Terceirização da folha de pagamento: é a opção certa para sua empresa?
A terceirização da folha de pagamentoé uma solução relevante e uma garantia de tranquilidade para todas as empresas.
Os desafios da folha de pagamento diferem de acordo com o porte, mas as vantagens e desvantagens da terceirização permanecem as mesmas.
Elimine a pressão sobre sua gestão de recursos humanos terceirizando a produção de contracheques e declarações sociais, inclusive o DSN.
Cabe a você assumir tarefas de RH de maior valor agregado ou concentrar-se em seu negócio principal!
O que é terceirização da folha de pagamento?
Definição
A terceirização da folha de pagamento envolve o uso de um prestador de serviços externo, uma empresa de terceirização da folha de pagamento ou um contador certificado, para delegar todas ou parte das tarefas de gerenciamento da folha de pagamento.
Isso também é conhecido como terceirização da folha de pagamento.
As tarefas do prestador de serviços de terceirização da folha de pagamento
As tarefas de seu prestador de serviços podem incluir :
- inserir e calcular elementos variáveis da folha de pagamento
- produzir e emitir boletos de pagamento,
- verificar se estão corretos
- envio aos funcionários
- pagamento,
- arquivamento e armazenamento de documentos,
- fazer declarações de seguridade social, incluindo o DSN.
Vantagens e desvantagens da terceirização da folha de pagamento
Vantagens da terceirização da folha de pagamento
Vantagem 1 - Garantia de conformidade legal
As regulamentações francesas sobre a folha de pagamento estão entre as mais complexas do mundo, e os diretores de empresas nem sempre podem se improvisar como gerentes de folha de pagamento.
As empresas de terceirização da folha de pagamento, por outro lado, são especialistas que conhecem profundamente as normas e sabem como aplicá-las para garantir a conformidade com a legislação trabalhista. Assim, casos gerais e eventos excepcionais (demissão, rescisão contratual, aumento, bônus etc.) são levados em consideração sem sair da estrutura legal.
O resultado: menor risco de erros na folha de pagamento e tranquilidade para as empresas.
Vantagem 2 - Controle de custos
O empresário ainda não expressou a necessidade de contratar um gerente de recursos humanos ou não tem o orçamento necessário.
Ao usar um provedor externo de serviços de folha de pagamento, ele pode otimizar seus custos.
Vantagem 3 - Gerenciamento simples de todas as configurações da folha de pagamento
A folha de pagamento não se trata apenas de preencher um cheque com o mesmo valor todo mês. E os empreendedores às vezes descobrem isso tardiamente!
Pelo contrário, você precisa levar em conta :
- os diferentes tipos de contrato (permanente, prazo fixo, temporário, experiência de trabalho, etc.),
- os diferentes status (empregado, gerente, etc.),
- os diferentes horários de trabalho (período integral ou meio período),
- variáveis e bônus,
- reembolso de benefícios (vale-refeição, custos de transporte, plano de saúde da empresa),
- contas de despesas ou deduções específicas de taxa fixa,
- licença não remunerada, etc.
Jargão jurídico difícil de entender para empresários focados no desenvolvimento de seus negócios? Não para um provedor de serviços de folha de pagamento!
Vantagem 4 - Relatórios DSN sem complicações
Todos os meses, os empregadores precisam apresentar sua Declaração Social Nominativa. Enquanto o provedor de serviços está compilando esse arquivo unificado a partir das informações da folha de pagamento, o gerente está persuadindo novos clientes a se inscreverem.
O gerente de folha de pagamento transmite as informações relativas à proteção social dos funcionários aos órgãos relevantes (URSSAF, CPAM, AGIRC ARRCO, centro de impostos, fundos de regimes especiais, Pôle emploi, órgãos suplementares etc.) em tempo hábil.
Vantagem 5 - Aliviar a carga da sua equipe interna
Você tem um gerente de RH, um diretor financeiro ou até mesmo uma equipe administrativa em sua folha de pagamento? Reduza a carga de trabalho deles terceirizando a folha de pagamento. Dessa forma, eles poderão se concentrar em outras tarefas essenciais, como a melhoria do bem-estar dos funcionários.
Além disso, isso também significa economia financeira e de tempo, pois você não precisa de uma ferramenta especializada para gerenciar a folha de pagamento.
Vantagem 6 - Beneficie-se de uma boa consultoria sobre legislação trabalhista
Quando um novo proprietário de empresa começa a trabalhar com novos funcionários, ele precisa saber o que esperar e como fazer as coisas em conformidade com a legislação trabalh ista: Ele precisa de uma auditoria personalizada, conhecimento especializado e consultoria jurídica para começar com uma base sólida e garantir todos os procedimentos sociais envolvidos na folha de pagamento.
Mais tarde, quando a empresa tiver crescido, você continuará a se beneficiar da assessoria jurídica relevante.
Desvantagens da terceirização da folha de pagamento
Você depende de uma empresa ou de um provedor independente de terceirização da folha de pagamento: reserve um tempo para fazer a sua escolha, pois você não vai mudar todo mês!
Desvantagem 1 - Dependência das habilidades do prestador de serviços
Você não tem habilidades sociais e jurídicas internas: se tiver dúvidas, você depende do prestador de serviços.
Escolha-o também por sua capacidade de resposta e reputação.
Desvantagem 2 - Fique de olho nos custos ocultos
Evite custos ocultos e surpresas desagradáveis na hora da fatura se sua equipe estiver crescendo e, naturalmente, o volume a ser processado na folha de pagamento for maior.
Estude seu contrato detalhadamente antes de assiná-lo.
Desvantagem 3 - Exportação e transmissão de seus dados
É necessário exportar e transmitir os dados de férias para o gerente externo da folha de pagamento.
Preste atenção ao gerenciamento de dados pessoais para garantir a segurança dos dados de seus funcionários.
Gerenciamento terceirizado da folha de pagamento: para que tipo de empresa?
Empresas muito pequenas, start-ups e associações
Essas pequenas organizações às vezes não têm ninguém internamente para lidar com questões de RH ou administração de pessoal.
A terceirização evita que essa tarefa recaia sobre os gerentes, que têm outras prioridades.
Empresas internacionais
As empresas com equipes internacionais têm obrigações legais relacionadas à folha de pagamento que diferem de país para país.
A terceirização simplifica o gerenciamento da folha de pagamento, garantindo que ela esteja em conformidade com as normas locais.
PMEs, ETIs e grandes grupos
Para algumas organizações, a folha de pagamento interna pode ser muito cara devido ao número de funcionários a serem gerenciados.
A terceirização da folha de pagamento permite que elas se concentrem em tarefas de RH de maior escala, como :
- gerenciamento de habilidades
- gerenciamento de carreiras
- gerenciamento de carreira, gerenciamento de treinamento, etc.
Como se terceiriza a folha de pagamento?
A empresa de contabilidade ou o prestador de serviços especializado em folha de pagamento
Algumas firmas de contabilidade empregam pessoas especializadas em processamento de folha de pagamento e declarações governamentais.
Isso pode ser vantajoso se a mesma empresa já cuida de sua contabilidade, tanto em termos de custos quanto de transmissão de dados.
As microempresas geralmente usam esse tipo de serviço abrangente.
Empresas especializadas em folha de pagamento também oferecem seus serviços para um gerenciamento mais abrangente da folha de pagamento. Elas têm a vantagem de estar atualizadas com as regulamentações mais recentes, principalmente no que se refere às isenções de encargos aplicáveis.
Elas tendem a ser usadas por organizações de médio e grande porte.
Quais são as tarifas da terceirização da folha de pagamento?
Tudo depende do número de funcionários, pois as tarifas podem ser degressivas. Você deve esperar pagar cerca de €15 a €25 por contracheque. Também pode ser necessário acrescentar uma taxa fixa para as declarações de previdência social.
Compare esse valor com o custo de um funcionário dedicado ao gerenciamento da folha de pagamento e veja qual é o mais econômico para você.
Software de gerenciamento da folha de pagamento
Você gostaria de manter o gerenciamento da folha de pagamento internamente, mas teme que sua falta de conhecimentos jurídicos possa atrapalhar?
Como evitar erros relacionados a obrigações e se beneficiar de consultoria especializada sem terceirizar completamente o gerenciamento da folha de pagamento?
Escolha o compromisso entre as ferramentas internas de RH e a terceirização da folha de pagamento para obter o melhor dos dois mundos.
Por exemplo, com a oferta de HRIS e folha de pagamento do Lucca, você se beneficia de um HRIS para preparar a produção da folha de pagamento (administração de pessoal e gerenciamento de férias, por exemplo) e, em seguida, o gerenciamento da folha de pagamento é confiado a um provedor de serviços de folha de pagamento confiável. Em seguida, você distribui as folhas de pagamento aos seus funcionários.
O Sage Business Cloud Payroll é feito sob medida: você pode escolher a fórmula mais adequada para o processamento da folha de pagamento, entre terceirização parcial, total ou interna. Você tem a opção de delegar essa responsabilidade a especialistas de negócios, mantendo o controle sobre sua folha de pagamento, é você quem decide o nível de suporte que deseja.
O software de gerenciamento de férias, como o Figgo ou o ManaTime Congés, pode ser usado para transmitir informações sobre férias para o software de folha de pagamento, de modo que não há necessidade de reinserir dados.
Você também pode optar por um software de folha de pagamento simples, como o PayFit, e contar com a equipe de especialistas para responder às suas perguntas e evitar erros. Você continua a controlar a folha de pagamento internamente, mas está protegido contra contratempos legais. Ideal para PMEs que não têm muitos casos excepcionais para gerenciar.
Folha de pagamento, uma questão estratégica
A folha de pagamento é uma das questões estratégicas de uma empresa: administrada por um contador ou por um prestador de serviços de folha de pagamento experiente, você pode garantir a conformidade dos documentos produzidos e evitar erros. Um software profissional também pode representar uma alternativa de qualidade.
Então, a terceirização da folha de pagamento é ideal para você?
Artigo traduzido do francês