O guia de documentos de RH: porque a lei nunca esquece, mas você sim...

Na família de recursos humanos, eu pediria documentos de RH. Eles desempenham um papel essencial, muito além do simples gerenciamento administrativo. Contratos, recibos de pagamento, registros de segurança... esses documentos refletem suas obrigações legais e seus compromissos sociais.

E na era da transformação digital, a desmaterialização se tornou uma solução essencial. Ela facilita o acesso às informações, reduz os custos e libera tempo para tarefas de maior valor agregado. Mas atenção: uma transição digital bem-sucedida exige uma estratégia sólida, especialmente para garantir a segurança dos dados e o arquivamento em conformidade.

Para isso, é essencial adotar as ferramentas e os métodos corretos. Seja você o chefe de uma PME ou o diretor de RH de uma grande organização, está pronto para transformar suas operações e processos de RH? Concentre-se nos documentos de RH, suas obrigações e dicas para um bom gerenciamento.

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O que são documentos de RH?

Os documentos de RH incluem todos os arquivos e documentos relacionados à gestão de recursos humanos em uma empresa. Eles possibilitam manter o controle dos funcionários desde o momento em que são contratados até o momento de sua saída.

Esses documentos desempenham várias funções essenciais:

• Cumprimento das obrigações legais: contratos de trabalho, recibos de pagamento ou registros de acidentes.
• Gerenciamento administrativo: monitoramento de férias, ausências e horas trabalhadas.
• Prevenção e segurança: descrições de cargos, certificados de saúde ocupacional ou auditorias.

[Lista] Quais são os principais documentos administrativos usados na gestão de recursos humanos?

Listamos aqui os principais documentos de RH; seus respectivos tempos de conversação estão detalhados mais adiante neste artigo. 🤓

O contrato de trabalho e o período de retenção

Os contratos de trabalho são fundamentais na gestão de RH, pois estabelecem as bases da relação empregador-empregado. Os contratos de trabalho são essenciais para o RH, pois definem os direitos e as obrigações entre empregador e empregado. Eles devem ser mantidos por pelo menos cinco anos após o término do contrato para evitar disputas. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDM) facilita o armazenamento e o acesso seguro a eles, garantindo a conformidade e a eficiência do RH.

Folhas de pagamento e planilhas de horas

Os recibos de pagamento e as planilhas de horas são a espinha dorsal do gerenciamento de documentos de RH. Eles são essenciais para a regularidade administrativa e o cumprimento das obrigações legais, refletindo a remuneração paga e verificando as horas trabalhadas.

Certifique-se de que eles contenham todas as informações obrigatórias, com um período de retenção de cinco anos.

Para arquivamento seguro e transmissão eletrônica, use o software de RH! A confidencialidade e a integridade dos dados são garantidas. 🔐

Documentos de saúde e segurança ocupacional

Os documentos de saúde e segurança ocupacional são essenciais para o bem-estar dos funcionários e para a conformidade da empresa. Eles incluem:

• fichas de dados de segurança,
• registros de acidentes
• e certificados de treinamento.

Esses documentos evitam riscos e garantem um ambiente seguro. Garantem a conformidade e a ação rápida no caso de uma auditoria. O domínio desses documentos promove uma cultura de segurança e fortalece sua eficiência operacional.

Documentos de filiação ao seguro mútuo

Os documentos de filiação ao seguro mútuo são essenciais para garantir que os funcionários tenham cobertura de saúde. Eles formalizam a adesão ao esquema de seguro de saúde suplementar coletivo, garantindo que as despesas médicas não cobertas pelo Seguro Social sejam cobertas. 🩺

Para a empresa, esses documentos atestam o cumprimento da obrigação legal de oferecer a seus funcionários um plano de seguro de saúde mútuo. Para o funcionário, eles garantem o acesso a um atendimento de qualidade e a reembolsos adequados.

Exames médicos

Os exames médicos atestam a aptidão do funcionário para o trabalho. Eles são o resultado de exames realizados pelo médico do trabalho para prevenir riscos ocupacionais e garantir a saúde dos funcionários.

Para o funcionário, eles garantem que seu estado de saúde é compatível com as exigências do trabalho. Para o empregador, esses documentos são a prova do cumprimento das obrigações legais em termos de monitoramento médico.

Notificações e sanções disciplinares

O gerenciamento transparente de notificações e sanções disciplinares é essencial. Documente cada ofensa e ação tomada com precisão, detalhando a natureza da ofensa e as evidências. Isso garante a imparcialidade e evita disputas legais. As integrações do HRIS centralizam e protegem esses registros, reforçando a conformidade. Uma documentação rigorosa apoia uma gestão de recursos humanos eficiente e transparente.

Comprovante de pagamento de contribuições de seguridade social para funcionários

O comprovante de pagamento das contribuições para o seguro social certifica que o empregador pagou as contribuições obrigatórias para o seguro social de cada funcionário. Esses documentos são essenciais para a empresa, pois comprovam o cumprimento das obrigações legais e evitam penalidades financeiras.

Para o funcionário, eles garantem o direito aos direitos sociais, como aposentadoria, seguro-saúde ou seguro-desemprego.

Observação: esses documentos são cruciais no caso de uma auditoria ou disputa fiscal! Eles devem ser mantidos por 3 anos.

Resumos das entrevistas profissionais

Os resumos das entrevistas profissionais resumem as discussões entre o empregador e o funcionário sobre sua trajetória de carreira, habilidades e perspectivas de desenvolvimento.

• Para o funcionário, eles fornecem uma visão clara do desenvolvimento profissional e das oportunidades de carreira.
• Para a empresa, eles permitem monitorar o desenvolvimento de habilidades e antecipar as necessidades de treinamento. Esses documentos são a prova da conformidade com as obrigações de gerenciamento de carreira.

Dados de viagem dos funcionários

Os dados de rastreamento de viagens registram as missões, viagens de negócios e viagens profissionais dos funcionários.

Para o funcionário, isso garante transparência sobre os subsídios recebidos e o reconhecimento dos esforços feitos durante a viagem.

Para a empresa, essas informações são essenciais para gerenciar custos, garantir a segurança dos funcionários em viagens de negócios e otimizar recursos.

O arquivo pessoal: um ativo estratégico

Embora não seja obrigatório, o arquivo pessoal é uma ferramenta estratégica poderosa. Ele centraliza todas as informações importantes sobre cada funcionário, permitindo que as decisões sejam tomadas de forma rápida e documentada.

Para ter um arquivo bem estruturado, inclua :

1. Informações administrativas: nome, detalhes de contato, identidade.
2. Documentos contratuais: contratos e alterações.
3. Histórico de carreira: desenvolvimentos e mudanças no trabalho.
4. Gerenciamento de desempenho: avaliações e objetivos.
5. Dados de treinamento: registros e certificações.
6. Documentos de saúde e segurança: necessários para cargos de alto risco.
7. Registros disciplinares
8. Outras informações, como autorizações de trabalho.

Quais registros são obrigatórios ou opcionais para as empresas?

1. Registro único de pessoal

Esse registro lista, por ordem de recrutamento, todos os funcionários da empresa, incluindo estagiários e trabalhadores destacados. Ele deve conter informações como

• sobrenome
• primeiro nome
• nacionalidade
• data de nascimento
• gênero
• cargo
• qualificações,
• datas de entrada e saída,
• e o tipo de contrato.

Esses detalhes devem ser mantidos por cinco anos após a saída do funcionário.

2. Documento único de avaliação de risco ocupacional (DUERP)

O DUERP lista os riscos aos quais os funcionários estão expostos e propõe medidas preventivas. Ele deve ser atualizado pelo menos uma vez por ano e sempre que as condições de trabalho mudarem.

3. Registro de alertas de saúde pública e ambientais

Esse registro registra os alertas emitidos pelos funcionários sobre riscos à saúde pública ou ao meio ambiente relacionados às atividades da empresa.

4. Registro de perguntas do Comitê Social e Econômico (CSE)

Contém solicitações por escrito dos membros do CSE e as respostas fundamentadas do empregador. Esse registro é obrigatório em empresas com um CSE.

Outros registros

5. Registro de perigo grave e iminente

Esse registro é usado para relatar situações que representam um perigo sério e iminente para os funcionários. Ele é disponibilizado aos membros do CSE e à Inspetoria do Trabalho.

6. Registro de descanso semanal especial

Obrigatório para empresas que não concedem um dia de descanso semanal coletivo no domingo, esse registro especifica os dias de descanso alocados para cada funcionário.

7. Registro ou tabela que organiza o trabalho em turnos

Para empresas que operam em turnos sucessivos, esse registro detalha a composição dos turnos e as horas de trabalho correspondentes.

8. Registro de verificações e inspeções de segurança

Esse registro registra as verificações e inspeções realizadas nos equipamentos e instalações da empresa para garantir a segurança dos funcionários.

9. Registro de contas dos trabalhadores domésticos

Para empregadores que utilizam trabalhadores domésticos, esse registro detalha os suprimentos e as matérias-primas disponibilizados a eles.

10. Registro de atividades de processamento de dados pessoais

De acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), esse registro lista o processamento de dados pessoais realizado pela empresa.

Por quanto tempo os documentos de RH devem ser mantidos?

Documentos relacionados a contratos de trabalho e remuneração

• Contratos de trabalho, alterações e acordos: devem ser mantidos por 5 anos após o término do contrato.
• Folhas de pagamento: devem ser mantidas por 5 anos.
• Documentos relacionados a salários, bônus, subsídios, saldos de todas as contas: Devem ser mantidos por 5 anos.

Documentos relacionados a contribuições para a seguridade social e impostos

• Documentos relativos a encargos sociais e impostos sobre a folha de pagamento: manter por 3 anos.
• Declarações resumidas de contribuições para a seguridade social: a serem mantidas por 3 anos.

Documentos relacionados a horas de trabalho

• Registro das horas de trabalho, do tempo de plantão e da remuneração dos funcionários: manter por 1 ano.
• Monitoramento de dias trabalhados por funcionários sob contratos de preço fixo: a ser mantido por 3 anos.

Documentos relacionados à saúde e à segurança

• Declarações de acidentes ocupacionais para o CPAM: devem ser mantidas por 5 anos a partir da data do acidente.
• Observações e avisos formais da Inspetoria do Trabalho: a serem mantidos por 5 anos.

Registros obrigatórios

• Registro único de pessoal: a ser mantido por 5 anos a partir da data de saída do funcionário.
• Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP): a ser mantido por 40 anos.

Documentos relacionados a avaliações de desempenho

• Resumo das entrevistas profissionais: a ser mantido por 6 anos.

Dados pessoais dos funcionários

De acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados ( GDPR) , os dados pessoais dos funcionários devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para a finalidade para a qual serão processados. Quando essa finalidade for atingida, os dados deverão ser excluídos ou tornados anônimos.

Documentos de RH e desmaterialização: os desafios para as empresas

A desmaterialização está revolucionando a gestão de RH pela agilidade e eficiência que proporciona. Ela envolve a conversão de seus documentos físicos em formato digital, otimizando seus processos internos.

Os benefícios incluem

• redução dos custos administrativos
• melhora a acessibilidade das informações e apoia sua conformidade legal,
• centraliza seus documentos em uma plataforma digital para pesquisa rápida, compartilhamento fácil e colaboração em tempo real,
• limita os erros e garante dados atualizados,
• automatiza as atualizações e alterações regulamentares,
• economiza em impressão e armazenamento físico.

🛡️ Observação: a segurança é fundamental durante a desmaterialização. Use criptografia avançada, autenticação multifatorial e protocolos de acesso rigorosos, principalmente para dados confidenciais. Certifique-se de que os dados sejam arquivados de acordo com os padrões legais, com backups regulares. Automatizar o monitoramento dos períodos de retenção reduz o erro humano.

E se tudo isso não lhe diz nada... É o seu dia de sorte: as ferramentas de RH cuidarão disso para você!

Ferramentas e conselhos para um melhor gerenciamento de documentos em recursos humanos

A primeira coisa que vem à mente são as soluções HRIS, que centralizam seus dados de RH, melhorando o acesso e o gerenciamento. Elas integram todas as suas informações em um único local para maior colaboração e precisão. Assim, você pode reduzir os tempos de processamento e minimizar os erros.

Mas você também pode automatizar a criação de contratos, recibos de pagamento e gerenciamento de férias. Isso alivia as suas equipes de tarefas repetitivas, otimiza os fluxos de trabalho e garante a conformidade legal. Assim, você pode tomar decisões informadas.

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Desde o momento em que um funcionário é recrutado até o momento em que ele sai, os documentos estruturam seus processos de RH

O gerenciamento de recursos humanos depende de uma documentação rigorosa durante toda a carreira de cada funcionário. A partir do momento em que um funcionário é recrutado, documentos como o contrato de trabalho, a declaração pré-emprego (DPAE) e os documentos de afiliação ao seguro mútuo são essenciais para formalizar a relação contratual e garantir a conformidade legal.

Durante o período de emprego, manter atualizados os recibos de pagamento, as folhas de ponto, os exames médicos e os resumos das entrevistas profissionais nos permite monitorar o progresso do funcionário e cumprir as obrigações legais em termos de saúde, segurança e treinamento.

Quando um funcionário deixa a empresa, seja por demissão, redundância ou aposentadoria, é obrigatório fornecer documentos como o certificado de emprego, o certificado do Pôle emploi e o recibo de pagamento final. Esses documentos atestam o fim da relação contratual e facilitam a tomada de outras medidas pelo funcionário.

O gerenciamento eficiente desses documentos, respeitando os períodos de retenção legais, é essencial para garantir a conformidade da empresa e otimizar o gerenciamento de recursos humanos. A desmaterialização dos documentos de RH, ao mesmo tempo em que garante sua segurança e acessibilidade, é uma solução moderna para atender a esses requisitos.