Facilite a entrada dos funcionários na empresa com um livreto de boas-vindas
O livreto de indução da empresa é um documento valioso para todo novo funcionário. Ele os orienta em seu novo ambiente de trabalho, fornecendo todas as informações necessárias para uma integração bem-sucedida: gerenciamento da empresa, regulamentos internos, segurança, treinamento, ferramentas etc.
Para garantir uma integração bem-sucedida , é do interesse de toda empresa fornecer um livreto de indução. Essa ferramenta de RH é tanto um ponto de referência para os recém-chegados quanto para os funcionários que já ingressaram na empresa.
O que o livreto de boas-vindas contém? Como você pode torná-lo um ativo para a integração de seus funcionários? Descubra neste artigo!
Cartilha de boas-vindas: definição
O que é um guia de boas-vindas da empresa?
Um guia de boas-vindas é um documento entregue a cada novo funcionário quando ele assume seu novo cargo.
É uma ferramenta de RH usada para facilitar a integração de um funcionário (conhecida como onboarding) e para apoiá-lo desde seu primeiro dia na empresa. Esta caixa de ferramentas foi projetada para responder a quaisquer perguntas que os novos recrutas possam ter.
Em resumo, é um guia de boas-vindas para novos funcionários.
Com as empresas deixando de usar papel , pense em oferecer a seus funcionários um livreto de boas-vindas digital! Há várias vantagens nisso
- as informações são atualizadas regularmente e em tempo real para todos;
- o livreto pode ser acessado por todos os funcionários, a qualquer momento, onde quer que estejam: se sua empresa tiver vários locais, isso significa que todos têm o mesmo nível de informações.
Por que não dar um passo adiante e oferecer um livreto de boas-vindas digital na forma de um vídeo ? Mais divertido, esse formato ajuda a transmitir informações mais rapidamente, se o vídeo for bem produzido.
Benefícios do guia de boas-vindas
O livreto de boas-vindas é útil para :
- novos funcionários, que são orientados em seu novo ambiente de trabalho,
- gerentes, que se beneficiam de ter funcionários operacionais mais rapidamente,
- Recursos Humanos, que já terá respondido a algumas perguntas de RH no guia de boas-vindas,
- o Departamento de Sistemas de Informação, pelo mesmo motivo que o RH, mas de um ponto de vista técnico e de ferramentas,
- a empresa como um todo, que, por meio de uma gestão de RH mais bem controlada, consegue reter talentos.
Para que ele é usado? Objetivos do guia de boas-vindas
A criação de um guia de boas-vindas da empresa atende a vários objetivos:
- Para a empresa :
- formalizar a cultura da empresa: valores, operações, relações interpessoais, etc;
- fidelizar os funcionários, manter as habilidades dentro da empresa e reduzir a rotatividade de pessoal;
- simplificar os processos para economizar tempo, principalmente no que se refere aos procedimentos administrativos;
- facilitar a adesão dos funcionários ao projeto da empresa.
- Para novos funcionários :
- estar familiarizado com as regras internas da empresa: os direitos e deveres do funcionário são conhecidos;
- adaptar-se mais rapidamente, encontrar seu rumo e automatismos, compreender o ambiente em que o novo funcionário está trabalhando;
- começar a trabalhar o mais rápido possível, o que é bom tanto para a empresa quanto para o novo funcionário;
- tornar o ambiente de trabalho agradável;
- desenvolver um senso de vínculo com a empresa.
O que contém o folheto de indução?
Com exceção dos estabelecimentos de saúde, as empresas não estão sujeitas a nenhuma legislação ou regulamentação referente ao livreto de boas-vindas da empresa.
O conteúdo do livreto de boas-vindas inclui:
👉 Na maioria das vezes, uma palavra da gerência apresentando o livreto de boas-vindas.
Uma apresentação da empresa:
- seu projeto, modelo de negócios, estratégia e ambições,
- suas atividades
- seu histórico,
- um organograma para ajudá-lo a identificar claramente seus contatos dentro da empresa:
- os departamentos que compõem a empresa
- os membros da gerência
- com quem entrar em contato para perguntas específicas, etc.
Uma apresentação do local da empresa e seus arredores:
- Como chegar lá: transporte público, bicicletário, estacionamento,
- onde almoçar: refeitório da empresa, sala de almoço, lojas próximas etc,
- onde fazer uma pausa: sala de descanso, área externa, quaisquer jogos ou atividades disponíveis,
- onde é permitido fumar, etc.
Regras que regem a vida da empresa:
- regras internas,
- horário de trabalho
- regras de segurança no local de trabalho,
- Política de CSR, se aplicável.
Cultura da empresa:
- seus valores,
- melhores práticas, uma vida corporativa tranquila e feliz.
Detalhes dos benefícios relacionados ao trabalho:
- vale-refeição,
- possível reembolso de custos de transporte,
- seguro-saúde,
- plano de poupança da empresa, etc.
👉 Padronização de processos para :
- licença remunerada e outras ausências,
- gerenciamento de tempo
- gerenciamento de contas de despesas,
- comunicação interna,
- gerenciamento de documentos,
- ... e todas as ferramentas usadas para otimizar cada um desses processos.
ℹ️ Este artigo contém uma lista de ferramentas.
Informações práticas para uso diário:
- código de acesso ao estacionamento ou ao prédio,
- mapa do local,
- informações de contato.
Uma apresentação do plano de treinamento em vigor na empresa ou, pelo menos, as perspectivas de possíveis cursos de treinamento.
Uma apresentação dos órgãos de representação da equipe (IRL), quando aplicável:
- sua função na empresa
- suas áreas de atuação,
- os nomes e os detalhes de contato dos representantes dos funcionários na empresa.
Você encontrará muitos exemplos de folhetos ou pacotes de boas-vindas de empresas on-line, desde os mais clássicos até os mais originais.
3 segredos para garantir que seu guia de boas-vindas seja bem recebido pelos funcionários
O livreto é um documento útil: ele não deve ficar em um arquivo no computador do funcionário ou no fundo de uma gaveta. Ele precisa ser lido e assimilado por suas equipes. Como você pode fazer isso?
Tome cuidado com a apresentação visual.
Você precisa fazer com que as pessoas queiram ler o livreto de boas-vindas. Afinal de contas, ele é nada menos que uma ferramenta de comunicação de RH. Aplique a carta gráfica de sua empresa: isso garantirá a consistência entre todos os documentos que um novo funcionário recebe ao chegar e melhorará a imagem de seu empregador.
O folheto de boas-vindas deve ser exaustivo, mas não muito longo ou desanimador: isso desestimularia a leitura.
Uma imagem vale mais que mil palavras: use imagens, diagramas ou vídeos para ilustrar seu guia de boas-vindas. Isso certamente tornará a leitura mais agradável!
Facilite a integração com ferramentas simples
As ferramentas podem mudar sua vida (profissional): quando tudo está funcionando, você não presta muita atenção; mas quando há um problema, você perde tempo e fica irritado.
Daí a importância de implementar ferramentas que agilizem os processos e simplifiquem o dia a dia dos funcionários. Inclua uma descrição do software usado em sua empresa em seu folheto de admissão e dê aos recém-chegados a imagem de uma empresa moderna e bem equipada.
Aqui está uma lista de diferentes tipos de ferramentas para ajudá-lo a integrar seus funcionários:
- ferramentas para aumentar o comprometimento dos funcionários: Briq, Kudify ;
- ferramentas para gerenciar facilmente licenças e ausências: Figgo, Notys Congés et Absences ;
- ferramentas para simplificar o gerenciamento de reclamações de despesas: Philéas Gestion, SAP Concur;
- ferramentas para gerenciar o tempo e as atividades: consulte o software ;
- ferramentas para gerenciar tarefas usando modelos: Asana, Trello ;
- ferramentas colaborativas para troca de informações internamente (redes sociais corporativas): consulte o software ;
- ferramentas para comunicação : consulte o software;
- ferramentas para gerenciar projetos: consulte o software ;
- ferramentas para gerenciamento de documentos eletrônicos: consulte o software ;
- ferramentas para compartilhamento de arquivos: consulte o software.
Observação: existem ferramentas dedicadas à integração de novos funcionários na empresa. Por exemplo, a Eurécia Gestion des Talents, a MonPortailRH e a Payfit incluem questões de integração em suas soluções.
O livreto de integração, apenas uma das muitas ferramentas de integração
O livreto de boas-vindas é uma das ferramentas de RH que facilitam a integração de novos funcionários. Ele transmite uma marca positiva do empregador, demonstrando a atenção dada aos funcionários e a vontade de integrá-los rapidamente à equipe.
Algumas dicas finais:
- O dia de apresentação dos novos funcionários pode ser um bom momento para distribuir o folheto de apresentação;
- a integração, na verdade, começa antes de o funcionário chegar às suas instalações, com a preparação de sua estação de trabalho, acesso, ferramentas etc.
- O livreto de boas-vindas pode fazer parte de um pacote de boas-vindas: acessórios de escritório, guloseimas, lanches, bons endereços - em resumo, tudo o que você precisa para deixar seu novo funcionário à vontade desde o primeiro dia!
Você já adotou o guia de boas-vindas em sua empresa? Qual foi o feedback de seus funcionários?
Artigo traduzido do francês