Como você gerencia sua equipe remotamente? Erros a serem evitados e boas práticas a serem aplicadas

Gerenciamento remoto: é a mesma coisa que o gerenciamento tradicional? Embora certos princípios sejam comuns, o gerenciamento à distância tem seu próprio conjunto de problemas, armadilhas a serem evitadas e desafios a serem superados.

A distância reorganiza o baralho e, embora as empresas internacionais com equipes espalhadas por diferentes países estejam bem cientes disso, muitas empresas descobriram isso como resultado do uso maciço do teletrabalho desde a pandemia.

Quais são os desafios do gerenciamento remoto e quais erros devem ser evitados? Como você gerencia remotamente? Vamos dar uma olhada mais de perto neste artigo.

Os desafios do gerenciamento remoto para a empresa

Desafio nº 1: gerenciar suas equipes

Como gerenciar uma equipe sem estar no mesmo local de trabalho?

O gerente precisa :

• distribuir a carga de trabalho
• monitorar o progresso das tarefas
• definir objetivos
• definir prioridades, etc.

Além disso, como você pode avaliar o desempenho de todos se não pode vê-los?

Além das ferramentas, é fundamental implementar métodos para continuar a gerenciar sua equipe de forma eficaz.

Para manter contato e monitorar o progresso, uma rápida revisão diária da equipe é um bom começo, bem como uma revisão semanal mais aprofundada com os gerentes de departamento.

Desafio nº 2: familiarizar-se com as ferramentas

Trabalhar remotamente significa necessariamente implementar ferramentas digitais para garantir a continuidade das atividades, onde quer que os funcionários ou gerentes estejam.

Elas estão se tornando essenciais para :

• se comunicar
• participar de reuniões
• acessar informações,
• trabalhar em modo colaborativo
• gerenciar tarefas cotidianas, etc.

Escolher as ferramentas certas e colocá-las em prática é muito bom, mas é fundamental garantir que elas sejam totalmente adotadas digitalmente, ou seja, dominadas pelas equipes. Uma má compreensão do software pode ter um impacto negativo na produtividade e no desempenho.

A adoção de ferramentas pelas equipes é, portanto, um ponto importante a ser monitorado, e você não deve hesitar em colocar em prática medidas de apoio para otimizá-la.

Questão nº 3: manter o espírito de equipe

É um verdadeiro desafio manter ou criar vínculos entre pessoas que raramente ou nunca se encontram.

Estamos falando de :

• o relacionamento entre os membros da equipe
• e o relacionamento do gerente com a equipe.

O espírito de equipe surge naturalmente nos escritórios da empresa, como resultado das muitas interações no espaço aberto, em reuniões, durante o almoço ou na máquina de café. Como criá-lo ou mantê-lo quando essas interações são reduzidas e as formações de equipes não são mais possíveis?

Encontrar outra maneira de manter o vínculo e manter a equipe viva é uma das tarefas da gerência. Isso é ainda mais importante porque um bom espírito de equipe promove :

• produtividade
• a motivação
• e o bem-estar dos funcionários.

Gerenciamento à distância: 5 erros fatais a serem evitados

Há uma série de armadilhas quando se trata de gerenciar à distância. Para ajudá-lo a evitá-las, aqui estão os 5 erros fatais mais comuns que devem ser evitados.

Mais adiante neste artigo, revelaremos nossas práticas recomendadas para um bom gerenciamento remoto.

Erro nº 1: ficar tentado a controlar tudo

Devido à relação de subordinação que a liga a seus funcionários, a empresa tem o direito de controlar o tempo e o trabalho deles.

Com a mudança maciça para o teletrabalho durante a pandemia, a questão do controle e da vigilância remotos surgiu com frequência. A prova está nesta figura:

Desde a pandemia, as intenções de compra de software de monitoramento remoto de funcionários aumentaram 530 vezes em 6 semanas.

Score d’intention d’Aberdeen, 2020 par ISG research

Ao mesmo tempo, a crise econômica e de saúde está tendo um impacto sobre os gerentes, com :

• maior pressão sobre eles para que apresentem resultados,
• recurso forçado ao trabalho remoto, o que implica uma falta de controle.

Nesse contexto específico, observamos o surgimento de comportamentos excessivos de microgerenciamento, com a necessidade de controlar tudo, às vezes mais do que em um ambiente presencial.

➡️ Por que isso é um erro?

• Suas equipes podem se sentir "espionadas" ou até mesmo espionadas, e isso pode criar um relacionamento ruim,
• o contexto do teletrabalho torna o microgerenciamento ainda mais intrusivo, o que pode atropelar os limites da vida profissional,
• O aumento da vigilância consome muito tempo,
• o retorno sobre o investimento não é atraente.

A gestão precisa ser repensada para se adaptar ao teletrabalho ou ao trabalho remoto.

Erro nº 2: não adaptar sua gestão a cada indivíduo

O fato de você não querer vigiar de perto seus funcionários não significa que não deva adaptar seu estilo de gerenciamento a cada indivíduo, especialmente no clima atual.

➡️ Por que isso é um erro?

O uso generalizado do teletrabalho implica que ele não é sistematicamente desejado. É uma forma de trabalho que não se adapta a todos os perfis de funcionários.

Algumas pessoas precisam de uma estrutura que separe suas vidas profissionais e pessoais. Outras não sabem como administrar seu tempo e podem se distrair com coisas para fazer em casa.

Marianne Auriac, coach en management interrogée par Cadremploi.

A função do gerente é garantir que todos estejam trabalhando em condições ideais, avaliando cada situação e propondo as soluções mais adequadas.

Exemplos de soluções incluem

• Definir objetivos de curto ou longo prazo,
• oferecer treinamento para aqueles que sentem que precisam,
• oferecer controles mais regulares, se a pessoa sentir necessidade, ou, ao contrário, dar mais liberdade em termos de organização,
• adaptar os horários incorporando mais flexibilidade se a pessoa tiver imperativos pessoais (esporte, buscar os filhos na escola) etc.

A ideia é criar um acordo ideal de teletrabalho que seja adaptado a cada indivíduo.

Erro nº 3: falta de organização

Embarcar em um acordo de trabalho remoto sem se organizar em nível gerencial pode ser arriscado para o bom funcionamento da empresa.

➡️ Por que isso é um erro?

O trabalho remoto não deixa espaço para improvisação ou aproximação. Ele exige um certo rigor organizacional que, se não for aplicado, pode retardar a atividade da empresa devido a

• funções mal definidas
• prioridades pouco claras
• processos complicados ou obsoletos,
• impossibilidade de acessar documentos ou informações,
• dificuldade de alcançar determinados contatos, etc.

Erro nº 4: negligenciar a comunicação

Você confia em seus colegas e eles também confiam em você? Isso é muito bom! Mas isso não significa que você não deva se comunicar regularmente.

➡️ Por que isso é um erro?

À distância, as trocas e interações são muito limitadas, portanto, a função do gerente assume uma dimensão essencial para :

• evitar mal-entendidos e interpretações,
• garantir um nível igual de informações para cada indivíduo,
• transmitir informações essenciais da empresa (novas contratações, saídas, mudanças importantes, notícias etc.),
• manter um senso de pertencimento, etc.

Observação: a comunicação também deve fluir na outra direção. Não cometa o erro de apostar tudo na comunicação de cima para baixo e permaneça aberto a ouvir seus funcionários.

Erro nº 5: subestimar a importância do bem-estar

De acordo com o Código do Trabalho, "o empregador deve tomar as medidas necessárias para garantir a segurança e proteger a saúde física e mental dos trabalhadores".

Portanto, é responsabilidade da empresa cuidar do bem-estar de sua força de trabalho, mesmo quando eles estiverem trabalhando fora das instalações da empresa.

➡️ Por que isso é um erro?

Além da responsabilidade da empresa, negligenciar o bem-estar de seus funcionários significa perder uma melhoria geral no desempenho. De acordo com um estudo de 2018 da Harvard/MIT, ser feliz no trabalho torna os funcionários

• 31% mais produtivos,
• 2 vezes menos doentes
• 6 vezes menos ausentes
• 9 vezes mais leais
• e 55% mais criativos.

No teletrabalho, manter-se atento ao bem-estar torna-se até mesmo uma necessidade para evitar os riscos de :

• abandono do trabalho
• excesso de trabalho, pois os funcionários tendem a trabalhar mais tempo quando estão em casa,
• mal-estar devido a sentimentos de isolamento, etc.

Como você gerencia remotamente? 6 práticas recomendadas

Treine-se em gerenciamento remoto

Se esse tipo de gerenciamento é novo para você e para a sua organização, e você está achando difícil gerenciar remotamente, por que não pedir aos seus gerentes um treinamento em gerenciamento remoto?

Isso permitirá que você aprenda e domine os conceitos básicos, para que possa aplicá-los com sucesso no dia a dia!

Faça da confiança um pilar do seu gerenciamento

A confiança é a pedra angular de qualquer relacionamento remoto. Além da simples percepção de que não se pode controlar tudo, a confiança incentiva os funcionários a assumirem responsabilidades. E a autonomia é um valor particularmente importante nas condições de teletrabalho.

Então, por que não começar dando o exemplo? Por exemplo, ao :

• sendo honesto em todas as circunstâncias
• sendo transparente sobre as situações que encontrar
• transmitindo as informações que você tem
• comunicando ao sujeito as coisas que funcionam e as que não funcionam.

Aceite a ideia de que você não pode controlar tudo e que isso é prejudicial à sua organização. Conceda sua confiança e permita que suas equipes sejam flexíveis com seus horários e se organizem como desejarem, mantendo-se disponível para ajudá-las a atingir suas metas.

Estabeleça uma cultura voltada para resultados

Controlar a presença de sua equipe remotamente consome muito tempo, é ineficiente e também pode prejudicar o clima de confiança que você deseja estabelecer.

Trabalhar remotamente é uma oportunidade para a empresa adotar uma cultura de resultados em vez de uma cultura de presença, se esse ainda não for o caso. Isso significa avaliar seus funcionários com base no trabalho que realizam, e não no tempo que passam lá.

Para fazer isso, é importante estar bem organizado. Comece por :

• definir objetivos SMART, de preferência em conjunto com suas equipes, para que você possa avaliá-los da forma mais próxima possível da realidade local (por exemplo, aumentar o tráfego do site em 5% ao mês escrevendo 5 artigos por semana para o blog),
• definir os processos de trabalho mais eficientes que todos podem aplicar para aumentar a eficiência,
• Obtenha feedback de suas equipes como parte de um processo de melhoria contínua.

Mantenha o espírito de equipe

O trabalho remoto significa que praticamente não há interação entre os colegas ou com a gerência. Ainda há reuniões, mas elas não são o tipo de ocasião social que você esperaria.

E, no entanto, o sentimento de pertencer a uma equipe é um fator de crescimento para uma empresa e aumenta o comprometimento e a motivação. Portanto, precisamos evitar que todos se sintam isolados e garantir que recriemos virtualmente os momentos cotidianos da vida da empresa. Isso não é fácil de fazer à distância e, muitas vezes, exige tempo e esforço adicionais.

O objetivo não é impor todos esses momentos, mas proporcionar espaços de reunião em que todos se sintam bem-vindos e queiram participar.

Aqui estão algumas ideias:

• organizar um almoço de equipe por videoconferência,
• pausas virtuais para o café para recriar esses momentos ao redor da máquina,
• planejar uma breve reunião de equipe diária de cerca de 15 minutos, nos moldes de um scrum diário,
• disponibilizar software de comunicação instantânea para recriar trocas informais entre colegas.

Incentive o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

O equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal tende a ser comprometido quando um funcionário trabalha à distância.

A liberdade de organização pode dificultar a definição desse limite, e os funcionários são naturalmente tentados a estender o dia, já que não precisam mais se deslocar.

Portanto, a função do gerente pode ser ajudar a reforçar esse equilíbrio por meio de

• aumentar a conscientização sobre o direito de se desconectar;
• a judando aqueles que desejam fazer isso a planejar sua semana com um tempo de desconexão para incentivá-los a terminar o dia;
• convidando os funcionários a guardarem seus equipamentos de trabalho no final do dia, principalmente se não tiverem uma sala dedicada em casa;
• dar o exemplo, desconectando-se em um horário razoável;
• não entrar em contato com os funcionários fora do horário de trabalho.

Escolha as ferramentas certas

As ferramentas digitais são essenciais para manter a atividade, mas também o vínculo entre os indivíduos na empresa.

Aqui está um exemplo de uma caixa de ferramentas:

• software de videoconferência para reuniões, RH ou avaliações de desempenho, mas também para reuniões com clientes;
• software de gerenciamento de documentos para centralizar e compartilhar documentos com suas equipes;
• software de mensagens instantâneas para comunicações informais e espontâneas ou quando você precisa resolver rapidamente uma situação;
• software de gerenciamento de projetos para monitorar o andamento dos projetos, as tarefas da equipe e o cumprimento dos objetivos.

E para garantir a adoção digital efetiva, não se esqueça de tomar os cuidados necessários com o treinamento e o monitoramento de todos durante o aprendizado.

Gerenciamento remoto: a nova norma?

A recente disseminação do teletrabalho forçou as empresas a se adaptarem ao gerenciamento remoto, muitas vezes sem estarem devidamente preparadas.

Essa mudança de paradigma muitas vezes revelou disfunções na empresa, inclusive em nível gerencial.

As empresas que conseguiram lidar com a crise de forma mais tranquila foram aquelas que já sabiam como operar remotamente e aquelas que não hesitaram em questionar seu modelo para fazer as coisas avançarem.

E quanto a você? Está acostumado a gerenciar à distância? Que lições você aprendeu? Compartilhe-as conosco na seção de comentários!