Monitoramento de atividades: quando gerenciar as horas de trabalho da equipe se torna uma brincadeira de criança

Se você ainda não está familiarizado com o monitoramento de atividades, não estará quando terminar de ler este artigo.

O processo de RH conhecido como gerenciamento de tempo simplesmente permite que você acompanhe os seus projetos e as atividades dos seus funcionários.

Então, o que é monitoramento de atividades e como configurá-lo em sua organização? Explicaremos tudo isso, com um modelo de planilha de horas em Excel para download como bônus.

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O que é monitoramento de atividades?

O monitoramento de atividades consiste em rastrear a presença e a ausência de seus funcionários diariamente, levando em conta todos os cenários possíveis:

• horas extras
• trabalho noturno
• horários de trabalho escalonados
• viagens de negócios, etc.

Você pode definir uma série de indicadores personalizáveis:

• por projeto
• por departamento
• por tarefa
• por cliente, etc.

Isso lhe dá diferentes filtros para analisar a atividade de sua empresa.

Você também pode definir as unidades de tempo como desejar: dia, hora, minuto etc. Cabe a você escolher a frequência do monitoramento, ou seja, semanal ou mensal.

Por que monitorar a atividade?

Por que implementar uma ferramenta de gerenciamento de tempo em sua empresa?

• Você pode controlar seus custos graças ao monitoramento analítico do tempo gasto.
• Você ganha maior visibilidade sobre sua atividade.
• Você pode calcular as horas de trabalho com muito mais facilidade, mesmo em caráter temporário.
• Você pode adaptar a distribuição de tarefas de acordo com o tempo gasto.
• Você pode gerenciar os recursos do seu projeto com mais eficiência.
• Você tem uma ferramenta de suporte para o gerenciamento financeiro e de RH, graças à rastreabilidade e ao histórico de horas, para que possa atualizar os recibos de pagamento ou os saldos de férias, por exemplo.

☝️ Em resumo, o monitoramento de atividades oferece benefícios para ambos:

• Para os funcionários, que podem ter uma visão mais clara de suas horas extras, horas a serem recuperadas, etc., e comunicá-las de forma transparente aos gerentes e ao RH;
• para o RH, que pode ficar de olho nas horas de trabalho dos funcionários e garantir que eles cumpram as normas sobre horário de trabalho;
• para a empresa, que pode gerenciar orçamentos e recursos de forma mais eficaz.

Como você monitora sua atividade? Regras e etapas

Etapa 1: Defina suas necessidades

Cada organização tem suas próprias características específicas. Por exemplo, em algumas organizações, os funcionários realizam parte de seu trabalho em casa.

O processo de monitoramento de atividades deve, portanto, levar em conta :

• a forma como a empresa está organizada,
• as normas de horário de trabalho
• as necessidades dos funcionários.

Etapa 2: escolher a ferramenta certa

Muitas empresas usam planilhas do Excel para monitorar suas atividades. Mas, como veremos mais adiante, essa não é necessariamente a ferramenta mais prática.

De qualquer forma, opte por uma solução que se adapte ao seu orçamento e respeite as seguintes regras: simplicidade e conformidade.

O relógio de ponto também permite gerenciar o tempo de trabalho de seus funcionários de forma mais eficaz.

Etapa 3: Dê suporte aos seus funcionários

Seja qual for o método escolhido, você precisa oferecer aos seus funcionários o melhor suporte possível na configuração e implantação dessa abordagem de monitoramento do tempo de trabalho.

As novas regras precisam ser totalmente compreendidas para que sejam adotadas pelas equipes. Além disso, o treinamento no uso das ferramentas às vezes é útil.

Etapa 4: validar e analisar os dados

Pronto, seus funcionários já inseriram suas horas de trabalho.

A próxima etapa é fazer com que elas sejam validadas por seus gerentes e, em seguida, exportar os dados, que serão usados, entre outras coisas, para :

• preparar boletos de pagamento,
• faturar clientes
• elaborar relatórios para ajudar a gerenciar as atividades e o orçamento da empresa.

Tabela de controle de atividades do Excel para download

Gostaria de controlar as horas de seus funcionários e gerenciar o tempo e as atividades de suas equipes em uma planilha do Excel? O Appvizer permite que você baixe esse modelo gratuitamente!

Quais ferramentas devem ser usadas para monitorar as atividades?

Por que escolher uma solução genuína de monitoramento de atividades?

Há muitas questões envolvidas no rastreamento de atividades:

• Reduzir o tempo gasto em tarefas de baixo valor agregado,
• simplificação do processo
• maior visibilidade do andamento do projeto,
• confiabilidade e segurança dos dados,
• redução do risco de erros.

Infelizmente, o Excel mostra rapidamente suas limitações em relação a esses pontos.

Em comparação, um software especializado em gerenciamento de tempo lhe proporcionará uma série de vantagens:

• Você automatiza seus processos e reduz a carga administrativa da sua equipe.
• Você economiza tempo.
• Você diz adeus às repetidas trocas de arquivos.
• Proteger seus dados.
• Obter visibilidade de seus negócios por meio de relatórios.
• Gerencie seus negócios em tempo real.

Seleção de software de gerenciamento de tempo de trabalho

Para ajudá-lo a fazer sua escolha, aqui está uma seleção de 11 pacotes de software de gerenciamento de tempo 👉

• O Apidae é um HRIS intuitivo e escalável que oferece às VSEs e PMEs uma visão geral da atividade e das horas de trabalho de suas equipes. As equipes podem inserir facilmente suas horas trabalhadas diariamente, criando uma visão de 360° das tarefas diárias. Isso otimiza a programação e a organização das equipes na sua organização.
  
  
• O Beebole é uma ferramenta desenvolvida para monitorar o tempo de suas equipes, com a simplicidade de uma planilha de horas do Excel, além de automação e relatórios. É flexível e pode ser adaptado a qualquer tamanho de organização. Seus pontos fortes? Curva de aprendizado rápida, personalização avançada da interface e uma equipe de suporte que está sempre à disposição caso surjam problemas.
  
  
• O Elite Paie-RH é um HRIS completo: inclui gerenciamento de tempo, folha de pagamento e gerenciamento de despesas, por exemplo. É 100% personalizável, portanto, você pode adaptá-lo a todas as suas atividades. Assim, você pode gerenciar todas as diferentes formas de organização do tempo, bem como alocar o tempo por projeto. Por fim, há vários relatórios disponíveis para o controle de tempo.
  
  
• Traxxeo, a solução para equipes de campo, digitaliza o gerenciamento de equipes de campo em setores como construção, infraestrutura e engenharia. Seu aplicativo móvel de tempo e presença é simples e facilmente adotado pelas equipes. As informações são alimentadas diretamente em uma plataforma de monitoramento, onde os gerentes de RH lidam rapidamente com quaisquer anomalias graças a um sistema de alerta. O departamento financeiro é mais ágil graças ao controle de horas por tarefa. A plataforma também pode ser usada para programar os funcionários e gerenciar as ausências.
  
  
• O controle de horas da Eurécia é um dos módulos do pacote de software publicado pela Eurécia HRIS. No lado do funcionário, essa solução facilita a assinatura ou o preenchimento de planilhas de horas on-line, com total autonomia. A equipe de RH pode monitorar seu tempo, acompanhando as horas trabalhadas, os horários de chegada e saída, entre outros. E para os gerentes, um processo de validação de planilha de horas está incorporado à solução. Os relatórios e o acompanhamento analítico permitem que você veja quanto tempo foi gasto por período, por projeto, por cliente, etc.
  
  
• O Factorial Gestion des Absences é uma ferramenta completa de HRIS. Oferece um módulo dedicado ao monitoramento de atividades, com um sistema de registro de horas, painel de controle inteligente, gerenciamento de horários etc. Esse software proporciona maior autonomia aos funcionários e maior controle à gerência, além de maior transparência e flexibilidade nas trocas.
  
  
• O idylis.com é um pacote de software dedicado ao gerenciamento de VSEs e PMEs nos setores de comércio e serviços. Além de gerenciar as atividades de contabilidade e vendas, ele incorpora funções de gerenciamento de tempo baseadas em projetos para proporcionar maior controle sobre a alocação de recursos e, portanto, sobre a lucratividade. A melhor parte? Seus dados são hospedados e protegidos em servidores na França.
  
  
• O JourOff é um espaço de trabalho colaborativo em que os funcionários podem coordenar seu trabalho. Ele é especialmente adequado para equipes que trabalham em modo de projeto e seguem o método Kanban. Quando se trata de gerenciamento de tempo, o JourOff oferece duas abordagens: a abordagem padrão (cada funcionário insere seu tempo) e a abordagem intuitiva, em que os dados são gerados automaticamente pela solução a partir do sistema de diário compartilhado, da ferramenta de gerenciamento de projetos, da ferramenta de planejamento e assim por diante.
  
  
• Com o Kizeo Forms, você pode criar seus próprios formulários de folha de ponto personalizados para atender às necessidades comerciais específicas da sua empresa. Personalizável, o software é particularmente adequado para monitorar locais de trabalho e operações de campo. No lado do usuário, os dados podem ser inseridos onde quer que você esteja, e exportados e analisados diretamente no sistema para monitoramento em tempo real.
  
  
• A monday.com HR é uma ferramenta HRIS que ajuda os gerentes de RH a aprimorar seus processos. É uma plataforma multifuncional fácil de aprender e usar, com uma variedade de recursos totalmente personalizáveis. Em termos de monitoramento de atividades, é possível aumentar o desempenho com painéis visuais e gerenciar com eficácia a presença e a ausência dos funcionários: horas extras, viagens, turnos noturnos etc.
  
  
• O Teamleader é um CRM feito sob medida para VSEs e PMEs. Ele simplifica seus processos e ajuda a aumentar sua produtividade. Com sua ampla gama de funções, o software é fácil de usar e não requer instalação. Você pode controlar as horas de trabalho de cada funcionário, definir prazos para cada projeto e adicionar tarefas agrupando-as na plataforma. A interface também é personalizável e moderna, para maior visibilidade.

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Mantenha o controle de suas atividades

O gerenciamento do tempo é uma questão fundamental nos negócios, pois afeta o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de recursos humanos e o gerenciamento comercial da sua empresa.

O software dedicado se torna uma verdadeira ferramenta de tomada de decisões: ele oferece flexibilidade e a capacidade de reagir a curto e médio prazo. Você já escolheu o seu?