Vamos dar uma olhada mais de perto no procure-to-pay: definição e soluções P2P, você saberá tudo!
O P2P, ou procure-to-pay, está se tornando um novo desafio para as empresas? 🤔
Procure-to-pay refere-se ao processo de compras de uma empresa, desde a solicitação de compra até o pagamento. Em um mercado cada vez mais competitivo, a necessidade de seguir o caminho da eficiência operacional está se tornando imperativa para as empresas, e os processos de compras não são exceção.
Para entender todos os desafios que envolvem o Procure-to-pay, vamos dar uma olhada em sua definição, seus benefícios e as soluções Procure-to-pay que você pode adotar hoje!
Procure-to-pay: definição
Procure-to-pay, também conhecido como purchase-to-pay, refere-se ao fluxo de atividades de uma empresa que se estende desde :
- requisição de compra dos fornecedores
- depois a aquisição
- até o pagamento da fatura associada.
É por isso que a noção de "ciclo do fornecedor ", anterior ao "ciclo do cliente " (ou do pedido ao pagamento), está associada ao procure-to-pay.
Entretanto, a definição de "procure-to-pay" vai além de uma simples sucessão de atividades. Ela também engloba :
- a ideia de simplificar os processos para aumentar a produtividade,
- a digitalização de processos por meio do uso de ferramentas.
☝️ Deve-se observar que o processo procure-to-pay deve ser diferenciado de outro processo muito semelhante: source-to-pay (S2P), que envolve o fornecimento ativo e estratégico de produtos e serviços.
Os estágios do ciclo procure-to-pay
O processo procure-to-pay é composto de vários estágios, desde a aquisição de produtos até a atualização da conta do fornecedor e a aquisição.
Aqui estão os quatro principais:
A requisição de compra
- Pesquisa de produtos,
- criação de uma cesta,
- criação da requisição de compra
- processamento e autorização da requisição, etc.
Aquisição
- Criar pedidos de compra ou ordens de compra,
- monitoramento e recebimento de mercadorias,
- avaliação da conformidade com o pedido, etc.
Gerenciamento de faturas de fornecedores
- Recebimento e classificação de faturas,
- fluxo de trabalho de validação,
- reconciliação e processamento de faturas, etc.
Pagamento
- Liquidação de pagamentos,
- atualização da conta do fornecedor, etc.
Diagrama detalhado de todas as etapas do processo de compra para pagamento:
E quanto ao uso de uma ferramenta "procure-to-pay"?
Como mencionamos anteriormente, a noção de P2P geralmente envolve o uso de uma ferramenta procure-to-pay.
Seu principal objetivo é simplificar todo o processo de ponta a ponta, às vezes desde a contratação de fornecedores. Centralização de dados, automação (reconciliação entre pedidos de compra e faturas, fluxos de trabalho de aprovação, etc.)... tudo é projetado para economizar o precioso tempo das organizações.
Obviamente, essas plataformas também suportam a desmaterialização de documentos. Por exemplo, elas permitem que as faturas de fornecedores sejam enviadas eletronicamente.
Em geral, distinguimos vários tipos de ferramentas capazes de oferecer suporte ao procure-to-pay, ou pelo menos parte dele. Os exemplos incluem:
- ERP: software empresarial completo, que às vezes inclui nativamente funcionalidades que dão suporte a parte das atividades de P2P, como faturamento eletrônico. Além disso, alguns ERPs oferecem módulos totalmente adaptados ao gerenciamento do ciclo do fornecedor.
- Soluções completas de Procure-to-Pay: dependendo de suas necessidades e do ambiente de software, algumas empresas preferem usar esse tipo de ferramenta, que é totalmente voltada para a otimização do P2P.
Os 5 benefícios da automação do processo de aquisição para pagamento
1- Aceleração do processo
O processamento manual dos vários estágios do ciclo do fornecedor, principalmente das faturas em papel, consome muito tempo.
Ao otimizar o fluxo de trabalho, as equipes são liberadas de determinadas tarefas e têm mais tempo para trabalhar em missões de maior valor agregado. Por exemplo, os gerentes de compras ganham mais espaço para se dedicar às atividades estratégicas de fornecimento de fornecedores.
2 - Redução do risco de erros
O processamento manual de compras também gera um risco maior de erros.
A automação de processos reduz naturalmente o risco de erro humano.
3 - Redução de custos
O aumento da produtividade da equipe gera lucratividade para a empresa. Além disso, graças à redução das alterações relacionadas a erros, o custo por fatura é menor.
Deve-se observar também que a aceleração das operações pode gerar lucros adicionais graças aos descontos por pagamento antecipado oferecidos por alguns fornecedores.
Graças ao desconto, as empresas economizam uma média de 1% em cada pedido, o que lhes dá um retorno anual de 18%. Isso é muito mais alto do que qualquer juro obtido em um investimento bancário.
Source : Itesoft
4 - Melhoria das relações com os fornecedores
Menos erros, prazos de pagamento mais curtos, melhor comunicação... o procure-to-pay permite que você mantenha relações privilegiadas e baseadas na confiança com os fornecedores.
5 - Maior visibilidade
A automação dos processos P2P proporciona melhor rastreabilidade das despesas da empresa. Ao rastrear os fluxos físicos e de informações e, portanto, analisar o desempenho em tempo real, a tomada de decisões torna-se mais estratégica.
Como resultado, os custos e os recursos são ainda mais otimizados.
Como o ciclo do fornecedor afeta os diferentes participantes da empresa:
Qual solução Procure-to-Pay você deve escolher?
Do lado do ERP
O Oracle ERP Cloud é um conjunto de aplicativos que inclui uma solução de Processo de Aquisição. Isso automatiza um grande número de atividades de P2P e simplifica o trabalho colaborativo durante o ciclo. Como resultado, as empresas ganham em eficiência durante a fase de seleção.
Software P2P especializado
O Esker é uma solução Procure-to-Pay disponível no modo SaaS. Fácil de usar, esse software permite que você aumente a produtividade: ele automatiza e desmaterializa o gerenciamento de compras e faturas de fornecedores, com base no reconhecimento inteligente de documentos e em conformidade com os regulamentos em vigor em vários países.
A Flowie é uma plataforma moderna que concilia as equipes de compras e finanças em torno de um gerenciamento P2P intuitivo, automatizado e preciso. Baseada em IA e com foco no impacto ESG dos processos, ela pode ser implantada em questão de instantes graças a mais de 400 integrações nativas. Acima de tudo, ele incorpora um inovador AI Copilot que acelera a validação de faturas.
O Quadient Accounts Payable é uma solução inovadora que otimiza o processamento de faturas de fornecedores. Com seu alto nível de automação e reconhecimento automático de dados, você pode economizar dinheiro no gerenciamento de faturas. E, graças ao processamento desmaterializado e à rastreabilidade de suas transações P2P, você estará em conformidade com as várias obrigações legais atuais e futuras.
A Itesoft digitaliza os processos de fornecedores para reduzir os custos e os tempos de processamento. Essa solução de desmaterialização de faturas de fornecedores oferece funcionalidades de requisição de compra, portal de fornecedores e gerenciamento de relacionamento com fornecedores para abranger todo o ciclo de aquisição até o pagamento.
O Yooz automatiza, protege e simplifica facilmente todos os processos P2P. Graças à inteligência artificial e à sua conexão com mais de 250 aplicativos de ERP e contabilidade, você pode reduzir drasticamente os custos de processamento de faturas e os prazos de pagamento. Com um escopo funcional P2P abrangente, a Yooz pode ser colocada em funcionamento em apenas uma hora.
Plataformas de desmaterialização
O Nexia, publicado pela Axess, é um EDM interdepartamental. Ele permite que todos os processos comerciais sejam digitalizados, inclusive o processo financeiro (faturas de fornecedores, faturas de clientes, pedidos de compra etc.), e que os documentos sejam encontrados rapidamente graças a um mecanismo de pesquisa preditiva.
O SY by Cegedim é uma solução SaaS para empresas com mais de 50 funcionários que o ajuda a desmaterializar seus documentos e a digitalizar seu processo de compra para pagamento. Simplifique todas as etapas do seu ciclo de fornecedores, desde o gerenciamento de suas compras até a automatização de suas regras de gerenciamento e o processamento de suas faturas de fornecedores.
O que podemos aprender com o processo Procure-to-Pay?
Não é preciso dizer que os benefícios de um processo otimizado de aquisição para pagamento são numerosos, pois eles respondem a dois grandes desafios de crescimento para as empresas: melhorar a produtividade e reduzir os custos.
No entanto, essa transição para a digitalização do ciclo do fornecedor, mesmo quando apoiada pelo uso de um software adequado de compra para pagamento, não pode ser alcançada sem a colaboração e o apoio ideais para a mudança.