Digitalização de dados: definição, etapas e benefícios para as empresas

O que é digitalização de dados? Esse é o primeiro processo da transformação digital de sua empresa. Sua empresa usa um software de digitalização para extrair e capturar dados e, em seguida, envia-os automaticamente para seus aplicativos de negócios para uso direto. Esses dados também são classificados e arquivados de acordo com suas próprias regras em uma solução de EDM (gerenciamento eletrônico de documentos) para arquivamento estruturado de seus arquivos.

O principal benefício: processamento de informações aprimorado e acessibilidade em tempo real. O principal desafio: manter-se na corrida em um mercado cada vez mais digital, onde tudo está se acelerando. Para melhorar a qualidade dos serviços públicos na França, o próprio governo está digitalizando-os.

O appvizer apresenta os conceitos básicos da captura eletrônica de dados:

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Entendendo a digitalização de dados

O que é digitalização de documentos? Embora as pessoas físicas possam digitalizar um documento ou uma imagem e reutilizá-los como estão, é do interesse dos profissionais analisar a digitalização de documentos a partir de uma perspectiva de dados. Aqui estão algumas explicações.

Digitalização de documentos: definição

A digitalização de um documento usando um software especializado refere-se a :

• a ação de copiar e converter um documento inteiro do formato de papel para o formato de arquivo digitalizado, conhecido como digital, que pode ser usado em um computador ou na Internet;
• o ato de capturar dados de um documento, seja em papel ou em formato digital, extraí-los de acordo com suas próprias regras e enviá-los a aplicativos de terceiros na Internet ou no computador do usuário para que possam ser usados;
• a ação de reconhecer e classificar documentos digitalizados de acordo com seus próprios critérios de armazenamento em um banco de dados de documentos on-line para preservação e arquivamento legal.

Observação: na maioria das vezes, as informações digitalizadas são textos e imagens. Em alguns setores, os dados digitalizados podem ser som, áudio ou vídeo, imagens em movimento com uma faixa de áudio.

O diagrama abaixo explica como funciona a digitalização de documentos e como os dados são usados:

Desmaterialização: definição

A desmaterialização refere-se à digitalização de processos e métodos de trabalho em uma empresa. Em outras palavras, os funcionários não lidam mais com papel (ou lidam cada vez menos) e, em vez disso, usam software e a Internet para processar dados com mais eficiência.

Veja a seguir alguns exemplos concretos de desmaterialização bem-sucedida em empresas:

• os funcionários usam documentos digitais dos quais podem extrair parte dos dados para realizar uma tarefa específica;
• um sistema de gerenciamento de conteúdo centraliza todos os documentos digitais da empresa de forma ordenada, de modo que cada área de negócios possa encontrar facilmente os documentos de que precisa;
• cada especialista em negócios usa os documentos ou parte dos dados importando as informações para o software para realizar suas tarefas;
• o processamento e o uso de informações e documentos são simplificados;
• os funcionários melhoram seus fluxos de trabalho, economizam tempo e são mais eficientes;
• A empresa como um todo vê sua produtividade aumentar;
• a empresa também economiza espaço físico de armazenamento, antes dedicado ao arquivamento de documentos em papel.

Captura e extração de dados no centro da digitalização

A digitalização de documentos permite que os processos sejam desmaterializados e que o processamento de informações seja acelerado. A relação com os dados está mudando completamente a ordem estabelecida: os dados são capturados, extraídos, enviados para o software de sua escolha e usados em tempo real.

A digitalização de documentos e a captura de dados permitem a desmaterialização, mas não são os únicos componentes.

A digitalização automatizada agora possibilita :

• restaurar a qualidade dos dados de forma idêntica, eliminando os erros causados pela entrada manual,
• explorar os dados como nunca antes e melhorar os intercâmbios internos e externos.

Os 5 estágios da digitalização de documentos

Para explicar os 5 estágios da digitalização de documentos, vamos usar o exemplo do software de digitalização e captura de dados ^{IRISPowerscanTM 10} no vídeo a seguir:

Vamos examinar detalhadamente os 5 estágios da digitalização de documentos:

Etapa 1: Digitalização de documentos e importação de dados

O software digitaliza e importa documentos de todos os tipos de fontes: formato de papel, importação de documentos armazenados na nuvem, de e-mail, de diferentes scanners ou até mesmo de dispositivos multifuncionais.

A solução reconhece e processa todos os tipos de arquivos (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP, etc.) e todos os tipos de documentos (faturas, carteiras de identidade, carteiras de motorista, pedidos, notas de entrega, contratos, etc.).

Etapa 2: pré-processamento e classificação

A solução torna o documento mais legível graças a mais de 20 técnicas de aprimoramento de imagem (desparasitação, remoção de bordas pretas, autorotação etc.).

Em seguida, ela classifica automaticamente o documento de acordo com suas próprias regras e critérios, usando tecnologias integradas, como reconhecimento de caracteres, reconhecimento de código de barras, reconhecimento de zonas OCR etc. ....

O software também usa o reconhecimento automático de documentos padrão (ARD) para classificar currículos, passaportes, faturas, notas de entrega, etc.

Etapa 3: Indexação inteligente de dados

A ferramenta reconhece os campos e as zonas de pesquisa, o tipo de dados e as expressões regulares, como nome da empresa, número da fatura, número IBAN, número SIRET ou logotipo.

Ela detecta os dados a serem indexados e extraídos.

Etapa 4: verificação e gerenciamento de ambiguidades

O software verifica automaticamente se há correspondências e detecta anomalias solicitando que elas sejam verificadas.

Se for detectado um erro, o gerente pode ser imediatamente alertado por e-mail para retificá-lo mais tarde ou imediatamente.

Etapa 5: Exportar para aplicativos comerciais

O software de digitalização e extração de dados permite exportar o documento no formato de sua escolha (PDF, PDF hipercomprimido, TIFF, JPG, DOCX, XLSX, ....) e enviá-lo para sua solução de arquivamento ou gerenciamento de documentos (Google Drive, Therefore, Dropbox, Dokmee, SharePoint etc.).

Os dados relevantes de uma fatura de fornecedor, por exemplo, também podem ser enviados automaticamente para um software de contabilidade ou ERP para automatizar ou fazer lançamentos prévios, ou para outro software de negócios para processamento posterior.

Vantagem dos dados digitais: o quadro completo

O uso de softwares de digitalização, como o ^{IRISPowerscanTM} 10, o Kofax Capture ou o CaptureOnTouch Pro, para capturar dados de uma variedade de documentos oferece muitos benefícios para empresas de todos os setores.

A primeira vantagem dos dados digitais para as empresas é a desmaterialização das faturas:

• Você não precisa mais codificar manualmente cada fatura: o processo é automatizado. O software de digitalização reconhece e extrai as informações relevantes por conta própria.
• Como resultado, cada fatura é registrada na contabilidade assim que os dados são capturados. As informações são processadas e adicionadas aos lançamentos contábeis de acordo com as regras que você estabeleceu.
• Em seguida, a fatura é exportada em formato PDF, por exemplo, para arquivamento, um formato enriquecido com metadados que permitirão que você encontre o documento, se necessário.
• Isso economiza 50% em custos de processamento e lhe dá mais tempo para gerenciar seus negócios.

Veja um exemplo de digitalização de faturas no Kofax Capture (versão móvel) na imagem abaixo: os dados são reconhecidos e extraídos automaticamente.

A tabela abaixo detalha os vários benefícios dos dados digitais, dependendo do seu setor de atividade:

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Conclusão: 5 motivos para usar o software de digitalização

Há cinco motivos principais pelos quais as empresas usam software de digitalização:

1. Elas automatizam suas tarefas administrativas e economizam tempo.
2. Evitam erros causados pela entrada manual de dados.
3. Podem continuar trabalhando enquanto a solução está sendo executada em segundo plano (dependendo do software).
4. Podem usar os dados em seus aplicativos de negócios.
5. Podem arquivar e recuperar facilmente seus documentos.