Os 3 principais desafios do teletrabalho e suas soluções
Desafio nº 1: gerenciar a colaboração entre colegas
Para empresas de todos os portes e todos os profissionais, a organização e a coordenação de projetos conjuntos estão sendo colocadas à prova durante esse período de pandemia.
O trabalho em equipe foi completamente reconfigurado, especialmente por meio da digitalização acelerada de ferramentas e processos de trabalho, sem mencionar as relações humanas presenciais, que também foram severamente afetadas.
Garantir uma boa colaboração entre colegas em teletrabalho é um verdadeiro desafio nesse novo ambiente profissional! Uma pequena equipe de trabalho depende de apenas algumas pessoas, e a comunicação direta entre elas é vital para o bom andamento dos negócios. Apesar da distância física, a equipe de trabalho precisa permanecer unida.
Atualmente, há muitas soluções para criar um novo "espaço aberto" virtual: plataformas comuns de gerenciamento de projetos que são fáceis de usar (nem todo funcionário se torna um nerd em poucos meses de confinamento). No vcita, reconhecemos as novas necessidades de gerenciamento colaborativo das pequenas organizações bem antes da explosão da bomba da COVID-19.
Por isso, há alguns anos, criamos um painel de controle comum em nossa plataforma de gerenciamento de negócios, que todos na empresa podem atualizar automaticamente. Essa visão geral inclui todas as informações adicionadas sobre os clientes (CRM, arquivos de clientes) e é visível em tempo real para toda a equipe: ideal para que todos estejam em fase e participem da dinâmica comum da empresa! Ele lista os compromissos do dia, da semana ou do mês com os clientes, para que a equipe saiba exatamente o que está na agenda.
Adotar as ferramentas certas para garantir a sinergia também é essencial para oferecer um trabalho de qualidade aos clientes e evitar erros devido a lacunas de informações entre os colegas.
Participar de sessões de treinamento on-line conjuntas com colegas por meio de webinars também pode fornecer uma grande quantidade de "dicas" para os funcionários e gerentes da empresa, além de fortalecer a equipe por meio de momentos profissionais passados juntos, como aconteceria no escritório.
Por fim, a distância física não significa necessariamente isolamento: você e sua equipe merecem pelo menos um momento social por mês, mesmo que por pouco tempo, sem nunca mencionar o trabalho. Há muitas maneiras de criar esse momento de compartilhamento e convívio.
Desafio 2: garantir o acesso a informações e ferramentas
Ter uma solução colaborativa eficaz não é o único pré-requisito para continuar trabalhando nas melhores condições possíveis nesse novo contexto profissional. Naturalmente, usamos uma grande quantidade de software durante nosso dia de trabalho. É difícil reunir todas as informações dessas diferentes ferramentas, sem correr o risco de dispersar ou perder dados. Felizmente, agora existe uma palavra mágica que pode reduzir consideravelmente esse risco: integração!
Por exemplo: vocês estão trabalhando juntos em um novo projeto? Não é fácil quando você está fisicamente distante de seus colegas. É aí que entra o conceito de integração: ele envolve reunir, por meio de uma simples manobra, outras ferramentas de trabalho usadas diariamente na empresa em sua plataforma de gerenciamento comum. Há vários motivos para fazer isso, mas o principal é reunir os dados coletados em diferentes ferramentas de trabalho e evitar o esquecimento de sincronizá-los. Todos nós sabemos a importância de um bom gerenciamento de dados para o crescimento das pequenas empresas... A integração significa que você pode permanecer conectado e informado sobre as ações provenientes dos vários aplicativos de software necessários para a sua empresa. E, como resultado, aumentar a cooperação entre os colegas!
A plataforma vcita pode conectar mais de 3.000 aplicativos à sua plataforma! Alguns dos mais populares são: Gmail, Google Calendar, Mail Chimp, Active Campaign, Squarespace, Zoho CRM, Shopify, Microsoft Outlook, Zoom, Survey Monkey, Dropbox, Paypal, Monday.com, Wix Automations, Formstack.
Desafio nº 3: gerenciar seu tempo de trabalho em casa
Um dos principais desafios desse período de crise de saúde é encontrar um novo equilíbrio profissional ao trabalhar em casa. Nem sempre é fácil quando não há transição física entre a casa e o local de trabalho. A transição entre esses dois "mundos" pode ser difícil.
Nos últimos meses, a imprensa noticiou vários casos em que funcionários e gerentes não conseguiram fazer uma pausa após o dia de trabalho ou organizar seus dias de forma racional. O importante é manter o equilíbrio e não ficar sobrecarregado com as tarefas. A solução? Automatizar determinadas tarefas de gerenciamento para economizar tempo e aliviar sua carga mental!
Atualmente, muitas tarefas de gerenciamento que consomem muito tempo podem ser automatizadas. Isso economiza uma quantidade considerável de tempo durante o dia de trabalho. Veja a seguir alguns exemplos de atividades que podem ser automatizadas a partir de uma única plataforma de gerenciamento e que o farão esquecer a planilha do Excel:
- agendamentos on-line feitos diretamente pelos clientes em um portal dedicado ao cliente,
- faturamento,
- e lembretes automáticos antes dos compromissos com os clientes (para reduzir o não comparecimento).
Com esse tempo economizado, você pode se dedicar ao seu negócio principal e escolher o que fazer com esse novo tempo livre: atender mais consultas de clientes, desenvolver suas habilidades ou reservar um tempo para si mesmo.
Para enfrentar os novos desafios do teletrabalho, deixe a tecnologia por conta própria e facilite o seu trabalho diário!
Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do Appvizer. Seus comentários e posições são próprios. Este artigo foi traduzido do inglês para o francês.
Artigo traduzido do francês