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Compartilhamento de mesa ou o fim do escritório individual: uma revolução no espaço de trabalho

Compartilhamento de mesa ou o fim do escritório individual: uma revolução no espaço de trabalho

Por Axelle Drack

Em 27 de outubro de 2024

O mundo dos negócios mudou muito nos últimos anos, forçando os espaços de trabalho a se adaptarem, principalmente com o compartilhamento de mesas.

Essa nova forma de organizar o trabalho está reinventando a maneira como o espaço do escritório é usado, oferecendo uma resposta melhor à necessidade de agilidade e colaboração e à crescente mobilidade dos funcionários, que passam cada vez menos tempo no escritório.

Vamos dar uma olhada na tendência de compartilhamento de mesa, sua definição, a diferença com o escritório flexível e suas vantagens e desvantagens. Como bônus, nossa orientação sobre como implementá-la com sucesso em sua empresa.

O que é compartilhamento de mesa? Definição

O compartilhamento de mesa é uma prática que envolve a definição de uma nova organização do espaço de trabalho, com base no compartilhamento de mesas. Isso significa que os funcionários não têm mais sua própria estação de trabalho, e cada um deles se instala na mesa ou no espaço de trabalho de sua escolha ao chegar pela manhã, com uma regra principal: garantir que tudo esteja arrumado ao sair.

Para os funcionários, essa é uma excelente maneira de quebrar a rotina diária, estimular a criatividade e incentivar o intercâmbio e a interação com outras equipes.

O compartilhamento de mesa é ideal quando há um alto nível de teletrabalho na empresa ou quando uma proporção significativa de funcionários está regularmente ausente a negócios ou em missão com clientes.

O compartilhamento de mesas possibilita :

  • otimizar o espaço de acordo com as necessidades reais;
  • acelerar a transição digital
  • levar em conta a dimensão ambiental (zero papel).

Por que o compartilhamento de mesa?

O compartilhamento de mesa está sendo cada vez mais considerado como uma forma de organizar o trabalho, porque

  • aumento dos preços dos imóveis,
  • combinado com a crise financeira e de saúde
  • e o uso generalizado do teletrabalho,

colocou as empresas na difícil posição de ter que pagar um preço alto por escritórios vazios.

Portanto, o compartilhamento de mesa é particularmente adequado ao clima atual, que levou as empresas a se reorganizarem, até mesmo no layout de suas instalações.

A taxa de ocupação dos escritórios na região de Paris está entre 50% e 60%.

source : JDN

Escritório flexível, compartilhamento de mesa: qual é a diferença?

Quando falamos em compartilhamento de mesa, também ouvimos falar muito em escritório flexível. Mas qual é a diferença entre essas duas formas de organizar o espaço de trabalho?

Assim como o compartilhamento de mesa, o flex office envolve o compartilhamento de escritórios, mas vai um passo além ao organizar diferentes tipos de espaço que cada pessoa pode usar de acordo com suas necessidades.

O que é interessante para os funcionários é que eles podem escolher o local de trabalho mais adequado para as tarefas que precisam realizar:

  • um espaço silencioso para todos os momentos em que a concentração é necessária, para tarefas de produção (escrever um artigo, escrever um código etc.);
  • um espaço de convívio com cores e móveis adequados para momentos criativos e brainstorming com colegas;
  • uma área isolada e à prova de som para chamadas telefônicas, para não incomodar ou ser incomodado, etc.

O flex office também se refere ao fato de trabalhar em diferentes locais (coworking, teletrabalho em casa, em um café, no escritório etc.).

Descubra outras novas formas de organizar o trabalho:

  • administração autônoma,
  • e corpoworking.

Vantagens do compartilhamento de mesa

Como vimos, o compartilhamento de mesa é particularmente adequado às necessidades atuais das empresas e de suas forças de trabalho. Veja a seguir as vantagens

  • economia de custos devido à economia de espaço (aluguel, mobília, eletricidade etc.),
  • maior espírito de equipe graças ao trabalho com pessoas de outras equipes
  • aumento da produtividade graças às mudanças regulares de local e ambiente,
  • incentivo ao trabalho colaborativo e à criatividade,
  • melhoria da marca do empregador,
  • contribuição para o bem-estar dos funcionários no trabalho, etc.

Dica: para facilitar a implementação do Compartilhamento de mesa, uma solução de gerenciamento de espaço compartilhado, como a Sharvy, pode ser de grande ajuda! Graças a ela, apoie novas formas de trabalho, como o Compartilhamento de mesa ou o Flex office, e otimize a ocupação de espaços compartilhados com apenas alguns cliques.

Desvantagens do compartilhamento de mesa

O compartilhamento de mesa tem algumas desvantagens:

  • a perda de pontos de referência é difícil de ser compreendida por alguns funcionários;
  • dificuldade em localizar os membros da equipe para trabalharem juntos;
  • a incapacidade de personalizar o escritório pode reduzir o senso de pertencimento à empresa;
  • A má organização pode levar a problemas de funcionamento (dificuldade de encontrar um local para trabalhar, etc.);
  • o risco de quebra, roubo ou perda de equipamentos de informática durante o transporte (se não houver armário) etc.

Exemplos de compartilhamento de mesa na França

Embora a pandemia e o uso generalizado do teletrabalho possam ter incentivado algumas empresas a se arriscarem, o compartilhamento de mesa ainda não é amplamente utilizado na França, ao contrário dos Estados Unidos ou de alguns países europeus.

Aqui estão alguns exemplos de empresas na França que adotaram o compartilhamento de mesa:

  • Adidas,
  • AirBnb
  • Axa
  • LeBoncoin,
  • Philips,
  • SNCF.

9 dicas para implementar o compartilhamento de mesas

  1. Faça um balanço da situação atual (e futura) para que você possa organizar a reorganização e o número de vagas necessárias da forma mais eficaz possível: qual é a taxa máxima de ocupação do escritório? Quais são as necessidades de recrutamento para os próximos anos?

  2. Confie mais em espaços coletivos e menos em mesas individuais, instalando mesas grandes onde várias pessoas possam se sentar juntas.

  3. Envolva os funcionários no planejamento do espaço, na escolha dos móveis, etc., para incentivá-los a apoiar o projeto.

  4. Invista em equipamentos e móveis adequados (mesas minimalistas, laptops, etc.).

  5. Equipe-se com softwares adaptados a esse tipo de organização, por exemplo, para :
    • desmaterialização de documentos
    • colaboração cotidiana
    • comunicação instantânea.

  6. Estabeleça uma escala de dias de presença para as equipes, com um sistema em que cada pessoa indique antecipadamente seus dias de presença.

  7. Forneça armários com cadeados para evitar o transporte de equipamentos para aqueles que desejarem fazê-lo.

  8. Estabeleça regras operacionais e garanta que elas sejam respeitadas.

  9. Dê suporte aos funcionários e gerentes durante a mudança para que a transição ocorra da forma mais tranquila possível.

Do compartilhamento de mesa ao escritório flexível

Hoje, com a disseminação do teletrabalho e o surgimento de novas formas de trabalho (cada vez mais reuniões, projetos e trabalho ágil, etc.), o compartilhamento de mesa está sendo gradualmente adotado.Hoje em dia, com a disseminação do teletrabalho e o surgimento de novas formas de trabalho (cada vez mais reuniões, projetos e trabalho ágil etc.), o compartilhamento de mesas está sendo gradualmente adotado pelas empresas, já que a taxa de ocupação das instalações diminui ano a ano.

A evolução natural do compartilhamento de mesas é em direção ao escritório flexível, com espaços adaptados às diferentes necessidades que um funcionário pode ter em uma semana típica, para promover as condições de trabalho e o bem-estar.

Artigo traduzido do francês