Revolucione o gerenciamento de seus ativos digitais com uma solução DAM!

Quando uma empresa produz muito conteúdo de marketing ou comunicação e/ou colabora frequentemente com terceiros, lidar com a mídia pode rapidamente se tornar uma verdadeira dor de cabeça.

Como armazenar, organizar e compartilhar esse conteúdo de forma simples? Como manter uma imagem forte da marca em um momento em que as mídias que a representam estão se multiplicando e se tornando mais complexas?

Usando uma solução DAM, é claro!

Esse tipo de ferramenta se tornou essencial para as organizações que enfrentam grandes desafios no gerenciamento de seus ativos digitais. E se você está lendo este artigo, apostamos que gostaria de saber mais sobre o assunto 😉.

O que é um software de gerenciamento de ativos digitais e quais recursos ele incorpora? Quais são os benefícios de usá-lo? Como você escolhe sua solução DAM?

Siga o guia 👉.

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O que é DAM?

O acrônimo DAM, que significa Digital Asset Management (gerenciamento de ativos digitais ), define uma categoria de software usada para :

• armazenar;
• gerenciar;
• compartilhar;
• distribuir todos os recursos digitais de uma empresa.

Há vários tipos de ativos suportados pelas soluções DAM, incluindo :

• imagens, incluindo fotos, ilustrações, logotipos, etc. ;
• vídeos
• arquivos de áudio
• impressões/PDF ;
• banners publicitários ;
• modelos e modelos ;
• arquivos 3D, etc.

Observação: o DAM às vezes é chamado de outros nomes, como software de biblioteca de fotos ou centro de mídia.

Essas ferramentas, que começaram como simples espaços de armazenamento, foram desenvolvidas e aprimoradas em resposta aos desafios impostos pela proliferação de conteúdo digital nas empresas. Atualmente, elas incluem funções mais avançadas, como processamento de mídia (corte, por exemplo) ou integração com outras soluções de negócios, como o PIM.

A quem se destina uma solução DAM?

A solução DAM destina-se principalmente aos departamentos de marketing e comunicação, que geralmente precisam lidar com ativos digitais como parte de suas campanhas.

Entretanto, para que a ferramenta seja rentável, é necessário produzir uma grande quantidade de conteúdo ou colaborar regularmente com partes externas ou entre as várias entidades do mesmo grupo.

É bom saber: o software Digital Asset Management é particularmente útil para organizações que operam internacionalmente, pois facilita o trabalho entre equipes geograficamente dispersas. Além disso, ele geralmente incorpora funções de apoio ao marketing local, ou seja, a implementação de ações adaptadas às características específicas de cada país.

Qual é a finalidade do software DAM em relação aos desafios comerciais?

Os DAMs são usados pelos departamentos de marketing e comunicação que enfrentam uma série de desafios resultantes das novas realidades do mercado:

• o aumento do volume de informações e do número de canais de distribuição: o DAM centraliza todos os ativos digitais em um único local;
• a necessidade de maior personalização das campanhas: o DAM fornece acesso organizado ao conteúdo adaptado a diferentes públicos, facilitando a criação de mensagens direcionadas;
• a necessidade de trabalhar e aprimorar a imagem da marca: o DAM mantém a consistência e a qualidade dos materiais da marca;
• otimização do tempo de trabalho para aumentar a produtividade: o DAM evita a perda de tempo na busca de conteúdo ou no compartilhamento de informações;
• requisitos de segurança e gerenciamento de direitos: o DAM protege arquivos confidenciais e controla o acesso aos dados.

Em suma, uma solução de Gerenciamento de Ativos Digitais significa que você pode trabalhar com mais eficiência, tanto em termos de produtividade quanto de relevância das ações de marketing que realiza.

5 benefícios de uma solução DAM sob o microscópio

#1 Melhor gerenciamento dos ativos digitais

Melhor gerenciamento de seus ativos... essa é, sem dúvida, a principal vantagem de uma solução DAM!

Acabamos de ver que a quantidade de informações a serem processadas e os canais pelos quais elas são transmitidas se multiplicaram nos últimos anos: redes sociais, mídia impressa ou on-line, sites, outdoors, e-mailing.... Em resumo, agora precisamos de ferramentas capazes de processar e organizar essas informações de forma eficiente, evitando que os arquivos sejam perdidos ou danificados.

Ao mesmo tempo, com o DAM, o tempo perdido procurando por horas por uma mídia específica é coisa do passado, pois ele permite que você :

• organizá-los de acordo com sua própria lógica, categorizando-os usando palavras-chave, por exemplo;
• encontrar rapidamente os ativos de que precisa usando ferramentas de pesquisa avançadas que levam em conta uma série de critérios predefinidos.

O resultado é uma produção mais rápida de suas campanhas de marketing, ou até mesmo de suas fichas de produtos, para o benefício de seus resultados.

#2 Colaboração mais fácil

Graças a uma solução DAM, as operações de compartilhamento de arquivos (mesmo as grandes) tornam-se muito mais simples, pois tudo é centralizado em um único espaço.

Essa também é uma grande vantagem se você usa prestadores de serviços externos, com os quais é importante maximizar a fluidez das trocas de informações, sem comprometer a segurança dos seus dados.

Além disso, o DAM permite configurar fluxos de trabalho automatizados para que você não perca tempo com circuitos de revisão e validação de documentos.

#3 Segurança e conformidade aprimoradas

Se você não usar o software certo, também correrá o risco de ter o conteúdo da sua empresa armazenado de forma insegura. E isso é um problema real, dado o risco crescente de ataques cibernéticos 🏴‍☠️!

Felizmente, você pode contar com o software DAM, que não economiza em protocolos de segurança e hospeda seus dados em infraestruturas protegidas. Além disso, eles tradicionalmente incluem funções para :

• gerenciamento de direitos e acesso, para garantir que um determinado indivíduo consulte e/ou modifique apenas documentos autorizados - nem mais, nem menos;
• rastreabilidade, para saber quem modificou o quê e quando, e para voltar a versões anteriores, se necessário.

Por fim, as plataformas de gerenciamento de ativos digitais permitem que condições específicas de uso sejam associadas a um arquivo. O objetivo é garantir a conformidade com as obrigações de propriedade intelectual (direitos de imagem, direitos autorais, etc.).

#4 Uma marca forte e consistente

Independentemente de a sua empresa ser grande ou pequena e de ter várias marcas ou subsidiárias, muitas vezes você precisa se perguntar como pode garantir que o seu marketing seja sempre consistente.

Uma solução DAM pode ser usada para criar um único repositório de dados. Dessa forma, você fornece o mesmo nível de informações a todas as partes interessadas e garante que os ativos estejam alinhados com as diretrizes corporativas.

Por fim, o software de gerenciamento de ativos digitais contribui positivamente para a imagem da sua marca, fornecendo os meios para desenvolver uma identidade visual forte e consistente.

#5 Levando em conta as especificidades locais e individuais

Entretanto, a consistência da marca não significa deixar de levar em conta as expectativas cada vez maiores dos consumidores em termos de personalização.

Na verdade, com a aceleração e o aprimoramento dos processos criativos resultantes do uso de uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais, as equipes têm mais largura de banda e recursos técnicos para criar conteúdo mais direcionado.

Além disso, o DAM simplifica o gerenciamento das especificidades locais em sua estratégia de marketing:

• Você obtém melhor visibilidade das questões de conformidade associadas a cada país;
• você se beneficia de funções dedicadas a lidar com versões localizadas de ativos, levando em conta as especificidades culturais e linguísticas.

Os principais recursos de um DAM de TI

As funcionalidades encontradas em um DAM obviamente variam de uma solução para outra. Mas aqui estão as mais comuns 👉 :

• centralização de ativos digitais em uma única interface, mesmo que haja um grande número deles;
• gerenciamento de metadados, que envolve a adição e a organização de informações descritivas aos ativos digitais;
• pesquisa avançada e com vários critérios
• controle de acesso e permissões de usuários;
• histórico de versões e modificações, para garantir melhor rastreabilidade das ações;
• fluxos de trabalho automatizados para acelerar os processos de aprovação, entre outras coisas;
• conversão de formato de arquivo;
• integração do DAM com outras soluções comerciais, como o software PIM ou de comércio eletrônico;
• ferramentas de processamento de mídia (corte, redimensionamento, modificação, etc.);
• opções de colaboração, como a capacidade de adicionar anotações ou comentários;
• relatórios e análises;
• gerenciamento dos direitos e licenças associados a cada item de mídia;
• compartilhamento seguro de arquivos, mesmo os grandes;
• backup e restauração de dados;
• disponibilidade de uma versão móvel de sua solução DAM.

Quanto custa uma solução DAM?

A resposta a essa pergunta parece complexa, pois os preços variam consideravelmente, dependendo dos recursos oferecidos e de suas necessidades reais.

A título de indicação, as soluções DAM para pequenas empresas podem começar em cerca de 50 euros por mês, enquanto um software mais robusto para grandes organizações pode custar vários milhares de euros por ano.

Recomendamos que você entre em contato diretamente com os fornecedores dessas plataformas para obter orçamentos personalizados. Tudo o que resta a você é fazer seus cálculos para identificar o software que promete o melhor retorno sobre o investimento.

NB: se, para economizar, você quiser usar o DAM de código aberto (cujas licenças geralmente estão disponíveis gratuitamente!), tenha cuidado com os outros possíveis custos associados à implantação, à manutenção ou ao suporte técnico.

Como você escolhe seu software de gerenciamento de ativos digitais?

Para escolher seu software de DAM, comece analisando a questão da funcionalidade. Como vimos anteriormente, há várias delas. Concentre-se naquelas que você considera essenciais em termos das necessidades e do tamanho da sua organização.

Em seguida, você precisará examinar outros critérios, em particular:

• o método de hospedagem 👉 seu coração vai oscilar entre :
  • um DAM SaaS, em que uma das vantagens é que o editor se encarrega das atualizações;
  • hospedagem no local em seus servidores, garantindo controle total, mas exigindo recursos para manutenção;
• a escalabilidade do software, ou seja, sua capacidade de crescer com sua empresa e lidar com um volume crescente de ativos;
• a capacidade de personalizar o sistema de acordo com suas necessidades específicas;
• a simplicidade da solução 👉 observe a intuitividade da interface e verifique a disponibilidade de recursos de treinamento para os usuários;
• proteção de dados 👉 escolha um sistema que hospede seus dados em um servidor localizado na Europa, com altos padrões de segurança;
• a qualidade do suporte ao cliente 👉 ele deve estar disponível e ser responsivo em caso de problemas.
  Mas, acima de tudo, é preferível contar com um suporte real durante todo o seu projeto de implementação de DAM (muitas vezes complexo!), seja para formalizar seus requisitos, implantar a solução ou garantir que os usuários adotem o software.

🛠️ Exemplo de uma solução DAM:

O Ephoto Dam está no mercado há mais de 18 anos e é uma plataforma robusta projetada para PMEs, ETIs e grandes contas. É uma solução abrangente que centraliza todas as principais funções de um bom DAM: hospedagem e pesquisa de conteúdo digital, compartilhamento de ativos, fluxos de trabalho, gerenciamento de direitos etc. Tudo por meio de uma interface dinâmica e personalizada. Tudo isso por meio de uma interface dinâmica e personalizável que se adapta às suas necessidades. Além disso, seus vários plug-ins integrados (Microsoft Office, Adobe Creative Cloud etc.) o tornam uma ferramenta ergonômica para aumentar a eficiência no gerenciamento de seus ativos digitais.

Descubra nossa seleção do melhor software de gerenciamento de ativos digitais aqui.

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Por fim, como fazer com que seu projeto de DAM seja um sucesso?

Você está convencido dos benefícios de uma solução de gerenciamento de ativos digitais e está pronto para dar o primeiro passo?

Para encerrar este artigo com uma nota alta 🎉 aqui estão 6 conselhos a serem seguidos para concluir com êxito seu projeto de DAM, ou seja, para garantir que você escolha o software certo e o implemente com êxito em sua empresa 👉.

1. Antes de começar, identifique precisamente, com as equipes envolvidas, o que você deseja alcançar com a solução DAM para orientar suas escolhas.
   
   
2. Envolva todas as partes interessadas, especialmente os usuários finais, desde o início. Entender suas necessidades garantirá uma adoção bem-sucedida.
   
   
3. Compare cuidadosamente as opções possíveis, sem hesitar em pedir demonstrações de produtos ou testar versões de avaliação gratuitas.
   
   
4. Planeje a implementação cuidadosamente, usando um cronograma detalhado com marcos e recursos alocados.
   
   
5. Organize sessões de treinamento para os usuários, pois essa é uma etapa necessária para que o DAM possa ser usado em todo o seu potencial.
   
   
6. Avalie os resultados do seu projeto, especificamente o impacto da solução no desempenho dos negócios.

Com essas recomendações em mãos, você estará pronto para levar sua mídia para o próximo nível, deixando de vê-la como um mero recurso e passando a vê-la como um forte pilar de suas estratégias de marketing e comunicação 💪!