Como posso me tornar uma organização de treinamento?
Como estabelecer e registrar sua organização de treinamento? Como posso me tornar um instrutor independente? Há alguns anos, era muito fácil obter um número de instrutor.
Aparentemente, as autoridades públicas queriam "limpar sua atuação" e eliminar os charlatões que estavam abusando do sistema de financiamento de treinamento, um ganho financeiro que supostamente seria fácil para algumas pessoas inescrupulosas.
Regras mais rigorosas agora regem a profissão de instrutor: a partir de agora, todas as atividades de treinamento devem ser fornecidas por uma organização de treinamento, ou seja, uma empresa com um número de registro comercial, independentemente de o instrutor ser autônomo, um empresário autônomo, um funcionário ou o fundador de uma empresa que fornece treinamento profissional.
Em poucas palavras:
Como Hélène Desliens criou sua organização de treinamento
O appvizer entrevistou Hélène Desliens, cofundadora da Experteez, uma organização que oferece treinamento digital (design thinking, gerenciamento de dados, marketing digital, comércio eletrônico, etc.).
Ao responder às nossas perguntas, Hélène explica como criar sua própria organização de treinamento. Sua experiência é acompanhada de alguns conselhos e percepções muito úteis para os novatos.
Como você se torna uma organização de treinamento?
Essa é uma grande pergunta! Ser uma organização de treinamento não é uma questão trivial. Você tem uma responsabilidade muito importante para com os alunos (e as empresas).
Quando as pessoas dedicam seu tempo e orçamento para aprimorar suas habilidades, não há como decepcioná-las e transmitir conhecimentos que elas não podem ou não conseguirão aplicar.
Não temos o direito de cometer erros, porque o aluno também não tem.
Precisamos entender a necessidade, identificar como atendê-la, implementá-la e, finalmente, verificá-la para que possamos corrigir ou aprimorar nosso know-how no futuro.
Depois de entender isso, os procedimentos administrativos, que podem parecer complicados, fazem todo o sentido.
Quais etapas precisam ser seguidas?
A primeira etapa é entrar em contato com a DIRRECTE (Direção de Empresas, Concorrência, Consumo, Trabalho e Emprego).
É aqui que você envia uma solicitação para obter um número de declaração de atividade de treinamento em um prazo máximo de três meses após o primeiro evento de treinamento.
A organização deve fornecer vários documentos administrativos (CERFA, Kbis, etc.) e detalhes do primeiro curso de treinamento. Os artigos de associação da empresa podem ser dedicados ao treinamento ou podem ter outra atividade principal.
É a empresa que recebe um número de declaração, não o instrutor especificamente.
Esse número é obrigatório e deve ser sempre seguido das palavras "Registered under number".
O número de registro significa que a organização é aprovada pelo Estado?
Não. Esse registro "não implica aprovação do Estado" (artigo L.6352-12 do Código do Trabalho). Mas isso pode gerar uma certa confusão na mente dos alunos: é uma autorização, uma aprovação?
Na verdade, não é de forma alguma um número que certifica a qualidade da organização de treinamento, muito menos dos cursos que ela oferece. Além disso, na grande maioria dos casos, a aprovação do governo não existe de fato. Ela é uma declaração de atividade.
Além disso, para manter esse número, a organização deve elaborar um relatório educacional e financeiro a cada ano.
Elas precisam provar que de fato realizaram atividades de treinamento, que proporção de seu faturamento isso representa etc.
Em resumo, como você deve ter percebido, esses procedimentos administrativos não são muito complicados, mas você não passa por eles à toa, nem se improvisa como organização de treinamento.
Quais são as obrigações de sua empresa?
Para realizar cursos de treinamento, tudo o que você precisa é de um número de registro (exceto para determinados setores, como o setor médico, que tem obrigações específicas).
O financiamento, entretanto, é uma questão diferente. Você já precisa identificar o status dos alunos. Eles são pessoas físicas? Estão procurando emprego? São funcionários de uma empresa? Você organizará cursos de treinamento "in-company" ou "inter-company".
Mais especificamente, você oferecerá um curso, indicando o assunto e a data, e deixará que os participantes se inscrevam e financiem o curso (inter), ou terá como alvo uma empresa que deseja treinar todos ou alguns de seus funcionários (intra)?
Internamente, você faz BtoC, internamente, BtoB. E todas as consequências que isso acarreta.
O que é comum e obrigatório, entretanto, são os termos e condições do curso de treinamento:
- crie um programa para o curso de treinamento (uma espécie de plano detalhado), incluindo o objetivo, a lista das principais habilidades a serem adquiridas, os pré-requisitos (experiência, qualificações ou nível mínimo exigido para participar do curso), a duração do curso em horas, como ele será realizado e onde ocorrerá;
- distribua um folheto de introdução e um conjunto de regras internas (ou use as regras da empresa se o curso estiver sendo realizado nas instalações da empresa);
- pedir que cada aluno se registre* para cada meio dia;
- envie a eles um certificado de treinamento no final, atestando a presença e as habilidades adquiridas.
*A folha de presença, conhecida como "feuille d'émargement", é uma obrigação legal: tanto o aluno quanto o instrutor devem assiná-la. Esse documento constitui prova legal de acordo com o Código do Trabalho.
Como faço para obter o financiamento do treinamento?
Se uma OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) fornecer financiamento, há algumas etapas adicionais.
Em primeiro lugar, a organização de treinamento deve ser credenciada (pelas OPCAs) na DATADOCK, uma plataforma comum que qualifica as organizações de treinamento de acordo com critérios qualitativos. Se esse for o caso, o aluno deverá preencher um arquivo antes do curso de treinamento.
Desde a última reforma em 2014, houve muitas mudanças nessa área, tanto em termos de métodos e valores coletados quanto em termos de financiamento. Uma nova reforma está em andamento no momento.
Quais são os critérios para que um curso seja elegível para o CPF?
Para que um curso seja elegível para o CPF (Personal Training Account) e para que seja financiado dentro dessa estrutura, ele deve levar a uma qualificação, um diploma ou um certificado:
- A qualificação corresponde às especificidades de cada ramo (construção e engenharia civil, medicina, etc.);
- Qualificar significa que há um diploma RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) no final do curso (o que raramente acontece com cursos de curta duração);
- E a certificação... é aqui que os procedimentos administrativos se tornam muito mais complexos. Vou deixar que você se aprofunde no assunto, mas, no mínimo, você deve saber que qualquer organização de treinamento pode realizar um curso que já esteja listado no CPF se ele atender a um dos três critérios anteriores, mesmo que seja outra organização que tenha tomado as medidas necessárias. Mas somente essa organização pode certificar o curso. Caso contrário, não há CPF.
Por fim, uma organização de treinamento pode receber um selo de "qualidade", por exemplo, do OPQF (Office Professionnel de Qualification des Organismes de Formation).
Isso não é uma obrigação, ou pelo menos não no momento.
Para concluir, lembre-se de que, por um lado, há obrigações comerciais; você deve, antes do treinamento, explicar o que será aprendido e certificá-lo. É lógico.
Em segundo lugar, você precisa ser considerado uma organização (o que significa que precisa ter um número de declaração de atividade), para que os cursos de treinamento que você oferece sejam incluídos no plano de treinamento da empresa e, em alguns casos, parcialmente cobertos pela OPCA.
E, finalmente, para que um curso seja elegível para o CPF, ele deve levar a uma qualificação ou certificação.
Preciso treinar para ser um instrutor?
Não é necessário ter um diploma de instrutor para ministrar um curso de treinamento.
Por outro lado, os questionários de satisfação do aluno permitirão que você avalie rapidamente as habilidades de ensino de seus instrutores, caso tenha cometido um erro no recrutamento!
Saber como transmitir conhecimento, know-how ou habilidades interpessoais é uma habilidade real. E ela pode ser aprendida.
Na Experteez, estamos convencidos de que os métodos de ensino podem ser aprendidos, mas que, acima de tudo, é uma questão de ter a atitude certa (já).
Saber como se expressar com clareza, ser dinâmico ao falar e ser gentil com os alunos são a base de nossos critérios de seleção - além dos critérios comerciais, é claro.
Se um candidato a instrutor ainda não tiver essas habilidades, não o recrutaremos. Por outro lado, trabalhamos com nossos instrutores em métodos de ensino e incentivamos o intercâmbio de práticas recomendadas entre eles e conosco.
Como a Experteez é organizada?
Quando criamos a Experteez, partimos de duas constatações: por um lado, o gerenciamento e a implementação de uma "transformação digital" exigiam que as equipes desenvolvessem suas habilidades (cultura, habilidades, métodos) e, por outro lado, o treinamento oferecido era muitas vezes teórico demais e não promovia suficientemente a apropriação de habilidades.
Por isso, decidimos ajudar as organizações a adquirir as habilidades e os métodos de que precisavam para obter sucesso em sua "transformação digital", graças a soluções de treinamento personalizadas, co-construídas e lideradas por especialistas em "negócios" e com foco na aplicação prática.
A Experteez se baseia em três princípios fundamentais: nossos cursos de treinamento são todos feitos sob medida e específicos para o contexto (100% in-company); reunimos mais de 60 especialistas do setor que trabalham conosco para co-construir cursos de aceleração e workshops em resposta às necessidades expressas pelas empresas clientes; e incentivamos fortemente a realização de workshops colaborativos para colocar em prática as habilidades que ensinamos.
Assumimos o papel de organização do treinamento: procedimentos comerciais e administrativos, qualidade do aprendizado e métodos de ensino.
Nossos instrutores especializados realizam os cursos de treinamento. É uma boa dinâmica.
Vocês usam software para gerenciar o funcionamento de sua organização?
Estamos organizados em quatro divisões. A primeira lida com a estratégia e o desenvolvimento da Experteez, a segunda com as vendas, a terceira com o recrutamento, o gerenciamento e o treinamento de nossos instrutores especializados e a quarta com a administração.
Ainda não temos nenhum requisito importante de software para a seção dedicada a registros e programações de treinamento, pois não organizamos treinamento entre empresas.
Se o fizéssemos, acho que essa teria sido, sem dúvida, uma de nossas prioridades quando criamos nossa empresa!
Que problemas o software pode ajudá-lo a resolver?
No entanto, é verdade que a criação de vários certificados de treinamento e a preparação de materiais de treinamento podem rapidamente consumir muito tempo.
Todas as tarefas que podem ser automatizadas e para as quais não fornecemos nenhum valor agregado real são ou serão gerenciadas por ferramentas ou provedores de serviços. Estamos no início de uma aventura maravilhosa.
A transmissão de informações é, sem dúvida, uma das funções mais empolgantes e gratificantes. Na Experteez, continuaremos a desenvolver nossa oferta para que permaneçamos relevantes e próximos tanto dos alunos quanto dos instrutores especializados.
Software para gerenciar um centro de treinamento
Hélène Desliens chamou nossa atenção para dois fatores que desencadeiam a necessidade de usar um software dedicado, pois consomem muito tempo:
- No caso de atividades de treinamento entre empresas, o uso de um software é essencial para gerenciar melhor todos os calendários de treinamento, horários dos instrutores, inscrições, procedimentos e documentos relacionados,
- Quanto maior for a sua organização, mais demorados serão os procedimentos administrativos com os quais terá de lidar, sem nenhum valor agregado real para o seu negócio.
Aqui apresentamos soluções adaptadas a diferentes necessidades e tamanhos de organização, para resolver todos os problemas inerentes a um centro de treinamento.
O Queoval Formation simplifica os procedimentos administrativos
O Queoval Formation é um pacote de software SaaS que atende a todas as necessidades de uma organização de treinamento.
As VSEs e as PMEs apreciam o aspecto SaaS: o pacote de software de gerenciamento pode ser usado on-line, oferecendo todas as vantagens dos recursos colaborativos.
A formação de Queoval simplifica os procedimentos administrativos para VSEs e PMEs envolvidas em treinamento.
Os pontos fortes do software estão na combinação inteligente de uma ferramenta de ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management): em outras palavras, a solução permite que os usuários gerenciem todos os aspectos do gerenciamento de projetos, administração e relacionamento com o cliente na mesma interface.
- todos os usuários, funcionários e instrutores têm acesso a um espaço de trabalho colaborativo on-line onde as informações são atualizadas em tempo real: todos têm acesso às mesmas informações;
- você aloca tarefas de acordo com seus recursos: elas são integradas aos cronogramas de treinamento, que são, juntamente com os diários, compartilhados por toda a equipe (sincronização possível com as ferramentas do Google ou do Outlook);
- você pode integrar seu banco de dados de documentos para trocar, compartilhar e arquivar documentos importantes, como folhas de presença, contratos, certificados etc;
- as funções de CRM abrangem os principais pontos do relacionamento com o cliente, ou seja, geração de cotações, faturas e prospecção por e-mail; - você pode monitorar o progresso de suas atividades de treinamento e vendas em tempo real;
- o sistema permite que você calcule facilmente os Balanços Educacional e Financeiro.
O sistema também oferece uma assistência notável para a edição de documentos do ANDPC: é possível gerar automaticamente documentos administrativos, como cartas de registro de programas, folhas de presença, contratos de treinamento profissional, certificados de DPC etc.
Uma vantagem inegável para os Centros de Treinamento certificados pela ANDPC (L'Agence Nationale de Développement Professionnel Continu):
A solução Queoval agora se beneficia das 400 diretrizes para 2016-2018. Essa atualização permite que você insira a orientação nacional de suas sessões de treinamento, o número de participantes ADELLI/RPPS e gere determinados documentos vinculados a essas normas.
AppliRH: um pacote de software para requisitos de grande escala
O AppliRH é um pacote de software de gerenciamento de recursos humanos projetado para centros de treinamento do tipo ETI (até 5.000 funcionários) e/ou para gerentes de RH que precisam gerenciar um grande número de planos de treinamento.
O AppliRH combina duas facetas de treinamento profissional para serem usadas de acordo com suas necessidades:
- A solução CentreRH, para simplificar o gerenciamento de uma organização de treinamento,
- a solução FormationRH, para gerenciar planos de treinamento.
O pacote de software AppliRH elimina o gerenciamento administrativo lento e complicado que pode ser um fardo para empresas de treinamento e estabelecimentos educacionais.
Concentre-se nas vantagens do CentreRH
Você se concentra na qualidade do seu treinamento, não na quantidade. O software permite que você economize tempo e aumente a produtividade, facilitando todos os aspectos aparentemente trabalhosos da administração de um centro:
- gerenciamento administrativo mais fácil, incluindo contratos, convites, folhas de presença, certificados, etc,
- gerenciamento comercial e financeiro, incluindo faturamento para vários pagadores,
- gerenciamento de logística, incluindo a disponibilidade de instrutores, salas, equipamentos, etc,
- gerenciamento centralizado e compartilhado de documentos com mais de 100 modelos pré-configurados (certificados, contratos, etc.),
- impressão simplificada de documentos obrigatórios, como o Relatório Educacional e Financeiro.
O portal da Web facilita a comunicação com todos os seus contatos: estagiários, clientes, instrutores e administradores.
- faz um balanço das necessidades expressas,
- realiza simulações,
- gerencia os horários, a disponibilidade de salas, os instrutores etc,
- Recebe alertas (configurados a montante) para antecipar necessidades e disponibilidade,
- rastreia os custos e as sessões de treinamento com precisão e em tempo real,
- integra o gerenciamento de arquivos OPCA à ferramenta, etc.
Registro dos provedores de treinamento nos órgãos de financiamento
Os financiadores de treinamento são responsáveis por monitorar e controlar a qualidade das organizações de treinamento.
Portanto, é de seu interesse obter a famosa certificação Data Dock!
O vídeo abaixo explica o motivo:
Artigo traduzido do francês