Digitalização do RH: essas ferramentas e práticas que economizam tempo!
A digitalização do RH está em toda parte: contracheques on-line, gerenciamento on-line de solicitações de férias e teletrabalho, armazenamento e assinatura on-line de contratos de trabalho, recrutamento on-line, treinamento on-line... como você pode ver, essas novas práticas são tão vastas quanto a Web.
A tecnologia digital não apenas revolucionou a maneira como trabalhamos, mas também a função e os processos de RH. Mas quais são os problemas que envolvem a digitalização dos recursos humanos?
Neste artigo, os gerentes de RH também descobrirão as ferramentas essenciais para a empresa do futuro (incluindo o HRIS). Você está pronto para facilitar suas tarefas recorrentes e agregar mais qualidade às suas atribuições de alto valor agregado? 💯
O que é a digitalização dos recursos humanos?
A digitalização de RH é definida como todos os processos que possibilitam a desmaterialização das práticas de RH, utilizando ferramentas digitais especializadas.
Ela surgiu no contexto da transformação digital das empresas, que não poupou o departamento de recursos humanos.
Ao mesmo tempo, as missões dos departamentos de RH se diversificaram e, ao longo dos anos, passaram a estar no centro da estratégia global das empresas:
- desenvolver políticas de CSR e a marca do empregador;
- melhoria das condições de trabalho
- gerenciamento de habilidades e carreiras
- implantação de programas de e-learning
- monitoramento do desempenho de RH, etc.
Na verdade, de acordo com um estudo da APEC, entre 2005 e 2015, 7% mais mulheres foram convidadas a participar de comitês de gestão.
Os 5 desafios da digitalização de RH
#1 Automatização dos processos de RH
"Automatizar processos " é um pouco como uma torta no céu quando se trata de transformação digital. No entanto, a eliminação de tarefas demoradas de sua rotina diária economiza uma quantidade incrível de tempo e libera largura de banda para lidar com questões substantivas (melhorar o bem-estar no trabalho, por exemplo), que muitas vezes são relegadas a segundo plano por falta de tempo.
Exemplo de digitalização de RH:
- A campanha anual de entrevistas está se aproximando: uma vez configurada, sua ferramenta envia automaticamente e-mails aos funcionários e gerentes para informá-los de que devem se preparar para a entrevista e comunica a data.
- Um funcionário envia uma solicitação de férias: com um clique, seu gerente a aprova, o RH é notificado e o saldo de férias é atualizado automaticamente.
#2 Novos métodos de recrutamento
O recrutamento eletrônico permite campanhas mais rápidas e mais bem direcionadas, graças à publicação múltipla de vagas de emprego com apenas alguns cliques em uma ampla variedade de plataformas, como quadros de empregos e redes sociais profissionais.
Por outro lado, as técnicas de recrutamento estão em constante evolução: os funcionários participam classificando seus futuros colegas (isso é conhecido como recrutamento colaborativo), e as entrevistas de emprego podem ser realizadas por meio de aplicativos de vídeo diferidos.
O digital também facilita a exploração de dados, a formação de bancos de talentos e a exploração de uma biblioteca de currículos usando tags e rótulos de palavras-chave.
Exemplo de digitalização de RH: o gerente de recrutamento monitora o status das candidaturas em tempo real e envia e-mails automáticos e personalizados para os candidatos aprovados ou não, além de convites para fazer testes on-line.
#3 Digitalização de recursos de treinamento e ensino
O e-learning também está de acordo com a nova organização das empresas, com funcionários trabalhando em casa ou em vários locais. Ele pode assumir uma variedade de formas:
- MOOC, um curso on-line para um grande número de participantes;
- um SPOC, um MOOC para pequenos grupos para um desenvolvimento de habilidades mais preciso e rápido;
- um COOC (Corporate Online Open Course): a empresa cria seu próprio curso de treinamento on-line.
Isso sem falar nas plataformas de e-learning dedicadas ao compartilhamento de conhecimento, para incentivar a inteligência coletiva!
Um exemplo de digitalização de RH: o gerente de treinamento pode acessar a programação dos cursos de treinamento obrigatórios on-line e enviar convites com apenas alguns cliques.
#4 Desenvolvimento da qualidade de vida no trabalho (QWL)
O bem-estar no trabalho está no centro de muitas questões. Para esse fim:
- busca-se a opinião dos funcionários
- o clima é medido por meio de barômetros e pesquisas on-line anônimas;
- os funcionários também são abertamente parabenizados quando atingem seus objetivos.
Toda a experiência do funcionário está no centro das atenções, com o objetivo de criar lealdade e comprometimento.
A gestão participativa e a descompartimentalização dos departamentos também implicam em uma comunicação horizontal de RH. As redes sociais corporativas estão ajudando a alcançar esse objetivo.
#5 Inteligência artificial a serviço da comunicação de RH
Os chatbots não são mais reservados apenas para os visitantes de um site de comércio eletrônico ou de uma plataforma corporativa!
Os departamentos de recursos humanos às vezes usam essas ferramentas digitais para orientar os funcionários pelo portal de RH, como fizeram em 2019 durante a mudança para o imposto retido na fonte.
Perguntas simples são tratadas pelo robô, e as que ainda não foram resolvidas são objeto de um agendamento proposto automaticamente, graças a uma conexão com a agenda da equipe de RH.
Seja qual for o caso, a transformação digital no RH é difícil de resumir e está evoluindo rapidamente, mas, independentemente de envolver administração de pessoal, gerenciamento de folha de pagamento ou gerenciamento de talentos, ela envolve o uso de software profissional.
Em alguns casos, os departamentos de RH precisam de suporte para adotar e implementar novas ferramentas e processos digitais.
Infográfico da Obea sobre os 7 pilares de uma transformação digital bem-sucedida dos departamentos de RH:
Vantagens e riscos da digitalização de RH
Um estudo da Infopro Digital Études, realizado para a Sopra HR Software e L'Usine Digitale (2020), destacou o fato de que as empresas estão descobrindo que a digitalização de RH lhes oferece
- coleta de informações simplificada (65%) ;
- processos de RH otimizados (54%);
- controle e supervisão mais fáceis das informações (41%).
Os 10 benefícios da digitalização de RH
- Os gerentes e diretores de RH economizam tempo em tarefas recorrentes ao automatizar os processos de RH ;
- o tempo economizado pode ser usado para tarefas mais estratégicas, como gerenciamento de talentos ou habilidades (GPEC);
- gerenciamento de documentos facilitado pela redução de papel e arquivamento digital mais intuitivo;
- melhor monitoramento geral de cada funcionário graças a :
- informações centralizadas,
- melhor visibilidade dos indicadores de RH em um painel de controle claro e fácil de usar;
- Comunicação de RH e promoção da marca do empregador, atraindo e retendo talentos;
- Conformidade com os regulamentos graças a :
- integração de acordos coletivos e obrigações legais atualizados,
- Transmissão eletrônica de declarações, para um gerenciamento contínuo sem o risco de penalidades;
- segurança dos dados confidenciais de RH, armazenados em espaços digitais criptografados;
- apoio aos funcionários, à sua produtividade e ao seu bem-estar, facilitando as solicitações de licença, teletrabalho, reembolso de despesas comerciais, etc;
- adaptar-se a novas formas de trabalho, mais móveis, sem papel e colaborativas;
- analisar os dados de RH usando relatórios personalizados, para melhorar a forma como o departamento de RH trabalha e aprimorar a experiência do funcionário.
Os riscos da digitalização do RH
- De acordo com o Parlons RH, muitos profissionais de RH estão preocupados com a proteção e a segurança dos dados de RH (59% e 44%, respectivamente).
- Para alguns, isso também está desumanizando a função de RH. As ferramentas devem oferecer suporte, não substituir o diálogo e a inteligência emocional.
- Isso requer investimento, principalmente em treinamento, para :
- evitar a criação de uma divisão entre as diferentes gerações no cargo (uma preocupação para 47% dos entrevistados)
- incentivar a adoção de novas ferramentas;
- estabelecer claramente novos processos de RH.
Como implementar a digitalização do RH. Nossas 7 dicas?
1. Realize uma auditoria dos processos de RH existentes
Antes de mergulhar de cabeça na digitalização, reserve um tempo para fazer um balanço de suas práticas atuais. Identifique :
- as tarefas que estão deixando você mais lento
- aquelas que estão gerando frustração
- oportunidades de melhoria;
Esse diagnóstico é essencial para estabelecer as bases da transformação digital e definir objetivos claros e alcançáveis.
Pense em você como um arquiteto: antes de reformar uma casa, você precisa entender sua estrutura. Da mesma forma, essa auditoria lhe dará uma melhor compreensão de suas necessidades e o ajudará a evitar as armadilhas da digitalização precipitada.
2. Envolva as partes interessadas
A digitalização do RH deve ser um projeto colaborativo.
É por isso que você precisa envolver todas as partes interessadas desde o início: diretoria, gerentes, funcionários e a equipe de RH. Sua participação e feedback são essenciais para garantir que todos aceitem e adotem as novas tecnologias. 🤝
Além disso, comunique-se regularmente com suas equipes sobre o andamento do projeto de digitalização.
Lembre-se de que incentivar o feedback e destacar os benefícios observados é crucial para o sucesso a longo prazo da digitalização do RH.
3. Escolha as ferramentas certas
Como a digitalização do RH está intrinsecamente ligada ao uso da tecnologia, você precisa selecionar o software certo, ou seja, o software que é perfeitamente adequado às suas necessidades específicas.
Aqui estão algumas categorias de soluções essenciais:
- HRIS (Human Resources Information Systems), para centralizar e automatizar o gerenciamento dos processos de RH.
- Software de gerenciamento de folha de pagamento, projetado para simplificar e proteger o processo de folha de pagamento.
- Plataformas de recrutamento, ou ATS, que gerenciam e automatizam todo o processo de recrutamento.
- Soluções de e-learning, que fornecem treinamento e desenvolvimento de habilidades para os funcionários.
E há muito mais! Mas não se preocupe, falaremos tudo sobre eles a seguir. 👇
4. Planeje o treinamento e o suporte aos funcionários
O sucesso da digitalização do RH depende da aceitação das ferramentas pelos usuários, que é a única maneira de superar a resistência à mudança.
Portanto, recomendamos que você organize sessões de treinamento para todos os funcionários envolvidos, a fim de familiarizá-los com os novos sistemas.
Você também deve oferecer suporte contínuo para responder às perguntas deles e resolver rapidamente quaisquer problemas.
5. Implante seu projeto de digitalização de RH gradualmente
A digitalização do RH não precisa ser uma revolução da noite para o dia!
Em vez disso, adote uma abordagem gradual para minimizar as interrupções. Comece digitalizando os processos mais críticos ou aqueles que são mais fáceis de implementar e, em seguida, estenda gradualmente para todas as funções de RH.
Esse método permite que você teste, ajuste e aperfeiçoe suas ferramentas e práticas, limitando o risco de erros. Ao avançar passo a passo, você constrói uma transformação sólida de longo prazo.
6. Monitore e meça o desempenho
Como você pode avaliar a eficácia de suas novas ferramentas e processos? Colocando em prática indicadores de desempenho.
O segredo é concentrar-se em resultados concretos e ajustar as práticas de acordo com eles, de modo que a digitalização do RH seja uma verdadeira alavanca para a transformação.
7. Garanta a segurança e a conformidade
A digitalização envolve o gerenciamento de muitos dados confidenciais.
Portanto, certifique-se de que as soluções que você escolher estejam em conformidade com as normas vigentes (como o RGPD) e ofereçam garantias sólidas em termos de segurança de dados. 🔐
Ferramentas para digitalizar a função de RH
Um bom suporte e as ferramentas certas atenuam os riscos associados à digitalização do RH.
Por exemplo, com o Kizeo Forms, acabe com o papel e centralize seus documentos desmaterializando seus processos de RH, como solicitações de férias, gerenciamento de ausências, pedidos de reembolso de despesas ou controle de tempo. Essa ferramenta 100% personalizável pode ser adaptada para economizar seu precioso tempo, transformando seus smartphones em verdadeiras ferramentas de trabalho.
Ou o Dokmee, software de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) para PMEs. Essa solução oferece controle total sobre sua base de documentos com total segurança. Sua interface intuitiva e ergonômica é ideal para sua equipe que deseja se familiarizar com a digitalização de todos os seus documentos de RH (pesquisa rápida e avançada, assinatura eletrônica, e-mails automatizados etc.).
Procurando por algo mais? O software on-line de alto desempenho é dedicado a todas as áreas da função de RH, incluindo
- software de folha de pagamento on-line, para produzir contracheques, pagar salários, gerenciar benefícios e bônus e lidar com ausências e reclamações de despesas;
- software de gerenciamento de férias e ausências, para gerenciar saldos de férias, solicitações de ausência, seu circuito de validação, etc;
- software de gerenciamento de tempo, que permite que você esqueça o Excel quando se trata de controlar o tempo dos funcionários, facilitando a folha de pagamento ou o faturamento de um prestador de serviços;
- software de gerenciamento de talentos ou software GPEC, para implementar uma estratégia destinada a recrutar e desenvolver internamente as habilidades de perfis de alto potencial, em particular por meio de treinamento, bônus e gerenciamento de carreira;
- software para melhor gerenciamento de funcionários, como o Lumio, que automatiza os procedimentos da legislação trabalhista e alivia a carga do RH por meio de fluxos de trabalho e geração automática de documentos (contratos, acordos, alterações etc.);
- a ferramenta de recrutamento e rastreamento de candidatos (ATS), como o Softy, para gerenciar candidaturas, publicar várias vagas, realizar testes de recrutamento e entrevistas em vídeo e criar um site de carreira personalizado;
- a plataforma de e-learning para configurar e monitorar cursos de treinamento on-line, elaborar planos de treinamento, acompanhar despesas etc;
- a plataforma de reconhecimento de funcionários, para incentivar o feedback na forma de pesquisas ou enquetes, coaching para gerentes, colaboração multifuncional e valorização dos recursos humanos.
Há também o software HRIS, que reúne todos ou alguns desses módulos, disponível em um pacote ou à la carte.
Por exemplo:
- O Eurécia é uma solução completa e modular de HRIS. Ela permite que você digitalize todos os seus processos de RH, desde o gerenciamento dos dados dos funcionários até a organização das horas de trabalho, passando pelo gerenciamento de talentos, treinamento e bem-estar corporativo.
- O Lucca's HRIS Essential Suite inclui gerenciamento de pessoal, gerenciamento de licenças e ausências (Figgo), bem como entrevistas e objetivos.
- O Silae RH Suite abrange todas as necessidades de uma empresa que deseja desmaterializar seus processos, desde a administração de pessoal até o marketing de RH, passando pela folha de pagamento e treinamento, entre uma centena de funcionalidades.
Todas essas ferramentas digitais foram projetadas para apoiar a digitalização do RH, mas também para melhorar a experiência do candidato e do funcionário e aprimorar a marca do empregador.
Mais digital, mais produtividade, mais pessoas
Teletrabalho, coworking, flexoffice, o horário e o local de trabalho não são mais os mesmos de antes e são gerenciados de forma diferente.
Para maior conforto, transparência, capacidade de resposta e flexibilidade, seja do lado da gestão de recursos humanos ou dos funcionários, a digitalização do RH é imprescindível. ✨
Que obstáculos você encontrou em seus novos usos? E como você conseguiu contorná-los?