Gerenciando sua associação: um guia completo e software para garantir que sua associação funcione sem problemas (e prospere)

Mesmo que administrar uma associação seja mais simples do que administrar uma empresa, você precisa ser organizado, rigoroso e até mesmo estar em conformidade com a legislação.
A credibilidade e a longevidade de sua organização dependem disso.

Você é o presidente, o secretário, o tesoureiro ou um funcionário que gerencia uma associação?

Contabilidade, tributação, administração e vida associativa, siga nosso guia completo para :

• Descubra os fundamentos do treinamento em gestão de associações,
• estabelecer e administrar sua associação adequadamente em longo prazo,
• concentrar-se em suas tarefas!

Como bônus, apresentamos uma seleção de ferramentas para ajudá-lo a encontrar o software de associação on-line mais adequado às suas necessidades.

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Criação de uma associação nos termos da Lei de 1901: formalidades administrativas

Uma boa gestão começa com boas bases, desde o momento em que você cria sua associação, redige seus artigos de associação e elege seus representantes.

Elaboração dos artigos da associação

Embora não haja formulários ou conteúdos obrigatórios, é aconselhável que os fundadores da associação os elaborem, indicando

• o nome da associação
• o objetivo da associação (sua razão de ser),
• sua duração, se fixada
• sua sede social
• as regras que regem sua organização e funcionamento (assembleias gerais, etc.),
• os poderes concedidos aos membros responsáveis por sua administração,
• as condições:
  • eleição do Conselho de Administração e/ou do Comitê Executivo,
  • admissão e exclusão de membros,
  • alteração do Estatuto Social
  • dissolução da associação.

Eleição de representantes para administrar a associação

Os membros de uma associação geralmente são representados por membros voluntários eleitos na forma de :

• um Conselho de Administração (CA):
  • Seus membros são eleitos por todos os membros na Assembleia Geral (AG);
  • Eles se reúnem várias vezes ao ano para garantir o bom funcionamento da associação;
    
    
• um comitê seleto:
  • Seus membros vêm do Conselho;
  • Eles se reúnem com mais frequência para garantir um monitoramento mais regular das atividades da associação.

Esses órgãos são opcionais, mas obrigatórios se estiverem incluídos nos artigos da associação ou no caso de organizações beneficentes, por exemplo.

À frente do Conselho e do Comitê Executivo, quando aplicável, estão as pessoas responsáveis pela administração da associação:

• o presidente: embora seus poderes dependam dos estatutos da associação, ele geralmente tem a função de representante e gerente legal da associação;
• o secretário geral: esse membro é responsável pela gestão administrativa geral;
• Tesoureiro: gerencia os aspectos fiscais e financeiros da organização.

☝️ À medida que uma associação aumenta de tamanho, ela pode contratar funcionários para assumir funções administrativas, contábeis, de desenvolvimento e de comunicação.

As várias tarefas administrativas

As tarefas administrativas incluem

• Correspondência da associação,
• gerenciamento dos arquivos dos associados
• publicação do jornal oficial e alterações no contrato social,
• manutenção de registros e arquivos,
• elaboração de regulamentos internos,
• organização de assembleias gerais, etc.

Reuniões gerais

☝️ As assembleias gerais não são obrigatórias de acordo com a Lei de 1901, a menos que estejam previstas no contrato social da associação.

Há dois tipos de assembleia geral

• Assembleias gerais ordinárias (AGMs): mais preocupadas com a administração cotidiana, essas reuniões são realizadas em uma base predefinida, uma vez por ano, por exemplo, para
  aprovar as contas, eleger os novos dirigentes e, de modo geral, discutir a vida da associação;
  
• Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE ): são convocadas em caráter excepcional para tratar de eventos ou obrigações específicas, como mudança de finalidade, mudança de sede social, dissolução ou fusão da associação etc.

Os dirigentes da associação precisam cumprir uma série de formalidades para organizar e conduzir essas reuniões adequadamente:

1. antes da assembleia geral: elaborar os convites e enviá-los por correio, e-mail ou SMS. Para garantir que todos os membros estejam cientes da data da reunião, eles devem ser enviados com pelo menos 10 dias de antecedência;
   
2. durante a assembleia geral: elabore a lista de presença para garantir que o quórum seja respeitado, ou seja, que o número mínimo de pessoas necessárias para aprovar as resoluções seja atingido;
   
3. após a reunião: Redigir a ata, um documento que estabelece os vários aspectos da reunião, como o quórum, a pauta, as decisões tomadas etc. A ata será enviada a todos os presentes na reunião. Essa ata será enviada a todos os membros da associação.

Como você gerencia as contas da sua associação?

Obrigações contábeis de uma associação

Embora grande parte das organizações voluntárias seja de pequeno porte, é essencial manter a contabilidade, mesmo que a lei de 1901 não estabeleça nenhuma obrigação legal nessa área.

Ela permite que você :

• comparar os resultados de um ano para o outro e obter subsídios (finalidade econômica),
• prestar contas de forma transparente ao tesoureiro e depois à assembleia geral de membros (finalidade democrática),
• apresentar provas em caso de solicitação das autoridades públicas (finalidade legal).

A gestão contábil também é necessária para a elaboração de um orçamento provisório e para a solicitação de subsídios públicos!

Por outro lado, ela pode ser obrigatória como resultado de :

• regras específicas estabelecidas nos estatutos da associação ou a pedido da assembleia geral,
• do monitoramento de associações reconhecidas como de interesse geral ou de utilidade pública, cuja gestão orçamentária é escrupulosamente supervisionada,
• um pedido de aprovação ou concessão de uma autoridade pública,
• uma atividade comercial secundária ou auxiliar, tributável ou não,
• a contratação de pessoal assalariado.

Quais são os dois tipos de contabilidade?

Dependendo do tamanho da associação, são possíveis dois tipos de contabilidade:

• contabilidade de caixa: manter e monitorar um registro de despesas e receitas,
• contabilidade de compromisso: elaboração de contas anuais, geralmente incluindo um balanço patrimonial, uma demonstração de resultados e notas.

Abertura de uma conta bancária

Quando uma associação é criada, muitas vezes surge a dúvida se ela deve abrir uma conta bancária específica. E, pela primeira vez, a lei de 1901 permite uma grande liberdade.

Entretanto, o uso de uma conta bancária exclusiva ainda é recomendado:

• simplifica muito o gerenciamento financeiro
• Ela fornece um meio de pagamento (cartão bancário ou talão de cheques),
• facilita o pagamento das taxas de associação.

Obrigações fiscais de uma associação

Por sua própria natureza, uma associação deve ser sem fins lucrativos.

Entretanto, para atender às suas necessidades financeiras crescentes, uma associação pode realizar uma atividade comercial auxiliar para financiar sua atividade principal.

Entretanto, a renda excedente não deve ser redistribuída entre os membros.

☝️ Se a associação exceder o limite anual de €72.000 em renda de uma atividade comercial auxiliar, ela se tornará responsável por impostos comerciais (IVA, imposto sobre as sociedades).

Recibos de impostos

Por fim, os doadores podem solicitar um recibo fiscal da instituição de caridade.

Esse recibo pode ser usado para solicitar uma dedução fiscal (até 66% do valor doado, sujeito a um limite de 20% da renda total).

Observe que somente as seguintes associações têm o direito de emitir recibos fiscais:

• associações de interesse geral
• associações reconhecidas como sendo de interesse público.

Gerenciamento cotidiano das associações

Gerenciamento de membros

A vida de uma associação depende de seus membros, portanto, é preciso garantir que você gerencie :

• adesões e assinaturas
• renovações
• assinaturas e preferências
• assinaturas de boletins informativos, etc.

Gerenciamento de atividades e eventos

Por fim, é importante observar que a vida de uma associação depende, em grande parte, da organização de eventos para

• apresentar a associação
• promovê-la
• atrair novos membros
• obter financiamento, etc.

Em certos casos (recepção do público, ocupação de um local público, evento pago, ponto de venda de bebidas, loteria etc.), é obrigatório :

• declarar o evento à prefeitura ou à câmara municipal,
• fornecer segurança para grandes eventos,
• informar-se sobre as regras de afixação de pôsteres e distribuição de folhetos para sua publicidade,
• montar uma bilheteria,
• cumprir as normas de saúde e licenciamento, etc.

Como você pode ver, administrar uma associação é um negócio complexo. A boa notícia é que existem pacotes de software desenvolvidos especificamente para atender às necessidades das organizações sem fins lucrativos.

Que software você deve usar para gerenciar sua associação?

Mesmo que seja tentador optar por um software gratuito de gerenciamento de associações, o Excel pode, às vezes, ser uma barganha relativa em comparação com o tempo gasto com ele.

Por que não experimentar um pacote de software para associações adaptado à sua atividade e ao seu orçamento?

E, embora exista um software de gerenciamento de associações de código aberto para os mais experientes, sugerimos uma seleção de software on-line no modo SaaS, que é mais intuitivo e mais fácil de aprender.

Tabela comparativa de software de gerenciamento de associações :

Assoconnect, para gerenciamento e comunicação global

👉 O Assoconnect, com mais de 50 funções, oferece suporte real a todos os membros do escritório para :

• lembrar os associados de cobrar suas taxas de associação,
• criar e gerenciar suas campanhas de doação
• facilitar a comunicação com seus associados enviando e-mails sincronizados com seu banco de dados,
• criar e manter o site da associação, com sua própria imagem, etc.

💰 Preços :

• Pacote Liberté - 100% gratuito
• Pacote Sérénité - A partir de 24 euros/mês
• Pacote Professional - A partir de € 99 / mês

Jamespot Associations, gerenciamento colaborativo dos projetos de sua associação

O Jamespot Associations é uma intranet e uma rede social que ajuda os membros de uma associação a agilizar seus processos e a se comunicar internamente graças a :

• alocação de tarefas
• trabalho colaborativo no mesmo projeto,
• interação e compartilhamento de comentários,
• planejamento antecipado de um evento.

💰 Preço: €3 / mês / usuário

Joinly, para gerenciar suas contribuições

O Joinly (antigo E-Cotiz) economiza um tempo precioso no início do ano, quando você coleta as assinaturas de todos os seus membros, graças a :

• registro ou recadastramento on-line de seus membros,
• a possibilidade de os membros pagarem em parcelas e se registrarem a qualquer momento,
• pagamento e dados seguros,
• gerenciar pagamentos para todos os seus outros eventos ou fontes de renda (cursos, loja on-line etc.).

💰 Preços :

• Pacote de treinamento: 100% gratuito
• Pacote de desempenho: €180 / ano

OHME, para gerenciar suas comunidades associativas

O OHME é uma solução de CRM escalável, adequada para todos os tipos de associação, que permite a conexão com sua ferramenta de e-mail e sua solução de pagamento, e inclui

• gerenciamento de contatos, incluindo membros e doadores, e atualização de seus dados pessoais,
• categorização e segmentação por meio da criação de rótulos para personalizar suas interações,
• gerenciar pagamentos e recibos de impostos,
• rastrear a fidelidade e o compromisso de suas comunidades usando estatísticas.

💰 Preços :

• Oferta de descoberta: gratuita
• Oferta personalizada: a partir de € 20/mês

Pep's Up, gerenciando sua associação de A a Z

O Pep's Up é o pacote de software tudo-em-um que ajuda mais de 8.500 associações a gerenciar todas as suas tarefas diárias por meio de uma interface colaborativa e segura que pode ser acessada por computador, smartphone ou celular de qualquer lugar:

• gerenciamento on-line de solicitações e arquivos de associação, incluindo o recebimento de pagamentos e a integração automática ao banco de dados de associação;
• processamento contábil com entrada automática de lançamentos contábeis, alertas de desconto de cheques, impressão de documentos contábeis e monitoramento da situação financeira em um painel de controle;
• criação rápida de um site com as cores da sua associação, que pode ser atualizado regularmente para comunicação com os associados;
• organização de eventos facilitada pelo convite aos membros, acompanhamento da participação e busca de não respondentes, além de promovê-los em suas redes sociais com apenas um clique.

Preços:

• Pacote básico: 10 euros/mês
• Pacote Pro: 25 euros/mês
• Pacote Premium: € 35/mês
• Pacote Serenity: sob consulta

Yapla, simplificando sua contabilidade

Com o software Yapla, você pode economizar tempo em tarefas de baixo valor agregado e se concentrar mais em tarefas significativas, graças a :

• gerenciamento on-line de membros,
• criação e coleta de campanhas de doação,
• automatização da criação e do envio de faturas,
• gerenciamento de vários planos de contas,
• painéis de controle e relatórios contábeis.

💰 Preços :

• Pacote de decolagem: gratuito
• Pacote Takeoff: €19 / mês / usuário
• Pacote Orbit: €49 / mês / usuário
• Pacote Galaxie: €99 / mês / usuário

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Um bom gerenciamento significa sucesso para sua associação

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Desenvolvidos especialmente para as necessidades de todos os tipos de associação, eles serão uma ajuda inestimável para fornecer a estrutura de que você precisa para transmitir sua mensagem e suas ações de forma eficaz.

Então, você está pronto para fazer sua associação rimar com uma gestão sólida?