Absenteísmo: cálculo da taxa para combater esse flagelo de forma mais eficaz

Ah... absenteísmo! A bête noire do RH e da administração de pessoal. E o mínimo que podemos dizer é que a crise de saúde exacerbou o problema, com o absenteísmo aumentando 20% em relação ao ano anterior.

O cálculo da taxa de absenteísmo é uma boa maneira de avaliar a extensão do problema em sua empresa. Se você nunca fez isso antes, pode estar se perguntando que tipos de ausência devem ser levados em conta, como calculá-la e, acima de tudo, como analisá-la para tirar conclusões e colocar em prática um plano de ação para reduzi-la.

A boa notícia é que há um arquivo Excel gratuito que pode ser baixado para ajudá-lo a calcular esse indicador de RH automaticamente e acompanhá-lo ao longo do ano. Ou é mais fácil fazer isso com o software HRIS? Vamos descobrir!

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O que é a taxa de absenteísmo?

Definição

A taxa de absenteísmo é um indicador usado pelo departamento de recursos humanos para medir e monitorar o absenteísmo dos funcionários na empresa. Ele mostra a proporção de funcionários ausentes na folha de pagamento total.

➡️ Mas o que é exatamente o absenteísmo? O absenteísmo refere-se a ausências repetidas de longa duração.

Mais do que uma simples taxa, o absenteísmo é considerado um indicador genuíno do clima social em uma empresa ou um indicador de disfunção. Na verdade, assim como não há fumaça sem fogo, não há absenteísmo sem uma causa.

Anedota: os dias com as maiores taxas de absenteísmo são as segundas e sextas-feiras 😉

O que levar em conta ao calcular o absenteísmo

Os tipos de ausência levados em conta no cálculo variam de empresa para empresa. O segredo é comparar a taxa de absenteísmo N com a taxa N-1. Portanto, não altere a fórmula ao longo do processo, ou os resultados serão distorcidos.

No entanto, é geralmente aceito que as ausências planejadas ou programadas devem ser excluídas do cálculo. Isso significa que:

• licença maternidade e paternidade,
• licença remunerada e RTT,
• ausências para treinamento
• e ausências relacionadas a greves.

Aqui estão as ausências "inesperadas" que você pode levar em conta (ou não):

• doença de curto ou longo prazo,
• doenças ocupacionais
• licença para cuidar de um filho doente
• acidentes de trabalho,
• ausências injustificadas
• ausências mal justificadas, etc.

O que é uma boa taxa de absenteísmo?

Uma boa taxa de absenteísmo é aquela que tende a zero, mas é comumente aceito que ela está sob controle desde que não ultrapasse 5%.

Se estiver se aproximando de 10%, isso começa a ser motivo de preocupação, mas nada é irreversível e você sempre pode fazer algo a respeito analisando as causas e atacando-as na origem.

Como se calcula a taxa de absenteísmo?

Fórmula para calcular a taxa de absenteísmo

Aqui está a fórmula mais comumente usada pelas empresas para calcular a taxa de absenteísmo:

Esse indicador pode ser calculado em uma semana, um mês ou um ano, por exemplo.

Exemplo de aplicação

Sua empresa emprega 29 pessoas. Em dezembro de 2021, com 23 dias úteis teóricos, ela registrou 7 dias de ausência.

(7/[23 x 29]) x 100

= 1,05 %

A taxa de absenteísmo é, portanto, 1,05%.

Calcule sua taxa de absenteísmo com nosso modelo em Excel

Você sonhava com isso? Nós conseguimos! Descubra nosso arquivo para monitorar e calcular o absenteísmo.

A cada mês, registre as ausências (diariamente ou antes de passar para o mês seguinte) e deixe que nosso arquivo faça os cálculos para você. Baixe-o gratuitamente!

Aqui está uma prévia do arquivo:

Você pode personalizar o arquivo com o número de funcionários em questão e o nome. Siga as instruções cuidadosamente - tudo está explicado! Você pode :

• adicionar ou remover funcionários ;
• preencher as ausências que deseja que sejam levadas em conta no cálculo de absenteísmo, acrescentando uma cruz na frente da pessoa em questão para cada dia de ausência;
• ver rapidamente quais funcionários são mais assíduos (em verde) e quais estão começando a faltar seriamente (em vermelho).

➡️ Uma guia dedicada permite que você acompanhe a taxa de absenteísmo ao longo do ano!

Controle de absenteísmo: ainda melhor com software

Usar um arquivo do Excel para controlar o absenteísmo costuma ser o primeiro reflexo: gratuito, fácil de usar, possibilidades infinitas (desde que você tenha um nível avançado com as fórmulas).

Entretanto, você se deparará rapidamente com certas limitações, porque :

• você precisa digitar tudo à mão, o que consome muito tempo e pode levar a erros;
• é difícil trabalhar em conjunto em um arquivo do Excel sem ter medo de cometer um erro e apagar o trabalho de seu colega;
• O Excel não é o formato que oferece a maior visibilidade dos dados, embora eles estejam se tornando cada vez mais importantes para a tomada de decisões estratégicas;
• você pode encontrar lentidão ou bugs se tiver muitos funcionários para controlar e, portanto, muitos dados (colocando seu nervosismo e paciência à prova 🤯);
• os dados não são seguros, o que é um problema se forem confidenciais;
• falta contexto, pois você só pode acompanhar esse indicador sem compará-lo com outros indicadores de RH.

Ao usar um software, você facilita sua vida e pode ir muito além em sua análise!

O software GrafiQ, da editora QuickMS, é uma solução de gerenciamento social on-line que ajuda as VSEs, as PMEs e as SMIs a gerenciar e automatizar seus recursos humanos. Sua missão é fazer com que seus dados falem, calculando automaticamente mais de 1.000 indicadores e personalizando painéis de controle. Além da taxa de absenteísmo, é possível, por exemplo, rastrear as ausências por motivo, analisar os custos envolvidos ou usar outros indicadores adicionais, como a taxa de frequência de acidentes de trabalho.

Por que medir e analisar o absenteísmo?

Aqui estão alguns bons motivos para monitorar o absenteísmo:

• O absenteísmo custa muito dinheiro às empresas. De acordo com cálculos do Sapiens Institute, o absenteísmo custa à França €108 bilhões por ano, incluindo €60 bilhões em custos diretos. Isso representa um custo de mais de 4.000 euros por funcionário por ano.

➡️ Manter o controle das taxas de absenteísmo pode reduzir a perda de receita .

• Evite o efeito dominó negativo em outras partes da empresa: atrasos em projetos, aumento da carga de trabalho de outros funcionários etc. Se o absenteísmo se tornar muito prevalente, ele pode ter consequências realmente prejudiciais e enfraquecer a empresa.

➡️ O monitoramento da taxa de absenteísmo ajuda a controlar os danos colaterais .

• O absenteísmo pode ser evitado em vários casos, portanto, é importante identificar as causas para que se possa agir na raiz do problema. Veja a seguir as principais causas do absenteísmo:
• o ambiente de trabalho (insegurança, ruído, calor, etc.),
• estilo de gerenciamento (objetivos pouco claros, falta de visão ou estratégia, etc.),
• a atmosfera de trabalho (relações ruins entre colegas, um gerente tirano, carga de trabalho muito pesada, etc.).

➡️ O monitoramento da taxa de absenteísmo ajuda a entender os fatores desencadeantes do absenteísmo para que você possa encontrar soluções eficazes para reduzi-lo .

Embora você certamente não seja responsável por todos os problemas de seus funcionários, há um bom número de causas sobre as quais você pode agir (como vimos anteriormente). Por isso, é importante realizar uma análise aprofundada para identificar essas causas e tomar medidas.

A taxa de absenteísmo é um bom indicador a ser analisado ao longo do tempo para verificar se as medidas implementadas estão tendo um efeito tangível sobre a taxa. Seu objetivo? Reduzi-la.

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Presenteísmo: um inimigo que não vigiamos o suficiente

O absenteísmo está em seu radar? Você está certo, mas tenha cuidado com seu outro inimigo igualmente perigoso, que muitas vezes se esconde em um ponto cego: o presenteísmo.

O presenteísmo refere-se aos funcionários que estão presentes no local de trabalho, mas não conseguem realizar suas tarefas no nível normal de produtividade. Isso pode ocorrer por motivos psicológicos (sobrecarga mental, falta de motivação, perda de sentido, etc.) ou físicos. Algumas pessoas não param para descansar quando estão doentes e veem sua situação piorar, ou contaminam colegas saudáveis.

O presenteísmo é mais comum do que se imagina e geralmente é o estágio final antes do absenteísmo. Um estudo da Malakoff Médéric revelou que 70% dos funcionários afirmam comparecer ao trabalho apesar de uma doença comprovada. A Covid mudou as coisas nesse aspecto desde então? Provavelmente, o que poderia reduzir parte do problema.

Garantir o bem-estar profissional de seus funcionários é, portanto, uma área eficaz de melhoria na luta contra o absenteísmo e o presenteísmo.