Por que um HRIS? Os benefícios em 9 pontos-chave
Os benefícios de um HRIS são numerosos e podem ser vistos tanto em nível operacional (gerenciamento administrativo em particular) quanto em nível estratégico (desenvolvimento de talentos, por exemplo). De fato, de acordo com a Eurécia, esse software pode tornar a gestão de RH até 35% mais eficiente! E a boa notícia é que a ferramenta é tão benéfica para os departamentos de RH quanto para os tomadores de decisão e funcionários.
Então, por que usar um HRIS? Este artigo fornece uma explicação detalhada de seus vários benefícios, com base em 9 pontos-chave.
HRIS: definição
Um HRIS (Human Resources Management Information System) é definido como um software composto por um conjunto de módulos. Seu objetivo é automatizar os processos ligados à gestão de recursos humanos.
Ele inclui uma ampla gama de funções, como
- Gerenciamento de ausências e férias,
- gerenciamento de recrutamento
- gerenciamento de folha de pagamento
- gerenciamento de talentos
- monitoramento de indicadores de RH, etc.
Benefício nº 1: economia de tempo e produtividade
A Ulule reduziu em três vezes o tempo necessário para processar seus pedidos de reembolso de despesas e economizou ½ dia por mês no gerenciamento de férias.
Source : Lucca
A principal vantagem do software HRIS está em :
- centralização de dados
- na automação de tarefas
- e na implementação de fluxos de trabalho.
Como resultado, as equipes de RH reduzem o tempo gasto na gestão administrativa manual (processamento de ausências, validação de solicitações de funcionários, envio de contracheques etc.). Ao mesmo tempo, evitam-se os erros associados à entrada manual de dados, por exemplo, em um arquivo do Excel.
☝️ A implementação de um HRIS significa que os departamentos de RH têm mais largura de banda para se concentrar em atividades de maior valor agregado, como :
- gerenciamento de habilidades
- desenvolvimento do capital humano
- ou melhorar o bem-estar no local de trabalho.
Benefício nº 2: economia de custos
Graças ao tempo economizado, as empresas podem economizar no custo do gerenciamento administrativo e do recrutamento, por exemplo.
Além disso, a digitalização dos processos de RH reduz os custos de material. Não há mais necessidade de imprimir recibos de pagamento: eles são digitalizados diretamente no software. O arquivamento de documentos em um cofre digital economiza espaço nas instalações.
☝️ O uso de menos papel também faz parte de uma abordagem ecologicamente responsável. Portanto, um HRIS apóia a política de CSR (Corporate Social Responsibility, Responsabilidade Social Corporativa) da organização, ajudando a promover uma imagem positiva.
Benefício nº 3: fluxo suave de informações
Um HRIS beneficia todos os funcionários. Por exemplo, os funcionários podem solicitar férias ou consultar seus contracheques com apenas alguns cliques.
Portanto, o uso de um aplicativo de software facilita a comunicação e a circulação de informações entre os vários departamentos.
Benefício nº 4: melhor visibilidade dos dados
Ao centralizar todos os dados de RH em uma única solução, a gerência tem uma visão clara, em tempo real, de uma grande quantidade de informações relacionadas ao desempenho dos funcionários.
Como uma verdadeira ferramenta de gerenciamento, o HRIS permite a tomada de decisões estratégicas.
☝️ Em particular, esse software pode gerar relatórios e painéis de controle de RH (taxas de absenteísmo, rotatividade de pessoal, desempenho individual etc.), que são úteis para identificar possíveis problemas.
Benefício nº 5: acessibilidade e mobilidade
A maioria dos HRIS está disponível no modo SaaS (software como serviço). Como resultado, eles permanecem acessíveis e os dados podem ser consultados em qualquer lugar e a qualquer momento.
☝️ Essa vantagem é particularmente valiosa em um contexto em que os DRHs e os funcionários são cada vez mais incentivados a trabalhar em casa.
Benefício nº 6: melhor acompanhamento dos funcionários
Os processos de RH não se limitam a tarefas administrativas: eles também incluem o gerenciamento do capital humano, um componente essencial do desempenho de uma empresa.
Para enfrentar esse desafio, o software HRIS oferece melhor suporte aos funcionários. Em particular, ele ajuda os gerentes a :
- monitorar o progresso dos funcionários e a realização de seus objetivos
- avaliar suas habilidades
- gerenciar solicitações de treinamento
- melhorar a comunicação.
☝️ O gerenciamento e a tomada de decisões são mais fáceis e mais justificados, pois se baseiam em dados concretos e confiáveis.
Benefício nº 7: otimização da experiência do funcionário
Embora um melhor monitoramento dos funcionários seja bom para a gerência, também é bom para o funcionário. A solução HRIS dá suporte a eles desde o momento em que são recrutados e integrados à empresa.
O software também os ajuda a se desenvolver (em termos de trabalho realizado, habilidades etc.) por meio de módulos de gerenciamento de talentos.
Por fim, os funcionários ganham em autonomia e produtividade: eles podem gerenciar com facilidade e rapidez suas solicitações administrativas ou preparar suas avaliações mensais ou anuais.
☝️ Uma experiência otimizada do funcionário significa uma maior taxa de retenção de funcionários. Portanto, um HRIS ajuda a reter talentos dentro da empresa, um grande desafio devido à crescente volatilidade da força de trabalho.
Benefício nº 8: interoperabilidade e modularidade
Como regra geral, os sistemas HRIS fazem interface com outras soluções do mercado. Por exemplo, os dados relacionados a pedidos de reembolso de despesas podem ser exportados para o software de contabilidade para facilitar o processamento... e economizar uma quantidade considerável de tempo!
Em segundo lugar, a modularidade do HRIS permite que os departamentos de recursos humanos escolham os componentes de software de que precisam. Dessa forma, eles podem "construir" a ferramenta que melhor atenda às suas necessidades reais.
☝️ O software modular cresce com sua empresa. Por exemplo, se sua empresa tem apenas 10 funcionários hoje... como será daqui a dois anos?
Benefício nº 9: Conformidade com as restrições legais
Os sistemas HRIS podem ser configurados para ajudar as empresas a cumprir várias restrições legais:
- registro de entrada e saída do horário de trabalho,
- requisitos específicos da folha de pagamento,
- RGPD e proteção de dados da equipe, etc.
Além disso, graças à escalabilidade oferecida pela maioria das soluções, você pode se adaptar facilmente a cada nova norma, evitando quaisquer armadilhas que possam ser prejudiciais ao seu negócio.
☝️ Muitos editores de software HRIS monitoram regularmente o ambiente regulatório para garantir que a legislação atual seja incorporada às suas soluções.
Qual software HRIS é o ideal para sua empresa?
Você está convencido dos benefícios de um HRIS e quer encontrar seu futuro software? A boa notícia é que há muitos tipos diferentes de soluções no mercado.
Cabe a você estudar as diferentes opções disponíveis, com base em critérios definidos antecipadamente:
- De que funcionalidade eu preciso?
- Qual é o grau de escalabilidade e personalização necessário?
- Que orçamento posso alocar para obter o melhor ROI?
- Que tipo de suporte e treinamento posso esperar? E assim por diante.
Por exemplo, você pode analisar o EureciaHRIS , que tem a vantagem de ser muito abrangente (ele cobre todos os processos de RH!), modular e escalável. Composto por 6 módulos disponíveis "à la carte", ele permite que empresas de todos os tamanhos e setores criem uma solução de software que atenda perfeitamente às suas necessidades e ao seu orçamento. Além disso, com a Eurécia, você se beneficia do suporte de especialistas disponíveis para resolver seus problemas e ajudá-lo a tirar o máximo proveito da solução .
Saiba como elaborar especificações para estruturar o projeto de implementação de sua futura solução, bem como exemplos de HRIS.
E as desvantagens de um HRIS?
Na era da transformação digital, os Sistemas de Informações Gerenciais de Recursos Humanos são um grande aliado das empresas.
Então, quais são os riscos de um HRIS? Alguns apontarão o dedo para o desaparecimento da subjetividade em favor de dados objetivos.
Embora isso possa ser bom em muitas circunstâncias, devemos ter em mente que o software nunca substituirá o elemento humano. A percepção de um gerente sobre as qualidades e habilidades de um funcionário, os sentimentos de um recrutador em relação a um candidato... os recursos humanos também têm a ver com inteligência emocional. O HRIS fornece suporte... e não menos importante!
Artigo traduzido do francês