Por que a conformidade de RH é essencial para os funcionários?
Em todas as organizações, uma das funções mais importantes dos recursos humanos (RH) é o gerenciamento da conformidade. Esse conceito de RH refere-se à aplicação de normas e regulamentos legais que regem o relacionamento entre empregadores e funcionários. Essas leis podem ser promulgadas por órgãos legislativos nacionais, regionais ou locais e garantem a igualdade no local de trabalho e a proteção dos direitos dos trabalhadores. Desde a proibição do trabalho infantil até a definição de salários mínimos e a permissão para que os trabalhadores se associem a sindicatos, a legislação trabalhista contribuiu significativamente para melhorar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos trabalhadores.
Do ponto de vista do empregador, os compliance officers atuam como mediadores que incentivam continuamente as organizações a alinhar as expectativas de seus funcionários com a lei aplicável.
A perspectiva de um analista sobre a conformidade de Recursos Humanos
As regras de conformidade se aplicam a uma ampla gama de comportamentos empresariais e dos funcionários. As organizações estão sujeitas a leis e regulamentos que regem diversas áreas, incluindo práticas comerciais, padrões contábeis, saúde e segurança ocupacional, padrões ambientais, igualdade de oportunidades, assédio sexual, relações industriais e confidencialidade.
Muitas vezes, devido aos custos administrativos associados à conformidade com as normas, a conformidade pode ser vista como um obstáculo aos esforços de crescimento ou como tendo um impacto negativo sobre os objetivos estabelecidos. Em última análise, as medidas de conformidade são vistas como um ônus burocrático e um fator limitador do desempenho. Como resultado, as organizações tendem a ignorar o impacto negativo da não conformidade sobre os funcionários.
Quando os funcionários chegam ao trabalho, eles precisam se sentir seguros sabendo que há leis em vigor para proteger seus direitos em relação a salário, férias, intervalos, saúde e segurança e igualdade de oportunidades.
Embora nem todos os empregadores cumpram as leis e nem todos os funcionários saibam necessariamente a quem recorrer se estiverem sofrendo abusos, os trabalhadores geralmente prestam seus serviços aos empregadores na crença de que o mundo do trabalho é regido por regras relativamente justas.
O que implica a conformidade de RH?
A conformidade é a primeira etapa na criação de padrões éticos organizacionais: um conjunto de boas práticas destinadas a tratar bem os funcionários. De fato, algumas organizações parecem interessadas em implementar padrões éticos aplicáveis à sua força de trabalho a fim de lidar com a insatisfação dos funcionários. De acordo com uma pesquisa Gallup de 2014, quase 70% dos trabalhadores americanos não se sentem envolvidos em seus empregos.
Além disso, muitos percebem um desequilíbrio entre o valor que as empresas dão a seus funcionários e o valor que elas dão à manutenção da competitividade, ao aumento dos lucros e à maximização do valor para os acionistas. Esse tipo de sentimento pode se sobrepor à importância e ao valor da moralidade e do bem-estar pessoal.
Em resposta, conceitos como responsabilidade social corporativa(CSR) e desenvolvimento sustentável têm se tornado cada vez mais importantes na cultura corporativa. E, embora a conformidade seja a base dessas iniciativas, ela não é suficiente por si só. É essencial que as medidas de conformidade sejam acompanhadas de esforços para estimular e aprimorar as práticas éticas da organização.
Concentrar-se na conformidade sem considerar a subestrutura ética pode levar a sentimentos de "qual é o mínimo que devo respeitar?" entre empregadores e funcionários. Essa abordagem ignora as considerações éticas e alcança poucos resultados em termos de melhoria das condições de trabalho e do desempenho profissional. Por exemplo, será impossível sentir-se pessoalmente eficaz em um ambiente de trabalho em que o empregador respeita a lei, mas não reconhece a contribuição feita por suas equipes para a obtenção de benefícios. É improvável que os funcionários se sintam à vontade para se expressar de forma aberta e transparente em uma empresa que recompensa o bom desempenho, mas que tem a reputação de violar a lei e impor multas altas que colocam o grupo em risco.
Para que uma organização conquiste a confiança de seus funcionários, os gerentes também precisam entender a importância dos valores empresariais, como abertura e transparência (do ponto de vista ético). Mostrar que esses valores são importantes faz com que os funcionários se sintam mais à vontade.
Em resumo, o compromisso da gerência com a conformidade e a ética nos negócios costuma ser a base para o crescimento, a produtividade e o sucesso geral da empresa.
A perspectiva tecnológica
Do ponto de vista administrativo, a conformidade exige que um grande número de documentos e formulários seja organizado e arquivado da maneira mais eficiente possível. As empresas devem enviar esses documentos regularmente aos órgãos governamentais e eles devem ser facilmente recuperáveis para fins de auditoria de conformidade de RH.
Manter-se em conformidade com a legislação significa que as empresas precisam estar cientes das muitas mudanças que ocorrem a cada ano. Por exemplo, no ano passado, nos EUA, uma série de emendas às leis aplicáveis alterou o salário mínimo, os benefícios de saúde e o estado civil de determinados trabalhadores. Embora temidas, as mudanças na legislação refletem as mudanças sociais. Com essas mudanças sociais, surgem questões esperadas ou imprevistas que exigem que os governos e os tomadores de decisão tomem providências.
Está claro que os especialistas em RH precisam usar a automação para enfrentar esses desafios de conformidade. Os fornecedores de software profissional que investem na automação das funções de RH geralmente usam especialistas jurídicos para garantir que o aplicativo esteja em conformidade com a legislação. Dessa forma, os fornecedores limitam o risco de não conformidade por parte de seus clientes. Esses aplicativos geralmente oferecem parâmetros de processo de conformidade predefinidos, ferramentas de validação de dados e formulários integrados.
Uma clara vantagem dos aplicativos de conformidade de RH é que os arquivos dos funcionários geralmente são gravados usando dados de conformidade e têm requisitos de armazenamento. Nesse caso, as informações confidenciais são protegidas e mais fáceis de acessar no caso de uma auditoria ou relatório de conformidade. Os aplicativos de conformidade abrangem áreas como igualdade de oportunidades, discriminação positiva, treinamento obrigatório e assim por diante. Portanto, seus painéis podem oferecer informações sobre aspectos de diversidade e igualdade da equipe que não são imediatamente visíveis para os gerentes de talentos.
O ponto de vista dos editores de software de RH
Os editores de software precisam adaptar a funcionalidade e as opções de conformidade de seus softwares às expectativas comerciais de seus clientes, mas também aos requisitos legislativos atuais. Não é de surpreender que os fornecedores estejam tentando automatizar as funções de conformidade o máximo possível para garantir consistência e eficiência nas práticas de integração, principalmente em relação às exigências de recrutamento do governo.
Um fornecedor comentou: "A consistência oferecida pela automação facilita o recrutamento de funcionários, acelera a integração e também pode fortalecer a proteção de novos recrutas contra práticas de contratação discriminatórias. Por exemplo, um procedimento que esteja em conformidade com a regra I-9 dos EUA permite que o novo recruta forneça o documento de sua escolha na lista de documentos considerados aceitáveis pelo governo e não impõe um documento padrão a ser fornecido".
Os fornecedores tendem a concordar que as funções de conformidade automatizadas, simplificadas e transparentes podem melhorar o moral dos funcionários, bem como o de seus gerentes de linha. Muitos apontam para os benefícios das ferramentas SaaS, para que os funcionários possam entender que as normas estão sendo cumpridas para seu próprio bem.
Artigo traduzido do francês