Gerenciamento de férias na era do trabalho sem papel
O departamento de RH está em contato com todos os funcionários para gerenciar os acordos de trabalho. A questão das férias pode levar a muitas idas e vindas, embora existam soluções simples para gerenciá-las de forma mais eficaz. Leia todos os nossos conselhos sobre gerenciamento de férias.
Tirar férias: uma corrida de obstáculos
Descubra quanto CP (licença remunerada) você tem a seu crédito
Quer tirar férias? Vamos começar. Primeiro, você precisa ter em mãos seu último contracheque. Lá, você precisa encontrar o valor que mostra seu direito de férias restante.
Uma solicitação em duas etapas
Depois de verificar seu saldo, você passa para a próxima etapa: enviar sua solicitação ao seu gerente. Isso pode ser feito por meio de um documento impresso com um determinado esquema, no qual você indica as datas em questão, ou simplesmente enviando um e-mail para fazer a solicitação. Uma vez cumprida essa formalidade, seu gerente encaminhará sua solicitação ao departamento de RH ou à pessoa responsável pela folha de pagamento.
Validação a ser inserida duas vezes
Por sua vez, o RH verifica os direitos a férias para validar a solicitação e inserir os detalhes em seu arquivo de rastreamento: datas, horas etc. Quando chega a hora de preparar a folha de pagamento, a pessoa responsável resume as várias formas de férias tiradas e as insere no software de folha de pagamento. A linha de férias tiradas é então incrementada e o saldo de férias restante é atualizado.
Esse processo tradicional de gerenciamento de férias exige várias trocas e entradas manuais. Isso torna o processo ainda mais trabalhoso e aumenta o risco de erros de gerenciamento.
Um portal sem papel para centralizar as informações
Existem vários pacotes de software de RH disponíveis atualmente que podem simplificar o gerenciamento de férias, especialmente para empresas com funcionários que trabalham em locais diferentes.
Uma solução inteligente para que você não se esqueça de nada
Os funcionários enviam suas solicitações de ausência por meio do software de gerenciamento. O departamento de RH recebe a solicitação na forma de um formulário contextualizado, mostrando o motivo da solicitação, a cota de ausência do candidato, o PC já gozado e o PC solicitado. Em um piscar de olhos, todos os elementos são reunidos na solução de gerenciamento Zéphir para validar ou rejeitar a ausência. Não há mais necessidade de procurar e cruzar informações, o que economiza um tempo considerável.
Além disso, a ferramenta automatiza os fluxos: uma vez validada, a ausência é debitada diretamente no software de folha de pagamento. Outros recursos específicos também podem ser configurados, como passes de transporte, vales-refeição e bônus. Você os insere uma vez e, em seguida, a ferramenta os sugere ou os lembra. Conectada ao calendário, a solução também leva em conta os feriados públicos. Todas essas proteções reduzem consideravelmente o número de descuidos ou erros de entrada de dados.
Compartilhamento de informações para uma melhor organização
Há uma ligação interessante a ser feita entre o software de RH e o gerenciamento de projetos de suas equipes. Quando uma solicitação de ausência é validada, ela é indicada no cronograma de atividades.
- Os outros membros da equipe podem se antecipar e se organizar de acordo. Se outro membro da equipe também estiver planejando tirar um dia de folga, ele terá as informações para evitar qualquer sobreposição.
- O gerente de projeto tem visibilidade em tempo real da disponibilidade de todos e dos recursos alocados. Ele pode organizar seu trabalho com mais eficiência.
Um mural para troca de informações
Alguns pacotes de software de gerenciamento ou ERP oferecem uma área de recepção personalizada. Esse espaço, pelo qual todos os usuários passam quando fazem login, pode se tornar um local de troca de informações. Com o Zéphir, a personalização é individual. Cada membro da equipe pode exibir as informações ou o layout que desejar em seu "mural". Por exemplo, um representante de vendas que usa o módulo de relatório de despesas com muita frequência pode criar um atalho para si mesmo, assim como faria em sua estação de trabalho no computador.
Esse espaço também é ideal para facilitar a comunicação interna da empresa. De uma maneira mais informal e altamente eficaz, você pode publicar mensagens no aplicativo que estejam relacionadas ao seu negócio de forma próxima ou remota. Por exemplo, se você planeja fechar a empresa no feriado de 14 de julho, pode usar o "mural" para lembrar a todos que devem tirar um dia de folga no dia 15.
Gerenciamento mais simples e eficiente
Usando uma interface comum
A primeira coisa a fazer é fornecer aos funcionários, seus gerentes e ao departamento de RH a mesma interface. Como resultado
- as trocas são mais simples
- o processo de aprovação é mais rápido
- as informações compartilhadas são mais claras.
Compartilhamento das mesmas informações
Além de gerenciar eletronicamente as férias remuneradas, isso envolve toda a carreira do funcionário. Com um software de gerenciamento como o Zéphir, você também pode inserir seus pedidos de reembolso de despesas na solução. Dessa forma, o RH ou a pessoa responsável pela contabilidade tem acesso direto a eles para que possam reembolsá-lo.
Na mesma interface, você pode gerenciar as revisões anuais. Os funcionários, os gerentes e o RH são informados sobre a data da entrevista. A interface também pode fornecer um histórico de entrevistas anteriores. Há também um recurso para enviar e-mails de lembrete antes da data.
Acesse a solução onde quer que você esteja
O software de RH SaaS (Software as a Service) significa que as informações podem ser compartilhadas na nuvem. Isso é inestimável, principalmente para empresas cujas equipes estão localizadas no exterior. Apesar da distância geográfica, o funcionário tem acesso às mesmas informações atualizadas que o restante da equipe.
Uma empresa, mesmo pequena, tem rapidamente muitos problemas de RH para gerenciar. O uso de ferramentas dedicadas significa que as férias podem ser gerenciadas com mais eficiência, tanto em termos de solicitação e validação quanto em termos de informação aos colegas de projeto. Já se foram os dias da folha de férias, substituída pela desmaterialização e pelas economias e eficiências em tempo real que ela proporciona.
Artigo traduzido do francês