5 etapas para um teletrabalho bem-sucedido e em conformidade
Poucas empresas escaparam disso recentemente, e o teletrabalho teve de ser introduzido, às vezes por obrigação e às pressas.
Mas a tendência ao teletrabalho precedeu a crise de saúde, e a lei se adaptou a essa nova forma de trabalho.
Carta do teletrabalho, norma do teletrabalho, quais condições precisam ser atendidas para organizar sua empresa de forma remota e inteligente?
Não é tarde demais para fazer isso direito. Aqui está um guia para implementar o teletrabalho de forma bem-sucedida e sustentável em 5 etapas principais.
1 - Consulte os funcionários
🕵️♂️ Reúna suas expectativas, necessidades e perguntas, por exemplo, por meio de um questionário sobre a introdução do teletrabalho.
Alguns vão querer :
- trabalhar principalmente no escritório e se beneficiar de exceções para organizar suas agendas pessoais em caso de greve ou problemas com filhos;
- Outros podem querer um arranjo mais regular, com todas as quartas-feiras em teletrabalho,
- Outros, ainda mais raros, de acordo com os estudos mais recentes, desejam teletrabalhar no ritmo máximo para se tornarem nômades digitais.
Você não conseguirá atender a todas as solicitações, mas terá uma ideia geral da tendência e poderá ser orientado para a fórmula mais satisfatória para todos.
Além disso, não há nada que o impeça de lidar com solicitações e perfis excepcionais caso a caso, mesmo que um certo grau de consistência facilite a comunicação e o entendimento do RH.
2 - Reúna os líderes de equipe, a gerência e o departamento de RH
Do lado da direção, também é necessário consultar os gerentes de equipe e todos os membros que ajudarão a estruturar o projeto de teletrabalho.
Por exemplo, o departamento de TI (departamento de sistemas de informação) deve considerar a conexão com as várias ferramentas de trabalho remoto, a segurança dos dados e a aquisição do software adequado, em consulta com todos os gerentes.
O departamento de recursos humanos, por sua vez, elaborará uma carta de teletrabalho ou um acordo da empresa com a gerência, para definir as melhores práticas e as obrigações de todos.
3 - Experimentar e comunicar
Uma fase de teste pode ser realizada em paralelo com a consulta aos funcionários, aos gerentes e ao CSE (embora este último não possa se opor a um projeto de teletrabalho).
Durante esse período, cuja duração é determinada e comunicada, os gerentes continuam a coletar as opiniões dos funcionários para ajustar as condições, se necessário.Durante esse período, cuja duração é determinada e comunicada, os gerentes continuam a coletar opiniões dos funcionários para ajustar as condições de teletrabalho quando necessário e para compensar circunstâncias que não foram previstas nas discussões iniciais.
Também é importante comunicar sobre o gerenciamento remoto:
- os tipos de verificações planejadas, como uma declaração juramentada de cumprimento das horas de trabalho, por exemplo;
- os novos processos a serem seguidos para relatar as tarefas em andamento ou concluídas, dentro de um departamento ou em toda a empresa, etc.
4 - Equipe-se adequadamente para o teletrabalho
Desde a fase de teste, é fundamental obter o equipamento certo para garantir a continuidade do desempenho dos negócios. Essa é a chave para uma implementação sustentável e bem-sucedida do teletrabalho.
Felizmente, você pode começar com as versões de avaliação gratuitas do software recomendadas pelo departamento de TI e/ou pelos gerentes operacionais.
Além de ser tão eficiente remotamente quanto presencialmente, você também precisa garantir a colaboração e o trabalho em equipe com total segurança.
Não há segredo para isso: as ferramentas de colaboração on-line são a solução ideal:
- redes sociais corporativas
- ferramentas de bate-papo e videoconferência,
- gerenciadores de tarefas
- compartilhamento de documentos
- gerenciamento de senhas e acesso remoto,
- suíte de escritório, etc.
Há muitos deles, especializados ou tudo em um, e hospedados na nuvem, para que possam ser acessados em qualquer lugar e a qualquer momento. 👍
5 - Monitore regularmente o bem-estar dos funcionários
Os funcionários podem ter dificuldades devido à falta de contato social ou a equipamentos inadequados, levando a distúrbios musculoesqueléticos, por exemplo.
De modo geral, é fundamental manter-se atento e identificar quaisquer quedas no desempenho durante as revisões anuais ou mesmo mensais, ou por meio de pesquisas ad hoc.
O bem-estar em casa é tão importante e decisivo para a motivação e a produtividade quanto o bem-estar no escritório.
Estabelecendo o teletrabalho: o que diz a lei?
Quais são as condições para o teletrabalho?
O Código do Trabalho francês não estabelece nenhum critério ou condição específica para o teletrabalho. No entanto, vale a pena lembrar que o teletrabalho não é um direito, e o empregador pode decidir quais categorias de funcionários podem se beneficiar dele.
Para estabelecer as condições do teletrabalho, o departamento de RH também pode elaborar uma cláusula de teletrabalho, mas isso não é obrigatório (apenas o acordo do funcionário, mesmo que verbal, é obrigatório), e não é mais desde que a lei sobre o fortalecimento do diálogo social entrou em vigor.
No entanto, qualquer que seja o documento, carta de teletrabalho ou cláusula, o objetivo é especificar :
- a frequência do teletrabalho
- os locais de teletrabalho autorizados
- os critérios de aprovação (procedimentos de solicitação, dias obrigatórios de presença, equipes envolvidas), etc.
Onde o teletrabalho pode ser realizado?
A lei não impõe nenhum local específico para o teletrabalho, portanto, cabe ao empregador definir os limites.
Seja em casa, em um espaço de coworking, em um telecentro ou em um local de trabalho terceirizado, a única exigência é que o espaço ofereça condições de trabalho satisfatórias, incluindo uma boa conexão com a Internet.
Isso também se aplica aos funcionários públicos locais. Um decreto, que entrou em vigor em 6 de maio de 2020, dá a eles o direito de trabalhar em um local privado ou para uso profissional.
Quem deve fornecer o equipamento para o teletrabalho?
A lei estipula que, se o teletrabalho for imposto, exceto em casos de força maior (como a Covid), é dever do empregador equipar seus funcionários para que eles se beneficiem das mesmas condições de trabalho que no escritório.
E quanto às despesas incorridas pelos funcionários em teletrabalho? Os funcionários podem solicitar reembolso, mediante apresentação de comprovante, se as despesas tiverem sido incorridas para poderem trabalhar adequadamente, mesmo que o confinamento não tenha sido a intenção da empresa.
A maioria das organizações que introduziram o teletrabalho antes da crise de saúde também incluiu um bônus de teletrabalho de valor fixo em seu contrato de trabalho ou contrato empresarial. Pense em antecipar esse tipo de pergunta, pois é muito provável que ela se torne a norma 😉
Configurar o teletrabalho para antecipar o amanhã
Essa é a observação geral: ninguém esperava uma aceleração tão grande do teletrabalho, e as empresas que se saíram melhor se anteciparam a essa nova tendência.
Até mesmo a lei que transformou o serviço público introduziu a possibilidade de teletrabalho ocasional.
Quer você adote o teletrabalho de forma permanente ou temporária, quer seja um dia por semana ou o trabalho remoto completo, até o recrutamento remoto, você precisa pensar em como vai implementá-lo. Pense na implementação do teletrabalho em sua organização e analise os prós e os contras, os sucessos e os fracassos.
Você terá uma boa base para estabelecer sua estrutura de trabalho e se adaptar a novas organizações a longo prazo, com tranquilidade.
Artigo traduzido do francês