Como gerenciar com sucesso as mudanças como parte de um projeto de HRIS?
Como em qualquer projeto que envolva uma mudança de ferramenta dentro de uma empresa, a atualização de um sistema de informações de recursos humanos implica necessariamente em mudanças profundas nas práticas e nos hábitos de seus usuários.
É por isso que o gerenciamento de mudanças para um HRIS não pode ser realizado sem uma estratégia claramente definida, especialmente porque afeta a maioria dos departamentos da empresa (folha de pagamento, gerenciamento de licenças e ausências, recrutamento, treinamento etc.).
Como você organiza e apoia a mudança para garantir a implementação bem-sucedida de um HRIS? Se orquestrada adequadamente, essa abordagem terá como objetivo remover obstáculos, tranquilizar e preparar a transição para a nova ferramenta, concentrando-se especialmente nos indivíduos.
Desde a comunicação essencial até o treinamento, vamos explorar todos os principais estágios para que seus funcionários participem e tornem seu projeto de transformação um sucesso!
O que é gerenciamento de mudanças?
O gerenciamento de mudanças refere-se às estratégias e aos recursos implementados para resolver os problemas associados a uma grande mudança nos processos ou nas ferramentas usadas em uma empresa até o momento.
O objetivo dessa abordagem metódica e colaborativa é superar todos os fatores que resistem à mudança, com o objetivo de incentivar os usuários finais a adotar a ferramenta, no nosso caso, o HRIS.
Como vocês apoiam a mudança do HRIS?
O gerenciamento de mudanças não começa depois que a mudança ocorre: ele é antecipado, preparado e organizado antes do projeto.
Aqui estão os diferentes estágios que o ajudarão a facilitar a implementação do seu futuro HRIS, antes, durante e até mesmo depois de sua introdução.
Etapa 1: estimar o impacto do seu projeto de HRIS
Essa etapa preparatória é essencial para garantir que as futuras mudanças nas práticas e processos internos sejam aceitas. Para isso, realize uma auditoria do sistema existente para identificar os problemas encontrados, as deficiências e tudo o que precisa ser melhorado.
Os resultados podem ser usados para elaborar as especificações do HRIS, que definem com precisão o escopo do seu projeto. Você também deve detalhar as mudanças positivas que a ferramenta trará (economia de tempo, redução de custos, melhorias de produtividade etc.) em toda a empresa.
A realização de uma análise de impacto permitirá que você justifique os méritos do seu projeto em uma data posterior.
Etapa 2: Criar suporte estratégico
Reúna as pessoas, de dentro ou de fora da equipe de projeto do HRIS, que estarão envolvidas no gerenciamento da mudança. Compartilhe sua visão com elas, para que possam transmiti-la por toda a empresa e dar sentido ao projeto.
Por exemplo, crie um grupo de trabalho dedicado, dentro do qual você nomeia um gerente de projeto (ou líder de mudança), para decidir sobre a estratégia e os recursos a serem implementados para apoiar a mudança e facilitar a adesão da equipe.
Seu apoio também pode vir dos diretores financeiro e de TI, que podem ajudá-lo a apresentar o projeto à gerência e a obter o apoio deles e os recursos adequados.
Etapa 3: Comunique-se amplamente
A comunicação é a chave para o sucesso do gerenciamento de mudanças. A falta de informações, mal-entendidos ou até mesmo ideias preconcebidas podem levar ao estresse, dúvidas e rejeição da introdução de um novo HRIS.
É por isso que você precisa se comunicar o mais cedo possível sobre o projeto de mudança do seu HRIS, mesmo que esteja apenas começando a pensar nisso. Isso ajudará a preparar o terreno e a dar vazão ao feedback inicial e a quaisquer perguntas que possam surgir, de modo que as mudanças que virão sejam mais bem aceitas .
Dicas para organizar sua comunicação em torno do projeto do HRIS:
- Adote uma comunicação clara, adaptada a todos na empresa (evitando termos técnicos menos acessíveis);
- circule as informações não apenas para as equipes de RH, mas também para todos os funcionários, pelo menos de forma resumida;
- Argumente e explique os motivos pelos quais você precisa mudar a ferramenta, incluindo um senso de urgência para justificar sua prioridade e necessidade;
- Especifique as etapas e as principais datas do projeto, bem como as pessoas envolvidas, suas funções e responsabilidades;
- Comunique sua visão para mostrar que esse projeto faz parte da estratégia geral da empresa e ajudará a melhorar a eficiência de toda a organização.
Etapa 4: Envolva sua equipe
Seus funcionários e, em especial, os usuários finais, precisam se sentir envolvidos e interessados desde o início do projeto do HRIS e durante toda a sua duração. O objetivo dessa abordagem? Co-construir sua futura ferramenta, de modo que ela seja o mais adaptada possível às suas práticas.
Dicas para envolver as equipes durante todo o projeto e a longo prazo:
- desperte o interesse das equipes no projeto, transmitindo uma imagem positiva do trabalho diário com a nova ferramenta;
- ouça atentamente suas necessidades : obtenha o feedback deles sobre como estão usando a nova ferramenta atualmente e transcreva-o de uma perspectiva prática;
- Envolva-os na escolha da ferramenta e do editor, refinando os critérios que você identificou de forma colaborativa;
- Incentive a inteligência coletiva: solicite suas opiniões, discuta a metodologia a ser adotada, incentive o surgimento de ideias e propostas, etc.
Consultar regularmente as equipes e envolvê-las no processo de tomada de decisões facilitará a adesão do maior número possível de pessoas, de modo que todos se tornem patrocinadores do projeto por direito próprio.
Etapa 5: Organize o treinamento
Para ajudar suas equipes a se familiarizarem com a nova ferramenta, elabore um plano de treinamento:
- o cronograma de treinamento
- o conteúdo, a ser personalizado para cada tipo de usuário, dependendo dos serviços e de seus usos específicos,
- o formato e os materiais do treinamento,
- as pessoas responsáveis por conduzir as sessões: especialistas, consultores, membros internos ou o uso de treinamento na ferramenta oferecida pelo editor do HRIS,
- criação de um ambiente de teste para permitir a apropriação da ferramenta antes de uma situação real etc.
Forneça também material de referência, como guias do usuário que possam ser consultados a qualquer momento, para tranquilizar os usuários. Certifique-se de que essa documentação seja facilmente acessível, exaustiva e o mais clara possível.
Etapa 6: Configure um sistema de monitoramento
Defina indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar o processo de gerenciamento de mudanças, verificar se ele está funcionando sem problemas e ajustar sua abordagem:
- O método operacional escolhido está se mostrando eficaz?
- Os testes são conclusivos?
- Qual foi o feedback recebido pelos principais grupos de usuários? O que pode ser alterado com base no feedback deles?
- O treinamento foi seguido? completo? útil?
Avalie o impacto real do projeto e adote uma abordagem de aprimoramento contínuo. Identifique os pontos positivos, o que não funcionou tão bem e faça um balanço. Esse feedback do projeto pode ser formalizado e compartilhado para enriquecer a cultura de projetos da empresa.
Gerenciando o gerenciamento de mudanças como um projeto
Em suma, o gerenciamento de mudanças é uma etapa fundamental do projeto do HRIS e uma abordagem que pode ser gerenciada como um projeto por si só.
Para isso, é necessário utilizar uma metodologia genuína de gerenciamento de projetos e definir um plano de gerenciamento de mudanças, completo com objetivos, participantes, recursos, indicadores e ferramentas.
Por fim, não se esqueça de que a comunicação interna é a base do seu sucesso. Como você organiza o sucesso do seu projeto de HRIS?