Organizador de eventos: quem realmente é o canivete suíço do setor de eventos?
Embora a profissão de organizador de eventos possa ser encontrada sob vários nomes (gerente de eventos, organizador de eventos noturnos, planejador de casamentos, gerente de eventos, planejador de eventos, gerente de eventos etc.), as tarefas e, acima de tudo, as qualidades estratégicas e operacionais necessárias permanecem as mesmas.), as tarefas e, acima de tudo, as qualidades estratégicas e operacionais necessárias permanecem as mesmas.
Um verdadeiro "maestro da orquestra", o organizador de eventos projeta, gerencia e promove um projeto de evento para um público-alvo em nome de um cliente.
É essa ampla gama de tarefas que torna a profissão cada vez mais atraente para muitos estudantes e profissionais que buscam uma mudança ou desenvolvimento na carreira.
Interessado em se tornar um gerente de eventos? Descubra qual é o treinamento necessário para ingressar nessa carreira e quais são as habilidades necessárias, lendo a descrição completa do cargo.
A descrição do cargo de organizador de eventos
O que faz um organizador de eventos?
Um organizador de eventos tem uma ampla gama de tarefas a realizar, e há tarefas específicas que dependem da área em que ele se especializa.
Por exemplo, um organizador de casamentos não terá de lidar com as mesmas restrições que um organizador de eventos esportivos ou um organizador de eventos profissionais.
No entanto, as principais tarefas de um planejador de eventos são as seguintes:
☑️ Responder a convites para licitações no setor de eventos e elaborar propostas comerciais.
☑️ Elaborar o conceito do evento (gala, feira de negócios, concerto, formação de equipe etc.), levando em conta os objetivos, o orçamento e as restrições do cliente.
☑️ Manter comunicação constante com o cliente, de modo a sempre responder às suas expectativas e preocupações.
☑️ Gerenciar toda a organização logística do evento:
- encontrar o local do evento,
- estabelecimento de um serviço de bufê,
- preparar os vários eventos e apresentações, etc.
☑️ Selecionar os prestadores de serviços, fornecedores e participantes do evento.
☑️ Assegurar que os diversos contratos e acordos estejam em conformidade com os regulamentos.
☑️ Monitorar o orçamento e a gestão administrativa do evento.
☑️ Coordenar todos os envolvidos no evento, ou seja, :
- sua equipe,
- prestadores de serviços externos (fornecedores de refeições, fotógrafos, músicos, engenheiros de som, anfitriões e recepcionistas etc.),
- os vários palestrantes.
☑️ Implemente uma estratégia de comunicação e promoção antes, durante e depois do evento, para aumentar o perfil do evento junto ao público.
☑️ Use ferramentas tecnológicas e redes sociais para promover a estratégia de comunicação mencionada acima.
☑��� Meça o sucesso de seus objetivos e a satisfação do cliente e ajuste sua estratégia e métodos de trabalho, se necessário.
☑️ Mantenha-se constantemente atento ao setor de eventos, para estar sempre atualizado com as últimas inovações e tendências.
Pixabay/rcokting
Como posso me tornar um organizador de eventos?
Os cursos de treinamento mais comumente recomendados para se tornar um organizador de eventos são os seguintes:
- um BTS ou DUT (diploma de ensino superior de 2 anos) em comunicações ou negócios,
- um diploma profissional ou de bacharelado (bac + 3) em comunicação de eventos,
- um mestrado (bac + 5) em comunicações. O último oferece a vantagem de acesso mais fácil ao cargo de gerente de projetos de eventos, sem precisar trabalhar como assistente.
Aqui estão apenas alguns exemplos de escolas que oferecem treinamento para se tornar um organizador de eventos:
- Tunon International School e seu Bacharelado em RP e Gerenciamento de Eventos,
- LéCOLE e seu curso de Gerente de Eventos,
- ISEFAC e seu Bacharelado em Gerenciamento de Projetos de Eventos.
Por fim, algumas organizações, como o CNFDI, oferecem cursos de ensino à distância sobre organização de eventos.
☝️ Como em muitas profissões, a experiência no campo é essencial. Algumas pessoas foram promovidas a cargos de organizador de eventos sem necessariamente ter as qualificações listadas acima.
Onde trabalham os organizadores de eventos?
☑️ Em uma agência de eventos, agência de comunicação ou agência de publicidade. Esse tipo de ambiente de trabalho é particularmente popular entre aqueles que querem variar suas tarefas e descobrir novos setores. Esse tipo de estrutura significa, por exemplo, que você pode trabalhar em um dia para uma autoridade local e, no dia seguinte, para uma grande marca de roupas prontas para vestir.
☑️ Em empresas. Algumas grandes empresas, ou aquelas que concentram parte de sua estratégia em eventos, podem ter seu próprio planejador de eventos como parte de seu departamento de comunicações. Nessa configuração, o organizador do evento tem a oportunidade de adquirir sólida experiência em seu setor.
☑️ Como freelancer. Um verdadeiro "canivete suíço", ele ou ela já terá experiência em uma ampla gama de atividades e cargos no mundo dos eventos. Do ponto de vista do cliente, usar um freelancer significa maior flexibilidade e, geralmente, preços mais baixos.
Quais são as habilidades de um organizador de eventos?
- gerenciamento de projetos
- gerenciamento de orçamento
- técnicas de gerenciamento
- técnicas de vendas
- técnicas de negociação,
- domínio de novas tecnologias,
- comunicação e marketing,
- fluência em um idioma estrangeiro, principalmente inglês.
Quais são as qualidades de um organizador de eventos?
- Disponibilidade (os organizadores de eventos trabalham muitas horas e não contam as horas),
- resistência ao estresse (lidar com o inesperado é parte integrante da rotina diária do organizador de eventos),
- versatilidade,
- organização,
- criatividade,
- adaptabilidade,
- capacidade de trabalhar em equipe,
- diplomacia,
- habilidades interpessoais,
- capacidade de ouvir.
Como se desenvolve o trabalho de organizador de eventos?
Não existe um plano de carreira bem definido para organizadores de eventos, pois a gama de tarefas e habilidades é muito ampla.
Entretanto, há várias maneiras de desenvolver suas habilidades nessa profissão:
- Trabalhando para eventos cada vez mais prestigiados ou em nome de artistas ou shows/festivais conhecidos.
- Especializando-se em determinados tipos de eventos (moda e artigos de luxo, casamentos, feiras comerciais etc.).
- Abrindo sua própria agência de eventos.
Quanto ganha um organizador de eventos?
Os salários no setor de eventos são bastante variados e dependem, é claro, muito da experiência e do tipo de organização para a qual o organizador de eventos trabalha.
Entretanto, aqui está uma ideia de quanto eles ganham:
- para um perfil júnior 👉 cerca de €2.000 brutos por mês,
- para um perfil sênior 👉 cerca de € 3.000 brutos por mês.
A caixa de ferramentas do organizador de eventos
Aqui está uma lista não exaustiva das ferramentas usadas diariamente pelos organizadores de eventos.
Software de gerenciamento de projetos
🛠️ Trello ou Asana, por exemplo.
Software de eventos
🛠️ Prezevent ou LabEvent, por exemplo.
Software de marketing por e-mail
🛠️ Mailjet ou MailChimp, por exemplo.
Software de gerenciamento de redes sociais
🛠️ Buffer ou HootSuite, por exemplo.
Organizador de eventos: um trabalho em constante mudança
A esta altura, você já entendeu os meandros do trabalho de organizador de eventos... mas seria um erro pensar que esse trabalho é imutável!
Não podemos nos esquecer de que um dos principais objetivos da profissão é conquistar a todo custo um público cada vez mais exigente. E isso só é possível se o planejador de eventos se mantiver a par das tendências e dos desenvolvimentos tecnológicos que possam atingir o público-alvo. Por isso, faz parte do trabalho diário do planejador de eventos manter-se a par dos últimos desenvolvimentos.
Personalização, imersão (usando realidade aumentada em particular), responsabilidade ecológica, colaboração... esses são apenas alguns dos caminhos a serem explorados, anunciando novas promessas e desafios para os organizadores de eventos.
Artigo traduzido do francês