O escritório flexível: quando a flexibilidade se estende ao local de trabalho
Muitas pessoas veem o escritório flexível como mais uma tendência diretamente do ecossistema das start-ups.
Mas é uma forma de organizar o espaço de trabalho que se encaixa perfeitamente com as mudanças no mundo do trabalho, onde o aumento da tecnologia digital incentivou o nomadismo profissional.
Mas o que é o escritório flexível? E, acima de tudo, por que essa nova forma de organizar o trabalho está atraindo cada vez mais empresas acostumadas com o clássico espaço aberto?
Todas as respostas para suas perguntas neste artigo, além de alguns pré-requisitos que você deve conhecer se quiser mergulhar no escritório flexível.
Definição de flex-office
O flex office é uma nova forma de organizar os locais de trabalho e, portanto, novas formas de trabalhar.
Com o flex office, o escritório individual é coisa do passado: cada funcionário, equipado com seu próprio equipamento (computador, tablet, smartphone), ocupa o escritório ou espaço de trabalho que melhor lhe convier dentro da empresa, dependendo da tarefa que tiver que realizar.
Mas a noção de um escritório flexível vai além disso, caso contrário, estaríamos falando apenas de compartilhamento de mesa. Ela também engloba usos profissionais, como teletrabalho ou trabalho nas instalações do cliente. Portanto, trabalhar para uma empresa que defende um escritório flexível também significa poder trabalhar em casa, em um café, em um espaço de coworking ou corpoworking e assim por diante.
Vídeo flex office, definição :
Vantagens e desvantagens do ambiente de escritório flexível
Por que um escritório flexível? As vantagens
Economia de dinheiro
A taxa de ocupação de um escritório dedicado é de 60%. E cada metro quadrado custa dinheiro.
Welcome to the Jungle
O fato é que, entre o tempo gasto em reuniões, viagens e teletrabalho, os escritórios ficam vazios durante grande parte do tempo. E ainda assim, de acordo com a Hub-Grade, o custo de uma estação de trabalho varia entre 12.000 e 14.000 euros por ano.
O escritório flexível possibilita a otimização dos espaços de trabalho e, portanto, a redução do tamanho das instalações para obter economias substanciais. Como um bônus adicional, ele permite um retorno mais calmo ao escritório quando o distanciamento social se torna necessário.
Trabalho colaborativo e agilidade
O escritório flexível incentiva o trabalho colaborativo: ele acaba com os silos e facilita a reunião das equipes. Elas podem trocar ideias cara a cara em vez de por e-mail.
Quais são as consequências?
Essas práticas reforçam a agilidade,a inovação e os novos métodos de trabalho, como o modo de projeto.
Aumento do desempenho
O escritório flexível tende a maximizar o desempenho por meio da criação de espaços realmente adaptados à atividade de cada funcionário.
Por exemplo, muitas empresas criam áreas projetadas para estimular a criatividade, como salas de brainstorming. Por outro lado, o teletrabalho oferece aos funcionários um local onde eles podem se concentrar totalmente.
Les Dunes, o escritório flexível do Société Générale, oferece aos cerca de 9.000 funcionários que trabalham lá uma grande variedade de instalações:
CoWork.io
Qualidade de vida no trabalho
Há vários motivos pelos quais o escritório flexível é uma ótima maneira de melhorar o bem-estar no trabalho:
- Desenvolvimento do teletrabalho: os funcionários acham mais fácil conciliar a vida pessoal e profissional e reduzir o tempo de deslocamento (e, portanto, o estresse).
- organização mais horizontal: o escritório flexível incentiva uma organização mais horizontal (em detrimento das estruturas hierárquicas verticais), o que estimula a responsabilidade e a criatividade.
- menos rotina no trabalho: o escritório flexível quebra a rotina no trabalho, que é uma fonte de fadiga, principalmente para as gerações mais jovens.
- espaços de trabalho fáceis de usar: a organização do escritório flexível geralmente anda de mãos dadas com instalações modernas e bem projetadas, equipadas com tecnologia de ponta.
As desvantagens do flex office
Despersonalização do espaço de trabalho
68% dos franceses dizem ser contra o escritório flexível.
Opinion Way
Essa resistência à mudança se deve, em parte, ao fato de que muitos funcionários se sentem incomodados com a despersonalização do espaço de trabalho.
De fato, com o escritório flexível, torna-se complicado se apropriar do "território" de cada um, por exemplo, colocando fotos de entes queridos na estação de trabalho.
Problemas organizacionais e novas regras de vida
Novos problemas organizacionais estão surgindo com o escritório flexível.
Alguns funcionários, por exemplo, estão se forçando a chegar ao escritório no início da manhã para conseguir os "melhores lugares". Isso tem gerado até mesmo tensões em algumas empresas.
Por outro lado, trabalhar em um espaço de coworking significa ter que pensar com antecedência, principalmente quando se trata de reservar salas para atividades em equipe.
De qualquer forma, o escritório flexível não é sinônimo de falta de organização.
Gestão e flex office
Por fim, deve-se observar que os gerentes às vezes têm dificuldade em conciliar suas práticas com o escritório flexível.
E com razão: o flex office implica maior confiança, mas também uma capacidade de manter os vínculos sociais e a cultura corporativa em uma organização onde eles podem ser prejudicados.
Área de relaxamento no escritório flexível da Adidas no 9º arrondissement de Paris:
L'Express Entreprise
Quais são os pré-requisitos para aplicar o modelo de escritório flexível?
Preparar a empresa...
Para começar, é essencial se preparar com bastante antecedência para a chegada do flex office na empresa. Isso significa considerar todos os cenários possíveis, como o recrutamento futuro.
Dessa forma, você pode evitar uma série de problemas comuns... como a falta de espaço no escritório, o que significa que os funcionários não conseguem se instalar e trabalhar adequadamente!
... e funcionários
Como vimos, muitos funcionários relutam em mudar seus hábitos.
É por isso que você precisa dedicar tempo para explicar os benefícios do escritório flexível às suas equipes, mas também para receber o feedback delas sobre possíveis áreas de melhoria.
Por fim, vale a pena observar que, se quiser fazer com que a sua equipe aceite a nova organização, os gerentes precisam dar o exemplo... dizendo "adeus" aos seus escritórios pessoais.
Projete suas instalações de forma inteligente
Ter instalações perfeitamente adequadas ao escritório flexível é, obviamente, um dos pré-requisitos fundamentais. Você precisa projetar os espaços de trabalho de acordo com as diferentes necessidades de seus funcionários.
Aqui estão alguns exemplos de boas práticas:
- Forneça salas de reunião suficientes (com um sistema de reserva), pois o flex office não significa que você pode incomodar o seu vizinho quando ele precisa de concentração e silêncio.
- Pense em caixas telefônicas, áreas reservadas para fazer chamadas telefônicas sem ocupar uma sala de reunião inteira.
- Forneça a cada funcionário um armário no qual ele possa guardar seus pertences pessoais no final do dia.
- Escolha uma decoração e um design inspiradores, além de móveis confortáveis. O objetivo é evitar a armadilha de um espaço impessoal: o escritório flexível deve manter o vínculo com a cultura corporativa!
Opte pelo equipamento de TI ideal
Cada funcionário deve ter seu próprio laptop, ou até mesmo um telefone celular comercial, que seja totalmente funcional e adaptado às suas necessidades.
Além disso, a empresa deve ter a melhor conexão WiFi possível em qualquer lugar de suas instalações.
Escolha o software certo
Quando se fala em escritório flexível, fala-se também em soluções de software adaptadas a esse tipo de organização.
Entre os diferentes tipos de ferramentas disponíveis estão :
🛠️ Software de mensagens instantâneas: com os funcionários mudando constantemente de espaço de trabalho e aqueles que trabalham remotamente, pode ser complicado se encontrar para discussões presenciais. Portanto, a escolha do software de mensagens instantâneas é essencial.
🛠️ Software de videoconferência: realize reuniões sempre que desejar, mesmo que os participantes não estejam fisicamente presentes.
🛠️ Software de gerenciamento de projetos ou de tarefas: melhora a coordenação e a organização da equipe que trabalha no mesmo projeto. Assim, todos sabem o que precisam fazer quando começam a trabalhar pela manhã, sem precisar falar diretamente com seus colegas.
🛠️ Plataformas colaborativas: são desenvolvidas especificamente para facilitar o trabalho em equipe, mesmo em um escritório flexível ou totalmente remoto. Compartilhamento de documentos, gerenciamento de projetos, calendários compartilhados, mensagens internas... esses são apenas alguns dos recursos que você encontrará nessas plataformas colaborativas.
Agora você tem todas as chaves necessárias para entender o flex office e, por que não, implementá-lo em sua empresa.
No entanto, é preciso dizer que as mudanças na organização do trabalho não vão parar por aí. Eventos recentes relacionados ao coronavírus, por exemplo, questionaram o próprio princípio dos escritórios corporativos e nos levaram a repensar modelos estabelecidos há anos.
Será que amanhã todos nós estaremos trabalhando à distância? Só o tempo dirá...
Artigo traduzido do francês