HRIS: definição do canivete suíço de recursos humanos
O que é um HRIS? Por meio de sua definição e da apresentação de suas muitas vantagens, você entenderá como ele pode ajudá-lo a assumir o controle de todas as questões de RH, em um contexto de inevitável transformação digital .
Para ilustrar o que é um HRIS, também fornecemos uma lista de referências no final do artigo.
HRIS: definição
Um HRIS é um sistema de informações de recursos humanos composto por vários componentes de software que automatizam as tarefas específicas de cada processo de RH.
Trata-se, portanto, de uma ferramenta abrangente e modular, essencial para organizações de médio e grande porte, mas que também pode ser interessante para empresas muito pequenas que preveem um forte crescimento, como as start-ups.
Funções do HRIS
Gerenciamento administrativo e organização do trabalho
Essa parte do HRIS reúne vários módulos, como :
- o módulo de gerenciamento de tempo e atividade ou TAM (monitoramento do tempo de trabalho, horas extras),
- o módulo de licença e ausência, teletrabalho,
- o módulo de planejamento
- o módulo de planejamento,o módulo de despesas,
- o módulo de gerenciamento de contratos de trabalho (e declarações da Urssaf),
- módulo de relatórios, balanço social, etc.
Gerenciamento da folha de pagamento e dos benefícios sociais
O módulo de folha de pagamento, às vezes suportado por um software separado conectado ao HRIS, inclui
- gerenciamento de remuneração
- gerenciamento de benefícios sociais (seguro de saúde, aposentadoria, pensões complementares, acidentes de trabalho),
- cálculo das contribuições para a seguridade social e para o empregador,
- integração do acordo coletivo e suas condições específicas, etc.
Gestão do capital humano
Abrange :
- recrutamento,
- gerenciamento de talentos.
A parte de recrutamento pode ser tratada em um software dedicado (ATS), interagindo com o HRIS, ou integrada por meio de um módulo. Abrange :
- gerenciamento de entrevistas de emprego
- compartilhamento de ofertas de emprego internamente,
- distribuição de anúncios
- monitoramento de candidaturas,
- integração de novos recrutas, etc.
No que diz respeito à gestão de talentos, os módulos do HRIS se concentram no monitoramento dos funcionários e de suas carreiras dentro da empresa, por meio de :
- avaliação do desempenho de cada funcionário,
- gerenciamento de habilidades ( módulo GPEC),
- entrevistas profissionais,
- monitoramento de solicitações de mobilidade interna,
- programas de treinamento e e-learning, etc.
Por que adotar um HRIS?
Um HRIS permite monitorar cada uma dessas tarefas em tempo real e harmonizar os processos de RH, principalmente graças à centralização de informações e dados.
Ele também permite que eles sejam processados de forma colaborativa e transparente, graças a um portal de RH que dá acesso controlado aos vários departamentos envolvidos, bem como aos funcionários.
Os principais benefícios de um HRIS
- Automação de processos e tarefas sem valor agregado,
por exemplo, a exportação automática de informações inseridas em um módulo de tempo ou de despesas para o módulo de folha de pagamento.
- Otimização do gerenciamento de recursos humanos,
ao centralizar informações e dados, os gerentes podem ter uma visão de 360° ao planejar e antecipar as necessidades de recrutamento, etc.
- Trabalho colaborativo e acesso remoto às informações,
por exemplo, entrada simultânea de solicitações de férias de alguns funcionários e horas trabalhadas de outros para atualizar as programações em tempo real.
- Melhoria do monitoramento de RH,
com funcionalidades de relatório para facilitar a tomada de decisões e detectar pontos fracos na empresa.
- Comprometimento, capacitação e motivação dos funcionários
em particular, dando aos funcionários acesso ao portal de RH para enviar suas solicitações de treinamento e desenvolvimento de carreira.
Tendências e desafios do HRIS
De acordo com um estudo recente da Markess by exaegis, os desafios podem ser resumidos em quatro tendências:
- a digitalização de todos os processos de RH: a folha de pagamento e a administração de pessoal são as práticas mais desmaterializadas, especialmente o gerenciamento de tempo e atividades, mas outras ainda são gerenciadas "à moda antiga";
- uso de inteligência artificial para automatizar o gerenciamento de dados de RH;
- combate à fraude de documentos: isso envolve a proteção de dados internos de RH, bem como a proteção contra a falsificação de currículos, recibos de pagamento etc.; e
- o uso de chatbots para comunicação interna, recrutamento eletrônico e promoção da marca do empregador.
Como aponta Nicolas Borgel, professor do curso de mestrado em HRIS da Universidade Panthéon-Sorbonne, os desafios também podem ser classificados em duas tendências:
- questões administrativas e jurídicas;
- as relacionadas ao gerenciamento do capital humano e ao desenvolvimento de RH.
Necessidades das empresas
As quatro principais preocupações das empresas são:
- produtividade administrativa
- qualidade do serviço de RH
- confiabilidade e segurança dos dados
- conformidade legal.
Como escolher um HRIS?
Nesse contexto, o HRIS no modo SaaS é altamente adequado porque está :
- na nuvem, acessível remotamente, por todos ;
- escalável, com normas administrativas e legais atualizadas em tempo real; e
- seguro, graças aos cofres digitais e aos backups.
☝️ Mas para garantir que a configuração de um HRIS on-line não gere riscos ou desvantagens, como a falta de envolvimento por parte dos usuários ou dificuldades no gerenciamento de dados pessoais, leia nosso artigo dedicado Como configurar um HRIS?
Aqui estão alguns exemplos de HRIS para ajudá-lo a ver os critérios de seleção com mais clareza :
- Emalti-RH: desenvolvido com o apoio de departamentos de RH corporativos, permite o rastreamento de 150 indicadores de RH;
- Eurécia: 25 módulos à la carte para administração de pessoal, gerenciamento de talentos e QWL;
- kiwiHR: um conjunto de 6 módulos para PMEs, com preço acessível e atendimento atencioso ao cliente;
- Lucca SIRH: 5 módulos em soluções dedicadas e interconectáveis para VSEs, PMEs e ETIs;
- Nicoka HR: altamente configurável, especialmente adequado às necessidades de VSEs e PMEs;
- ServicesRHOnline: 7 módulos à la carte para VSEs e PMEs, bem como para empresas maiores.
O que você espera de um HRIS e quais são seus critérios para escolher um? Tem algum comentário para compartilhar com nossos leitores?