cada operação de processamento: para cada atividade identificada, deve ser criado um arquivo de processamento no registro. Essa folha conterá as informações exigidas pela CNIL (finalidades do processamento, categorias de dados processados, períodos de retenção etc.).
   
   
3. Estabelecer medidas de segurança: é necessário analisar e registrar os procedimentos e ferramentas de segurança implementados para proteger os dados. Para esse fim, a CNIL oferece um guia para as medidas de segurança a serem incorporadas.
   
   
4. Planejar atualizações: à medida que os regulamentos e as atividades da empresa mudam, o registro precisa ser atualizado regularmente para manter sua relevância e precisão, conforme indicado pela CNIL em seu site.
   
   
5. Organize auditorias regulares: essas auditorias são essenciais para garantir a precisão do registro e verificar a eficácia das medidas de segurança.

Dica: para ajudá-lo com essas tarefas, você pode contar com um software dedicado, que é útil para economizar tempo e evitar erros dispendiosos.

É isso que o Witik, uma plataforma abrangente de conformidade com o RGPD, oferece em particular. Em particular, ela inclui uma função dedicada à geração automática de registros em perfeita conformidade, com base em um modelo projetado por um escritório de advocacia. Esses registros podem ser personalizados para atender aos requisitos específicos da sua empresa, e a tecnologia de inteligência artificial ajuda a elaborar seus registros de processamento mais rapidamente.

Registro do RGPD: foco no treinamento de funcionários e no gerenciamento de direitos do usuário

Depois de criar um registro de atividades de processamento de acordo com as obrigações do RGPD, vale a pena destacar um aspecto muitas vezes subestimado, mas fundamental: o treinamento contínuo das equipes em questões de RGPD.

A CNIL oferece uma série de recursos para desenvolver a compreensão e as habilidades necessárias para enfrentar os desafios da proteção de dados, incluindo:

• treinamento on-line e guias práticos;
• as últimas notícias regulatórias adaptadas a vários aspectos setoriais.

Um registro GDPR completo também deve refletir a abordagem da empresa para gerenciar os direitos dos titulares dos dados.

Cada registro deve detalhar os processos em vigor para responder de forma eficaz - e transparente - às solicitações de indivíduos que exercem seus direitos de acordo com o GDPR, como o direito de acesso, retificação e exclusão de seus dados pessoais.

Isso demonstra não apenas conformidade técnica, mas também uma abordagem centrada no usuário. Em última análise, o registro do RGPD é baseado no respeito aos direitos individuais e na construção de uma relação de confiança com seus clientes.

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O que você precisa saber sobre o exemplo de um registro RGPD preenchido

O registro do RGPD é a pedra angular da conformidade em qualquer empresa. Ele documenta com precisão o processamento de dados pessoais. Seu valor está na precisão de seu conteúdo e no conhecimento profundo de sua finalidade por aqueles que o gerenciam.

Um registro bem mantido reflete o rigor da empresa no gerenciamento de dados e demonstra sua preocupação com a segurança e a transparência. Ao atualizá-lo regularmente, está demonstrando não apenas que cumpre as regras em vigor, mas também que está comprometida com a proteção das informações pessoais dos usuários.

Gerenciar um registro de RGPD pode ser complexo, e é por isso que muitas soluções de software permitem simplificar esse processo, desde a automatização da manutenção do registro até a atualização das informações em tempo real.