Por que usar um software de folha de pagamento?
Não há espaço para erros quando se trata de elaborar contracheques ou fazer declarações a órgãos oficiais. Para sua PME ou VSE, é vital usar um software de gerenciamento de folha de pagamento para evitar armadilhas e se beneficiar de um suporte confiável.
Controle do processo de folha de pagamento
A escolha de um software de folha de pagamento é uma solução real para sua empresa. Ele elimina a necessidade de contratar um prestador de serviços externo à sua empresa ou de empregar alguém dedicado a essa tarefa. Isso facilitará a emissão de contracheques e também o cálculo das declarações obrigatórias. Você não precisa mais se preocupar com a dedução do pagamento de férias. Tudo é feito automaticamente. Você pode gerenciar o processo desde a partida até a chegada sem nenhum intermediário externo. Ele também ajuda a evitar os erros que você poderia cometer se tivesse que gerenciar a folha de pagamento por conta própria, sem nenhum suporte. O software sinalizará quaisquer erros e o notificará para que você possa corrigi-los rapidamente.
Ajuda para se familiarizar com o software
Ao utilizar um provedor de soluções de gerenciamento, você pode contar com um treinamento rápido sobre o software de gerenciamento de folha de pagamento. É fundamental que você possa fazer perguntas e entender todas as funções do software para evitar erros posteriores. Para não ter problemas, peça a um ou dois de seus colegas que participem do treinamento. Dessa forma, vários de vocês poderão usar o software de folha de pagamento e, se um de vocês estiver ausente ou doente, sua empresa não será prejudicada por ter de esperar a emissão dos recibos de pagamento. Muitos fornecedores de software oferecem suporte telefônico para ajudá-lo ou resolver um problema.
Em que você precisa prestar atenção?
- O software de gerenciamento de folha de pagamento precisa ser atualizado com muita regularidade para manter a estrutura legal para o estabelecimento de salários. É essencial que o fornecedor lhe ofereça essas atualizações. Caso contrário, o software se tornará obsoleto rapidamente. No campo da contabilidade, há mudanças muito regulares que podem ser fundamentais. Portanto, não só o software deve ser atualizado sempre que houver uma mudança importante, como também a pessoa que o utilizará em sua empresa deve ser continuamente treinada e manter-se a par da legislação. Ao optar por um software de folha de pagamento on-line, você pode ter certeza de que o software estará completamente atualizado o tempo todo e que você estará em conformidade com todas as obrigações legais.
- O custo do software para desktop pode parecer razoável no início. Você deve esperar pagar entre € 1.000 e € 3.000 por um pacote realmente abrangente. No entanto, você também precisa fazer um orçamento para as muitas atualizações que serão essenciais. Ao comprar um software de folha de pagamento on-line, você paga uma taxa de assinatura mensal e não precisa pagar pelas atualizações.
- O software de folha de pagamento deve ser intuitivo e fácil de usar. Não há necessidade de investir em uma fábrica de gás. Você precisa ser capaz de integrar seus dados e editar seus contracheques com facilidade.
Software para desktop ou SaaS?
Cabe a você escolher entre um software instalado em uma ou mais estações de trabalho ou, se preferir, um software como serviço (SaaS). A vantagem de ter um software de desktop é que você é totalmente independente e não depende de nenhum provedor de serviços. No entanto, é preciso manter o software atualizado, configurar o software por conta própria, o que requer boas habilidades em folha de pagamento, e gerenciar sua própria folha de pagamento.Também é necessário fazer backup dos dados regularmente, para que você esteja preparado para qualquer problema que possa surgir.
A vantagem do SaaS é que ele oferece acesso remoto a todos os seus dados de qualquer computador. Portanto, se você estiver em trânsito, poderá se conectar a um computador conectado à Internet para consultar suas informações ou inserir dados. E não menos importante, as atualizações são feitas automaticamente. Não há necessidade de realizar nenhuma etapa, o software remoto integra as alterações. Ele também oferece um alto nível de segurança para todas as informações inerentes ao seu estabelecimento e é pré-configurado para que você possa usá-lo com um alto nível de conhecimento de gerenciamento de folha de pagamento.
Artigo traduzido do francês