Controle o tempo de seus funcionários com estes 3 métodos de marcação de ponto de entrada e saída

Como funciona o controle de horas dos funcionários?

As empresas têm tudo a ganhar com um bom gerenciamento da jornada de trabalho: ele garante um melhor monitoramento das horas trabalhadas, o que facilita certas operações, como a otimização de horários.

Mas, acima de tudo, é uma obrigação legal que deve ser respeitada!

O que exatamente é exigido por lei nessa área? Quais sistemas e ferramentas devem ser implementados para registrar a entrada e a saída dos funcionários de forma eficiente? Você deve usar um software, um relógio de ponto ou ambos?

Aqui está o resumo.

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Quando é necessário registrar a entrada e a saída no trabalho? Obrigações legais

Obrigações legais dos empregadores

O registro de horas é obrigatório para todos os empregadores sujeitos ao Código do Trabalho. Ele possibilita o registro preciso :

• as horas de trabalho dos funcionários, de acordo com os termos iniciais de seu contrato,
• suas ausências
• chegadas tardias
• suas férias
• suas horas extras ou horas adicionais no caso de um contrato de meio período.

Graças a esse monitoramento, a empresa está em condições de justificar os períodos trabalhados pelos funcionários no caso de uma inspeção da URSSAF ou da Inspetoria do Trabalho, que geralmente ocorre para verificar

• cumprimento da jornada máxima de trabalho,
• pagamento de horas extras,
• o cálculo correto dos dias de RTT, etc.

☝️ Aviso: se as horas de trabalho dos funcionários não forem contadas, o empregador está sujeito a multas de até :

• 750 euros para pessoa física,
• 3750 euros para uma pessoa jurídica.

Obrigações legais do lado do funcionário

Embora os empregadores sejam obrigados a registrar a entrada e a saída, os funcionários devem obedecer a qualquer sistema de contagem de horas estabelecido por sua empresa (por exemplo, registrar-se no relógio de ponto ao chegar ao trabalho pela manhã). Se o funcionário se esquecer, recusar ou trapacear, o empregador tem o direito de puni-lo ou até mesmo demiti-lo.

Além disso, se o funcionário marcar o ponto antes do horário inicialmente estipulado em seu contrato, essa ação não terá efeito sobre seu horário de trabalho. Por outro lado, se o funcionário marcar o ponto após o horário estipulado no contrato, isso resultará em uma perda de tempo de trabalho real.

☝️ Observe que os funcionários só podem se opor ao registro de suas horas se o sistema escolhido se mostrar desproporcional à simples necessidade de monitorar o tempo de trabalho. A título de ilustração, os relógios de ponto biométricos, que usam dados pessoais (fotografias dos funcionários), são reservados para usos e contextos muito específicos (áreas de risco, atividades nucleares etc.).

Quem é afetado pelo registro de entrada e saída dos funcionários?

Todos os funcionários são afetados, independentemente de

• do tipo de horário de trabalho (turnos noturnos, meio período, horário de trabalho escalonado, etc.),
• o sistema adotado. Em outras palavras, até mesmo a equipe gerencial em um dia de trabalho fixo está sujeita a essas regras. A única diferença é que o número de dias trabalhados é contado em relação aos termos do acordo de taxa fixa.

☝️ Há, no entanto, duas exceções a essa obrigação de registrar a entrada e saída dos funcionários: os setores de agricultura e transporte, que estão sujeitos a seus próprios regulamentos (Code rural e Code des transports).

Entretanto, as horas são contadas de forma diferente dependendo do tipo de horário:

• no caso de horas de trabalho coletivas: o registro dessas horas coletivas é suficiente;
• para horas de trabalho individuais: o empregador elaborará uma declaração diária individual e um resumo semanal. O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em uma multa de até €3.750 para cada funcionário envolvido.

As vantagens do registro de entrada e saída

Embora o registro de entrada e saída do horário de trabalho seja uma obrigação legal, há outras vantagens nessa prática.

• Para o empregador:
  • É mais fácil controlar as horas de trabalho da equipe, para que você possa otimizá-las e gerenciar os horários com mais eficiência;
  • dados confiáveis no caso de uma disputa com um funcionário.
    
    
• Para os funcionários:
  • As horas extras são calculadas com a maior precisão possível;
  • todos os funcionários estão em pé de igualdade quando se trata de horas de trabalho.

Como você mantém o controle das horas trabalhadas? Obrigações legais

Não há obrigações legais com relação ao método escolhido para registrar a entrada e a saída dos funcionários. Isso fica a critério do empregador.

Entretanto, quando o sistema usado permite determinar a identidade e o horário de chegada dos funcionários, algumas regras devem ser observadas:

• deve ser mantido um registro de processamento de dados
• consulta aos órgãos de representação dos funcionários.

Se a empresa não cumprir essas regras, quaisquer registros de entrada e saída produzidos não poderão ser apresentados em juízo, por exemplo, em caso de demissão.

Além disso, o empregador tem todo o direito de pedir aos funcionários que eles mesmos registrem algumas ou todas as suas horas de trabalho. Se eles se recusarem a fazer isso, poderão ser aplicadas sanções contra eles.

É bom saber: os dados relativos ao registro de entrada e saída dos funcionários devem ser mantidos por , no mínimo, 5 anos. Essas informações devem estar disponíveis para o funcionário mediante solicitação ou para qualquer órgão público no caso de uma inspeção.

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Qual sistema de registro de horas devo escolher?

Registro de horas "à mão

É perfeitamente possível manter o registro das horas de trabalho "à mão":

• registrar as horas trabalhadas no Excel,
• preenchendo um livro de entradas e saídas diárias,
• manter um resumo das horas trabalhadas, etc.

Para ajudá-lo a controlar as horas de seus funcionários, o Appvizer fornece uma tabela de monitoramento de atividades em formato Excel, que pode ser baixada gratuitamente.

☝️ Embora o relógio de ponto manual ainda seja o sistema usado pela maioria das empresas (por ser o mais barato), lembre-se de que ele geralmente consome muito tempo e é uma fonte de erros.

Uso de um relógio de ponto manual ou badgeuse

Com um relógio de ponto manual, os funcionários declaram suas horas automaticamente, registrando-se no início do dia de trabalho ou do turno, por exemplo.

Esse sistema reduz o risco de erros e permite que os dados sejam coletados de forma rápida e precisa para que possam ser inseridos em um aplicativo de software para processamento (cálculo de ausências, licenças, horas de trabalho reduzidas etc.).

Uso do software de controle de ponto

A maioria dos softwares de gerenciamento de tempo de trabalho tem funções de registro de entrada e saída. As empresas estão usando cada vez mais essas ferramentas porque :

• são mais fáceis de implementar do que um relógio de ponto e mais adequadas a determinadas profissões (por exemplo, trabalho de escritório),
• podem ser usadas em trânsito, por exemplo, para a equipe de vendas em campo,
• permitem o gerenciamento automático de dados para o processamento de RH.

Por exemplo, o :

• O Combo (antigo Snapshift) é um relógio de ponto conectado que permite monitorar os horários de chegada e saída de seus funcionários ao vivo, além de medir o tempo de presença deles. Simples, eficaz e intuitivo, ele está diretamente vinculado a um módulo de planejamento de pessoal e preparação de folha de pagamento, portanto, não há necessidade de inserir dados duas vezes e verificá-los toda semana!
  
  
• O Eurécia Time Tracking, um módulo do Eurécia HRIS tudo-em-um, permite que seus funcionários entrem e saiam usando um relógio de ponto virtual. Todos os dados de tempo são centralizados na ferramenta para simplificar o monitoramento em tempo real da presença, para que você possa reagir mais rapidamente em caso de circunstâncias imprevistas (ausência, atraso, etc.). Essas informações também são usadas para automatizar os cálculos subsequentes da folha de pagamento.
  
  
• O Factorial Gestion du Temps, software de gerenciamento de tempo para PMEs e empresas em crescimento, tem um sistema moderno de relógio de ponto digital: tudo o que os funcionários precisam fazer é escanear um código QR em seus celulares. Usando a geolocalização, é possível verificar se o relógio de ponto está sendo usado em um local que não seja o escritório. Todos os dados são centralizados na ferramenta para facilitar o controle e o monitoramento das horas de trabalho.
  
  
• O MOZAIK Clean foi desenvolvido para gerenciar e monitorar locais de limpeza. Usando seu aplicativo móvel e/ou uma caixa fixa ou móvel, os operadores podem facilmente registrar suas horas quando estiverem nas instalações de um cliente.
  
  
• A Traxxeo é uma plataforma de gerenciamento de recursos móveis com experiência em construção e negócios relacionados. Seus recursos incluem um aplicativo de marcação de ponto no local que torna rápida e fácil a inserção de horas de trabalho, sem risco de erros. Os dados são alimentados em tempo real e podem ser integrados ao seu software de RH para simplificar o processamento da folha de pagamento e o gerenciamento de ausências.
  
  
• A UKG oferece soluções de gerenciamento administrativo de RH e de gerenciamento de tempo e trabalho. Graças ao editor, o registro de horas é simplificado: pode ser feito diretamente em um smartphone ou por meio de um terminal de ponto e presença, on-line ou off-line. Além disso, a aprovação e a produção da folha de ponto são automatizadas. Isso economiza o tempo do RH e garante que ele permaneça em conformidade com as normas vigentes.
  
  
• O ZEUS está posicionado como uma solução de gerenciamento de tempo e atividades abrangente e repleta de recursos. Ele oferece uma variedade de dispositivos para automatizar o registro de entrada e saída (leitores de crachás e aplicativos móveis), tornando mais fácil e flexível o registro das horas de trabalho. Todos os dados coletados são centralizados na ferramenta para otimizar as operações, especialmente a preparação da folha de pagamento.

Em última análise, embora o registro de horas continue obrigatório, há várias maneiras de fazê-lo. Portanto, os empregadores têm muitas opções para monitorar e informar o tempo de trabalho, usando um sistema adaptado à sua organização e ao tipo de atividades realizadas.