Como o teletrabalho democratizou a descentralização da gestão de compras corporativas?
A crise econômica e de saúde forçou as empresas a questionar seu modelo organizacional.
A disseminação do teletrabalho nas empresas de serviços destacou a necessidade de processos e ferramentas eficazes para permitir que os funcionários permaneçam produtivos e tenham acesso a todas as informações de que precisam, apesar da distância. Os hábitos e as rotinas das equipes financeiras e operacionais foram revisados para evitar atritos e frustrações.
Nesse contexto, qual a melhor maneira de gerenciar as despesas comerciais? Como dar autonomia às equipes operacionais e, ao mesmo tempo, manter o controle sobre suas compras? Como manter o controle de quem gasta o quê e recuperar todos os recibos de pagamento?
Vou compartilhar com você algumas das tendências que observei em minhas conversas com equipes financeiras, fundadores de empresas e nossos clientes.
Digitalização e automação do processo de compras
Nestes tempos de grande incerteza, a gestão de caixa é crucial ("cash is king"). De fato, de acordo com um estudo da PWC, essa será a prioridade número 2 para os CFOs em 2021, perdendo apenas para o gerenciamento de desempenho.
A chave para controlar o fluxo de caixa é ter uma visão clara do que está entrando e do que está saindo. Embora a atividade comercial tenha, em geral, desacelerado consideravelmente, as empresas continuaram a fazer compras.E nem sempre foi fácil para elas ter visibilidade em tempo real do que estavam gastando. As equipes de marketing continuaram a fazer propaganda on-line, os desenvolvedores continuaram a usar suas ferramentas de software e, em geral, todos os funcionários precisavam se equipar para trabalhar efetivamente em casa.
Portanto, tivemos que nos adaptar e repensar o processo de gerenciamento de compras remotas para evitar atrasos ou possíveis violações de segurança. É exatamente aí que entra a digitalização de ferramentas e processos!
Para compras on-line, era impensável transmitir os dados do cartão bancário da empresa por telefone ou, pior ainda, por e-mail. Mas isso não significava que poderíamos bloquear todos os gastos dos funcionários. Por isso, algumas empresas decidiram implementar o Spendesk nesse momento para simplificar e digitalizar o processo de validação e pagamento: As equipes operacionais inserem suas necessidades no Spendesk e enviam uma solicitação de compra, o departamento financeiro ou o gerente de departamento a valida, o funcionário tem acesso a um método de pagamento seguro e de uso único e o departamento financeiro visualiza os pagamentos em tempo real.
| O Spendesk oferece às PMEs controle e visibilidade sobre todas as compras da empresa. Não importa se você está no escritório ou trabalhando em casa, facilitamos o gerenciamento das despesas comerciais: você valida, paga, reconcilia e contabiliza tudo em um só lugar. |
Em termos práticos, quando você "desmaterializa" (ou digitaliza) seu processo de gestão de compras, você passa de um formato físico (por exemplo, relatórios de despesas em papel, um cartão físico passado de mão em mão, recibos arquivados em armários de arquivo, etc.) ou um formato híbrido (e-mail combinado com um cartão físico e Excel) para um formato totalmente digital (relatórios de despesas desmaterializados, cartões virtuais e arquivamento digital de recibos arquivados em armários de arquivo, etc.).) ou formato híbrido (e-mail combinado com um cartão físico e Excel) para um formato totalmente digital (relatório de despesas desmaterializado, cartões virtuais e arquivamento digital de recibos).
Automatizar o processo de compras é a próxima etapa. Isso envolve a criação de regras inteligentes entre os diferentes estágios do processo ou a automatização da entrada manual para eliminar ações demoradas com pouco valor agregado (como a entrada de lançamentos contábeis ou a validação manual de despesas por e-mail).
Mas atenção: a automação não pode ser alcançada sem a digitalização em primeiro lugar!
Se analisarmos mais especificamente o gerenciamento de compras comerciais, é possível desmaterializar os pedidos de reembolso de despesas, digitalizar a validação e o monitoramento de faturas de fornecedores, arquivar digitalmente os recibos de pagamento e até mesmo gerar cartões de pagamento virtuais.
Nada disso é realmente novo. O que é novo é a capacidade de automatizar todo o processo de compras, integrando todas as etapas do processo (da validação à contabilidade), para todos os tipos de despesas, em uma única solução.
Em termos práticos, digitalizar e automatizar todo o processo de compras significa :
- Criar políticas de gastos e regras de validação diretamente conectadas aos métodos de pagamento e à sua interface de gerenciamento, para que você tenha controle sem trabalho manual;
- Automatizar a coleta de recibos de pagamento e a reconciliação contábil;
- Enriquecer os dados de pagamento em tempo real (dados analíticos, dados do fornecedor, dados da equipe, etc.);
- Reunir todas as faturas de fornecedores a serem pagas e automatizar o monitoramento do cronograma de pagamentos;
- Automatizar os lançamentos contábeis usando regras predefinidas, etc.
Isso significa que você não precisa mais se preocupar com um grande número de tarefas. Não é mais necessário procurar recibos ao fechar as contas, nem esperar que os funcionários enviem suas declarações de despesas no final do mês. Você economiza tempo e reduz o risco de erros inerentes ao processamento manual.
A desmaterialização e a automação permitem que as empresas façam economias reais. Simplesmente porque o tempo alocado para tarefas que consomem muito tempo é reduzido para todas as equipes. O ROI (Return On Investment, retorno sobre o investimento) é o resultado do tempo economizado e das economias feitas (IVA não recuperado no passado, gerenciamento de despesas abaixo do ideal, fraude interna ou externa etc.).
Além de economizar tempo, a automação tira uma grande carga mental de seus ombros.
Digitalização e automação da contabilidade
As empresas de hoje também podem automatizar muitas tarefas contábeis usando softwares cada vez mais intuitivos. O gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas, o processamento de faturas de fornecedores, a conciliação e o monitoramento de contas bancárias... são tarefas demoradas, mas necessárias. Os contadores e gerentes financeiros, que muitas vezes estão sobrecarregados, agora podem dedicar mais tempo às decisões estratégicas do que à entrada de dados.
No interesse da eficiência, é essencial colocar em prática as ferramentas certas para gerenciar cada estágio do processo de gerenciamento contábil para compras profissionais.
Em termos concretos:
- Controle de compras, com uma política de gastos clara, orçamentos definidos a montante e uma maneira inteligente de validar solicitações e proteger contra fraudes.
- Pagamento, com acesso a métodos de pagamento seguros, fácil coleta de faturas de fornecedores e a capacidade de reembolsar pedidos de reembolso de despesas com apenas alguns cliques.
- Contabilidade, com fácil coleta de recibos, reconciliação de pagamentos, rastreamento do histórico de transações e alocação de seus códigos contábeis.
Ao digitalizar e automatizar essas etapas, você economiza tempo (geração automática de entradas, uso de dados presentes em faturas, preparação de declarações de IVA) e confiabilidade de dados com risco mínimo de erro humano.
Digitalização e automação de relatórios financeiros
A integração automática das despesas no software de contabilidade, a categorização dos pagamentos e a centralização de todos os dados financeiros facilitam a criação de auditorias estruturadas e rigorosas.
Em especial, esses dados ajudam a melhorar o desempenho da empresa, a monitorar as mudanças no desempenho em tempo real, a antecipar mudanças em seu ciclo de vendas e crescimento e adaptar suas estratégias de compra às novas realidades do mercado.
Os relatórios de business intelligence nunca foram tão fáceis, permitindo que os CFOs criem uma visão para o futuro de sua empresa e se tornem parceiros estratégicos.
O CFO e sua equipe agora são vistos como verdadeiros parceiros de negócios da empresa.Um bom parceiro precisa ter visibilidade máxima da saúde da empresa para tomar as decisões certas e aconselhar aqueles com quem está lidando.
Para fazer isso, ele precisa de duas coisas:
- Certificar-se de que os dados com os quais está trabalhando são precisos.
- Ter tempo suficiente para se dedicar à análise desses dados.
E, mais uma vez, é aí que entra a automação!
Ao automatizar seus relatórios financeiros, você pode transferir todas as suas tarefas demoradas e pouco recompensadoras para um pacote de software dedicado e mais confiável, além de economizar tempo no processo. Esse relatório centralizará, processará e formatará todos os principais dados de sua empresa. Você também pode distribuí-lo mais facilmente a todos os seus funcionários.
Para concluir, eu diria que o teletrabalho incentiva nossas organizações a se basearem em bons processos e ferramentas que permitam que cada funcionário seja autônomo em seu trabalho. Dar vida a uma organização descentralizada com serenidade é um grande trunfo em termos de desempenho e atratividade.
É nisso que acreditamos na Spendesk e é assim que apoiamos nossos clientes, todos os dias.
Se quiser saber mais sobre nossa solução, entre em contato com nossa equipe. Teremos o maior prazer em responder a todas as suas perguntas!
Artigo traduzido do francês