Por que não mudar para um contracheque sem papel?
O que é um contracheque sem papel?
Embora os recibos de pagamento sem papel ainda estejam longe de ser a norma na França, eles estão gradualmente ganhando espaço nas empresas. E por um bom motivo: ele oferece uma série de vantagens, tanto para o funcionário quanto para o empregador.
Mas para implantar esse novo processo, não basta simplesmente enviar o documento eletronicamente em formato PDF! Há uma série de obrigações legais que precisam ser cumpridas.
Quais são elas? Quais são os benefícios práticos desse sistema? Como os funcionários podem se recusar a aceitar os recibos de pagamento eletrônicos?
Essas são apenas algumas das perguntas que responderemos neste artigo, para ajudar as organizações que desejam adotar o sistema!
O que é um contracheque desmaterializado?
Um contracheque desmaterializado (também conhecido como contracheque eletrônico ou BSE) é semelhante à versão em papel, exceto pelo fato de ser enviado em formato eletrônico.
Os funcionários podem consultar seu contracheque desmaterializado por meio de sua CPA(conta de atividade pessoal) e em um cofre digital disponibilizado para eles.
Se emitido corretamente, o contracheque eletrônico tem o mesmo valor legal que a versão impressa.
Os empregadores podem optar por não optar por esse método de distribuição, pois não é uma exigência legal. Entretanto, se o fizerem, há obrigações regulatórias a serem cumpridas.
Quais são os requisitos legais para os recibos de pagamento eletrônicos?
Informações obrigatórias
Em termos de conteúdo, nada muda em comparação com a versão em papel. As mesmas informações obrigatórias são exigidas:
- a identidade do funcionário e do empregador,
- o período e o número de horas trabalhadas,
- salário (bruto, líquido e líquido tributável),
- o valor do imposto de renda deduzido na fonte,
- a natureza e o valor de outros pagamentos ou deduções,
- contribuições para a seguridade social,
- a data das férias e o pagamento das férias, se gozadas durante o período em questão,
- a data de pagamento.
As características específicas dos contracheques eletrônicos
Várias leis foram aprovadas para regulamentar a desmaterialização dos recibos de pagamento.
- A lei de 12 de maio de 2009 (no. 2009-526) sobre simplificação e esclarecimento da lei e racionalização de procedimentos estipula que a introdução de boletos de pagamento eletrônicos :
- requer o consentimento prévio por escrito dos funcionários
- deve garantir a integridade dos dados contidos no documento.
- A lei de 8 de agosto de 2016 (nº 2016-1088), que entrou em vigor em 1º de janeiro de 2017, elimina esse acordo prévio. No entanto, os funcionários podem se opor ao procedimento, se desejarem.
Então, quais são as obrigações específicas da empresa com relação a seus funcionários?
Informar os funcionários
A empresa é obrigada a informar seus funcionários sobre a introdução desse novo sistema, pelo menos um mês antes de emitir o primeiro recibo de pagamento desmaterializado (ou no momento do recrutamento).
Mas o que acontece se um funcionário se recusar a receber um contracheque sem papel?
Se um funcionário se opuser, o empregador é obrigado a manter a versão em papel para ele. Além disso, o funcionário pode exigir isso a qualquer momento, desde que a solicitação seja notificada por um meio que confira uma data certa. A empresa tem, então, um prazo máximo de três meses para agir de acordo.
É por isso que algumas organizações precisam fazer malabarismos entre os recibos de pagamento em papel e sua versão desmaterializada.
Garantia de integridade, disponibilidade, confidencialidade e acessibilidade dos contracheques
A lei especifica as seguintes obrigações:
"A menos que o funcionário se oponha, o empregador poderá fornecer o recibo de pagamento em formato eletrônico, em condições que garantam a integridade, a disponibilidade, a confidencialidade e a acessibilidade do recibo de pagamento. O empregador poderá fornecer o recibo de pagamento em formato eletrônico, em condições que garantam a integridade, a disponibilidade, a confidencialidade e a acessibilidade do recibo de pagamento por um período definido por decreto e a confidencialidade dos dados, bem como sua acessibilidade dentro da estrutura do serviço associado à conta mencionada no 2° do II do artigo L.5151-6. ".
Mais especificamente, isso significa que os funcionários devem ser capazes de acessar seus recibos de pagamento eletrônicos por meio de um cofre digital:
- por pelo menos 50 anos
- ou até completarem 75 anos.
Isso facilitará o gerenciamento de seus direitos à aposentadoria.
E se a empresa encerrar suas atividades? Então, a empresa é obrigada a avisar os funcionários com pelo menos 3 meses de antecedência para que eles possam tomar providências para obter seus documentos.
Além disso, o sistema implantado deve permitir que os funcionários recuperem seus contracheques eletrônicos a qualquer momento, sem nenhum manuseio complexo.
Em termos de integridade e confidencialidade, a conformidade com a lei significa que o sistema escolhido pelo empregador deve :
- garantir que os dados não possam ser modificados
- ter um sistema de autenticação para proteger o acesso e, assim, garantir a confidencialidade.
Por fim, se a organização optar por boletos de pagamento eletrônicos, eles devem ser depositados na conta de atividade pessoal dos funcionários, ou CPA.
Observação: os empregadores são obrigados a manter uma cópia do contracheque (em papel ou em formato eletrônico) por pelo menos 5 anos.
Por que desmaterializar os contracheques? As vantagens
A desmaterialização de contracheques está se tornando cada vez mais popular porque oferece várias vantagens para funcionários e empresas.
Para os funcionários: acesso aos contracheques
Não importa onde os funcionários estejam, eles podem acessar seus contracheques a qualquer momento, com apenas alguns cliques. De um computador, celular ou tablet. Em outras palavras, esse processo evita buscas tediosas em arquivos ou a perda de documentos.
Além disso, a desmaterialização significa que todas as informações podem ser centralizadas na conta de atividade pessoal do funcionário, facilitando a preparação para a aposentadoria.
Para a empresa: gerenciamento mais fácil e economia de tempo
No que diz respeito ao empregador, o envio do contracheque é facilitado.
Vale lembrar que os documentos em papel exigem várias operações:
- impressão de contracheques
- postagem quando enviados pelo correio,
- classificação
- arquivamento em arquivos.
Todas essas atividades desperdiçam muito tempo das equipes de RH, embora sejam tarefas com pouco valor agregado para a empresa. Imagine o que isso significa para organizações com várias centenas de funcionários!
Para a empresa: economia
Para 1.000 funcionários, estima-se que os custos de mão de obra caiam de quase € 20.000 para € 0! [...]
No total, o recibo de pagamento custa € 0,40 por recibo de pagamento eletrônico, em comparação com € 2,53 de um recibo de pagamento em papel.
Source : Pixid
Graças ao contracheque desmaterializado, as empresas podem economizar:
- em postagem e papel: custos de postagem, tinta, papel, etc. O preço de um contracheque desmaterializado é inferior a 50 centavos;
- no arquivamento: todos os documentos em papel que precisam ser guardados ocupam espaço... e, portanto, espaço nas instalações, onde algumas organizações acabam se sentindo apertadas;
- graças ao ROI gerado: como mencionado acima, o tempo das equipes dedicadas não é mais usado para todas essas tarefas demoradas, mas para criar valor para a empresa.
E as desvantagens?
Na França, apenas 20% dos contracheques são eletrônicos (em comparação com 95% na Alemanha, fonte: digipaye).
A principal desvantagem desse sistema, portanto, está nos obstáculos a serem superados, em especial a resistência à mudança por parte dos empregadores e dos funcionários.
Há também receios quanto à segurança de TI e à confidencialidade dos dados. É por isso que as empresas que desejam introduzir contracheques sem papel precisam dedicar algum tempo para encontrar a ferramenta mais adequada.
Por fim, alguns empregadores não percebem imediatamente o ROI desse sistema, embora o custo de instalação de um cofre eletrônico possa ser alto.
Como configurar um contracheque sem papel?
A primeira etapa do empregador é informar o funcionário ou futuro funcionário sobre a introdução do contracheque eletrônico. De fato, vimos que essa é uma obrigação legal.
Esse trabalho de comunicação também é uma oportunidade de explicar os benefícios do contracheque eletrônico aos funcionários mais recalcitrantes, a fim de incentivá-los a aprovar o sistema.
Em seguida, a empresa deve escolher a ferramenta que garantirá sua conformidade com a lei. Deve-se lembrar que ela é obrigada a garantir a confidencialidade e a integridade do contracheque eletrônico por meio de um cofre, mas também a cumprir determinadas condições de arquivamento. Em outras palavras, não há mais documentos em PDF enviados por e-mail.
Existem muitas soluções no mercado capazes de atender a essas condições. O Sage Business Cloud Paie, por exemplo, é adaptado às necessidades das VSEs e das PMEs. Além de simplificar a produção de recibos de pagamento, o software facilita a distribuição dos mesmos em um cofre digital, acessível ao funcionário por toda a vida. Todos os dados são perfeitamente seguros, e os documentos de RH são arquivados, com registro de data e hora para garantir a rastreabilidade.
Você já tomou a iniciativa e adotou contracheques sem papel? Não hesite em compartilhar sua experiência e conselhos nos comentários.
Artigo traduzido do francês