8 etapas essenciais para a adoção bem-sucedida de software e ferramentas empresariais

A adoção de software é uma etapa crucial para as empresas modernas. Seja você um gerente, diretor, CEO, proprietário de empresa ou CIO, compreender e dominar a adoção digital é essencial para levar sua organização a novos patamares.

No entanto, essa jornada para a adoção digital não é tão simples quanto parece. Ela exige um planejamento estratégico cuidadoso para garantir que o novo software seja aceito e adotado rapidamente pelas suas equipes. A adoção digital requer o compromisso contínuo de todas as partes interessadas para apoiar sua implementação em uma organização.

Felizmente, neste artigo, detalhamos 8 etapas simples a serem seguidas para que a adoção de software seja bem-sucedida em sua empresa e em suas equipes! 🤝

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O que é adoção de software?

Definição de adoção de software

A adoção de software, também conhecida como adoção digital, define um processo de integração de ferramentas digitais em um ambiente de trabalho para melhorar :

• a conectividade das pessoas
• sua eficiência,
• sua produtividade.

Isso inclui a implementação de software e tecnologias, que devem ser aceitos e usados com sucesso pelos funcionários para melhorar sua produtividade, explorando totalmente os benefícios dessas soluções.

Por exemplo, uma empresa de consultoria adota um software que oferece um espaço de trabalho centralizado para melhorar a colaboração. Após o treinamento dos funcionários, o uso desse software para reuniões e compartilhamento de documentos torna-se comum.

Quais são os benefícios oferecidos pela adoção digital?

Atualmente, a transformação digital se tornou uma prioridade estratégica para muitas empresas. Ao integrar tecnologias avançadas, como inteligência artificial (IA), Internet das Coisas (IoT) e blockchain, as empresas podem:

• Automatizar tarefas rotineiras,
• melhorar a tomada de decisões
• inovar seus processos.

Concentrar-se nos benefícios da adoção de software empresarial:

Automatizar seus processos

A automação permite que os funcionários reduzam o tempo gasto em tarefas repetitivas. Por exemplo, o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) automatiza o acompanhamento e os lembretes, melhorando o gerenciamento de tempo e recursos.

Ele reduz o erro humano e os atrasos, de modo que você pode fazer economias significativas! Além disso, a manutenção na nuvem é muito mais fácil do que nos sistemas de armazenamento tradicionais, reduzindo os custos de suporte de TI. 🤑

Otimize seus recursos

As ferramentas digitais oferecem melhor gerenciamento de recursos, seja para :

• planejamento de tarefas,
• gerenciamento de estoque,
• alocação de recursos humanos.

E um melhor gerenciamento de recursos significa, mais uma vez, economia para a empresa e maior eficiência!

Facilitar a comunicação

Algumas ferramentas digitais melhoram a comunicação entre os funcionários por meio da nuvem, permitindo que as equipes presentes compartilhem e recuperem documentos rapidamente.

Para explorar em detalhes as questões envolvidas na adoção de software ao implementar um software de RH, recomendamos este webinar da Parlons RH :

Como implementar uma estratégia de adoção digital em sua organização em 8 etapas?

0 - Pré-requisitos que você não deve ignorar

É importante alocar recursos suficientes e ter um orçamento suficiente para a adoção do software, incluindo o treinamento das equipes para usar as ferramentas e o suporte técnico.

Inclua um orçamento para contratar instrutores externos especializados no software implantado ou para desenvolver recursos de treinamento on-line acessíveis a todos os funcionários.

Vamos começar!

1 - Pesquisa e avaliação de ferramentas digitais

A primeira etapa do processo de adoção digital é pesquisar e avaliar o software disponível no mercado. Voc�� precisa identificar as ferramentas que melhor atendem às suas necessidades. É essencial levar em conta vários critérios, como

• Funcionalidade: a ferramenta será realmente útil para você?
• Compatibilidade com os sistemas existentes,
• facilidade de uso,
• custo,
• suporte técnico disponível.

Essa etapa permite que você faça escolhas informadas, garantindo que a ferramenta digital adotada seja um ativo e não um obstáculo para a empresa e seus funcionários.

Nosso conselho: use sites como o Appvizer para comparar softwares por categoria e fazer a escolha certa, com base em seus critérios. Se você está lendo este artigo, já concluiu com êxito a etapa 1!

2 - Analisar o impacto potencial

É importante avaliar o possível impacto da implementação de um novo software sobre os funcionários e prever as reações deles para não ser pego de surpresa.

Por exemplo, a implementação de um novo sistema digital de gerenciamento de desempenho pode gerar receios entre os funcionários quanto à transparência e à avaliação.

Ao prever essas reações, medidas de comunicação e treinamento podem ser implementadas para reduzir o possível impacto negativo.

3 - Fases de implementação

Elabore um plano de implementação

Divida a implementação em fases claras com objetivos precisos e marcos alcançáveis. Isso é essencial para um projeto como esse!

A primeira fase pode envolver a implantação do software em um único departamento, seguida de uma extensão gradual para outros departamentos à medida que o feedback e os ajustes forem feitos.

Ao introduzir o software em um único departamento piloto antes de estendê-lo, os riscos de grandes interrupções são reduzidos. Isso permite que problemas de pequena escala sejam detectados e resolvidos antes que afetem toda a empresa.

Uso de uma plataforma de adoção digital (DAP)

O investimento em uma plataforma de adoção digital pode facilitar muito o processo de adoção do software. Como isso pode ajudar?

• As DAPs fornecem orientação contextual em tempo real- em outras palavras, instruções diretamente no aplicativo - para ajudar os usuários a entender e usar os recursos sem sair da interface do software.
• Eles oferecem módulos de treinamento personalizados, adaptados às necessidades e às habilidades de cada usuário, acelerando a curva de aprendizado.
• Essas plataformas ajudam a monitorar em tempo real como os funcionários estão usando o software, para que você possa identificar as áreas em que são necessárias melhorias ou treinamento adicional.
• Ao fornecer soluções para problemas comuns diretamente por meio da plataforma, os DAPs reduzem a carga das equipes de suporte técnico.
• Por fim, o feedback obtido por meio dos DAPs permite que você identifique rapidamente os pontos fracos e implemente melhorias contínuas para otimizar a adoção do software.

Falaremos mais sobre as DAPs, com alguns exemplos, mais adiante neste artigo. 🤫

4 - Fase de teste

Recomendamos que você comece com uma fase de teste com um pequeno grupo de usuários.

Para isso, você pode organizar testes envolvendo vários membros das equipes de projeto, encarregados de avaliar a facilidade de uso, a integração com outras ferramentas existentes e o possível impacto na produtividade.

Dessa forma, você pode identificar possíveis problemas e , posteriormente, adaptar a implementação em larga escala. 🪜

5 - Feedback do teste

Use o feedback da primeira equipe de teste do software para aprimorar a estratégia de implementação em toda a empresa.

Se os usuários da equipe de teste encontrarem dificuldades com determinados recursos, esses problemas poderão ser resolvidos antes da implementação completa. ☝️

O feedback também pode fornecer informações valiosas sobre como os usuários interagem com o software, permitindo que o treinamento e o suporte sejam ajustados de acordo.

6 - Período de teste em grande escala

Muitos pacotes de software oferecem um período de teste gratuito. Isso permite que as organizações testem o software e decidam se ele atende às suas necessidades antes de assumirem um compromisso. Por exemplo, você pode experimentar uma solução de gerenciamento de recursos humanos por um mês para avaliar sua funcionalidade e seu impacto nos processos de gerenciamento de pessoal.

Se o teste for conclusivo, a organização poderá decidir adotar o software permanentemente.

Depois que o software for implementado, é fundamental treinar a equipe e apoiá-la no aprendizado das novas funções.

7 - Treinamento e suporte às equipes

Documentação e recursos

É importante fornecer documentação detalhada e de fácil acesso para ajudar os usuários a entender e usar o software.

É importante que eles saibam onde encontrar guias do usuário, tutoriais em vídeo e perguntas frequentes sobre os principais recursos.

Treinamento adequado

Ofereça treinamento adaptado aos diferentes níveis de conforto dos funcionários com o software.

Para facilitar o manuseio das ferramentas, organize sessões de treinamento básico para novos usuários, bem como sessões avançadas para usuários experientes que desejam desenvolver ainda mais suas habilidades. A gerência pode organizar reuniões e horas de treinamento para explicar os benefícios das novas ferramentas.

De acordo com um estudo publicado pela Cegid, 74% dos funcionários acreditam que o treinamento adequado é essencial para o domínio de um novo software.

A importância do apoio da gerência

É importante que a gerência demonstre seu apoio ao projeto, a fim de facilitar a aceitação e a adoção do novo software pelos funcionários. 🤝

De acordo com um estudo da McKinsey, 73% das iniciativas de mudança fracassam devido à resistência dos funcionários e à falta de apoio da gerência.

Para ajudar os funcionários a gerenciar o estresse e o medo associados à mudança, organize reuniões regulares em que eles possam compartilhar seus comentários, expressar suas preocupações e fazer perguntas.

8 - Avaliação e atualização contínuas

O software deve ser avaliado regularmente para garantir que continue a atender às necessidades dos usuários. Atualizações e melhorias devem ser feitas quando necessário para evitar que as ferramentas se tornem obsoletas.

Garantir que o software seja atualizado regularmente assegura que os usuários estejam trabalhando com a versão mais eficaz e prática para eles.

Essa avaliação contínua também ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a maximizar os benefícios da adoção digital.

Você já considerou uma plataforma de adoção digital? Benefícios e exemplos de ferramentas

Conforme mencionado acima, uma plataforma de adoção digital (DAP) define um ambiente tecnológico projetado para facilitar a integração, o uso e o domínio de novas tecnologias ou softwares em uma organização.

Essas plataformas aceleram o processo de adoção fornecendo recursos de treinamento, suporte personalizado e ferramentas de gerenciamento de mudanças. 💪

5 recursos e benefícios de uma DAP

1 - Gerenciamento de mudanças

As DAPs usam ferramentas de gerenciamento de mudanças para facilitar a transição digital da empresa. Eles operam fornecendo

• recursos sobre as melhores práticas de gerenciamento de mudanças,
• listas de verificação para os vários estágios da implantação
• ferramentas para medir o impacto das novas tecnologias na organização.

2 - Criação e gerenciamento de conteúdo

Os administradores podem criar e gerenciar o conteúdo de ajuda diretamente do aplicativo. Por exemplo, eles podem :

• adicionar novos tutoriais
• atualizar guias existentes
• personalizar o conteúdo para atender às necessidades específicas do usuário.

3 - Recursos de aprendizado personalizados

Alguns DAPs oferecem cursos personalizados sobre a operação do software. Um DAP pode oferecer módulos de treinamento específicos para diferentes funções dentro da organização, como :

• gerentes
• equipes de vendas
• departamentos de suporte técnico.

Esses recursos podem ser adaptados às necessidades de cada grupo, garantindo um treinamento direcionado e eficaz.

O DAP também pode incluir um sistema de "pop-ups" projetado para orientar os usuários em sua nova ferramenta em tempo real, na forma de mensagens contextuais. Elas parecem fornecer conselhos e dicas ao usar novas funções ou lembrar os usuários das funções mais úteis para eles.

4 - Monitoramento de KPIs

As equipes responsáveis pela plataforma podem monitorar os principais indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar a apropriação do software pelos alunos.

Por exemplo, os KPIs podem incluir

• Taxas de conclusão de cursos de treinamento,
• pontuações de avaliação
• índices de satisfação do usuário.

Essas ferramentas permitem que a eficácia da adoção do software seja medida e que sejam feitos aprimoramentos contínuos.

Os administradores do DAP usam recursos de rastreamento para monitorar o uso do software. Eles podem usar ferramentas como painéis analíticos para rastrear quais recursos estão sendo mais usados:

• identificar áreas em que os usuários estão tendo dificuldades
• determinar qual conteúdo deve ser mantido ou desenvolvido
• ajustar a funcionalidade do software e o treinamento de acordo.

5 - Suporte personalizado

Atualmente, muitos DAPs oferecem suporte na forma de um assistente virtual ou de uma linha de ajuda telefônica. Elas têm um assistente virtual baseado em IA para ajudar os usuários sem que eles tenham que esperar pelo suporte técnico.

Quais plataformas de adoção digital você deve escolher?

Seja qual for a sua situação, se estiver procurando :

• Melhorar o engajamento das equipes da sua empresa, facilitando o contato delas com o software,
• reduzir a dependência do suporte técnico e, ao mesmo tempo, cortar seus custos,
• simplesmente acelerar o retorno sobre o investimento (ROI), fornecendo à sua equipe as ferramentas para que ela se torne mais produtiva,

há um software no mercado que atenderá às suas necessidades.

O K-NOW, por exemplo, é um DAP que funciona como um GPS de aplicativo. Em outras palavras, ele permite que os usuários sejam guiados passo a passo por seus vários aplicativos de software de negócios, com ajuda contextualizada com base em seu perfil e em seu progresso com a ferramenta. Em termos de design educacional, o K-NOW impressiona por sua facilidade de uso: é possível criar facilmente conteúdo personalizado e distribuí-lo com um único clique.

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O que a adoção de software significa para sua empresa?

As plataformas de adoção digital (DAPs) desempenham um papel fundamental na integração das tecnologias digitais nas empresas. Ao otimizar o desempenho e melhorar a experiência do usuário, elas permitem que as empresas permaneçam competitivas.

Seguindo uma estratégia bem definida e usando as ferramentas certas, elas podem ter sucesso em sua transformação digital e maximizar os benefícios de seus investimentos em tecnologia.

Em última análise, a adoção de software não se trata apenas de tecnologia, mas também de mudanças culturais e organizacionais. Portanto, é essencial criar um ambiente em que os funcionários se sintam apoiados e envolvidos no processo de transformação e em que as novas tecnologias sejam vistas como ferramentas que facilitam seu trabalho e melhoram seu desempenho.