9 etapas fundamentais para uma implementação de software bem-sucedida

A implantação de um novo software em uma empresa costuma ser um projeto muito desafiador!

Como você vai gerenciar essa transição, as mudanças, resolver conflitos e garantir que a instalação funcione tão bem quanto o planejado durante a fase de avaliação e seleção?

Vamos mostrar-lhe as 9 etapas que você precisa seguir para ter a melhor chance possível de implementar o software com sucesso.

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Qual é o processo de implementação de um novo software?

Implantação de software: definição

A implantação de um novo software em uma empresa é um procedimento técnico que envolve várias etapas importantes, com o objetivo de integrar efetivamente um novo sistema de TI ao ambiente de trabalho.

Essa operação começa com a instalação da ferramenta nos servidores ou na nuvem, seguida de sua configuração para atender aos requisitos específicos da organização. Em seguida, os dados existentes são transferidos para o novo sistema, uma etapa crucial para garantir a continuidade dos negócios.

Antes de o software entrar em operação, ele passa por uma série de testes (funcionalidade, segurança, desempenho etc.) para identificar e corrigir eventuais problemas. Depois que esses testes são validados, a solução é gradualmente colocada em serviço para os usuários finais, que também podem se beneficiar do treinamento durante essa fase.

Observe a diferença entre implantação e implementação de produção. Enquanto o primeiro termo engloba todo o processo descrito acima, o segundo se refere ao estágio final, quando o software é oficialmente disponibilizado e operacional para seus usuários finais.

Por que é importante implantar seu novo software com sucesso?

A implantação bem-sucedida de um novo software é crucial por vários motivos.

Em primeiro lugar, ela simplesmente garante que a ferramenta funcione como previsto, evitando interrupções que possam afetar a produtividade da empresa. Também garante que todos os recursos do software sejam totalmente utilizáveis, permitindo que as equipes tirem o máximo proveito da solução desde o início.

Além disso, a implementação bem-sucedida minimiza os riscos associados à proteção de dados, pois envolve testes rigorosos e a configuração correta dos parâmetros de segurança.

Por fim, a implementação adequada do software ajudará os usuários a adotá-lo com mais eficiência. Quando os funcionários são bem treinados e o novo sistema atende às suas necessidades sem criar obstáculos, o comprometimento e a satisfação deles aumentam!

Como implantar um novo software em 9 etapas?

Etapa 1: planeje adequadamente a implementação do novo software

Um projeto de implantação de software deve abranger todas as fases de sua instalação, incluindo todos os processos necessários para que a ferramenta funcione adequadamente em seu ambiente organizacional.

O plano de implementação de um aplicativo de TI geralmente inclui estas etapas fundamentais:

1. realizar uma avaliação das necessidades da empresa para garantir que todas elas sejam atendidas;
2. mapeamento de seus processos de negócios
3. Analisar os requisitos para instalar o software corretamente;
4. Instalar o software;
5. personalizar e configurar o software;
6. Operar e testar o software para garantir que ele esteja funcionando corretamente;
7. Fazer as alterações necessárias para corrigir os problemas encontrados durante a fase de testes;
8. Integrar o novo sistema às ferramentas existentes em sua organização;
9. Treinar os principais usuários;
10. entrega do software - essa é conhecida como a fase de comissionamento.

Certifique-se de que o cronograma de instalação inclua o seguinte para cada estágio:

• resultados específicos;
• uma definição clara do escopo da ação
• os recursos necessários.

Observação: é importante que seu plano de implementação se estenda além da data de entrada em operação. Como a organização continua a mudar, o processo precisa evoluir com ela.

Etapa 2: Prepare o ambiente de TI adequadamente

Em seguida, vem a fase de preparação do ambiente de TI, que envolve a configuração e a otimização da infraestrutura necessária para garantir que o sistema funcione sem problemas.

Isso envolve :

• verificar e atualizar o hardware e os sistemas operacionais, se necessário, para garantir que sejam compatíveis com o novo software;
• configuração de redes e servidores para suportar as cargas previstas, para garantir que o desempenho não seja afetado durante a implementação em larga escala.

Além disso, a preparação do ambiente pode envolver a criação de novos bancos de dados ou a modificação das configurações existentes para acomodar o software. Os protocolos de segurança também são revisados e reforçados para proteger a integridade e a confidencialidade dos dados processados pelo novo sistema.

Etapa 3: instalação e configuração do novo software

A fase de instalação e configuração é o pivô central da implantação de seu novo software.

É durante esse estágio que a ferramenta é instalada nos servidores da empresa ou no ambiente de nuvem, dependendo da arquitetura estabelecida previamente. Portanto, essa operação deve ser realizada com cuidado para garantir que o software seja corretamente integrado �� infraestrutura existente, sem interromper as operações atuais.

Uma vez concluída a instalação, inicia-se a fase de configuração, que é essencial para atender aos requisitos específicos da empresa. Isso inclui a configuração de :

• usuários (gerenciamento de perfis e direitos, autenticação e autorizações, etc.) ;
• funcionalidades, interface e fluxos de trabalho;
• opções de segurança (criptografia de dados, instalações de antivírus, backup e recuperação, etc.);
• integração com outros sistemas ou aplicativos já existentes.

☝️ É fundamental que essa configuração seja realizada meticulosamente para reduzir o risco de problemas técnicos futuros e garantir a segurança dos dados que estão sendo processados!

Etapa 4: organizar meticulosamente a migração de dados

Garantir que a migração dos dados existentes seja de boa qualidade é um dos elementos mais importantes de qualquer implementação de solução de software empresarial. E por um bom motivo: se dados imprecisos forem convertidos, é provável que isso tenha um efeito dominó negativo em toda a organização!

Devem ser realizados testes para garantir que os dados transferidos para o banco de dados do novo sistema sejam confiáveis.

Observação: você precisa de dados organizacionais reais (não dados falsos usados apenas para testes) para garantir que os processos do novo sistema funcionem corretamente.

Etapa 5: testar e antecipar o máximo possível

Antes de colocar o software totalmente em operação, é essencial realizar testes completos, sejam eles de integração, desempenho ou segurança.

E não se esqueça dos testes de aceitação do usuário (UATs), que são úteis para obter feedback dos usuários finais e ajustar o software, se necessário!

Além disso, mesmo as implementações mais bem-sucedidas às vezes interrompem as atividades de uma empresa, a ponto de levar a uma redução na produtividade que afeta temporariamente a dinâmica subjacente. Daí a importância de um plano de implementação realista e de uma boa antecipação da alocação de recursos!

Etapa 6: Implementação final

Agora chegamos ao estágio de tornar o software totalmente operacional dentro da organização.

Para fazer isso, comece planejando a implementação, definindo claramente as janelas de tempo durante as quais as atualizações ou alterações serão feitas, a fim de minimizar o impacto nas operações diárias.

Observação: recomendamos que você proceda em fases ou por grupos de usuários, para gerenciar os ajustes com mais eficiência e corrigir problemas sem afetar toda a organização.

Em seguida, ative o software para todos os usuários, certificando-se de que haja uma comunicação clara sobre as alterações e como acessar o suporte técnico, se necessário.

Etapa 7: Treine os usuários de forma eficaz no novo software

O treinamento continua sendo um componente essencial para a implementação bem-sucedida de um novo software. De fato, ele acelera o processo de familiarização com a ferramenta e permite que todo o seu potencial seja explorado. Sem mencionar que ele minimiza o fenômeno natural da resistência à mudança...

Dica: para otimizar suas iniciativas de treinamento, você pode usar ferramentas criadas especificamente para simplificar a adoção digital. Por exemplo, a editora Knowmore desenvolveu duas soluções relevantes nesse sentido:

• K-STUDIO, um simulador de aplicativos de negócios que permite o desenvolvimento de cursos de treinamento práticos e interativos 100% alinhados com aplicativos reais, graças à clonagem de cada tela e de seus recursos específicos (comportamentos, botões, dados etc.).
  
  
• K-NOW, uma plataforma de adoção digital on-line que funciona como um GPS de aplicativo. Mais especificamente, ela guia os usuários passo a passo, de forma interativa, pelo uso diário de seus aplicativos de negócios. O ponto forte do K-NOW? Fornecer ajuda contextualizada, perfeitamente adaptada às necessidades e ao caminho percorrido pelo usuário.

Etapa 8: Monitoramento contínuo

Desde o início da implementação até que o novo sistema esteja 100% operacional, o processo deve ser monitorado regularmente e os resultados devem ser medidos para melhorar a eficiência e a relação custo-benefício. O processo deve ser monitorado regularmente e os resultados devem ser medidos para melhorar a eficiência e a relação custo-benefício.

Para verificar se a instalação está ocorrendo conforme o planejado, faça com que os usuários, as equipes de TI e os administradores de sistemas trabalhem juntos. Dessa forma, você pode garantir que :

• a funcionalidade e a experiência do usuário estejam de acordo com o que foi planejado inicialmente;
• os problemas técnicos sejam resolvidos rapidamente.

Etapa 9: Mantenha os funcionários informados durante todo o projeto

Por fim, se alguns de seus funcionários estiverem envolvidos no projeto desde o início, é importante mantê-los informados regularmente durante toda a implementação, com informações detalhadas e relatórios intermediários.

☝️ Certifique-se de que seu projeto promova e defenda os participantes envolvidos, como :

• especialistas
• líderes de opinião
• usuários-testadores
• os provedores de serviços envolvidos.

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A implantação de um novo software em poucas palavras

No final das contas, a implantação de um novo software é como gerenciar um projeto por si só, envolvendo várias etapas diferentes que precisam ser executadas rigorosamente se você deseja obter uma implementação tranquila.

É por isso que recomendamos que você se equipe com as ferramentas certas e use uma metodologia adequada (como o método ágil), para que possa se organizar melhor e, acima de tudo, evitar que os objetivos sejam prejudicados. Dessa forma, você mantém o controle do processo 👀.