Adoção digital: a chave para a transformação digital de sua empresa

Em seu estudo publicado no final de 2020, o Gartner descreve como, até 2025, 70% das organizações usarão plataformas de adoção digital para superar as dificuldades dos usuários.

É preciso dizer que a adoção digital de ferramentas é um dos principais desafios que as empresas enfrentam em sua transição digital. Ela tem um impacto comprovado no desempenho e na produtividade e é ainda mais crucial quando se considera que mais de um terço do software instalado não é utilizado (relatório 1E).

Mas o que são essas plataformas de adoção digital? Elas realmente permitem que os usuários se familiarizem com seu novo ambiente de forma mais rápida e tranquila? Que tipo de SPOCs elas oferecem?

Todas as respostas para suas perguntas estão neste artigo.

Adoção digital: um grande desafio

A crise de saúde de 2020 colocou as empresas frente a frente, da noite para o dia, com o desafio de manter os negócios com todos em teletrabalho.

Esse contexto sem precedentes aumentou consideravelmente a quantidade de software usado nas empresas para manter a produtividade alta, as reuniões em andamento e os funcionários engajados.

Infelizmente, em sua pressa, algumas empresas com pouco equipamento anterior não conseguiram oferecer a seus funcionários treinamento e suporte suficientes para que eles pudessem adotar essa panóplia de novas ferramentas, às vezes pouco intuitivas.

O resultado? Funcionários em dificuldades :

• ficam desmotivados
• tornam-se desmotivados
• e sua produtividade cai, às vezes com graves consequências financeiras.

Para evitar essa situação, surgiram plataformas dedicadas a maximizar a taxa de adoção de software, ajudando a aliviar muitas das dificuldades que os usuários podem encontrar.

Plataformas de adoção digital

Definição

Uma plataforma de adoção digital (DAP) é um software que ajuda os usuários a se familiarizarem com uma ferramenta de forma contextualizada, diretamente na interface em questão. Elas costumam ser chamadas de GPS de aplicativos, orientando os usuários de forma interativa.

Com uma abordagem prática, esse tipo de plataforma pode complementar o treinamento ou a documentação do software ou, em alguns casos, até mesmo substituí-los completamente. Isso é conhecido como 100% de aprendizado pela prática.

As DAPs são usadas nas empresas para diversas finalidades:

• integração de funcionários recém-contratados,
• mudanças de cargo que exigem o aprendizado de novas ferramentas,
• integração de um novo cliente.

Você se lembra do Clippy, o clipe de papel da Microsoft? Ele é um pouco como o ancestral dos DAPs atuais, e suas orientações ajudaram gerações inteiras a se familiarizarem com o pacote Office.

Como funciona

A tecnologia DAP atua como uma "sobreposição" em softwares e aplicativos, sem nenhum desenvolvimento específico. Ela pode ser configurada pela empresa, que pode criar caminhos de usuário personalizados e contextualizados, adaptados a necessidades específicas:

• a empresa
• um departamento
• uma equipe
• um tipo específico de perfil, etc.

O aprendizado e o uso em tempo real são simultâneos, pois a ajuda é oferecida no lugar certo e na hora certa. Quando os usuários estão no aplicativo, eles podem ver :

• campos destacados para preenchimento
• mensagens pop-up e instruções em pontos-chave da jornada,
• links para a documentação completa sobre um requisito específico,
• novos recursos destacados e apresentados,
• conselhos sobre como usar o sistema para melhorar o desempenho e economizar tempo.

Às vezes, os DAPs são baseados em inteligência artificial, que pode ser adaptada ao comportamento do usuário, para oferecer um treinamento ainda mais preciso e exato.

Algumas delas também oferecem um módulo para analisar o uso do usuário, permitindo a geração de indicadores (tempo médio gasto, cumprimento de objetivos, aquisição de habilidades etc.), e um módulo para coletar feedback do usuário para identificar áreas do curso que não estão funcionando bem e melhorá-las.

Por que usar uma plataforma de adoção digital?

Rápida e fácil de implementar

A instalação desse tipo de solução requer muito pouco desenvolvimento, com o objetivo de tornar rápida e intuitiva a criação de conteúdo e a definição de regras de negócios.

Se o software mudar, não há necessidade de tirar novas capturas de tela e começar do zero: as adaptações e modificações podem ser feitas rapidamente.

Torna o aprendizado mais eficaz

Essas plataformas fornecem acesso às informações no momento certo e no lugar certo, tornando-as muito mais relevantes e fáceis de assimilar. As necessidades do usuário são atendidas rapidamente, e o aprendizado é imediato e simplificado.

Além disso, nem todos os usuários têm a mesma facilidade para entender uma ferramenta, dependendo da idade, da experiência ou do tipo de trabalho. O DAP permite uma adaptação real a cada tipo de perfil, desde aqueles que precisam de assistência quase completa até os que se sentem à vontade e querem algumas dicas extras.

Por fim, o conteúdo criado é projetado para ser interativo e envolvente, o que também incentiva o aprendizado.

Aumenta a taxa de adoção

A facilidade de aprendizado tem um impacto positivo na taxa de adoção de ferramentas digitais.

Para fins de comparação:

apenas 5% dos usuários consultam vídeos ou documentação; essa taxa seria de cerca de 85% com uma ferramenta DAP

Acxias

Aumento do desempenho da equipe e do bem-estar dos funcionários

Um aprendizado mais eficaz, aliado a um aumento na taxa de adoção, não deixa de afetar a produtividade dos funcionários, pois eles ficam :

• operacionais mais rapidamente
• cientes de como a ferramenta pode torná-los mais eficientes,
• agradavelmente surpreendidos com a fluidez de seu trabalho,
• mais bem apoiados: suas necessidades são ouvidas e atendidas,
• e, portanto, ficam mais felizes e motivados para melhorar seu desempenho.

Redução de custos

A economia obtida com a integração de uma plataforma de adoção digital pode ser vista em vários níveis diferentes:

• Redução do tempo de treinamento (multiplicado pelo número de usuários, isso pode representar somas substanciais),
• redução do tempo de adoção do software
• menos solicitações de suporte e, portanto, menos tempo gasto com o serviço pós-venda,
• Aumento da fidelidade do cliente graças a uma taxa de adoção mais alta, o que leva à economia, já que manter um cliente custa 5 vezes menos do que adquirir um novo.

Contribui para o aprimoramento contínuo

Graças a um módulo para coletar feedback e analisar a experiência do usuário, a empresa pode identificar, em cada etapa do processo, quaisquer dificuldades que um funcionário possa ter encontrado em qualquer ponto do processo.

As instruções estavam faltando? Não foram suficientemente claras? Chegar ao fundo dessas questões permite que você melhore continuamente a funcionalidade ou o suporte de forma contínua e torne a jornada um pouco mais suave a cada vez.

Também é mais fácil identificar os usuários que precisam de um suporte mais aprofundado para adotar totalmente a solução.

Exemplo de uma plataforma de adoção digital

Se o seu projeto envolve a implementação de um novo software, o treinamento de novos funcionários ou a atualização para uma nova versão, existem alguns players no mercado para ajudá-lo. Por exemplo:

Saiba mais sobre plataformas de adoção digital e sistemas de gerenciamento de aprendizado (LMS).

Não deixe de lado o suporte ao gerenciamento de mudanças

Como vimos, a adoção de plataformas digitais está se tornando cada vez mais essencial para as empresas, pois os benefícios são muitos.

No entanto, tome cuidado para não descansar totalmente sobre os louros na esperança de que a adoção digital se resolva sozinha. Muitas empresas tiveram fracassos na implantação de ferramentas, muitas vezes devido a um suporte desleixado ou até mesmo ignorado para a mudança. E, no entanto, para que a adoção seja bem-sucedida, as pessoas devem ser a prioridade.

Portanto, para ter a melhor chance de sucesso, crie uma estratégia de gerenciamento de mudanças adaptada à sua empresa e aos seus funcionários.

Combinado com o poder das plataformas de adoção digital, não há dúvida de que você terá uma transição bem-sucedida!

E quanto a você? Você usa esse tipo de plataforma? Se não, o que está fazendo para maximizar o sucesso de suas implementações de software?