A arte de se tornar um especialista em relatórios de RH (sem ter cursado Math Sup)
Longe de ser exclusividade dos colegas do departamento financeiro, nos últimos anos, a geração de relatórios se espalhou para outros departamentos da empresa.
É preciso dizer que, dada a necessidade de se manter competitivo diante da concorrência, monitorar assiduamente o desempenho de cada função é uma maneira eficaz de conduzir a empresa e tomar as melhores decisões possíveis.
Mas, como gerente de RH, números e você são duas coisas diferentes, e criar um relatório de RH em uma planilha do Excel pode fazer você suar frio (sem exagero). A boa notícia é que o Business Intelligence e a Inteligência Artificial estão se juntando cada vez mais à festa para facilitar sua tarefa de gerenciamento de RH.
Mas, primeiro, vamos voltar ao básico: o que são relatórios de RH e quais são seus objetivos? Em seguida, daremos a você nossos conselhos e ferramentas para criar relatórios de RH de alta qualidade.
O que é relatório de RH?
Definição de relatório de RH
O relatório de RH é uma ferramenta de comunicação que inclui vários indicadores de desempenho em um período definido, para ajudar na tomada de decisões estratégicas.
Ele fornece uma visão geral clara e concisa da situação em um determinado momento, facilitando a identificação rápida dos vários pontos fortes do departamento de RH, bem como de quaisquer gargalos ou áreas de melhoria.
Com a escolha certa de indicadores e um layout visual cuidadoso, o relatório de RH permite tomar decisões mais precisas e informadas com base em fatos.
Os objetivos dos relatórios de RH
Vamos falar mais detalhadamente sobre os diferentes objetivos dos relatórios de RH. Os relatórios de RH ajudam a melhorar o gerenciamento do desempenho geral do departamento:
- identificando os pontos fortes
- destacando o que já está funcionando para que possa funcionar ainda melhor,
- e identificando as áreas em que as coisas não estão indo tão bem, para que você possa identificar a causa e tomar medidas para corrigir a situação.
Dessa forma, você estará em uma posição melhor para
- ser mais eficiente no processo de recrutamento,
- identificar oportunidades de desenvolvimento,
- promover suas ações para todos os funcionários,
- demonstrar à gerência sua contribuição para o desempenho geral da empresa.
🦸♀️Votre missão, se você a aceitar: contribuir para o bom desempenho da empresa, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
O relatório de RH é diferente do painel de controle de RH
Relatório de RH ou painel de RH: a mesma batalha? Embora possam parecer semelhantes, eles não devem ser confundidos. Mas por quê? Nós explicaremos:
- Em primeiro lugar , sua função. Eles não têm exatamente a mesma finalidade, porque :
- o painel de RH é usado por toda a equipe no dia a dia para verificar se suas tarefas (campanhas de recrutamento, por exemplo) estão progredindo em tempo real e se os objetivos estão sendo alcançados;
- Considerando que os relatórios são usados para resumir o desempenho do departamento para a gerência e para apresentar uma análise que pode ser usada para tomar decisões (por exemplo, revisar objetivos ou contratar habilidades que estejam faltando).
- Portanto, o objetivo do painel é operacional, enquanto o dos relatórios é estratégico.
- Em segundo lugar, o conteúdo é diferente. Em primeiro lugar
- o painel é sintético e dinâmico, atualizado automaticamente à medida que o progresso é feito. Ele é composto de indicadores de RH (KPIs), tabelas e gráficos;
- O relatório apresenta resultados fixos e resume os resultados de um determinado período. Contém dados, pode incluir gráficos, mas, acima de tudo, inclui uma seção escrita com comentários sobre os resultados apresentados e, às vezes, recomendações de melhoria. Seu formato é mais longo que o do painel, às vezes ocupando várias páginas.
As diferenças entre as duas ferramentas estão resumidas na tabela abaixo:
| Relatórios de RH | Painel de controle de RH |
| Para a gerência | Para a equipe |
| Dados fixos | Dados dinâmicos |
| Nível estratégico | Nível operacional |
| Formato longo | Formato sintético |
Observe, entretanto, que essas duas ferramentas são complementares quando se trata de gerenciar seus recursos humanos, e não se trata de usar uma em detrimento da outra!
Como criar relatórios de RH de alta qualidade? Nosso conselho
1. Certifique-se de que os dados que você usa são confiáveis
Tudo começa com os dados! Se os dados não forem confiáveis, é provável que seu relatório pareça falso (ou vazio) e não muito convincente. Qualquer pessoa que ainda não tenha passado horas verificando erros ou excluindo duplicatas deve levantar a mão 🙋♀️.
Em seguida, usando os dados, você precisa selecionar os indicadores ou KPIs mais relevantes para o seu relatório.
Portanto, certifique-se de que os dados de RH que você usa são :
- ✅ sejam de fontes confiáveis
- ✅ harmonizados,
- ✅ sem duplicação,
- ✅ atualizados.
2. Automatize o processo de criação de relatórios
Algumas empresas realizam a gestão de RH coletando dados manualmente e fazendo todos os cálculos por conta própria. Infelizmente, isso apresenta uma série de problemas:
- é tedioso
- pode consumir muito tempo, dependendo do volume de dados a ser processado,
- e há o risco de erro.
Para realmente gerenciar seus recursos humanos sem gastar o dia todo com isso, você precisa automatizar seus relatórios. O segredo? Grandes benefícios:
- ✅ Dados confiáveis, centralizados, seguros e completos, que podem ser usados sem qualquer dúvida;
- Exploração automática dos dados por meio de business intelligence (classificação, filtros, referência cruzada, criação automática de gráficos etc.);
- geração de relatórios pré-formatados em apenas alguns minutos, que podem ser personalizados.
Voltaremos mais adiante neste artigo às diferentes ferramentas para automatizar a criação de relatórios.
3. Adapte seus relatórios ao objetivo e ao destinatário
Antes de se lançar de cabeça na produção de seu relatório, faça a si mesmo a seguinte pergunta: quem lerá meu relatório e por quê?
Com as respostas a essas perguntas, será mais fácil para você :
- selecionar os indicadores a serem apresentados
- e na maneira como você comenta os resultados ou projeções, de modo que cada informação seja de interesse do destinatário.
4. Apresentação cuidadosa
Como uma ferramenta de tomada de decisão, seu relatório de RH deve ser apresentado de forma que o destinatário compreenda rapidamente o contexto e a situação para decidir que ação tomar. E uma apresentação cuidadosa ajuda!
Aqui estão algumas dicas para uma apresentação profissional e atraente:
- Destaque-a com cores. O objetivo não é apenas ter uma aparência bonita, mas, acima de tudo, destacar as informações essenciais. O ideal é escolher as cores da carta gráfica de sua empresa e usá-las com moderação (cor demais mata cor!).
- Insira elementos visuais. Sejam ilustrações, fotos (ou até mesmo emojis, por que não?), os recursos visuais ajudam a tornar a experiência de leitura mais leve, criando micropausas. Eles são ideais para manter a atenção de seu público durante todo o processo de leitura.
- Use gráficos. Eles acrescentam outra dimensão aos dados e a outros indicadores, e geralmente são mais fáceis de entender do que uma tabela. Eles podem assumir diferentes formas: curvas, gráficos de pizza, gráficos de barras etc.
Exemplos e ferramentas para ajudá-lo a criar seus relatórios de RH
Exemplos de aplicativos de relatórios
Aqui estão alguns exemplos de relatórios de RH que você pode precisar produzir:
- Relatórios mensais para a gerência para monitorar o desempenho do seu departamento,
- relatórios pontuais para acionistas que precisam saber sobre projeções financeiras,
- relatórios sobre absenteísmo na empresa,
- relatórios sobre os custos operacionais do departamento, caso você precise reduzir os custos da empresa.
Modelo de painel de controle de RH
Para dar mais contexto aos seus relatórios, não hesite em colocá-los em perspectiva com um painel de RH.
Consulte nosso artigo dedicado ao painel de RH com vários exemplos para inspirá-lo.
Quais ferramentas podem facilitar a geração de relatórios?
OK, você já entendeu, tentamos evitar fazer nossos relatórios no Excel para não perder tempo, a menos que você seja um gênio das planilhas; nesse caso, divirta-se (e respeite 🙌).
Aqui estão alguns exemplos de ferramentas a serem usadas:
- Software de gerenciamento de dados de RH,
- software de inteligência de negócios,
- alguns HRIS também têm os módulos necessários.
Relatórios de RH em poucas palavras
- O relatório de RH é uma ferramenta de comunicação usada para informar sobre o desempenho do departamento de RH, a fim de ajudar a tomar as decisões mais rápidas e relevantes possíveis.
- Ele não deve ser confundido com o painel de controle de RH, que tem uma finalidade mais operacional e é útil para o gerenciamento diário da equipe.
- Para criar um relatório de RH adequado, certifique-se de que você :
- você tenha seus próprios dados
- automatize os processos
- adaptar o conteúdo à pessoa com quem está lidando e ao objetivo a ser alcançado,
- cuidar da apresentação.
- Há ferramentas disponíveis para automatizar seus relatórios de RH, para economizar tempo e torná-los mais relevantes.
Artigo traduzido do francês