O escritório flexível facilita o retorno dos funcionários ao escritório

Há vários meses, o mundo do trabalho está em um estado de fluxo. As empresas estão enfrentando novos desafios, com um foco maior no bem-estar e na segurança dos funcionários.

Ainda relativamente pouco desenvolvido na França antes de 2020, o home office se tornou claramente parte de nossas vidas diárias desde o início da crise de saúde. Os gerentes também mudaram a forma de gerenciar, tornando-se mais flexíveis e mais atentos às necessidades de seus funcionários. Isso também se reflete em uma maior flexibilidade dentro dos próprios edifícios.

Para otimizar o uso do espaço de trabalho e melhorar a experiência do funcionário, muitas grandes empresas estão se voltando para uma organização mais flexível, conhecida como escritório flexível. Mesmo que essa necessidade já estivesse presente antes de 2020, a crise acelerou muito essa mudança, que agora é uma prioridade para muitas empresas.

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O que é um escritório flexível?

O flex office é a ausência de um escritório dedicado no local de trabalho. Assim, todas as manhãs, os funcionários começam o dia de trabalho no espaço mais adequado às suas tarefas do dia. Isso pode ser :

• nas instalações da empresa
• em um terceiro local, como um espaço de coworking,
• ou em casa, em um home office.

O flex office é uma forma flexível de organizar o trabalho por excelência, com muitas vantagens tanto para os gerentes quanto para os funcionários. Ele se baseia em um elemento fundamental: as necessidades dos funcionários.

Os funcionários podem ter necessidades diferentes em termos de locais de trabalho, dependendo de suas missões, seus horários e suas vidas pessoais.

O aspecto pessoal é levado em consideração em grande parte nas empresas que implementam o flex office. Os funcionários podem desfrutar de um melhor equilíbrio entre suas vidas profissionais e pessoais. Esse equilíbrio é muito importante em termos de bem-estar no trabalho. Como resultado, os funcionários são :

• se sentem mais realizados
• mais envolvidos
• e mais eficazes em seu trabalho.

Esse é o objetivo de todo gerente: fazer com que os funcionários fiquem felizes no trabalho e, ao mesmo tempo, maximizar sua eficiência. Para conseguir isso, o escritório flexível é a organização ideal.

Um ambiente de trabalho híbrido para se adaptar às necessidades dos funcionários

Como vimos anteriormente, o flex office oferece aos funcionários um ambiente de trabalho híbrido que se adapta perfeitamente às suas necessidades. Eles podem trabalhar regularmente no local, em casa, no home office ou em espaços de coworking, para obter o melhor equilíbrio possível entre vida pessoal e profissional.

Um home office mais acessível

Com acordos de trabalho flexíveis, o home office é fácil de configurar e está ao alcance dos funcionários. Dependendo dos termos e condições definidos pela gerência, eles podem facilmente optar por trabalhar em casa um ou mais dias por semana.

Um funcionário em home office geralmente é mais eficiente em seu trabalho. De acordo com as estatísticas do Institut Sapiens, o teletrabalho generalizado aumentou a produtividade dos funcionários em 22% até 2020. Obviamente, isso requer a criação de um ambiente adequado, sem possíveis distrações. Com essa atmosfera propícia ao trabalho, os funcionários verão sua produtividade aumentar.

A alternativa do coworking

O conceito de espaços de coworking nasceu da necessidade de trabalhadores autônomos e empreendedores trabalharem juntos em um espaço estimulante e amigável, sem competição ou hierarquia. Portanto, trabalhar sozinho não é mais sinônimo de solidão e isolamento.

Em uma organização de escritório flexível, os espaços de coworking são uma ótima alternativa ao home office. Essa forma de trabalho permite que você mude de ambiente, descubra um novo, diferente do escritório habitual e que, em geral, favorece a produtividade.

O coworking anda de mãos dadas com um espírito colaborativo e social: há trocas constantes entre pessoas de diferentes idades, experiências e formações. Trabalhar em um espaço de coworking também significa aumentar suas chances de desenvolver sua rede de contatos, conhecer futuros parceiros e, quem sabe, clientes em potencial?

Gerencie os fluxos internos com o flex office

O flex office é uma forma altamente eficaz de limitar os riscos à saúde no escritório. Atualmente, existem muitas técnicas nas organizações flexíveis. Em longo prazo, a implementação dessas medidas para gerenciar os fluxos de entrada pode significar um retorno mais rápido e fácil ao escritório.

Limitar o acesso ao escritório para um retorno gradual

Provavelmente não haverá milagre: o retorno ao escritório será um processo gradual. A primeira coisa a ser feita para gerenciar o fluxo de pessoas nos edifícios é estabelecer limites.

Em grandes empresas, pode valer a pena limitar o acesso a determinados andares, impondo proporções máximas para respeitar ao máximo a distância social. Por exemplo, muitas empresas impõem uma taxa de ocupação máxima de 40% por andar.

No caso de espaços de trabalho compartilhados, é possível fechar uma estação de trabalho em duas e, assim, manter um espaço para limitar o contato entre os funcionários.

Durante o confinamento inicial, muitas pessoas se sentiram isoladas e sem apoio suficiente durante o teletrabalho. Essa organização flexível permite lidar com essa exclusão, ajudando os funcionários a retornar gradualmente ao escritório e, assim, manter um vínculo social.

Uma visão global da ocupação de seus edifícios

É fato que o escritório flexível otimiza o uso do espaço de trabalho. Como em qualquer mudança estratégica em uma empresa, é vital medir seu impacto.

Como parte do gerenciamento preciso do fluxo, também é essencial estabelecer limites em termos de ocupação, que precisarão ser analisados. Portanto, o escritório flexível deve ser medido para evitar, por exemplo, que todos os funcionários entrem no escritório no mesmo dia.

Embora essa situação pareça improvável, ela é possível e deve ser gerenciada. A visibilidade global de todas as reservas e declarações de home office é, portanto, necessária para gerenciar os fluxos com facilidade.

Facilitar a colaboração da equipe

Mesmo que muitos funcionários estejam trabalhando em regime de teletrabalho, é muito importante manter um vínculo social entre todos.

Isso pode ser alcançado por meio de :

• estar no local um ou dois dias por semana,
• ou fornecendo acesso a espaços de coworking e outros locais externos.

Dessa forma, os funcionários podem trabalhar fora das instalações da empresa em condições ideais que sejam seguras e produtivas.

Os funcionários são a própria essência de uma empresa, e garantir seu bem-estar e satisfação é de suma importância, especialmente nestes tempos difíceis.

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Como montar um escritório flexível?

A implantação de um escritório flexível exige vários pré-requisitos. Para que seja eficaz, a organização deve estar preparada com antecedência. Isso se aplica tanto às instalações da empresa quanto aos seus funcionários.

Etapas a serem seguidas

A primeira etapa é adaptar sutilmente as instalações para que elas sejam perfeitamente adequadas à transição para um escritório flexível. Lembre-se de fornecer :

• salas de reunião suficientes,
• cabines telefônicas para reuniões
• espaços criativos,
• ou espaços abertos.

A diversidade de seus espaços será a força de seu edifício!

Também é importante educar seus funcionários. Muitos deles têm seus próprios hábitos e apreciam ter seu próprio espaço pessoal. Por isso, é importante ser gentil com essas pessoas, explicando as razões da mudança para um escritório flexível em termos concretos e, acima de tudo, levando em conta seus comentários.

Por fim, a mudança para um escritório flexível será mais eficaz e rápida se for usada uma ferramenta específica. Obter suporte profissional é a melhor maneira de fazer com que a mudança seja bem-sucedida. No MOFFI, estamos atualmente ajudando mais de 40 empresas a introduzir o trabalho em escritório flexível em seus edifícios.

Com quais ferramentas?

O MOFFI é uma ferramenta completa para escritórios flexíveis. Facilitamos às empresas o gerenciamento e a otimização de seus espaços de trabalho.

Usando nossa solução web e móvel, os funcionários podem :

• reservar um lugar em um espaço de trabalho compartilhado ou em uma sala de reunião em seu(s) prédio(s) de forma rápida e fácil,
• reservar um dia de home office facilmente.

As empresas podem gerenciar facilmente os fluxos de trabalho internos e melhorar a experiência dos funcionários dentro e fora do local.

Fácil de usar, nossa solução pode ser sincronizada com uma ampla gama de ferramentas, para uma experiência cada vez mais completa. Hoje, você pode vincular o MOFFI ao Slack, ao Google Workspace, ao Teams, ao Office 360 e a todas as suas outras ferramentas favoritas. Essas ferramentas digitais tornaram-se parte de nossas vidas diárias, permitindo que nos comuniquemos facilmente com todos os nossos colegas. Tendo em vista a flexibilidade, integrá-las ao MOFFI é uma maneira extremamente útil de centralizar todas as suas comunicações.

As organizações de trabalho estão mudando o tempo todo e não há fim à vista! As empresas estão enfrentando novos problemas nos quais o próprio princípio do escritório individual está sendo questionado. O escritório flexível é o futuro do trabalho? Só o tempo dirá, mas no MOFFI... estamos convencidos.

Criamos a MOFFI em 2015 com meu irmão, que também é meu sócio. Nosso desejo era tornar os espaços de trabalho acessíveis a todos os funcionários, em todos os lugares e, acima de tudo, o tempo todo. Assim, criamos o MOFFI, uma contração de Mobile Office (escritório móvel), para facilitar o acesso a 4 tipos de locais:

• O prédio da empresa (escritório, espaço compartilhado, sala de reuniões)
• Filiais e subsidiárias da empresa
• O escritório em casa e as ausências
• Espaços de terceiros (coworking, hotéis, centros de negócios)