10 etapas para organizar um evento de negócios memorável

Como você pode organizar um evento público ou privado em nome de sua empresa?

Usando as melhores práticas.

Há uma infinidade de eventos profissionais (feiras comerciais, congressos, open days, seminários, formação de equipes, noites de confraternização, conferências, sessões de treinamento, coquetéis etc.), mas é possível identificar as diferentes fases de sua criação.

O respeito a essas fases lhe dará uma visão clara da organização do seu evento e lhe dará tranquilidade. Como todo bom organizador sabe, um evento mal organizado pode se tornar um caminho cheio de armadilhas.

Para ajudá-lo a evitar certas armadilhas, confira nossa lista de verificação de boas práticas na organização de eventos!

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Etapa 1: defina os objetivos e o formato do seu evento

Perguntas a fazer a si mesmo

A primeira pergunta que você deve fazer a si mesmo ao organizar um evento de negócios é: por que você está fazendo isso?

• Aumentar o reconhecimento de sua marca?
• Compartilhar sua experiência com seus colegas?
• Comunicar sobre o lançamento de um produto?
• Convencer possíveis investidores?
• Para melhorar a marca de seu empregador e a taxa de retenção de talentos?

A definição de seus objetivos determina em grande parte o formato do evento, bem como a estratégia geral a ser adotada. Uma conferência é uma boa oportunidade para conversar com profissionais do seu setor, enquanto o contato com seus clientes é melhor estabelecido durante um baile de gala ou uma noite festiva.

Eventos on-line

Cada vez mais eventos estão sendo organizados on-line. E por um bom motivo: essa opção oferece várias vantagens:

• as reuniões ainda podem ser realizadas se não for possível se reunir, como durante o confinamento da Covid-19,
• custos organizacionais reduzidos
• aumento do perfil do evento, etc.

Além disso, a proliferação de eventos on-line foi possível graças ao desenvolvimento de várias ferramentas dedicadas com o objetivo de criar as mesmas condições de um evento ao vivo. Essas ferramentas incluem :

• Hivebrite 👉 essa plataforma de gerenciamento de comunidade oferece recursos para simplificar a organização de eventos (emissão de ingressos on-line, calendário, etc.), mas também para realizar e executar o evento on-line. Graças à videoconferência e ao acesso direto por meio da página do evento, é possível manter contato com sua comunidade o tempo todo.
• idloom.events 👉Essa solução amigável de gerenciamento de eventosé extremamente fácil de usar, desde a criação do site até o registro dos participantes. Aproveite uma interface moderna e intuitiva e recursos inovadores para criar, gerenciar e executar seus eventos on-line, híbridos ou presenciais.
• Sofa collaboration 👉 Esse software de colaboração permite que você virtualize suas reuniões recriando o espaço do evento on-line, bem como as possibilidades de interação entre os participantes. Por fim, o Sofa collaboration oferece uma série de ferramentas para a execução de seus eventos (quadro branco, gerenciamento de documentos etc.).

Etapa 2: Identifique seu público

Quem é o seu público?

Definir seu público-alvo é muito importante ao organizar um evento. Se o seu evento for voltado principalmente para um público B2B, ele será diferente de um voltado para um público B2C. Entender seu público-alvo é essencial para atingir seus objetivos.

É fundamental responder às seguintes perguntas:

• Quem é o público-alvo que melhor corresponde aos seus objetivos? É importante manter-se realista e garantir que seu evento atrairá o público que você deseja atingir.
• O que seu evento trará para o público? Você precisa identificar os benefícios concretos que incentivarão os participantes a se envolverem e participarem do seu evento.
• Quantas pessoas você pode ou deseja convidar? O número de participantes dependerá de seu orçamento e de sua capacidade logística. É importante avaliar o tamanho do evento à luz dessas restrições.
• Que público-alvo estaria disposto a pagar por um evento que não é gratuito, se é isso que você está planejando? Se o seu evento exigir participação paga, é fundamental entender qual parte do seu público-alvo estaria disposta a pagar para participar do seu evento.

Ao definir claramente o seu público-alvo, você pode adaptar a natureza do seu evento, escolher os tópicos e palestrantes certos e criar uma experiência relevante para o seu público.

Os eventos BtoB exigem uma abordagem específica. Eles podem assumir diferentes formas (conferências, feiras de negócios, webinars, workshops etc.). Para adaptar seu evento de forma eficaz e otimizada, recomendamos enfaticamente que você se equipe com um software adaptado para o gerenciamento de eventos BtoB.

O Eventdrive, por exemplo, é um pacote de software de referência para a organização de eventos BtoB.É uma plataforma 100% fabricada na França, inovadora e completa, especialmente dedicada ao gerenciamento profissional de eventos, oferecendo as ferramentas necessárias para criar, promover e gerenciar seu evento com eficiência. Certificada pelo RGPD, a solução permite que você gerencie todo o ciclo de vida do seu evento graças aos seus recursos avançados: Gerenciamento de convites, inscrições e participantes, criação de sites e aplicativos móveis dedicados ao seu evento, transmissão ao vivo ou assíncrona, análises detalhadas pós-evento e muito mais!

Etapa 3: Calcule seu orçamento

Você já identificou o objetivo e o público-alvo de seu evento corporativo? Definir o orçamento se torna a coisa mais importante... e talvez a mais difícil se você não tiver nenhuma experiência ou se não tiver o apoio de uma agência de eventos.

E com razão, há muitos itens de despesas a serem considerados:

• aluguel do local
• anfitriões e recepcionistas
• serviço de bufê, se estiver planejando uma refeição,
• equipamento de som
• mobília
• seguro, etc.

Cabe a você quantificar o que pode colocar na mesa fazendo a si mesmo as perguntas certas:

• Você tem um orçamento ilimitado ou fixo?
• Quais são suas opções de financiamento externo (subsídios, patrocinadores, etc.)?
• Qual é o custo médio dos vários itens de despesa?
• Você está planejando cobrar pela entrada no evento ou torná-lo gratuito?
• Você pretende atingir o ponto de equilíbrio ou obter lucro?
• Seu orçamento é fixo ou pode ser alterado?

Mantenha um documento atualizado, uma planilha do Excel, por exemplo, no qual registre os custos estimados, a receita, as despesas etc.

Aconselhamos que você reserve uma margem, que é essencial para despesas imprevistas. Tradicionalmente, ao organizar um evento, reserve 15% do orçamento total. É melhor prevenir do que remediar!

Etapa 4: escolha a data certa

É uma pena dedicar tanta energia à preparação de um evento profissional... para, no grande dia, descobrir que os visitantes são poucos e distantes devido à falta de uma data adequada.

Portanto, tome cuidado especial ao escolher a data certa.

☑️ Evite determinadas épocas do ano, como férias escolares, feriados, segundas-feiras, períodos identificados como movimentados pelo seu setor de atividade etc.

☑️ Fique de olho no calendário de eventos de seus concorrentes para evitar programar seu evento ao mesmo tempo que o deles.

☑️ Se estiver planejando um evento fora do horário de trabalho, à noite, por exemplo, certifique-se de que ele seja amigável. Quem quer se concentrar durante uma sessão de brainstorming depois de um dia de trabalho?

☑️ Lide com as diferentes restrições dos envolvidos no seu evento, sejam eles seus fornecedores ou as equipes que você pretende mobilizar.

☑️ Escolha uma data que não seja nem muito próxima (para dar tempo aos palestrantes e convidados de se organizarem) nem muito distante (para evitar esquecimentos e, portanto, não comparecimento).

Por fim, pense na duração do evento. Tudo depende do que você tem a dizer. Se houver muitos assuntos para discutir, não hesite em planejar o evento para vários dias, de modo que os palestrantes possam apresentar e debater em boas condições.

Etapa 5: Escolha o local

O local do evento desempenha um papel importante no sucesso de seu evento. Por isso, é importante reservar o local com antecedência.

Tipo de local

Salão de recepção, centro de exposições, prefeitura... Escolha um local adequado ao número de pessoas que se espera que compareçam, principalmente em termos de tamanho.

As várias instalações e comodidades disponíveis nas salas também entram na equação, dependendo do tipo de evento que você está planejando: você precisa de um pódio para suas palestras? Uma cozinha para servir comida aos convidados? Uma área de bebidas? Um estacionamento?

Localização do local do evento

O local deve ser de fácil acesso. Não há nada como localizar seu evento longe de qualquer infraestrutura de transporte para incomodar ou desestimular seus visitantes. Startups como Kactus, Bird Office e Snapevent ajudam você a ser eficiente em sua busca por um local.

Recomendamos que você reserve um tempo para visitar o local antes do grande dia, para evitar surpresas desagradáveis e ter uma ideia melhor do que o local tem a oferecer.

Etapa 6: Elabore seu plano de fundo

Nesta etapa, é uma boa ideia começar a elaborar um cronograma de planejamento retroativo, ou seja, um cronograma baseado em um prazo. Nesse caso, é a data do seu evento.

Use esse documento para planejar e monitorar o progresso de todas as etapas que antecedem o grande dia e para prever eventuais atrasos.

Exemplo de um planejamento retroativo para um evento:

© Mayboutik

Embora uma planilha do Excel, como no exemplo acima, possa ser adequada para planejar as várias operações a serem realizadas antes de um evento, uma ferramenta de gerenciamento de projetos traz benefícios adicionais: gerenciamento de recursos, restrições de prazo, interdependências entre diferentes tarefas, orçamento etc. Além disso, esse tipo de software, disponível para todos no modo SaaS, facilita o trabalho colaborativo e a coordenação.

Etapa 7: Forme suas equipes e selecione seus prestadores de serviços

Chame reforços de dentro da empresa...

Dependendo da escala do evento profissional que você está planejando, talvez seja necessário chamar reforços de dentro da empresa.

É por isso que sugerimos a formação de uma equipe, na qual todos saibam exatamente qual é o seu papel, bem como os prazos para suas missões.

Use seu retroplanejamento ou seu software de gerenciamento de projetos para organizar a logística e ter visibilidade de todos os recursos necessários para desenvolver seu projeto!

... e fora

Voluntários, animadores, fornecedores de refeições, anfitriões e recepcionistas... dependendo da natureza do seu evento, você precisará recorrer a prestadores de serviços externos.

Defina todas as suas necessidades com antecedência, com a ajuda da sua equipe. Você pode até mesmo elaborar um conjunto de especificações.

Depois que suas necessidades forem determinadas, prossiga com o processo de seleção. Há uma série de qualidades que você deve procurar:

• 100% de conformidade com suas especificações;
• ser ágil. Se os seus contatos não forem reativos quando você entrar em contato com eles, isso não será um bom presságio para os momentos mais intensos que virão;
• ser adaptável, pois o setor de eventos é notório por seus muitos imprevistos;
• oferecer o melhor preço. É por isso que você precisa chegar cedo o suficiente para obter o maior número possível de cotações e compará-las.

Existem plataformas que facilitam a localização de prestadores de serviços, como EventAdvisor ou Commeti.

Ao recrutar voluntários, você também pode obter ajuda de ferramentas dedicadas. Um exemplo é o Recrewteer, uma solução projetada para gerenciar voluntários com eficiência: criação de postagens, recrutamento, comunicação, coordenação durante o evento, gerenciamento de refeições e acomodações... todos os seus processos são simplificados e automatizados. Além disso, você pode usar o software de marca branca para personalizar ainda mais o seu evento.

Etapa 8: Comunique-se sobre o evento

Para atrair pessoas para o seu evento, planeje uma estratégia de comunicação bem elaborada.

Aqui também, tudo depende de seu orçamento e de seu público-alvo. No entanto, há várias mídias de comunicação a serem consideradas.

☑️ seu próprio site: transmita facilmente todas as informações sobre o seu evento e se beneficie da alta visibilidade, principalmente por meio de referências naturais.

☑️ e-mailing: esse é o canal adequado para enviar convites para o segmento de seu banco de dados selecionado com antecedência.

☑️ suas redes sociais: são uma maneira fácil de se comunicar com seu público, mas também podem ser usadas para distribuir informações a pessoas com interesses relacionados ao seu evento, por meio de publicidade paga. Não é necessário um grande orçamento: algumas dezenas de euros podem ser suficientes para atingir vários milhares de usuários da Internet. Cabe a você escolher a rede de acordo com seu posicionamento e público-alvo: Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads etc.

☑️ Outras redes, como meetup.com, reúnem membros em torno de temas específicos, geralmente profissionais. Todas as formas possíveis de aumentar o perfil do que você está fazendo.

☑️ a imprensa e as relações públicas: você deve escrever um comunicado à imprensa com todas as informações essenciais.

Alguns pacotes de software para eventos podem ajudá-lo a divulgar a notícia. Esse é o caso, por exemplo, do AgoraEvent. Entre outras coisas, essa solução se encarrega de criar uma página da Web responsiva para seu evento, que pode ser personalizada de acordo com sua imagem. Em seguida, a AgoraEvent cuida do acompanhamento dos participantes, desde o registro até o envio de e-mails, incluindo o gerenciamento dos acompanhantes.

Etapa 9: Informe suas equipes

Antes do grande dia, reserve um tempo para informar todas as suas equipes, bem como seus prestadores de serviços. Todos precisam saber exatamente qual é a sua função.

Planeje também a criação de um sistema de comunicação para que todos possam se comunicar facilmente durante o evento. Por exemplo, você pode usar

• walkie-talkies, muito práticos no caso de eventos imprevistos,
• mensagens colaborativas disponíveis em um aplicativo móvel, como o Slack.

Etapa 10: Dê as boas-vindas aos convidados e organize o evento

Dê as boas-vindas aos seus convidados

Seu evento deve deixar uma boa impressão em seus visitantes... desde o início! Parecer desorganizado e incompetente está fora de questão.

Verificar a lista de convidados em papel consome muito tempo e você corre o risco de ver a fila na entrada do local aumentar. É por isso que usar um software de eventos pode lhe poupar um tempo precioso. Com o Prezevent, você pode facilmente criar, personalizar e enviar crachás de acesso aos seus convidados. Em seguida, a interface intuitiva do aplicativo facilita o check-in: um visitante aparece? Digitalize o crachá ou digite o nome e pronto.

Anime o evento

Planeje algum entretenimento para tornar seu evento atraente e interativo.

Aqui estão algumas ideias

• jogos (questionários, sorteios, etc.) para dar aos visitantes a chance de ganhar prêmios. Por exemplo, durante uma exposição de empresas iniciantes, por que não oferecer uma sessão de treinamento com um dos profissionais presentes?
• Faça pesquisas para dar ao público a chance de opinar, mas também para obter feedback sobre o seu evento. Qual workshop você preferiu? Qual palestrante o convenceu? etc.
• estandes de fotos ou vídeos para transmissão ao vivo ou posteriormente em suas diversas mídias.

Vivemos na era da Web e das redes sociais. Portanto, você precisa garantir sua presença, mesmo durante um evento. Seus visitantes, e aqueles que não podem comparecer, esperam interatividade e informações. O que poderia ser melhor do que um Tweetwall (parede de tweets) mostrando as mensagens postadas ao vivo na rede em uma televisão ou tela gigante? Ao se comunicar com a hashtag do evento e transmiti-la, você incentiva seu uso... e, portanto, a viralidade!

Organização de um evento de negócios: 8 dicas gerais

Agora você tem as chaves para organizar eventos de negócios memoráveis.

Antes de começar, aqui estão algumas dicas gerais:

☑️ Tenha sempre em mente o seu objetivo e as expectativas do seu público-alvo, como um fio condutor, durante toda a organização do seu evento de negócios.

☑️ Faça tudo o que puder para despertar o interesse e o comprometimento de seus convidados. A substância (selecionando cuidadosamente os palestrantes, por exemplo) deve ter prioridade sobre a forma.

☑️ Antecipe-se e organize-se com bastante antecedência para não ficar sobrecarregado.

☑️ Respeite o orçamento e os prazos na medida do possível.

☑️ Pense nas soluções de tecnologia e software desenvolvidas para apoiá-lo durante toda a organização do seu evento e torná-lo inesquecível.

☑️ Nunca hesite em pedir ajuda às suas equipes e contar com o apoio de prestadores de serviços externos.

☑️ Certifique-se de projetar uma imagem positiva e profissional para o seu público durante todo o evento, desde o envio dos convites até o debriefing e o entretenimento.

☑️ Seja original e criativo.

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Após o evento: não descanse sobre os louros

Seu evento acabou, correu bem... mas seu trabalho não termina aí.

Em primeiro lugar, você precisa continuar se comunicando sobre o evento, mesmo depois dele. Mantenha sua presença nas redes sociais, compartilhando vídeos e fotos (peça às pessoas que se identifiquem caso se reconheçam), agradecendo aos participantes e palestrantes pela presença. E, é claro, não se esqueça de responder a todos os comentários.

Além disso, faça um balanço do seu evento. Envie um questionário aos convidados, por exemplo. Ou use os relatórios e estatísticas pós-evento gerados por suas ferramentas de trabalho.

Esse trabalho é importante, pois é a única maneira de identificar áreas de melhoria para que você possa preparar seu próximo evento ainda melhor.