15 perguntas para uma estrutura de entrevista mensal individual ultraeficiente
Que perguntas devo fazer na entrevista mensal com o funcionário?
Como gerente, você sabe que esse é um momento especial. É uma oportunidade de ouro para fazer um balanço dos objetivos de sua equipe, demonstrar apreço pelo trabalho que fizeram e discutir quaisquer problemas que tenham encontrado.
Mas se quiser conduzir essa reunião de forma eficaz, você precisa usar um formato bem estruturado que inclua perguntas operacionais, avaliações de desempenho e feedback.
Não precisa procurar mais! Este artigo fornece um exemplo de um formato de avaliação mensal de desempenho, além de 7 dicas inteligentes sobre como torná-la um sucesso.
O que é uma avaliação mensal de desempenho?
Definição e objetivo da avaliação mensal individual do funcionário
A avaliação pessoal mensal é uma reunião regular entre um gerente e um funcionário para analisar o mês anterior e se preparar para o próximo.
O objetivo principal? Analisar de perto o trabalho realizado pelo funcionário, com o objetivo de detectar quaisquer dificuldades em um estágio inicial e ajustar os objetivos quando necessário.
Mas é também (e acima de tudo!) um momento para compartilhar feedback, o que é essencial para manter o funcionário motivado.
Em resumo, a entrevista mensal individual é uma contribuição importante para o bem-estar no local de trabalho.
Quais são as diferenças com a entrevista de avaliação anual?
Essas duas práticas de gerenciamento de recursos humanos têm finalidades diferentes e ocorrem em intervalos diferentes.
Mais especificamente, a avaliação anual individual é uma avaliação mais global que ocorre uma vez por ano. Portanto, dá mais ênfase às ambições de longo prazo do funcionário.
☝️ Também é um momento oportuno para identificar as necessidades de treinamento e desenvolvimento do funcionário e até mesmo para levantar a questão da remuneração.
Exemplo de 15 perguntas a serem feitas na entrevista pessoal mensal
Dito isso, vamos voltar nossa atenção para o modelo da avaliação mensal de desempenho, com um exemplo de 15 perguntas para inspirá-lo. Você pode, é claro, adaptá-las.
É claro que você pode adaptá-las para atender às suas necessidades e às características específicas da sua organização.
Pergunta 1: Como você se sentiu no trabalho este mês?
É importante começar a entrevista falando sobre como você se sente no trabalho. Há um bom motivo para isso: a possível "infelicidade" de um funcionário inevitavelmente tem um impacto sobre a maneira como ele desempenha suas funções.
Há vários aspectos que podem ser considerados, e não hesite em analisá-los durante suas discussões:
- A atmosfera geral dentro da equipe e da empresa como um todo,
- as satisfações e dificuldades encontradas durante o último mês,
- o tamanho da carga de trabalho, etc.
Nosso conselho: se necessário, avalie o nível de estresse do funcionário pedindo que ele se classifique em uma escala de 1 a 10.
Pergunta 2: Quais são seus sucessos?
Ao identificar os sucessos do funcionário, você valoriza o trabalho realizado e reforça o senso de realização dele.
Há várias maneiras de abordar esse ponto:
- Realizações concretas: Que projetos ou tarefas você concluiu este mês? Você conseguiu resolver algum problema específico ou atingir algum objetivo definido?
- Progresso e desenvolvimento: Como você progrediu em seu trabalho neste mês? Você desenvolveu novas habilidades ou aprimorou as já existentes?
- Contribuições positivas: Como suas ações tiveram um impacto positivo na sua equipe ou na empresa em geral?
☝️ Não se esqueça de perguntar ao funcionário sobre os fatores que contribuíram para esses sucessos. Isso fornecerá informações valiosas para o desempenho da empresa.
Pergunta 3: Quais eram seus objetivos para o mês passado e como você os alcançou?
Embora essa pergunta seja semelhante à anterior, ela se concentra mais na análise dos objetivos definidos no mês passado.
Para entrar em mais detalhes, você pode perguntar ao funcionário:
- Quais foram seus principais objetivos no mês passado? Isso lhe dará uma ideia mais clara das tarefas ou projetos nos quais ele se concentrou.
- Como você mede seu progresso em relação a esses objetivos? Essa pergunta o ajudará a identificar os indicadores de desempenho usados.
- Você alcançou esses objetivos? Por que sim ou por que não? Ao compreender os motivos pelos quais determinados objetivos foram alcançados, você pode capitalizar mais os fatores de sucesso.
Nosso conselho: concentre-se no aprimoramento contínuo em vez de simplesmente verificar se os objetivos foram alcançados ou não. A empresa terá mais a ganhar se valorizar os esforços do funcionário, que sentirá mais vontade de se destacar 💪.
Pergunta 4: O que o impediu de atingir seus objetivos?
Às vezes, apesar dos melhores esforços de um funcionário, certos obstáculos se interpõem em seu caminho para o sucesso, sejam eles
- obstáculos internos: falta de confiança, dificuldades com gerenciamento ou organização do tempo, habilidades ou conhecimentos insuficientes etc.
- obstáculos externos: problemas relacionados ao ambiente de trabalho, como falta de recursos, carga de trabalho excessiva ou restrições de tempo.
Por fim, não se esqueça de que a falta de comunicação ou conflito dentro de uma equipe pode retardar o progresso dos funcionários.
Pergunta 5: Como suas ações no último mês contribuíram para a estratégia geral da empresa?
Uma empresa é uma entidade única, em que cada elemento deve contribuir, à sua maneira, para sua visão de longo prazo.
Portanto, recomendamos que você apoie seus funcionários nessa reflexão, incentivando-os a se perguntarem como suas ações estão alinhadas em termos concretos com a estratégia geral. E, é claro, peça-lhes exemplos concretos para ilustrar o que estão dizendo.
☝️ A contribuição do funcionário vai além de atingir os objetivos operacionais! Por exemplo, certos indivíduos, por meio de seu comportamento e iniciativas, fortalecem a coesão da equipe... em benefício da cultura corporativa!
Pergunta 6: Qual é o peso de sua carga de trabalho?
Uma de suas metas como gerente é garantir que suas equipes não se sintam sobrecarregadas ou, pelo contrário, com pouca carga de trabalho.
Para ajudar seu entrevistado a expressar suas opiniões sobre o assunto, faça as seguintes perguntas, por exemplo:
- Você já se sentiu sob pressão constante para concluir suas tarefas?
- Você acha que tem muito tempo livre?
As informações coletadas permitirão que você ajuste a alocação de tarefas de forma a manter a produtividade dos funcionários... e, ao mesmo tempo, evitar que eles explodam em pleno ar!
Pergunta 7: Você identificou alguma habilidade que gostaria de desenvolver mais?
Por que esperar até a avaliação anual de desempenho para falar sobre treinamento e habilidades, especialmente em um contexto em que o mercado está em constante mudança?
Como parte do desenvolvimento profissional contínuo do funcionário e para manter a competitividade da empresa, é relevante levantar essas questões regularmente.
N osso conselho: não hesite em falar sobre treinamento relacionado a soft skills, cada vez mais valorizadas no mundo do trabalho: gerenciamento de tempo, comunicação interpessoal, liderança etc.
Pergunta 8: Quais são suas aspirações de desenvolvimento profissional de longo prazo?
Ao contrário da pergunta anterior, aqui precisamos analisar o desenvolvimento profissional do funcionário em um sentido mais amplo, a partir de uma perspectiva de longo prazo.
Basicamente, ajude-o a olhar de 5 a 10 anos à frente para entender suas ambições mais amplas:
- Como você vê o desenvolvimento de sua carreira na empresa?
- Que função ou cargo você gostaria de ocupar daqui a cinco anos?
- Que qualificações você precisa para conseguir isso?
☝️ É provável que essas aspirações mudem com o tempo. Portanto, é importante reavaliá-las regularmente.
Pergunta 9: Você identificou algum projeto com o qual gostaria de contribuir?
Depois de identificar as aspirações de carreira do funcionário, a próxima etapa é definir os projetos para os quais ele gostaria de contribuir, sejam eles relacionados à sua função atual ou a áreas nas quais ele planeja se desenvolver.
Incentive também a iniciativa:
- acolhendo as ideias dos funcionários para novos projetos;
- trabalhando com eles para determinar como eles se encaixam nos objetivos mais amplos da empresa.
Pergunta 10: Como você avalia a comunicação e a colaboração na sua equipe?
Nunca é demais repetir, mas a comunicação e a colaboração são os pilares sobre os quais se baseia o bom funcionamento de uma equipe.
Por isso, é fundamental que você avalie esses dois aspectos, para que possa destacar as possíveis áreas de melhoria.
Exemplos de perguntas:
Comunicação:
- Como você se sentiu ao interagir com seus colegas?
- Achou difícil compartilhar suas ideias ou preocupações?
- Recebeu feedback construtivo da sua equipe?
Colaboração:
- Você teve a oportunidade de trabalhar como parte de uma equipe em projetos?
- Como você classificaria sua contribuição para o departamento?
- Você acha que se dá bem com seus colegas?
Pergunta 11: Você tem algum comentário ou preocupação sobre o departamento?
É hora de obter o feedback de seu entrevistado sobre a administração da empresa, seja ela estratégica, operacional ou relacional:
- Você entende e apoia os objetivos e valores da empresa?
- Como você avalia a comunicação e a transparência da gerência?
- Você tem alguma sugestão para melhorar a abordagem da liderança? E assim por diante.
Afinal de contas, ninguém é infalível, nem mesmo os níveis mais altos da organização. No entanto, como podemos melhorar se não estamos cientes do que os funcionários realmente pensam?
Nosso conselho: por medo, alguns funcionários continuam receosos de compartilhar seus sentimentos sobre seus "chefes". É por isso que o RH e os gerentes às vezes preferem operar por meio de questionários anônimos.
Pergunta 12: Você tem algum comentário ou sugestão para o seu gerente?
Agora é a sua vez de receber feedback da sua equipe 😬.
Embora esse nunca seja um processo fácil, lembre-se de que ele acaba reforçando o bom entendimento dentro da equipe.
Além disso, ele permite que você ajuste seu estilo de gerenciamento para se adequar melhor às necessidades de cada funcionário, que, não vamos esquecer, é único!
Pergunta 13: Você tem alguma ideia para melhorar os processos ou métodos de trabalho da empresa?
Dizer o que está acontecendo de errado é bom. Mas trabalhar em conjunto para encontrar maneiras de melhorar é ainda melhor! Lembre-se de que estávamos falando sobre melhoria contínua anteriormente 😉.
Portanto, convide a pessoa com quem você está conversando para compartilhar suas ideias com você:
- Você tem alguma ideia para melhorar os processos?
- Você acha que há etapas redundantes que poderíamos eliminar?
- Há algum obstáculo operacional que você gostaria de ver resolvido?
- Você tem alguma sugestão para tornar nossos métodos de trabalho mais ágeis? Etc.
☝️ Mostrar aos funcionários que a opinião deles é importante também fortalece seu compromisso!
Pergunta 14: Quais são seus objetivos e prioridades para o próximo mês?
A entrevista individual mensal também é usada para planejar o mês seguinte.
Como resultado, você precisa perguntar ao funcionário sobre suas prioridades para o futuro e até mesmo apoiá-lo na definição de seus objetivos se achar que ele está com dificuldades.
Nosso conselho: sempre defina objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado). Caso contrário, você corre o risco de o funcionário ficar desanimado.
Pergunta 15: Como podemos apoiar seu sucesso no próximo mês?
Para concluir a discussão, recomendamos que você pergunte ao funcionário como pode ajudá-lo a alcançar o sucesso, usando perguntas como:
- Que tipo de apoio específico você precisa de mim?
- Você tem alguma necessidade específica em termos de recursos, treinamento ou ferramentas?
- Você já identificou algum obstáculo que possamos tentar remover? Etc.
No final das contas, você estará demonstrando que está disposto a fornecer ajuda personalizada aos seus funcionários e que os está ouvindo. Tudo isso aumentará a confiança deles em você!
Como você prepara e conduz suas entrevistas mensais individuais? Nossas 7 dicas
#1 Prepare o esboço de sua entrevista individual mensal com antecedência
Para que esse exercício seja bem-sucedido e para manter uma comunicação fluida entre você e seu funcionário, recomendamos que você planeje com antecedência o máximo possível.
Mas como você pode se preparar adequadamente para sua entrevista individual 🤔?
Simplesmente reservando um tempo para revisar as anotações feitas durante as discussões anteriores e lembrar-se dos objetivos estabelecidos, de modo a construir uma estrutura realmente apropriada.
Em outras palavras, evite perguntas prontas e não personalizadas que darão ao funcionário a impressão de que você não está se concentrando nas necessidades específicas dele.
#2 Baseie suas discuss��es em dados existentes
As discussões durante a entrevista devem se basear em dados observáveis.
Em outras palavras, use indicadores de desempenho e outras informações factuais para discutir assuntos como produtividade ou cumprimento de objetivos. Se você permanecer vago sobre esses assuntos, será impossível ajudar o funcionário a avaliar sua própria situação e, portanto, a progredir.
#3 Estabeleça um ambiente de confiança
Como vimos, a entrevista mensal individual às vezes é uma oportunidade de falar abertamente sobre questões delicadas, como gerenciamento. É por isso que é tão importante criar um ambiente propício para uma discussão aberta !
Para isso, recomendamos que você escolha um local que preserve a confidencialidade, onde as discussões delicadas possam ser realizadas com total discrição (evite a sala de descanso!).
E, é claro, com sua atitude, mostre à pessoa com quem está conversando que ela pode compartilhar suas preocupações sem medo: seja gentil e não julgue o que ela disser.
#4 Comece com os sucessos do funcionário
Uma abordagem positiva é começar a entrevista destacando os sucessos e as conquistas do funcionário, e não abordando diretamente o que não está indo bem.
Esse início "mais suave" facilita a passagem para assuntos mais delicados.
#5 Ouça ativamente
A escuta ativa faz uma grande contribuição para o sucesso da reunião mensal individual.
Essa é uma habilidade real a ser desenvolvida e envolve :
- concentrar-se totalmente no que o funcionário está dizendo;
- fazer perguntas esclarecedoras de forma adequada
- mostrar que você está atento às preocupações dele.
Ao fazer isso, você entenderá mais facilmente as necessidades do funcionário e mostrará a ele que valoriza o que ele tem a dizer.
#6 Conclua com um plano de ação
Sugerimos que, ao final da discussão, você faça um resumo dos principais pontos levantados e conclua com um plano de ação claro.
Semelhante a um roteiro, ele deve incluir :
- as etapas a serem seguidas
- responsabilidades claramente definidas
- prazos para o mês seguinte.
Em resumo, ele servirá como um guia para o funcionário, para mantê-lo na direção certa.
#7 Use software especializado
Para tornar o processo mais eficiente, algumas pessoas e gerentes de RH optam por usar um software especializado que pode automatizar grande parte do processo.
Veja o Skeely, por exemplo:
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O Skeely é uma solução criada para otimizar a preparação e a condução de todos os tipos de entrevista, inclusive as mensais. Por exemplo, ela fornece modelos, criados por especialistas em RH, que podem ser personalizados para atender às suas necessidades específicas. Ele também centraliza todos os dados de discussões anteriores, o que é útil para acompanhar o progresso do funcionário.
Finalmente, no grande dia, você pode reunir seus preparativos e fazer com que a entrevista ocorra de forma mais tranquila. - Zest by ZestMeUp, uma plataforma dedicada a melhorar o desempenho e o comprometimento dos funcionários. Portanto, é natural que ela inclua ferramentas para coletar regularmente o feedback dos funcionários, com o objetivo de identificar quedas no desempenho, mas também as alavancas da motivação. Em particular, você pode se basear em modelos desenvolvidos por especialistas em psicometria e psicologia do trabalho para criar facilmente modelos de entrevistas relevantes.
Formulário de entrevista pessoal mensal: o que lembrar?
A entrevista pessoal mensal é um elemento-chave no gerenciamento de recursos humanos. E por um bom motivo: como você pode ajudar seus funcionários a progredir e atingir seus objetivos se você só dedica tempo para ter uma discussão aprofundada com eles uma vez por ano?
No entanto, para que essa reunião seja bem-sucedida, ela precisa ser rigorosamente preparada, com uma estrutura de perguntas elaborada com antecedência para se concentrar nas realizações do funcionário, mas também para obter feedback.
Afinal de contas, essas reuniões não são apenas um meio de avaliar o desempenho: elas também servem para o desenvolvimento profissional do funcionário. Em outras palavras, o formato da sua entrevista pessoal mensal pode influenciar o comprometimento do funcionário, e a empresa tem tudo a ganhar ao se cercar de equipes ultra-motivadas, prontas para alcançar novos patamares 🚀.
Artigo traduzido do francês