Definição e vantagens do EDI, intercâmbio eletrônico de dados
Na era sem papel, o EDI é uma iniciativa que padroniza, automatiza e facilita as trocas digitais entre empresas.
A velocidade do processamento de informações, a rastreabilidade, a confiabilidade, a segurança dos dados e a redução de custos são apenas alguns dos desafios que podem ser enfrentados pelas trocas sem papel.
Particularmente benéficas nos setores industrial, logístico e comercial, as mensagens eletrônicas padronizadas são transmitidas de computador para computador, facilitando o processamento de diferentes documentos comerciais.
Mas o que exatamente é EDI? Quais são as vantagens de usar uma plataforma EDI na logística ou no comércio? E como funciona o fluxo de EDI?
O que é EDI?
EDI: definição
Intercâmbio eletrônico de dados é a troca automática de informações entre duas máquinas, usando mensagens padronizadas.
EDI: como funciona?
O EDI é uma solução digital para a troca de documentos em um formato eletrônico padrão entre parceiros (clientes, fornecedores, contadores, autoridades públicas, bancos), evitando assim a necessidade de enviar documentos por correio, e-mail ou fax.
Esses documentos podem ser :
- comerciais (pedidos, faturas, notas de entrega, avisos de remessa, cotações, solicitações de empréstimo, etc.),
- administrativos e contábeis (declarações fiscais, DAS2, etc.).
As informações coletadas são interpretadas e integradas diretamente nos sistemas de informação, para processamento imediato sem intervenção humana.
Manutan resume o EDI neste breve vídeo:
O que é uma mensagem padronizada ou normalizada?
As mensagens padronizadas são codificadas em termos de sintaxe e vocabulário.
Por exemplo, uma data é sempre escrita como DDMMAAAA, para evitar erros e omissões e para que os computadores possam lê-la e interpretá-la usando uma linguagem comum.
As informações são coletadas e traduzidas em elementos de dados, como :
- ID do remetente (identidade),
- ID do destinatário
- o endereço
- a natureza do documento (fatura, cotação, etc.),
- o número do documento,
- a data
- referência do produto
- a quantidade
- preço unitário,
- o país (um código dedicado),
- o tipo de parceiro (fornecedor ou cliente, outro código),
- a chave de controle (como nos códigos de barras), etc.
Aqui está a tradução de um pedido de compra no formato EDI, de acordo com o padrão EDIFACT:
Cada setor tem sua própria organização de padronização e normalização, por exemplo, a ODETTE para o setor automotivo europeu e a GS1 para o setor de varejo.
Quais são os padrões de EDI?
Os dados são estruturados de acordo com padrões técnicos.
O EDIFACT é um dos padrões mais conhecidos das Nações Unidas.
Ele descreve os procedimentos técnicos para o intercâmbio eletrônico de dados nos setores de administração, comércio e transporte, bem como no setor farmacêutico.
Há também o RailML, baseado em XML (Extensible Markup Language), que permite a troca de dados no setor ferroviário, e o padrão ODETTE EDI, desenvolvido para o setor automotivo alemão, mas distribuído para outros fabricantes europeus.
Quais protocolos são usados no EDI?
Em primeiro lugar, há uma série de requisitos para usar o EDI. Tanto o remetente quanto o destinatário devem usar :
- a mesma linguagem padrão (ou padrão EDI),
- o software de EDI para lê-lo,
- um sistema de comunicação seguro adaptado aos requisitos específicos do EDI.
Os computadores são conectados :
- por meio de links dedicados: dois computadores ou sistemas se conectam sem intermediários pela Internet, usando protocolos seguros;
- por meio de uma VAN (Value Added Network): a rede de terceiros gerencia a transmissão de dados e garante a autenticação do remetente e a validade da mensagem, entre outras coisas.
Há vários protocolos de transmissão EDI na Internet, incluindo :
- SFTP (Protocolo de transferência segura de arquivos),
- SOAP (Simple Object Access Protocol),
- protocolo Applicability Statement 2 (AS2), baseado em HTTPS, etc.
EDI: benefícios e objetivos
O EDI oferece uma série de vantagens, atendendo aos objetivos de competitividade, produtividade e lucratividade das empresas:
- economia financeira: a desmaterialização das trocas reduz os custos de impressão, envio e arquivamento de documentos, bem como os recursos humanos necessários para processá-los;
De acordo com a GS1, os supermercados economizam 775 milhões de euros todos os anos graças ao EDI.
- economia de tempo, especialmente no processamento de pedidos;
- processamento instantâneo, automatizado e rápido de trocas comerciais;
- Confiabilidade dos dados, garantida por padronização e formatação rigorosas, protocolos seguros, coleta automatizada de dados e pelo fato de não ser necessário reinserir dados;
- Menos disputas: menos erros, menos omissões e tempos de processamento e entrega mais curtos;
- visibilidade em tempo real das transações, desde o pedido até a cobrança, e melhor fluxo de caixa (order-to-cash).
O EDI beneficia tanto as pequenas quanto as grandes organizações, colocando-as em pé de igualdade em sua gestão comercial.
Por que usar o software EDI?
De acordo com a IBM, as empresas terão que gerenciar um número exponencial de formatos de documentos :
- formatos de documentos
- opções de transmissão.
Atualmente, um fabricante internacional troca regularmente mais de cinquenta tipos diferentes de documentos com quase 2.000 parceiros.
O software EDI facilita todos esses intercâmbios e permite :
- gerenciamento de todos os tipos de formato, ou seja, todas as variantes do padrão EDI, bem como arquivos proprietários, como XML, CSV etc,
- suporte a todos os protocolos de comunicação comuns,
- roteamento centralizado e seguro de mensagens, etc.
Conectada ao seu sistema ERP, a plataforma EDI melhora consideravelmente sua gestão comercial e logística.
Portanto, escolha :
- um ERP que ofereça seu próprio módulo EDI, como o Hélios, dedicado ao setor aeronáutico,
- um ERP que pode fazer interface com um módulo EDI de terceiros.
Automatize suas trocas para acelerar seus negócios
O EDI é uma ferramenta essencial de troca de documentos para transações B2B.
E tem um futuro brilhante pela frente! Com as tecnologias de Internet das Coisas (sensores), blockchain e inteligência artificial, a IBM prevê que o EDI se adaptará às novas necessidades, para uma rastreabilidade cada vez mais eficaz, comunicação em tempo real e prevenção de riscos.
Artigo traduzido do francês