Mantenha seu registro único de funcionários em total conformidade (+modelo)
O que é o registro único de pessoal e para que ele é usado?
O registro é um dos documentos necessários para a gestão de recursos humanos e, mais especificamente, para a administração de pessoal. Ele contém várias entradas obrigatórias e regras que devem ser cumpridas.
Como ele deve ser mantido e quais são as obrigações da empresa? Respostas em ⤵️
O que é o registro único de pessoal?
Registro único de pessoal: definição e conteúdo
O registro único de pessoal é um documento que resume as seguintes informações obrigatórias de cada funcionário assim que o primeiro funcionário é contratado ou quando um estagiário entra na empresa.
Identificação da pessoa empregada
- sobrenome, nome
- data de nascimento
- número do seguro social
- gênero
- nacionalidade
Informações sobre sua carreira na empresa
- cargo (título do cargo)
- classificação (empregado/executivo)
- data de ingresso na empresa
- data de saída da empresa
📄. Tipo de contrato
Dependendo do tipo de contrato, determinadas informações e anexos são obrigatórios:
- as palavras " contrato por tempo determinado " ou " contrato por tempo indeterminado " (nesse caso, você não é mais obrigado a preencher o BIAF),
- as palavras " empregado temporário " e o nome e endereço da agência de emprego temporário,
- " disponibilizado ", juntamente com o nome e o endereço do grupo de empregadores,
- as palavras " empregado de meio período ", quando aplicável,
- as palavras " aprendiz " ou " contrato de profissionalização ",
- autorização para contratação ou demissão, se necessário.
Para os trabalhadores estrangeiros, uma coluna é dedicada ao preenchimento do documento equivalente a uma autorização de trabalho, por exemplo, a declaração de destacamento (mencionada nos artigos R. 1263-3, R. 1263-4 e R. 1263-6 do Código do Trabalho francês).
É necessário :
- indicar o tipo e o número de série do documento,
- anexar uma cópia do documento.
☝️ Para contratos sucessivos, uma linha é adicionada a cada vez, com uma nova data de início e de término.
Informações relacionadas a estagiários
São inseridas em uma seção específica, com :
- sobrenome e nome do trainee
- data de início do estágio (ou treinamento no local de trabalho),
- data de término do estágio,
- identificação do tutor,
- local do estágio.
Todos esses detalhes são essenciais para o DPAE!
Finalidade do registro e funcionários envolvidos
Todos os funcionários aparecem no registro, inclusive :
- voluntários do serviço cívico, na seção dedicada aos estagiários,
- funcionários em regime de teletrabalho.
De acordo com o Ministério do Trabalho, Emprego e Integração da França, o objetivo doregistro é garantir a transparência do emprego em cada um dos estabelecimentos da empresa.
Quem pode consultar o registro único de funcionários?
O registro está disponível para:
- o CSE, que representa a equipe e é consultado sobre a transferência do registro do papel para o formato de computador. O empregador deve ser capaz de apresentar o parecer resultante dessa consulta a pedido das autoridades;
- inspetores responsáveis por garantir a conformidade com :
- o Código do Trabalho (em especial a Inspetoria do Trabalho),
- o Código da Previdência Social.
Obrigações e penalidades da empresa
No Código do Trabalho francês, o registro único de funcionários é regido pela Subseção 2: Registro único de funcionários. (Artigos L1221-13 a L1221-15-1).
É um dos documentos obrigatórios que o empregador deve manter, juntamente com :
- registros relativos às condições de trabalho,
- o registro do comitê social e econômico (CSE),
- o documento único de avaliação de risco ocupacional.
Isso se aplica a todas as empresas, exceto :
- associações que usam o esquema "chèque emploi associatif",
- empregadores individuais.
🕵️♂️ No caso de uma inspeção pela Inspetoria do Trabalho, se qualquer um dos itens a seguir for considerado verdadeiro:
- falha em manter o registro,
- falta de atualização do registro,
- informações incorretas,
- omissão de informações obrigatórias,
a empresa corre o risco de receber uma multa de até €3.750 (pessoa jurídica) ou €750 (pessoa física) por funcionário envolvido.
A empresa também deve
- manter os dados por 5 anos após a saída do funcionário ou estagiário;
- manter um registro para cada estabelecimento,
- listar os funcionários em ordem cronológica de recrutamento.
Como deve ser mantido um único registro de funcionários?
Os empregadores não são obrigados a manter um registro único de funcionários emnenhum formato específico . O registro pode ser mantido em papel ou em formato digital (Excel, Word, etc.).
No entanto, as entradas devem ser indeléveis, e os formatos digitais oferecem as mesmas garantias de controle que o papel.
Por exemplo, no caso de uma correção, é obrigatório indicar as correções ao lado das entradas originais, sem excluí-las.
Registro único de funcionários: exemplo de formato em papel
☝️ A desmaterialização do registro único de pessoal está isenta de declaração à CNIL se atender às condições definidas pela organização (informações limitadas aos detalhes obrigatórios e conformidade com o período máximo de retenção).
Faça o download de um exemplo de registro de pessoal
Para ajudar a ilustrar este artigo, aqui está um modelo de registro único de pessoal em formato xls, que é gratuito e pode ser exportado em formato PDF.
Nosso conselho: se quiser economizar um tempo precioso e evitar erros ou omissões, opte por um software de RHque ofereça um único registro digital de funcionários. Nosso diretório está repleto de soluções para todas as empresas 😉
Artigo traduzido do francês