3 soluções para o gerenciamento da folha de pagamento
Este artigo foi atualizado em outubro de 2018.
O gerenciamento da folha de pagamento para o gerente de recursos humanos pode se tornar rapidamente uma dor de cabeça. Não se trata apenas de elaborar o documento, mas também de fazer os cálculos com antecedência, em conformidade com a legislação, e depois declarar e pagar os encargos correspondentes. Ainda mais porque o contracheque simplificado é obrigatório para todas as pequenas e grandes empresas, PMEs e PMIs, desde 1º de janeiro de 2018. Você pode escolher entre duas opções para gerenciar sua folha de pagamento: interna ou terceirizada. Mas você já pensou em usar um software de folha de pagamento on-line para cumprir todas as suas obrigações de folha de pagamento com certeza?
Vamos dar uma olhada em como as ferramentas de TI podem simplificar a produção mensal de recibos de pagamento de acordo com a nova legislação e facilitar as transferências para as contas bancárias dos funcionários:
Solução 1: Gerenciamento interno da folha de pagamento
Com esse tipo de gerenciamento, você tem as habilidades internas para realizar suas folhas de pagamento e todas as atividades associadas a essa atividade: preparação, monitoramento social e tributário, cálculo e verificação de recibos de pagamento, declarações de previdência socialetc.
Benefícios
Uma das vantagens de ter o software instalado em seu computador é a garantia de ter um banco de dados permanentemente acessível.
Você pode fazer o que quiser sem ter de esperar por um e-mail do provedor de serviços. Quando um funcionário vier falar com você porque perdeu o recibo de pagamento de junho de 2013, você poderá imprimir o recibo de pagamento novamente por conta própria.
Você também poderá fazer suas próprias extrações de dados, produzir certificados, etc.
Desvantagens
Dependendo do número de funcionários da sua empresa e do seu negócio, é muito provável que a pessoa que faz a folha de pagamento não esteja fazendo apenas isso. Ela tem outras tarefas, mesmo em tempo parcial.
Portanto, quando calculamos o custo dessa atividade no recibo de pagamento, não contamos uma pessoa em tempo integral. Além disso, ao calcular esses custos, você precisa se lembrar de adicionar o custo fixo de uso e configuração do software!
E não se deixe enganar pela legislação atual: o salário continua sendo um tema importante para a maioria dos funcionários! É necessário um controle legal (especialmente no dia seguinte a um feriado ensolarado!) para garantir que tudo esteja correto no papel.
É uma tarefa que consome tempo, mas que não pode ser evitada a menos que você recorra a um escritório jurídico externo.
Solução 2: Terceirizar sua folha de pagamento
Não há mais preocupações com a terceirização da folha de pagamento: você passa um cheque no final do mês e todos os contracheques são elaborados para você! Essa é uma alternativa com suas próprias vantagens e desvantagens, assim como as apresentadas acima.
Vantagens
Você dependerá de um escritório de contabilidade ou de uma empresa especializada em gerenciamento de folha de pagamento. É uma solução simples porque você não tem quase nada a fazer: basta enviar os dados todos os meses com informações sobre a presença e a ausência dos funcionários.
Isso significa que você não precisa mais de uma equipe competente para essa atividade. O prestador de serviços gerencia tudo: jurídico, pagamento, encargos... e tudo tem que estar certo!
Se houver um atraso no pagamento ou uma multa, tudo o que você precisa fazer é recorrer ao seu "especialista".
Desvantagens
Até agora, essa solução tem sido apenas uma pedra no sapato, mas... Você perde a autonomia sobre os dados de seus funcionários.
O acesso às informações de seus funcionários não é mais possível, portanto, não há mais extrações nem verificações... Você está confiando nesse dossiê de olhos fechados! Quanto ao custo por formulário, a economia pode ser relativa.
De fato, nesse contexto, o custo por folha de pagamento será impactado por todas as idas e vindas e alterações feitas na produção: funcionários que entram, documentos para funcionários que saem, mudanças de status, declarações de seguridade socialetc.
Solução 3: Gerencie sua folha de pagamento com software on-line
A folha de pagamento on-line, também conhecida como ASP (Application Service Provider), é uma combinação de gerenciamento interno e totalmente terceirizado. A maior vantagem é que você não precisa pagar para instalar o aplicativo. É simplesmente uma assinatura com, como em todo gerenciamento de folha de pagamento, um custo por folha de pagamento.
Todas as vantagens
Na prática, essa é a solução de gerenciamento de folha de pagamento mais popular para VSEs e PMEs. Ela parece simples e econômica, com um custo bastante baixo por folha de pagamento.
O software on-line também oferece uma série de serviços associados, incluindo a declaração de contribuições para a seguridade social, atualizações legais, configurações e consultoria.
Não há surpresas de um mês para o outro! Dentro da empresa, o ônus do gerenciamento da folha de pagamento é aliviado. Tudo o que precisa ser feito é a entrada de dados e a distribuição dos recibos de pagamento.
O ônus da responsabilidade pela precisão da folha de pagamento é compartilhado com a solução on-line. Portanto, você, como diretor da empresa, pode ficar tranquilo! Bem... pelo menos para este dossiê de Recursos Humanos sobre folha de pagamento!
É claro que o banco de dados está on-line com todas as informações de seus funcionários: no maravilhoso mundo da nuvem! Tudo o que você precisa é de uma boa conexão com a Internet.
Os dados são armazenados e hospedados pelo provedor de serviços. E o banco de dados, assim como no gerenciamento interno, está disponível para visualização e recuperação a qualquer momento.
Qual software de folha de pagamento você deve escolher?
A questão é escolher a ferramenta certa para suas necessidades. Antes de optar por um pacote de software de gerenciamento de folha de pagamento em vez de outro, é uma boa ideia considerar suas habilidades internas e sua disposição de dedicar tempo a essa atividade.
Outros pontos importantes a serem considerados são o tamanho de sua força de trabalho e os recursos específicos de sua empresa. Independentemente do tamanho da sua força de trabalho, o gerenciamento da folha de pagamento pode ser simples ou tornar-se complicado para áreas específicas da sua empresa (trabalho em turnos com bônus associados, cálculos complicados para bônus ou faltas etc.).
Sua escolha deve ser orientada por uma solução que simplifique ao máximo o gerenciamento da folha de pagamento.
Software de folha de pagamento
Orientamos os gerentes de RH para algumas das soluções de RH mais eficazes do mercado: descubra o software de folha de pagamento que fornece suporte rigoroso para a função de RH no dia a dia.
PayFit: a escolha dos departamentos de folha de pagamento das PMEs
Os gerentes de folha de pagamento que usam o PayFit estão na melhor posição para falar sobre ele. Assista a seus depoimentos no vídeo a seguir:
O gerente administrativo configura o PayFit upstream para simplificar o processamento da folha de pagamento e obter vários benefícios notáveis:
- a solução incorpora as restrições associadas à nova lei em vigor desde 1º de janeiro de 2018,
- os recibos de pagamento são emitidos automaticamente e enviados por e-mail a cada funcionário,
- o software calcula automaticamente as contribuições para a seguridade social e as contribuições do empregador,
- os funcionários têm acesso a um espaço pessoal on-line onde podem inserir seus próprios pedidos de reembolso de despesas e solicitações de férias, baixar seus recibos de pagamento ou alterar seus dados pessoais, etc.
O Payfit simplifica muito o gerenciamento administrativo: pagamento remoto e declarações sociais para URSSAF, DSN, DPAE, fundos de pensão, fundos de previdência, etc.
Empresas que usam PayFit: Konbini, Station F, Le Slip Français, Pumpkin, Alan, Heetch, La Belle Vie, Lunette Pour Tous, etc.
Preço: sob consulta. Observação: a PayFit também publica uma ferramenta HRIS para otimizar o gerenciamento do tempo de trabalho e outras áreas estratégicas ligadas às responsabilidades de um diretor de RH...
Fiche-paie.net: a ferramenta de folha de pagamento ideal para VSEs e PMEs
O Fiche-paie.net promete ajudar as pequenas e médias empresas e as start-ups a produzir suas folhas de pagamento em apenas 2 minutos. Vídeo de demonstração do software:
A Fiche-Paie.net simplifica a gestão administrativa da folha de pagamento, em particular através de :
- produção de documentos legais que cumprem a legislação em vigor em 1º de janeiro de 2018,
- gerenciamento da Declaração Social Nominativa,
- cálculos realizados pela solução,
- gerenciamento de marmitas, horas extras, etc,
- geração automática de contracheques,
- 1.000 acordos coletivos de trabalho integrados.
O Fiche-paie.net destina-se a empresários que desejam otimizar os custos e economizar tempo gerenciando sua folha de pagamento de forma independente: as tarifas são adaptadas de acordo com o número de folhas de pagamento mensais.
Empresas que usam Fiche-paie.net: AlloMarcel, OPTIMARK, Autobacs, Monde Connecté, Mambo Pizza, DIMIDOM, etc. Preço muito acessível para empresas muito pequenas: a partir de 7,90 euros sem IVA. Esse é um pequeno preço a ser pago para manter os gerentes de folha de pagamento satisfeitos...
Administração de pessoal simplificada
Embora o software de folha de pagamento on-line elimine erros de cálculo e aumente a produtividade, esse tipo de solução se tornou um fator competitivo para os gerentes de recursos humanos.
Isso permite que eles concentrem mais energia e tempo em questões mais estratégicas, como gerenciamento de carreira ou gerenciamento de treinamento.
Os gerentes de pequenas empresas também não ficam de fora: ao usar o software de folha de pagamento on-line, eles economizam um tempo precioso que também pode ser bem aproveitado, como, por exemplo, dedicar-se à conquista de novos clientes...
Artigo traduzido do francês