Compartilhamento de mesa ou o fim do escritório individual: uma revolução no espaço de trabalho
O mundo dos negócios mudou muito nos últimos anos, forçando os espaços de trabalho a se adaptarem, principalmente com o compartilhamento de mesas.
Essa nova forma de organizar o trabalho está reinventando a maneira como o espaço do escritório é usado, oferecendo uma resposta melhor à necessidade de agilidade e colaboração e à crescente mobilidade dos funcionários, que passam cada vez menos tempo no escritório.
Vamos dar uma olhada na tendência de compartilhamento de mesa, sua definição, a diferença com o escritório flexível e suas vantagens e desvantagens. Como bônus, nossa orientação sobre como implementá-la com sucesso em sua empresa.
O que é compartilhamento de mesa? Definição
O compartilhamento de mesa é uma prática que envolve a definição de uma nova organização do espaço de trabalho, com base no compartilhamento de mesas. Isso significa que os funcionários não têm mais sua própria estação de trabalho, e cada um deles se instala na mesa ou no espaço de trabalho de sua escolha ao chegar pela manhã, com uma regra principal: garantir que tudo esteja arrumado ao sair.
Para os funcionários, essa é uma excelente maneira de quebrar a rotina diária, estimular a criatividade e incentivar o intercâmbio e a interação com outras equipes.
O compartilhamento de mesa é ideal quando há um alto nível de teletrabalho na empresa ou quando uma proporção significativa de funcionários está regularmente ausente a negócios ou em missão com clientes.
O compartilhamento de mesas possibilita :
- otimizar o espaço de acordo com as necessidades reais;
- acelerar a transição digital
- levar em conta a dimensão ambiental (zero papel).
Por que o compartilhamento de mesa?
O compartilhamento de mesa está sendo cada vez mais considerado como uma forma de organizar o trabalho, porque
- aumento dos preços dos imóveis,
- combinado com a crise financeira e de saúde
- e o uso generalizado do teletrabalho,
colocou as empresas na difícil posição de ter que pagar um preço alto por escritórios vazios.
Portanto, o compartilhamento de mesa é particularmente adequado ao clima atual, que levou as empresas a se reorganizarem, até mesmo no layout de suas instalações.
A taxa de ocupação dos escritórios na região de Paris está entre 50% e 60%.
Escritório flexível, compartilhamento de mesa: qual é a diferença?
Quando falamos em compartilhamento de mesa, também ouvimos falar muito em escritório flexível. Mas qual é a diferença entre essas duas formas de organizar o espaço de trabalho?
Assim como o compartilhamento de mesa, o flex office envolve o compartilhamento de escritórios, mas vai um passo além ao organizar diferentes tipos de espaço que cada pessoa pode usar de acordo com suas necessidades.
O que é interessante para os funcionários é que eles podem escolher o local de trabalho mais adequado para as tarefas que precisam realizar:
- um espaço silencioso para todos os momentos em que a concentração é necessária, para tarefas de produção (escrever um artigo, escrever um código etc.);
- um espaço de convívio com cores e móveis adequados para momentos criativos e brainstorming com colegas;
- uma área isolada e à prova de som para chamadas telefônicas, para não incomodar ou ser incomodado, etc.
O flex office também se refere ao fato de trabalhar em diferentes locais (coworking, teletrabalho em casa, em um café, no escritório etc.).
Descubra outras novas formas de organizar o trabalho:
- administração autônoma,
- e corpoworking.
Vantagens do compartilhamento de mesa
Como vimos, o compartilhamento de mesa é particularmente adequado às necessidades atuais das empresas e de suas forças de trabalho. Veja a seguir as vantagens
- economia de custos devido à economia de espaço (aluguel, mobília, eletricidade etc.),
- maior espírito de equipe graças ao trabalho com pessoas de outras equipes
- aumento da produtividade graças às mudanças regulares de local e ambiente,
- incentivo ao trabalho colaborativo e à criatividade,
- melhoria da marca do empregador,
- contribuição para o bem-estar dos funcionários no trabalho, etc.
Dica: para facilitar a implementação do Compartilhamento de mesa, uma solução de gerenciamento de espaço compartilhado, como a Sharvy, pode ser de grande ajuda! Graças a ela, apoie novas formas de trabalho, como o Compartilhamento de mesa ou o Flex office, e otimize a ocupação de espaços compartilhados com apenas alguns cliques.
Desvantagens do compartilhamento de mesa
O compartilhamento de mesa tem algumas desvantagens:
- a perda de pontos de referência é difícil de ser compreendida por alguns funcionários;
- dificuldade em localizar os membros da equipe para trabalharem juntos;
- a incapacidade de personalizar o escritório pode reduzir o senso de pertencimento à empresa;
- A má organização pode levar a problemas de funcionamento (dificuldade de encontrar um local para trabalhar, etc.);
- o risco de quebra, roubo ou perda de equipamentos de informática durante o transporte (se não houver armário) etc.
Exemplos de compartilhamento de mesa na França
Embora a pandemia e o uso generalizado do teletrabalho possam ter incentivado algumas empresas a se arriscarem, o compartilhamento de mesa ainda não é amplamente utilizado na França, ao contrário dos Estados Unidos ou de alguns países europeus.
Aqui estão alguns exemplos de empresas na França que adotaram o compartilhamento de mesa:
- Adidas,
- AirBnb
- Axa
- LeBoncoin,
- Philips,
- SNCF.
9 dicas para implementar o compartilhamento de mesas
- Faça um balanço da situação atual (e futura) para que você possa organizar a reorganização e o número de vagas necessárias da forma mais eficaz possível: qual é a taxa máxima de ocupação do escritório? Quais são as necessidades de recrutamento para os próximos anos?
- Confie mais em espaços coletivos e menos em mesas individuais, instalando mesas grandes onde várias pessoas possam se sentar juntas.
- Envolva os funcionários no planejamento do espaço, na escolha dos móveis, etc., para incentivá-los a apoiar o projeto.
- Invista em equipamentos e móveis adequados (mesas minimalistas, laptops, etc.).
- Equipe-se com softwares adaptados a esse tipo de organização, por exemplo, para :
- desmaterialização de documentos
- colaboração cotidiana
- comunicação instantânea.
- Estabeleça uma escala de dias de presença para as equipes, com um sistema em que cada pessoa indique antecipadamente seus dias de presença.
- Forneça armários com cadeados para evitar o transporte de equipamentos para aqueles que desejarem fazê-lo.
- Estabeleça regras operacionais e garanta que elas sejam respeitadas.
- Dê suporte aos funcionários e gerentes durante a mudança para que a transição ocorra da forma mais tranquila possível.
Do compartilhamento de mesa ao escritório flexível
Hoje, com a disseminação do teletrabalho e o surgimento de novas formas de trabalho (cada vez mais reuniões, projetos e trabalho ágil, etc.), o compartilhamento de mesa está sendo gradualmente adotado.Hoje em dia, com a disseminação do teletrabalho e o surgimento de novas formas de trabalho (cada vez mais reuniões, projetos e trabalho ágil etc.), o compartilhamento de mesas está sendo gradualmente adotado pelas empresas, já que a taxa de ocupação das instalações diminui ano a ano.
A evolução natural do compartilhamento de mesas é em direção ao escritório flexível, com espaços adaptados às diferentes necessidades que um funcionário pode ter em uma semana típica, para promover as condições de trabalho e o bem-estar.