O que são benefícios em espécie e como gerenciá-los?

Os benefícios em espécie são elementos de remuneração adicionados aos salários, que também representam certas vantagens para as empresas, proporcionando-lhes outros meios de remunerar os funcionários e contratá-los a um custo menor.

Entretanto, eles também representam uma restrição: como calcular os benefícios em espécie? E como contabilizá-los?

Se você é um gerente de RH ou um contador, este artigo será de seu interesse!

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O que é um benefício em espécie?

Um benefício em espécie é um bem ou serviço fornecido pela empresa a um funcionário, gratuitamente ou a um preço reduzido, em troca da contribuição do funcionário.

Ele pode ser usado para fins profissionais ou pessoais.

Por exemplo, um smartphone fornecido apenas para contato com clientes durante o dia de trabalho não é um benefício em espécie, assim como um carro da empresa devolvido antes de cada período de descanso semanal.

No entanto, o benefício em espécie é considerado uma remuneração adicional. Como tal, ele é :

• incluído em uma cláusula do contrato de trabalho ou em uma cláusula adicional,
• incluído na remuneração e no contracheque,
• sujeito a contribuições de seguridade social do empregador e do empregado,
• sujeito ao imposto de renda.

Os benefícios em espécie permitem que o empregador :

• ofereça a seus funcionários as melhores condições de trabalho possíveis;
• valorize o benefício nas negociações salariais;
• deduzir as contribuições para a seguridade social e para o seguro-desemprego em determinados casos.

O que são benefícios em espécie?

Há vários tipos de benefícios em espécie:

• benefícios em espécie para alimentos ou refeições,
• benefício em espécie para carro da empresa,
• benefício em espécie para acomodação na empresa,
• benefícios tecnológicos ou de NICT em espécie.

Há também o pagamento de parte dos custos de transporte e vários presentes, como vale-combustível ou vale-férias.

Benefícios em espécie para alimentação

São vales-refeição, como vales-refeição, vales de almoço ou passes de restaurante, concedidos quando não há cantina ou restaurante da empresa.

⚠️ As refeições consumidas e pagas pelos funcionários durante viagens de negócios não são benefícios em espécie, mas despesas de negócios.

Benefícios em espécie para veículos

Um carro da empresa pode ser disponibilizado a um funcionário. Se o veículo for essencial para o desempenho das funções do funcionário, é o uso particular do veículo, que não seja para fins de deslocamento, que constitui um benefício em espécie, independentemente de o empregador ser proprietário ou locador do veículo.

Benefícios de moradia em espécie

Assim como ocorre com os carros da empresa, independentemente de o empregador ser proprietário ou locador do veículo, a moradia da empresa é uma acomodação alocada pela empresa a um funcionário, que não precisa pagar o aluguel. Se o empregador pedir que o funcionário faça uma contribuição financeira, ela deve ser muito pequena, muito menor do que o aluguel.

Há dois tipos de moradia da empresa:

• acomodação fornecida por motivos práticos, para a qual pode ser solicitada uma contribuição;
• moradia corporativa fornecida por "necessidade absoluta", se o funcionário for obrigado a se mudar para o exterior para cumprir suas obrigações. Nesse caso, o empregador deve pagar o aluguel mais os encargos inerentes à acomodação.

⚠️ Se o funcionário já tiver uma residência principal, a menos que seja concedida uma isenção, ela se tornará uma residência secundária, sujeita a impostos mais altos.

Benefícios em espécie do NICT

As ferramentas de NICT (Novas Tecnologias de Informação e Comunicação) incluem, entre outras

• computadores
• pacotes de software
• software
• pacotes de internet
• telefones celulares.

Há um benefício em espécie, mesmo que o equipamento em questão já tenha sido baixado, se ele for usado para fins comerciais e particulares.

Diferença entre benefícios em espécie e despesas comerciais

As despesas profissionais são valores incorridos pelos funcionários no curso de sua atividade profissional. Elas são adiantadas e depois reembolsadas pela empresa, mediante apresentação de comprovante de despesas.

Elas não são remuneração, portanto, o funcionário não precisa declará-las às autoridades fiscais.

Em resumo, as despesas comerciais são incorridas no interesse da empresa, enquanto os benefícios em espécie são incorridos no interesse dos funcionários.

⚠️ A fraude é cometida se o empregador passar um benefício em espécie como uma despesa comercial, que é isenta de contribuições até certo ponto.

No caso de uma inspeção, a empresa estará sujeita a um ajuste, ao pagamento das contribuições devidas e a multas por atraso no pagamento, entre outras sanções.

Além disso, se houver muitas despesas comerciais e elas forem regulares, há suspeita de benefício em espécie e, portanto, de remuneração disfarçada.

A diferença entre benefícios em espécie e benefícios em dinheiro

Ao contrário dos benefícios em espécie, que estão sujeitos a escalas e se beneficiam de certas isenções, um benefício em dinheiro é um elemento da remuneração do funcionário sujeito a contribuições para a seguridade social desde o primeiro euro.

Exemplo concreto: o fornecimento de alojamento é um benefício em espécie, pelo qual o funcionário deve pagar o imposto municipal e o seguro.

No entanto, se o empregador pagar por isso, trata-se de benefícios em dinheiro sujeitos a contribuições integrais.

O mesmo se aplica se o empregador pagar o aluguel sob um contrato de arrendamento em nome do funcionário.

Quais benefícios em espécie são isentos?

Para o funcionário, o benefício em espécie faz parte de sua renda e, portanto, deve ser declarado às autoridades fiscais como salário e remuneração.

→ Apenas os vales-refeição não são tributáveis.

Os benefícios isentos de contribuições para a seguridade social e de impostos para a empresa são

• sua contribuição para a compra de vales-refeição, desde que financie de 50% a 60% do custo, até um limite de € 5,56 por dia trabalhado para 2020 ;
• cobertura de 50% dos custos de transporte para funcionários na região de Île-de-France;
• contribuição para vouchers de férias, até o máximo de um SMIC por funcionário por ano.

Os presentes são isentos de impostos e contribuições para a seguridade social até um limite de 5% do teto mensal da seguridade social por funcionário por ano.

Como são calculados os benefícios em espécie?

Se o bem ou serviço for fornecido gratuitamente, ele poderá ser calculado com base em uma taxa fixa ou de acordo com seu valor real.

Se o funcionário for solicitado a fazer uma contribuição, o preço normal (incluindo todos os impostos) deve ser avaliado e a contribuição subtraída.

Avaliação de taxa fixa

Quase todos os benefícios em espécie listados acima podem ser avaliados em uma base fixa:

• alimentação
• acomodação
• ferramentas da NICT
• veículos.

Alguns exemplos e esclarecimentos:

• o fornecimento de uma refeição a um funcionário (como uma cantina gratuita) é avaliado em uma base fixa;
• a empresa pode usar a escala de milhagem administrativa para avaliar o fornecimento de um veículo particular, no todo ou em parte;
• o fornecimento de um telefone celular, computador ou assinatura de internet pode ser avaliado em 10% do preço público de compra do equipamento ou da assinatura.

Avaliação em termos reais

Os benefícios em espécie que não são mencionados na lista acima, como presentes, vouchers de férias etc., devem ser avaliados pelo seu valor real.

Por exemplo

• se beneficiar os diretores da empresa, o alojamento da empresa é avaliado e, portanto, tributado pelo seu valor real, ou seja, de acordo com o valor do aluguel usado para calcular o imposto municipal;
• a avaliação real só funciona mediante a apresentação de faturas e prova de uso privado (a data é considerada prova); caso contrário, aplica-se a taxa fixa;
• se o valor real for usado para o carro da empresa, o custo anual de seguro e manutenção é calculado mensalmente, com base na distância total percorrida mensalmente para uso particular;
• para gerentes e diretores corporativos, o benefício em espécie para refeições é calculado em uma base real.

Entretanto, a partir de 1º de janeiro de 2020, esses executivos poderão aplicar a taxa fixa:

• gerentes com participação minoritária ou igualitária de SARLs ou SELARLs (autônomos),
• presidentes de conselhos de administração e diretores executivos de empresas públicas limitadas (SA) e empresas privadas limitadas (sociétés anonymes d'exercice libéral), instituições de previdência ou instituições de bem-estar social,
• presidentes e diretores de sociedades anônimas simplificadas (inclusive de prática privada).

Tabelas de taxas fixas e benefícios em espécie 2020

As tabelas de taxas fixas são regidas pela Urssaf. Elas são definidas abaixo por tipo de benefício em espécie (valores em 1º de janeiro de 2020).

Taxa fixa para alimentos

Tarifa fixa de habitação

Essa taxa fixa inclui cobranças de água, gás e eletricidade.

Despesas fixas com veículos

Se o empregador for o proprietário do carro da empresa:

Se o empregador aluga o carro da empresa, o benefício de valor fixo é igual a :

• 30% do custo anual total, incluindo impostos, se o funcionário pagar pelo combustível;
• 30% do custo anual total, incluindo impostos + custos reais de combustível, se o empregador pagar pelo combustível usado para fins pessoais;
• 40% do custo anual total, incluindo impostos + custos reais de combustível, se o empregador pagar pelo combustível usado tanto para fins pessoais quanto profissionais.

Como devem ser registrados os benefícios em espécie?

Benefícios em espécie no contracheque

No contracheque do funcionário, os benefícios em espécie aparecem duas vezes (exceto os vales-refeição, que são isentos de contribuições dentro dos limites discutidos acima):

• eles são adicionados ao salário básico para obter o salário bruto;
• as contribuições do empregado são então calculadas sobre esse salário bruto e deduzidas para se obter o salário líquido;
• os benefícios em espécie são deduzidos do salário líquido, obtendo-se o valor líquido a ser pago ao funcionário.

Para ajudá-lo a administrar os benefícios em espécie, você pode usar um software de folha de pagamento como o PayFit.

Na seção "Elementos de remuneração" do perfil do funcionário, clique em

"Add" (Adicionar) e insira o benefício, sua natureza (acomodação, alimentação, etc.) e o método de cálculo escolhido (taxa fixa ou valor real).

Se optar por uma taxa fixa, preencha o número de dias para refeições ou o número de quartos e aluguel para acomodação, etc. O cálculo é feito automaticamente.

É possível modificar, excluir ou transferi-los de um mês para o outro e encontrar o resumo dos benefícios em espécie na seção Resumo mensal.

Exemplo de um contracheque com benefícios em espécie

☝️La A contribuição do funcionário para benefícios em espécie não deve reduzir o salário abaixo do salário mínimo.

☝️Les Os benefícios em espécie são incluídos no cálculo da taxa horária para horas extras antes do pagamento adicional: valor dos benefícios em espécie/número de horas normais trabalhadas

= taxa horária a ser aplicada às horas extras.

Benefícios em espécie nas declarações anuais

Na declaração anual de salários (a DADS agora foi substituída pela DSN) e na declaração anual de honorários (DAS2), os benefícios em espécie têm uma linha dedicada.

Benefícios em espécie nas contas da empresa

Uma vez que as folhas de pagamento tenham sido elaboradas e os salários e as contribuições para a seguridade social tenham sido pagos, eles precisam ser registrados na contabilidade.

Há dois métodos para registrar os benefícios em espécie:

• o método de conta duplicada: isso envolve o débito da conta "remuneração do pessoal - benefícios em espécie" (6417) e o crédito da conta "benefícios em espécie" (6418). Assim, eles são registrados como um item de memorando no débito e crédito de uma conta de despesas.

• o método da conta de rendimentos: para empresas que fazem uso significativo de benefícios em espécie, isso envolve tratar os benefícios em espécie como custos de pessoal. A conta 6417 é debitada para creditar a conta de despesas relevante, ou a conta 708 para benefícios em espécie parcialmente arcados pelos funcionários.

☝️ As autoridades exigem que as empresas mantenham uma declaração especial, um documento anexado às contas, resumindo os benefícios em espécie alocados a cada funcionário durante o ano fiscal, da mesma forma que os reembolsos de despesas comerciais e de viagem.

Mais uma vez, a maneira mais fácil de fazer isso é usar um software de contabilidade.

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