Organograma da empresa: as chaves para uma estrutura organizacional clara e de alto desempenho
Um bom organograma é como um GPS para sua empresa. Você terá mais clareza e suas equipes não se perderão! 🎯
O organograma de uma empresa faz mais do que apenas mostrar "quem faz o quê". É uma ferramenta estratégica que otimiza a comunicação interna e aumenta a transparência. E se você acha que apenas grandes grupos como a Amazon precisam de um, pense novamente.
De pequenas empresas iniciantes a gigantes globais, toda organização tem tudo a ganhar com a estruturação adequada de seus relacionamentos. Vamos descobrir como você pode usar essa ferramenta para transformar sua gestão diária.
O que é um organograma de empresa?
Organograma corporativo: definição
O organograma de uma empresa é uma representação visual, em formato gráfico, da estrutura hierárquica e organizacional de uma empresa.
Ele destaca as relações entre diferentes funções, departamentos e níveis de responsabilidade, facilitando a compreensão das interações internas e, por extensão, o gerenciamento de recursos humanos.
Um organograma é composto de vários elementos-chave, cada um com uma função específica:
- Caixas ou círculos, de certa forma "caixas" que contêm os nomes, cargos e funções dos funcionários. Eles ajudam a identificar quem ocupa qual função na empresa e garantem uma visibilidade clara das responsabilidades e tarefas de cada membro da equipe.
- Linhas de conexão ligam as caixas ou círculos para indicar vínculos hierárquicos ou funcionais entre a equipe e os departamentos.
- Títulos de funções e departamentos: cada seção do organograma é frequentemente agrupada sob um título para segmentar visualmente as unidades organizacionais, facilitando a leitura.
- O s níveis hierárquicos são representados pela disposição vertical ou horizontal das caixas. Eles mostram a distribuição de responsabilidades e o peso decisório dos vários cargos.
Qual é a finalidade do organograma? Em resumo: esclarecer funções e responsabilidades, otimizar a comunicação interna e apoiar o planejamento estratégico. Mais detalhes sobre as vantagens e desvantagens do organograma abaixo. ⤵️
Qual é a finalidade de um organograma?
Nos negócios, o principal objetivo de um organograma é proporcionar clareza organizacional: ele mostra quem faz o quê dentro da empresa. Por exemplo, os funcionários sabem imediatamente quem é responsável por seu departamento ou qual departamento devem contatar para resolver um problema específico. Essa visualização elimina ambiguidades e reduz a sobreposição de funções, principalmente em empresas em que várias equipes trabalham em projetos semelhantes.
Outros benefícios do organograma incluem
- melhorar a comunicação interna, vinculando visualmente os serviços e departamentos. Exemplo: um funcionário do departamento de marketing deseja obter informações financeiras. Ele saberá com quem entrar em contato diretamente no departamento de contabilidade, sem ter que passar por vários intermediários desnecessários.
- melhor integração (onboarding) dos recém-chegados, pois os recrutas podem entender rapidamente onde estão dentro da empresa.
- maior transparência e confiança: os funcionários sabem exatamente a quem devem prestar contas e evitam dúvidas sobre suas tarefas. Isso fortalece o senso de pertencimento e coesão dentro da empresa.
- apoio à tomada de decisões para os gerentes: por exemplo, ao identificar a duplicação em determinados departamentos, eles podem reestruturar ou alocar recursos onde eles são realmente necessários, apoiando assim o crescimento da empresa.
☝️ Mas atenção, os organogramas também têm algumas limitações:
- Eles nem sempre se adaptam a ambientes em constante mudança. Em uma empresa iniciante, onde as funções evoluem rapidamente, uma estrutura fixa pode se tornar obsoleta em poucos meses.
- Em grandes empresas, eles podem se tornar ilegíveis rapidamente.
- Elas precisam ser atualizadas regularmente. Toda mudança na estrutura deve ser integrada para evitar confusão. Se um funcionário for promovido ou um departamento se fundir, o organograma deverá refletir essas mudanças imediatamente.
É obrigatório criar um organograma?
Na França, a legislação não exige que as empresas criem um organograma. ✅
Entretanto, essa ferramenta, embora opcional, oferece muitas vantagens em termos de comunicação interna e gerenciamento de recursos humanos. Portanto, mesmo que não haja obrigação legal, é altamente recomendável adotar um organograma para otimizar a eficiência organizacional.
Os diferentes tipos de organograma
Organograma hierárquico
O organograma hierárquico, geralmente chamado de organograma "piramidal", oferece uma estrutura clara e estável. Cada funcionário sabe exatamente a quem se reporta. Esse modelo é ideal para organizações que enfatizam a estabilidade, o controle de processos e responsabilidades bem definidas.
Exemplo de uso: uma empresa industrial como a Toyota, em que cada departamento (produção, qualidade, logística) opera separadamente, mas está interconectado, se beneficia desse modelo para garantir um controle rigoroso do processo.
☝️ Limitações: Essa estrutura pode dificultar a comunicação horizontal e limitar a inovação, o que faz com que algumas empresas a complementem com modelos mais flexíveis.
Organograma matricial
O organograma matricial incentiva a colaboração multifuncional. Ele vincula os funcionários a vários gerentes, por exemplo, um gerente de projeto e um gerente funcional, o que melhora a flexibilidade e a capacidade de resposta.
Exemplo de uso: Uma agência de publicidade, como a Publicis, poderia usar um organograma matricial para suas equipes de criação. Um designer poderia responder tanto a um diretor de arte para questões de estilo quanto a um gerente de projeto para questões de prazos.
☝️ Limitações: Hierarquias duplas podem levar a prioridades conflitantes. É essencial que haja uma comunicação clara entre os gerentes.
Organograma plano
Esse modelo promove a comunicação direta e a tomada rápida de decisões. Ao eliminar os níveis intermediários, ele promove uma cultura de autonomia e agilidade.
Exemplo de uso: uma startup de tecnologia como o Slack no início de seu desenvolvimento, em que todos os membros da equipe estão ativamente envolvidos nas decisões.
☝️ Limitações: Sem supervisão formal, pode haver sobreposição de responsabilidades. A clareza das funções é fundamental para sua eficácia.
Organogramas circulares e em forma de trevo
Esses organogramas inovadores se afastam das estruturas tradicionais para se concentrar na flexibilidade e no foco no cliente. O modelo em forma de trevo é baseado em equipes autônomas, enquanto o modelo circular coloca o cliente no centro da tomada de decisões.
Exemplo de uso: Uma empresa como a Zappos, que valoriza a autogestão e coloca o cliente no centro de sua organização, pode se beneficiar de um organograma circular para refletir suas prioridades.
☝️ Limitações: Esses modelos não convencionais exigem maturidade organizacional para funcionar de forma eficaz.
Organograma padronizado
Em conformidade com os padrões internacionais, esse organograma garante uma apresentação rigorosa e uniforme da estrutura organizacional. Ele é particularmente útil em setores altamente regulamentados.
Exemplo de uso: uma empresa farmacêutica, como a Pfizer, usa um fluxograma padronizado para atender às exigências dos órgãos reguladores e garantir uma documentação clara e acessível.
☝️ Limitações: Embora muito claro, esse modelo pode carecer de flexibilidade e ser muito rígido para estruturas que estejam passando por grandes transformações.
Como elaborar um organograma de empresa em 6 etapas?
1. Liste todas as funções da empresa
Comece listando todos os cargos e funções de sua organização. Essa etapa garante que você não se esqueça de nada - ou melhor, que não se esqueça de ninguém 👥 - e estabelece as bases do seu organograma.
Nosso conselho: inclua todos os departamentos, equipes e subdivisões, mesmo aqueles que parecem óbvios.
Exemplo: se você estiver em uma PME, poderá listar funções como "Gerente de Vendas", "Técnico de Suporte" ou "Assistente de RH".
Essa lista abrangente garante que cada cargo seja representado de forma justa em seu diagrama.
2. Defina as responsabilidades de cada função
Para cada função identificada, esclareça as principais responsabilidades e tarefas associadas. Isso ajuda a evitar sobreposições e reforça a compreensão das funções.
Exemplo: um "gerente de marketing" pode ser responsável pela estratégia digital, pelo gerenciamento de campanhas publicitárias e pelo monitoramento de KPIs.
Veja também: Como criar a descrição de cargo perfeita + modelo e exemplo
3. Mapeie as relações hierárquicas
Em seguida, estabeleça as relações entre cada função e cargo. Quem se reporta a quem? Quem são os gerentes diretos e indiretos? Organize as funções em uma pirâmide ou matriz, dependendo da sua estrutura.
Exemplo: em um departamento de TI, um "desenvolvedor" pode se reportar a um "gerente de projeto" que, por sua vez, se reporta ao "diretor técnico".
Uma representação clara das relações hierárquicas evita a ambiguidade e melhora a comunicação interna. 🤝
4. Adicione relacionamentos multifuncionais
Não se esqueça de representar os relacionamentos interfuncionais para obter uma visão completa. Essas conexões indicam funcionários que se reportam a vários gerentes ou que trabalham em conjunto com outros departamentos.
Exemplo: um "gerente de projeto" pode trabalhar com o departamento de marketing em uma campanha e se reportar ao departamento técnico em outro projeto.
5. Formatação do organograma
Depois de coletar os dados, use uma ferramenta dedicada, como Canva, Lucidchart, SmartArt ou uma simples planilha do Excel para criar o organograma. Adote um layout claro e atraente:
- Use cores para diferenciar os departamentos. 🎨
- Escolha formas simples e uniformes (retângulos, círculos).
- Adicione legendas ou anotações, se necessário, para esclarecer determinados pontos.
6. Atualize regularmente
Um fluxograma estático perde rapidamente sua relevância. Programe revisões regulares, especialmente no caso de mudanças organizacionais. Defina uma frequência para a atualização (por exemplo, a cada trimestre) para manter o fluxograma atualizado e útil.
Exemplo: no caso de uma promoção, novo recrutamento ou reestruturação, ajuste o organograma imediatamente.
Exemplos de organogramas: Google
O organograma da gigante da tecnologia Google ilustra uma estrutura hierárquica complexa adaptada às suas diversas divisões e departamentos. No topo, o CEO Sundar Pichai supervisiona as principais filiais da empresa, cada uma chefiada por um executivo de alto nível. Por exemplo:
- Thomas Kurian é responsável pelo Google Cloud, uma divisão estratégica para a empresa.
- Neal Mohan dirige o YouTube, a principal plataforma de vídeo.
- Fiona Cicconi é responsável pelos recursos humanos como Chief People Officer.
Esse organograma, que você pode ver abaixo, mostra uma organização por funções e departamentos, com pessoas encarregadas de áreas específicas, como pesquisa, publicidade e inovação de produtos. Essa estrutura permite que o Google opere de forma eficiente, apesar de seu tamanho, delegando o gerenciamento das divisões a líderes especializados.
Qual é a melhor ferramenta para criar um organograma?
Um modelo do Excel ou do Word para uma empresa (muito) pequena
Para uma empresa muito pequena ou uma PME, um modelo do Excel ou um documento do Word, muitos dos quais estão disponíveis gratuitamente na Internet, pode ser suficiente. Essas ferramentas de escritório oferecem funções básicas para a criação de organogramas simples.
Você pode usar as formas e os conectores para representar sua estrutura com clareza, sem a necessidade de habilidades técnicas avançadas.
☝️ Entretanto, à medida que sua empresa cresce, essas ferramentas rapidamente mostram seus limites. Toda mudança, como uma promoção, recrutamento ou transferência, exige uma atualização manual. Isso é viável para uma equipe pequena, mas com uma organização mais complexa, torna-se demorado e não confiável.
Uso de software de organograma dedicado
Para organizações de médio e grande porte, é melhor optar por um software dedicado, como o Lucidchart, Visio ou Canva. Essas soluções especializadas são projetadas para lidar com a complexidade e oferecem opções avançadas.
Por exemplo, você pode trabalhar no fluxograma ao mesmo tempo, com várias pessoas: ideal para empresas em que as equipes estão espalhadas remotamente ou em que os projetos evoluem rapidamente.
Esse software também oferece uma biblioteca de modelos personalizáveis, adaptados às necessidades de diferentes setores. E não há mais necessidade de atualizar tudo manualmente: algumas dessas soluções se integram ao software de RH ou de gerenciamento de projetos, sincronizando os dados para que o organograma seja atualizado automaticamente. 👏
Se sua empresa já usa o pacote Microsoft, o Visio pode ser uma ótima opção graças à sua fácil integração com o Office 365. Para uma abordagem mais criativa e visual, o Canva é ideal e permanece acessível. Se você gosta de automação, ficará mais atraído pelo Lucidchart.
O organograma da empresa, um ativo estratégico para estrutura e comunicação
Um organograma de empresa bem projetado é muito mais do que um simples diagrama hierárquico. Ele traz clareza, estrutura e fluidez à comunicação interna, ajudando cada funcionário a situar sua função e a entender as interações entre os departamentos.
Para os recursos humanos, ele se torna uma alavanca estratégica. Ao visualizar os requisitos de habilidades e facilitar o planejamento de sucessão, o organograma apoia um melhor gerenciamento de talentos. Em face da reorganização frequente, ele fornece uma base sólida para a adaptação da organização às mudanças.
Em resumo, o organograma corporativo é uma ferramenta evolutiva que, se usada adequadamente, pode transformar a cultura organizacional e reforçar o crescimento.
Artigo traduzido do francês