As 6 etapas da auditoria Qualiopi, o passo essencial para a excelência!
Você é um provedor de treinamento que deseja acessar fundos públicos? Se sim, não há como escapar da auditoria Qualiopi, que é um pré-requisito para obter a famosa certificação Qualiopi.
Mas a avaliação pode ser um pouco assustadora, especialmente se você não estiver familiarizado com ela. Uma das melhores maneiras de se preparar? Saber exatamente o que a auditoria envolve.
É disso que trata este artigo, além de alguns conselhos valiosos para ajudá-lo a se preparar da melhor forma possível.
O que é uma auditoria Qualiopi?
Desde 1º de janeiro de 2022, é obrigatório que todos os provedores de iniciativas de desenvolvimento de habilidades obtenham a certificação Qualiopi se quiserem se beneficiar de fundos públicos e mutualizados. Essa obrigação se aplica a vários tipos de ação:
- treinamento
- aprendizagens
- avaliação de habilidades
- validação da experiência adquirida.
Mas para obter o precioso gergelim, é preciso passar no teste de auditoria ✅.
Essa auditoria, realizada por um órgão certificador credenciado ou autorizado pelo Cofrac (Comitê Francês de Credenciamento):
- envolve o exame de um conjunto de documentos e evidências;
- com o objetivo de verificar se todos os indicadores Qualiopi foram atendidos, de acordo com o Référentiel National de Qualité (RNQ).
Observação: há dois tipos de auditoria Qualiopi:
- a auditoria inicial do Qualiopi, que é essencial para receber o certificado;
- a auditoria de acompanhamento do Qualiopi, que ocorre entre o 14º e o 22º mês subsequente e tem o objetivo de garantir a continuidade da conformidade.
Como funciona a auditoria inicial do Qualiopi? As 6 etapas
Etapa 1: Preparação do dossiê e agendamento da auditoria
Antes de mais nada, como provedor de treinamento, você precisa selecionar seu auditor entre os órgãos credenciados pelo Cofrac e, em seguida, combinar com ele a data da auditoria.
Enquanto aguarda o grande dia, você precisa se preparar da melhor forma possível e reunir todas as evidências de que o avaliador precisa para certificar sua conformidade com os Padrões Nacionais de Qualidade.
Você também deve estar ciente de que o auditor geralmente prefere receber determinados documentos antes da reunião. Dessa forma, ele tem uma ideia melhor de com quem estará lidando. Esses documentos geralmente incluem itens como :
- prova da existência legal do negócio do profissional,
- uma descrição do treinamento fornecido
- o relatório educacional e financeiro mais recente ou outro documento contábil.
Apropósito , quanto custa uma auditoria Qualiopi?
A má notícia é que você terá que pegar sua carteira!
O preço varia de acordo com uma série de fatores, como o tamanho da organização de treinamento, sua complexidade e, acima de tudo, a duração da auditoria. A título de ilustração, há auditorias iniciais que custam cerca de € 1.000 e auditorias de acompanhamento que custam cerca de € 500.
Etapa 2: A reunião de abertura
O dia da auditoria começa com uma reunião de abertura entre todas as partes interessadas, para lembrá-las do que está em jogo e explicar a metodologia usada.
Essa reunião também é uma oportunidade para esclarecer quaisquer preocupações que você possa ter sobre a auditoria. Afinal de contas, é melhor estabelecer um clima de confiança entre o auditor e o auditado, apesar do contexto formal.
Etapa 3: Exame dos documentos
Em seguida, é feita uma análise da documentação fornecida pelo provedor de treinamento.
Para isso, o auditor coleta amostras do arquivo ou arquivos fornecidos e usa essas evidências para verificar se os processos correspondem aos critérios de qualidade do quadro de referência nacional. Em outras palavras, o objetivo é garantir que você ofereça o nível esperado para cada indicador do Qualiopi.
É bom saber: Como lembrete, a certificação Qualiopi é baseada em critérios, que descrevem os requisitos gerais do RNQ, bem como em indicadores que especificam os elementos concretos e mensuráveis necessários para avaliar a conformidade. Esses critérios e indicadores abrangem aspectos como engenharia de treinamento, recursos didáticos, qualidade do ensino, satisfação dos alunos, etc.
Etapa 4: Entrevistas e observações
As auditorias Qualiopi também incluem entrevistas entre os provedores de treinamento e o examinador.
Entretanto, para obter uma visão geral mais objetiva, o auditor pode precisar :
- realizar entrevistas com outros membros da equipe, como instrutores ou a equipe administrativa ;
- observar as sessões de treinamento em ação para avaliar a qualidade pedagógica e a aplicação dos procedimentos.
Observação: para cada documento ou item observado, o auditor especifica se ele está
- em conformidade
- ponto forte,
- item em conformidade a ser monitorado,
- Não está em conformidade (maior ou menor).
Etapa 5: A reunião de encerramento
Finalmente, depois de todos os documentos terem sido estudados e discutidos, o examinador elabora sua grade de auditoria Qualiopi , na qual resume suas conclusões.
O dia termina com uma reunião de encerramento, na qual o auditor informa os resultados. O auditor também explicará os procedimentos e as etapas a serem seguidos para corrigir quaisquer pontos de não conformidade.
Etapa 6: Lidando com as não-conformidades
Foi identificada alguma não conformidade durante a auditoria inicial? Você terá de 3 a 6 meses, dependendo da natureza delas, para implementar as ações corretivas necessárias e fornecer ao auditor uma prova dessas melhorias.
E se tudo estiver bem, viva! Você finalmente recebe a tão esperada certificação 🥳!
Como funciona a auditoria de acompanhamento do Qualiopi?
Você já recebeu o Qualiopi? Parabéns, mas... você ainda não ouviu falar da auditoria!
E por um bom motivo: você precisa agendar uma auditoria de acompanhamento, entre o 14º e o 22º mês subsequente, para manter seu certificado.
Geralmente realizada remotamente, a finalidade da auditoria é verificar se o provedor de treinamento continua a cumprir os critérios dos Padrões Nacionais de Qualidade e a manter seus compromissos.
Portanto, ela se concentra em :
- Mudanças. Quaisquer alterações ou novos elementos (na natureza das atividades realizadas, por exemplo) que não tenham sido auditados anteriormente devem ser relatados;
- a revisão das ações corretivas. É por isso que o auditor presta atenção especial aos pontos anteriores de não conformidade. Às vezes, isso também envolve a realização de determinadas verificações após reclamações recebidas pelo Certifopac ou a verificação do uso correto do logotipo do Qualiopi nos diversos meios de comunicação do prestador de serviços.
Atenção: o ciclo do Qualiopi não termina aqui! De fato, a certificação não é definitiva, e é imperativo realizar uma auditoria de renovação do Qualiopi após 3 anos, seguida de uma auditoria de acompanhamento, e assim por diante... 😵💫
Como se preparar para uma auditoria do Qualiopi?
Uma das melhores maneiras de ter sucesso na auditoria Qualiopi é se preparar adequadamente. Preparando-se adequadamente.
Em primeiro lugar, você precisa entender completamente o que significam os critérios do Padrão Nacional de Qualidade e os indicadores específicos do seu campo de atividade. Recomendamos que você consulte o Guia do Governo para Leitura dos Padrões Nacionais de Qualidade, que fornece alguns detalhes sobre os procedimentos de auditoria.
Recomendamos também que você reúna todos os documentos relevantes com o máximo de rigor: procedimentos, materiais didáticos, avaliações de satisfação dos alunos, etc.
Por fim, certifique-se de que toda a organização esteja informada sobre a próxima auditoria e , se necessário, informe a equipe sobre os requisitos de qualidade.
E não se esqueça: você pode obter ajuda de especialistas! Um exemplo é o e-parcours, um pacote de software desenvolvido pela Axess para auxiliar as organizações de treinamento no gerenciamento diário de suas atividades (catálogo de treinamento, gerenciamento financeiro, administrativo e comercial, etc.). A solução atende aos 7 critérios e 32 indicadores estabelecidos para ajudá-lo em sua abordagem Qualiopi. A Axess também é capaz, por meio de uma oferta dedicada, de apoiá-lo na obtenção e manutenção da certificação (análise de seus processos, plano de ação corretiva, etc.).
A auditoria Qualiopi em poucas palavras!
No papel, a auditoria Qualiopi pode ser assustadora. E com razão: seus métodos e processos são examinados em detalhes minuciosos 😱 ! Mais especificamente, durante o dia, o auditor examina seus documentos e conversa com as diversas partes interessadas, a fim de detectar possíveis pontos de não conformidade com as Normas Nacionais de Qualidade. Cabe então a você tomar as medidas corretivas necessárias.
Mas com a preparação adequada e até mesmo com o apoio de um prestador de serviços especializado, a auditoria do Qualiopi se torna uma brincadeira de criança. E é melhor tomar as medidas necessárias para dominar esse exercício, pois ele se repetirá com as auditorias de acompanhamento e renovação 😉.
Artigo traduzido do francês