Crie um repositório eficaz de habilidades e profissões em apenas 6 etapas

Uma estrutura de competências é uma lista de competências elaborada de acordo com as questões estratégicas de uma organização. Não se trata de um aprendizado ou de um curso escolar em que um professor atua como conselheiro do aluno, mas sim do estabelecimento de uma ferramenta essencial de RH, uma mina de informações que contribui para o sucesso de uma empresa.

Como profissional ou gerente de recursos humanos, você tem essa ferramenta à sua disposição para gerenciar as carreiras, os talentos e as habilidades estratégicas de sua empresa ou equipe, a fim de atingir seus objetivos de desempenho.

Qual é exatamente a finalidade de um repositório de habilidades? E como você o constrói? Este artigo o guiará pelo processo, de modo que esse suporte contribua para o gerenciamento ideal do seu capital humano.

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O que é uma estrutura de competências?

Definição de uma estrutura de competências

A estrutura de competências é uma lista exaustiva e descritiva das competências exigidas por uma empresa. Na forma de uma tabela, ela estabelece todas as habilidades necessárias para desempenhar cada função em uma organização, juntamente com o grau de proficiência esperado.

Também conhecido como repositório de negócios e habilidades, ele fornece uma base comum para todos os membros de uma organização. Usando uma linguagem compartilhada por todos, ele fornece referências em um contexto profissional exigente e em constante mudança, além de harmonizar as práticas gerenciais e de RH.

Essa ferramenta oferece uma visão global e detalhada das habilidades necessárias em nível de :

• um cargo ou família de cargos,
• uma função
• departamento, etc.

Dessa forma, ela identifica todas as questões em termos de conhecimento, qualidades pessoais e know-how necessários para se destacar no desempenho de suas funções e atender às necessidades estratégicas da empresa.

Estrutura de competências: exemplo

Para dar um exemplo, aqui está um extrato de uma estrutura de referência de competências para um gerente operacional:

Diferenciação entre repositório de habilidades e mapa de habilidades

Embora esses dois termos sejam semelhantes, o repositório de habilidades e o mapa de habilidades são diferentes. Um repositório de habilidades é diferente de um mapa de habilidades, que é um retrato fixo de todas as habilidades dos funcionários de uma empresa em um determinado momento.

Essa representação visual e evolutiva pode ser criada com base em um repositório de negócios e de habilidades e deve ser mantida atualizada. Essas duas ferramentas não são de forma alguma equivalentes, mas complementares.

Por que criar uma estrutura de habilidades?

Quando uma estrutura de habilidades deve ser usada?

Esse documento é geralmente usado como uma etapa preliminar para o lançamento de uma abordagem voltada para o futuro do gerenciamento de empregos e habilidades (GPEC ). Nesse contexto, ele é uma ferramenta fundamental para :

• listar e identificar as habilidades necessárias para a operação eficiente de um negócio, departamento ou empresa
• avaliar as lacunas entre as habilidades necessárias e as habilidades de fato dominadas pelos funcionários.

Essa ferramenta de gerenciamento de habilidades pode ser usada como base para a criação de um plano de ação para orientar os recursos humanos da organização, bem como um guia operacional para gerentes que supervisionam uma equipe.

Quais são os diferentes objetivos de uma estrutura de habilidades?

O principal objetivo do repositório de habilidades é combinar as habilidades necessárias com as dos funcionários, a fim de adaptá-las às necessidades da estratégia geral da empresa, tanto a curto quanto a longo prazo.

Entre seus vários usos, a estrutura de referência é usada para :

• elaborar um plano de treinamento para preencher a lacuna entre as habilidades disponíveis e as necessárias para o sucesso;
• antecipar as necessidades de treinamento profissional
• elaborar descrições de cargos;
• gerenciar talentos e rotação de pessoal para limitar a rotatividade de pessoal;
• gerenciar oportunidades de mobilidade interna e promoção;
• calcular a remuneração ;
• certificar o progresso dos funcionários, validando seu domínio das principais habilidades para serem bem-sucedidos em suas atribuições, durante a entrevista anual etc.

Ao falar sobre a entrevista anual, tenha em mente que esse é um exercício importante para o RH, pois permiteidentificar, avaliar e desenvolver as principais habilidades para atender às necessidades atuais e futuras da empresa.

Saiba por que você precisa criar uma estrutura de competências em apenas alguns minutos com este vídeo:

Como você constrói uma estrutura de referência de habilidades?

Etapa 1: Definir um objetivo

Assim como no lançamento de qualquer projeto, você precisa identificar o que deseja de um repositório de habilidades:

• Para que o documento deve ser usado?
• Como os resultados serão usados?
• Quem usará a estrutura de habilidades e como?

Essa primeira etapa fornece uma estrutura para o processo e permite que você elabore um documento que seja útil, atenda às suas expectativas e, por fim, seja utilizável, pois seu conteúdo será relevante para todos os usuários.

Etapa 2: Definir o escopo

As perguntas feitas anteriormente também servirão como um guia para ajudá-lo a definir o escopo do seu repositório e determinar a escala em que você trabalhará:

• a de um cargo
• um departamento
• um local
• uma empresa, no caso de uma organização pequena?

Tudo depende do uso que você definiu em seus objetivos. Lembre-se de que a abordagem deve ser realista e relativamente direcionada para não se tornar tediosa ou de implementação muito complexa.

Etapa 3: Envolver as pessoas envolvidas

Se optar por realizar esse processo no modo de projeto, será necessário criar uma equipe ou grupo de trabalho dedicado à sua implementação.

Essa equipe pode incluir o pessoal de RH, mas também gerentes ou qualquer pessoa competente envolvida no lado operacional do negócio. Isso permitirá que você obtenha feedback concreto e preciso sobre as tarefas e cargos em consideração.

Etapa 4: Elaborar um inventário de habilidades

Você pode agrupá-las por atividade ou por área (organizacional, interpessoal, gerencial, técnica etc.). Você também pode classificá-las por categoria :

• conhecimento: conhecimento teórico;
• know-how: práticas operacionais em um campo ou trabalho específico, e o nível de domínio e experiência esperados;
• habilidades interpessoais: qualidades pessoais e interpessoais, habilidades interpessoais e comportamentais.

Para garantir que seu inventário de habilidades seja o mais representativo possível, estruture-o de uma forma que faça sentido para sua organização e seja rigoroso e claro no vocabulário utilizado.

Etapa 5: Priorizar as habilidades

Use medidores ou uma representação por níveis para indicar o grau de domínio necessário para cada habilidade listada.

Esses níveis precisam ser discutidos e validados previamente, para que possam ser usados como referência para a construção de indicadores de avaliação sólidos e para que sua obtenção possa ser medida.

Etapa 6: Formatação do documento

Depois que esses elementos tiverem sido coletados e definidos pela equipe, a estrutura de referência poderá ser formalizada em uma tabela que liste

• todas as habilidades
• as expectativas para cada nível de proficiência
• e os requisitos de nível para cada uma delas.

Depois de formatado, o documento pode ser enviado para validação.

Para garantir que esse documento seja usado com sabedoria, compartilhe-o com todos os envolvidos e informe como acessá-lo, se necessário.

Ele pode ser armazenado em um documento compartilhado ou em uma ferramenta colaborativa que pode ser acessada por qualquer pessoa a qualquer momento.

Outras tarefas principais são listadas, como "Desenvolver e sustentar as habilidades da equipe" ou "Apoiar a mudança", e cada habilidade é classificada de acordo com 4 níveis :

• iniciante
• domínio
• confirmado,
• especialista.

Etapa bônus: use uma ferramenta para configurar uma estrutura de habilidades

O repositório de habilidades pode ser criado diretamente em um aplicativo HRIS ou LMS (Learning Management System). Isso o torna mais flexível e menos demorado de manter do que um arquivo do Excel.

Essa agilidade é muito bem-vinda em um contexto em que os cargos mudam rapidamente e precisam se adaptar ao crescimento de uma organização.

Há muitas ferramentas disponíveis no mercado para ajudá-lo. ⚒️

360Learning

O 360Learning transforma o gerenciamento de habilidades para ajudá-lo a se tornar mais competitivo e reduzir as lacunas em suas equipes por meio do aprendizado colaborativo. Como ele pode fazer isso? A ferramenta automatiza vários processos:

• gera listas das habilidades exigidas na empresa para preparar os cursos de treinamento necessários,
• elabora grades de avaliação
• e avalia a criticidade das habilidades para cada setor.

A assistência da IA reduz o esforço manual, permitindo que você se concentre na inovação e no desenvolvimento estratégico de talentos. Ao mesmo tempo, a otimização do desenvolvimento de habilidades prepara as equipes para as necessidades futuras.

Factorial

O Factorial se destaca por sua rica funcionalidade e facilidade de uso. Esse HRIS abrangente e inovador oferece um repositório de habilidades e profissões, útil para criar e gerenciar um banco de dados completo e personalizado em sua empresa.

• Você pode associar facilmente essas habilidades e profissões aos diferentes funcionários da empresa, para criar um mapa preciso das habilidades e das necessidades de treinamento.
• Quando um funcionário é recrutado para esse trabalho, o administrador só precisa atribuir as habilidades específicas a esse funcionário.

[FAQ] Quadro de referência de habilidades: respondemos às suas perguntas

Quais são os 4 tipos de habilidades?

As habilidades podem ser agrupadas em quatro categorias principais:

• comportamentais
• cognitivas
• técnicas
• setoriais.

Habilidades comportamentais

Essas habilidades, também conhecidas como "habilidades interpessoais", referem-se a todas as qualidades pessoais e relacionais que permitem que você se adapte a diferentes situações.

Por exemplo: saber como se expressar com clareza, trabalhar em equipe, controlar o estresse etc.

Habilidades cognitivas

Referem-se às habilidades intelectuais que lhe permitem raciocinar, analisar e aprender.

Por exemplo: resolver problemas, tomar decisões, analisar informações objetivamente, etc.

Habilidades técnicas

Essas habilidades se referem ao seu conhecimento e know-how específicos de uma determinada profissão.

Por exemplo: para um trabalho de TI, isso significa dominar o software de escritório, navegar na Internet, analisar dados etc.

Habilidades específicas do setor

Referem-se a todos os seus conhecimentos e habilidades específicos de um setor de atividade.

Por exemplo: em um determinado setor, conhecer os desafios e as tendências, as normas e os regulamentos etc.

Onde posso encontrar um quadro de referência de habilidades?

Há muitos recursos disponíveis para ajudá-lo a encontrar um quadro de referência de habilidades que atenda às suas necessidades. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo:

• Os recursos on-line são uma mina de informações. Um grande número de sites fornece informações detalhadas sobre as diferentes profissões e as habilidades necessárias.
• Organizações de recrutamento e treinamento. Elas geralmente usam estruturas de referência de habilidades, portanto, não hesite em entrar em contato com elas para que possam compartilhá-las com você.

Por exemplo, o site oficial do governo francês fornece uma grande quantidade de informações sobre empregos e as habilidades necessárias.

Como a eficácia de uma estrutura de habilidades pode ser medida depois de implementada?

Há vários indicadores que podem ser usados para avaliar a eficácia de sua estrutura de habilidades:

• O impacto sobre o desempenho dos funcionários, as mudanças na produtividade e a qualidade de seus serviços.
• O nível de uso do repositório, o número de funcionários que fazem referência a ele, o número de cursos de treinamento que foram ministrados com base no repositório.
• O grau de satisfação de seus funcionários com a relevância e a utilidade de sua estrutura de habilidades.
• O impacto dessa estrutura no desenvolvimento da carreira em sua empresa, o número de promoções, mudanças de cargo etc.

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A ferramenta essencial de RH para o gerenciamento de habilidades

Projetado principalmente para uso operacional, o repositório de habilidades pode ser ampliado para abranger práticas de RH mais gerais. Ele permite estabelecer uma visão compartilhada das habilidades necessárias para o sucesso de uma função, de um negócio ou de uma empresa, definindo requisitos e desafios que são compartilhados e compreendidos por todos.

Ele facilita e estrutura o gerenciamento de habilidades em todos os níveis e se tornará uma ferramenta de sucesso quando seu objetivo final for alcançado: estabelecer o vínculo entre a base de habilidades da empresa e sua estratégia geral.

Você já implementou um repositório de habilidades em sua organização? Quais são os principais usos para ele?