Analise o presente para se preparar melhor para o futuro com o mapeamento de habilidades

Não há segredo para ninguém: as empresas bem-sucedidas são aquelas que aproveitam ao máximo as habilidades de seus funcionários. Garantir que você tenha o perfil certo para o trabalho certo aumenta suas chances de atingir os objetivos da empresa.

Ao mesmo tempo, os funcionários temem cada vez mais o tédio no trabalho. Portanto, eles querem ver seu potencial totalmente explorado.

Diante desses desafios, os departamentos de RH estão evoluindo e integrando cada vez mais a GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) em seus processos diários. Uma das tarefas resultantes é o mapeamento de habilidades.

Esse método torna mais fácil para os recursos humanos identificar e compreender as habilidades dos funcionários e, em seguida, implementar estratégias de acordo com elas.

Leia nosso artigo para saber o que é isso, o que está em jogo, o que está envolvido e como fazer isso. 🚀

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Mapeamento de habilidades: definição

O que é um mapa de habilidades?

O mapeamento de habilidades refere-se a um método estruturado para identificar, avaliar e, em seguida, listar todas as habilidades presentes em uma empresa.

O resultado desse trabalho é um "mapa de habilidades ", que assume a forma de uma tabela estruturada (modelo no final do artigo 👇), também conhecida como grade ou matriz. No entanto, alguns departamentos de RH preferem o formato de mapa mental.

O mapeamento de habilidades é tradicionalmente parte de uma abordagem GPEC, evoluindo cada vez mais para GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels). O objetivo desse último é ajudar os funcionários a progredir:

• garantir seu desenvolvimento profissional;
• e, ao mesmo tempo, atender às necessidades da organização.

Observação: o mapeamento de habilidades inclui tanto as habilidades técnicas quanto as interpessoais. As Mad Skills, por outro lado, são incluídas com menos frequência - habilidades atípicas, geralmente criativas, que estão atraindo cada vez mais o interesse dos recrutadores.

Quem usa o mapeamento de habilidades?

Quando pensamos em "mapeamento de habilidades", pensamos imediatamente em "recursos humanos ", já que essa ferramenta é de uso direto para a estratégia de RH e a abordagem GPEC. Em particular, ela pode ser usada para antecipar as necessidades de recrutamento e gerenciar a mobilidade interna.

No entanto, esse método também promete uma série de vantagens:

• para os gerentes de treinamento, que têm maior visibilidade das necessidades futuras;
• para os gerentes, que passam a conhecer melhor suas equipes e sabem exatamente quem pode fazer o quê;
• para os funcionários, que ficam cientes de seus pontos fortes e de suas áreas de melhoria.

Mapeamento de habilidades e repositório de habilidades: quais são as diferenças?

Um repositório de habilidades é um documento que define o conjunto de habilidades necessárias para preencher cada cargo em uma organização.

Os dois conceitos são, portanto, muito semelhantes e, acima de tudo, complementares. 🤝

O mapeamento de habilidades geralmente se baseia no repositório de habilidades para comparar as habilidades existentes com aquelas a serem desenvolvidas ou adquiridas. Juntos, eles garantem que a situação real corresponda às necessidades estratégicas da empresa.

Desafios e objetivos do mapeamento de habilidades

O principal objetivo do mapeamento de habilidades é elaborar um inventário preciso das habilidades atuais, por indivíduo, equipe ou departamento. Esse instantâneo, em um determinado momento, dos ativos da empresa simplesmente revela as diferenças entre as habilidades exigidas para um cargo e aquelas realmente possuídas pelo funcionário responsável por esse cargo.

Essa comparação revelará alguns fatos interessantes:

• O funcionário é pouco qualificado? Se for o caso, é melhor planejar um programa de treinamento.
• Ele é superqualificado? Nesse caso, é do seu interesse mobilizar as habilidades dele para um cargo em que ele agregue mais valor.

E se for impossível prever um aumento de habilidades ou mobilidade interna, não há problema, o mapeamento de habilidades também ajuda a antecipar as necessidades de recrutamento.

A saber: o mapeamento de habilidades é usado para reconhecer, de forma muito concreta, o know-how e as habilidades interpessoais das equipes. Portanto, ele funciona como uma ferramenta poderosa para motivar e engajar os funcionários. Esse reconhecimento de seu trabalho e de suas qualidades dá início ao diálogo sobre possíveis oportunidades de desenvolvimento profissional!

Quais são os benefícios para a empresa e seus funcionários?

Os benefícios do mapeamento de habilidades para a empresa

Graças ao mapeamento de habilidades (especialmente se for digitalizado!), os gerentes têm todas essas informações centralizadas em um só lugar. Portanto, é uma ferramenta de tomada de decisões, muito útil para preparar a futura estratégia de alocação de recursos.

Ao mesmo tempo, há uma série de outros benefícios:

• essa visualização de habilidades ajuda a romper silos e, portanto, incentiva a colaboração entre equipes;
• ao promover a mobilidade interna e o desenvolvimento das habilidades existentes, o mapeamento limita a necessidade de recrutamento externo, que geralmente é caro;
• Esse método oferece uma resposta rápida a eventos imprevistos, como a saída de funcionários ou a implementação de novos projetos;
• Você reduz os riscos associados à dependência, identificando as habilidades críticas detidas por uma única pessoa;
• Você melhora a marca do seu empregador, pois uma organização que destaca seus esforços para desenvolver as habilidades de seus funcionários se torna mais atraente para pessoas talentosas.

Os benefícios do mapeamento de habilidades para os funcionários

Depois de algum tempo no cargo, os funcionários às vezes se esquecem de fazer um balanço do que conquistaram e do que ainda têm a fazer até o final da carreira. O mapeamento de competências os ajuda a fazer isso, revelando as habilidades que precisam desenvolver para ir ainda mais longe em seus empregos.

☝️ Portanto, essa é claramente uma forma de promover o bem-estar no local de trabalho!

Além disso, o mapeamento ajuda a construir uma base comum, de modo que todos os funcionários tenham o mesmo nível de conhecimento e usem um vocabulário semelhante ao falar sobre habilidades. E isso é muito mais prático quando se trata de realizar projetos conjuntos!

Por fim, o mapeamento de habilidades fortalece a interação entre colegas ao identificar áreas complementares de especialização. Isso nos leva de volta ao desejo de romper os silos, o que é muito importante para as empresas que desejam capitalizar a inovação e a inteligência coletiva.

Os 7 estágios do mapeamento de habilidades

#1 Determinar os objetivos e o escopo da ação

O mapeamento de habilidades pode servir a uma variedade de propósitos, tais como :

• Identificar as lacunas nas habilidades da empresa;
• Determinar as necessidades de recrutamento para o próximo período;
• elaborar um plano de treinamento
• estabelecer um processo de mobilidade interna.

Portanto, comece perguntando a si mesmo qual é o seu objetivo, analisando os principais desafios futuros.

Por exemplo, se a organização quiser preparar suas equipes para a integração de uma nova tecnologia, ela procurará identificar as habilidades digitais que estão faltando .

Obviamente, esse trabalho envolve uma estreita colaboração com as partes interessadas relevantes, aquelas que trabalham perto o suficiente do terreno para prever com precisão as necessidades futuras.

Dica: nessa etapa, você também deve definir o escopo do seu mapeamento. Dependendo do tamanho da empresa, você realizará o mapeamento por departamento ou para a organização como um todo.

#2 Identifique as habilidades de que a empresa precisa

Em seguida, você precisa listar as habilidades técnicas e interpessoais necessárias para os vários cargos, fazendo a ligação com as missões e os objetivos estratégicos da empresa.

☝️ Aqui também é importante trabalhar em estreita colaboração com as pessoas certas, neste caso, a gerência, que tem uma visão detalhada das equipes sob sua responsabilidade.

Dica: por que não elaborar a famosa estrutura de habilidades mencionada acima?

#3 Faça um inventário das habilidades atuais dos funcionários

Depois de saber o que a empresa precisa, é hora de determinar quais habilidades ela realmente tem.

Há várias maneiras de fazer isso:

• Peça aos funcionários que se avaliem (cuidado com o viés pessoal!);
• Convide os gerentes a identificar as habilidades de suas equipes, com base em critérios definidos;
• realizar entrevistas individuais, que oferecem uma oportunidade de discutir as habilidades do funcionário... e não apenas!
• realizar testes de habilidades (exercícios práticos, simulações, etc.);
• consultar a documentação, especialmente os currículos. Os currículos geralmente contêm informações sobre habilidades desenvolvidas em cargos anteriores que a empresa ainda não teve a oportunidade de explorar.

#4 Analise as lacunas entre as habilidades atuais e as habilidades necessárias

Nesta etapa, você tem todos os dados de que precisa para comparar as habilidades existentes com as necessárias para atender às necessidades futuras.

Entretanto, esse trabalho pode revelar alguns "buracos a serem preenchidos". Nesse caso, priorize as lacunas mais críticas, para que você possa concentrar suas ações nas lacunas de habilidades mais estratégicas primeiro.

#5 Representar os resultados visualmente

Como lembrete, o mapeamento de habilidades deve ser, acima de tudo, prático e simplificar a análise dos dados associados às habilidades de seus funcionários.

Portanto, todas essas informações devem ser agrupadas em um único documento, no formato de sua escolha. Observe, entretanto, que os formatos mais comuns são as matrizes :

• matrizes, em outras palavras, tabelas do Excel;
• mapas mentais, essas estruturas em árvore que organizam e vinculam as habilidades de um indivíduo a categorias ou objetivos específicos.

Dica: o uso de um código de cores o ajudará a identificar as principais discrepâncias mais rapidamente.

#6 Elaborar um plano de ação

Depois de estabelecer o vínculo entre :

• as necessidades da organização ;
• e as habilidades já existentes;

você determinará as soluções necessárias para eliminar as lacunas.

Essas soluções geralmente giram em torno das seguintes áreas:

• treinamento e orientação, que fortalecem o compromisso dos funcionários por meio do desenvolvimento profissional;
• recrutamento, a resposta rápida para integrar as habilidades que estão faltando;
• mobilidade interna, que também é muito bem recebida pelos funcionários, pois aprimora suas carreiras.

Vale a pena saber: como em qualquer implantação de projeto, a implementação desses planos de ação envolve

• planejamento das várias atividades relacionadas;
• alocação dos orçamentos e recursos necessários;
• definir objetivos mensuráveis para monitorar o progresso.

#7 Avalie o sucesso de suas ações

Por fim, é importante medir o progresso obtido graças aos KPIs que você definiu. Dessa forma, você mantém a relevância do seu mapeamento de habilidades diante de mudanças internas e externas.

Por exemplo, você precisa ter certeza de que os planos de treinamento deram frutos e supriram a falta de habilidades. Ou que os perfis certos foram recrutados.

Em todos os casos, somente o monitoramento regular revelará as possíveis áreas de melhoria e, portanto, as ações corretivas necessárias.

Exemplo de um mapa de habilidades gratuito em Excel

Precisa de ajuda? O Appvizer pode ajudá-lo com esse modelo gratuito de mapeamento de habilidades, que você pode baixar no formato Excel.

Tudo o que resta é realizar uma pesquisa para completá-la com os dados de seus próprios funcionários. 🕵️

Que ferramenta você deve usar para mapear suas habilidades?

Ferramentas tradicionais

Se você está apenas começando, é perfeitamente possível elaborar seu mapa de habilidades usando uma planilha do tipo Excel, especialmente se você não tiver recursos para investir em softwares mais avançados. As planilhas são perfeitamente capazes de estruturar e analisar informações.

E para representações mais claras e visuais, você também pode usar soluções de mapas mentais.

☝️ Lembre-se, entretanto, de que essas ferramentas são usadas essencialmente para organizar e visualizar seu mapa de habilidades. Em outras palavras, nesse contexto, todo o trabalho preparatório de identificação de necessidades e listagem de habilidades deve ser feito manualmente. O mesmo vale para o monitoramento do desempenho, já que o Excel, assim como o software de mapa mental, permanece relativamente estático. Não é muito prático para grandes organizações...

Software especializado

É por isso que as empresas com grandes necessidades percebem rapidamente os benefícios de usar um software especializado, seja uma plataforma GPEC ou um HRIS que inclua um componente de gerenciamento de habilidades.

Aqui estão apenas alguns exemplos do que essas soluções prometem:

• automação dos processos de coleta, análise e monitoramento de habilidades;
• centralização de todas as informações em um único local; e
• a circulação de dados para as funcionalidades de implementação de treinamento, a fim de otimizar as operações;
• Monitoramento e atualização contínuos dos dados.

O 🛠️ Skeely, por exemplo, é uma solução desenvolvida para entrevistas (anuais, profissionais, de acompanhamento, etc.) e GPEC. Ela gerencia suas entrevistas de avaliação de A a Z. Todos os dados obtidos durante essas discussões são centralizados no software, o que facilita a elaboração de seu mapa de habilidades. Você também pode usar esse mapa para definir seu plano de treinamento, novamente diretamente no Skeely.

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Por fim, 5 erros a serem evitados ao mapear suas habilidades

É isso aí, você já tem as habilidades necessárias para dominar nosso assunto do dia 😉

Antes de irmos embora, aqui estão alguns erros que devem ser evitados para não comprometer o processo:

1. Não envolver os funcionários do início ao fim. É importante explicar a eles o valor do projeto e os benefícios tangíveis que obterão com ele.
   
   
2. Não ser regular. A vida de um funcionário em uma empresa não é estática: suas habilidades estão em constante evolução! Seria uma pena perder as principais habilidades...
   
   
3. Confiar apenas na autoavaliação dos funcionários ou nas percepções subjetivas dos gerentes. É absolutamente necessário fazer uma referência cruzada de todos os dados à sua disposição (por isso é uma boa ideia usar um software).
   
   
4. Criar um mapa de habilidades que seja difícil de ler. Produza um documento que todos possam usar.
   
   
5. Concentrar-se apenas nas habilidades técnicas e negligenciar as habilidades sociais, que são essenciais porque refletem as habilidades interpessoais, comportamentais e adaptativas dos funcionários.

Mais do que um simples inventário, o mapeamento de habilidades é um compromisso real com uma organização mais ágil e focada no desenvolvimento de talentos. Não perca essa chance!