Sourcing: as armadilhas que devem ser observadas antes de fazer o sourcing no exterior

Os muitos desafios enfrentados pelos varejistas ao trabalhar com fornecedores em escala internacional podem ser facilitados por um software especializado. O problema é que poucos sistemas de TI estão perfeitamente adaptados às complexidades e demandas do comércio global.

Quais são os 10 problemas fundamentais no sourcing?

A questão de como obter processos de sourcing mais transparentes e consistentes tornou-se uma das principais preocupações de muitos varejistas, impulsionada por diretrizes de escritório que visam aumentar as margens por meio do sourcing direto de produtos internacionais mais baratos.

15% das funções de software disponíveis são usadas.

A pena é que poucos sistemas de TI suportam totalmente as complexidades e os requisitos específicos do comércio global. Muitos programas de sourcing desatualizados (incluindo alguns dos sistemas tradicionais de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP) ) não foram projetados para levar em conta as flutuações cambiais, as taxas alfandegárias ou as taxas adicionais de processamento bancário, portanto, muitos desses elementos ainda são tratados manualmente. Portanto, não é de surpreender que, após alguns anos de implementação, apenas menos de 15% da funcionalidade do software disponível esteja sendo realmente utilizada, de acordo com um estudo da TEC ("Application Erosion: Eating Away at Your Hard Earned Value").

Em um momento em que a concorrência global exige que as empresas estejam bem preparadas para obter e vender em qualquer lugar, além de ter um bom entendimento das tendências do mercado global de fornecedores, os compradores precisam de ferramentas muito mais intuitivas para solicitar cotações de fornecedores confiáveis, analisar e comparar respostas e, por fim, gerenciar os itens que orientarão sua escolha, como testes e amostragem. Em outras palavras, para responder rapidamente às solicitações dos clientes, as empresas precisam ser capazes de pesquisar globalmente os fornecedores e as fábricas mais adequados e, em seguida, colocar essas instalações em funcionamento o mais rápido possível na rede de sistemas dos distribuidores. Entre os principais obstáculos, de acordo com um estudo de benchmarking realizado em novembro de 2006 pelo Retail Systems Alert Group (RSAG), os maiores desafios de sourcing são os seguintes

1. Encontrar e manter parceiros confiáveis
2. Fazer malabarismos com prazos de entrega imprevisíveis
3. Gerenciar cadeias de suprimentos geograficamente dispersas, o que reduz o tempo de reação
4. Perceber que o benefício esperado nem sempre é alcançado
5. Gerenciar a vulnerabilidade das cadeias de suprimentos
6. Gerenciar a presença de falsificações e apropriações indevidas que enfraquecem a imagem da marca
7. Superar barreiras culturais e de idioma
8. Aumentar o capital de giro para produtos importados
9. Garantir práticas trabalhistas justas nos países fornecedores
10. Conviver com o risco de instabilidade política nas regiões de fornecimento

A terceirização para países geograficamente distantes apresenta muitas outras dificuldades para as empresas. Apesar das vantagens da moderna tecnologia de comunicação de áudio e vídeo, para os varejistas ainda é caro e demorado viajar longas distâncias para estabelecer um centro de pesquisa e desenvolvimento (P&D), pois os custos envolvidos podem anular os possíveis benefícios inicialmente esperados com a terceirização. É particularmente caro e demorado estabelecer um centro de sourcing internacional, pois são necessários pelo menos alguns meses para encontrar novos fornecedores e colocar o centro em funcionamento de forma eficiente. Além disso, o aumento dos preços dos combustíveis e o medo de epidemias, como a SARS ou a gripe aviária, podem contribuir para a redução das viagens dos gerentes seniores e para o aumento da confiança na colaboração remota, quando já foi estabelecido que, em alguns casos, as reuniões físicas, presenciais e pessoais são essenciais para o andamento dos projetos.

O problema das diferenças culturais

Atrasos e outros problemas de comunicação resultantes de diferenças de horário, diferenças na organização do dia de trabalho e a presença de feriados nos calendários locais podem reduzir ainda mais a visibilidade da rede de suprimentos e a fluidez do relacionamento profissional, dificultando muito a aplicação de uma abordagem eficaz voltada para a demanda. As diferenças culturais e linguísticas também são obstáculos que tornam a terceirização bem-sucedida mais complicada, já que até mesmo pequenos mal-entendidos ou falhas de comunicação podem custar muito caro.

A disponibilidade e a consistência do know-how, bem como os diferentes padrões de qualidade, também podem causar problemas de sourcing, tanto nas proximidades quanto em outros lugares. Como as diferenças culturais geralmente são menos pronunciadas quanto mais perto da fronteira e devido à preocupação real com a instabilidade política e as flutuações cambiais em algumas áreas geográficas, os varejistas dos EUA podem preferir trabalhar com fornecedores "ao sul da fronteira" (ou mesmo ao norte da fronteira). O alinhamento com as leis da União Europeia (UE) também pode ser complexo para uma empresa americana, especialmente porque a legislação da UE favorece o comércio com seus estados-membros e também com aqueles que em breve farão parte dela.

Montagem de produtos

O Módulo 2 do Sistema de Aprendizagem do APICS Certified Supply Chain Professional (CSCP) de 2007, Construindo operações, planejamento e logística competitivos, resume por que uma empresa precisa considerar os benefícios e os riscos da montagem de produtos em outro país. Do lado positivo, os possíveis benefícios incluem uma força de trabalho menor (dependendo do país), custos de materiais mais baixos, custos de benefícios mais baixos em países com sistema de saúde pública, taxas alfandegárias favoráveis (principalmente se os materiais forem locais), impostos mais baixos e investimento de capital mais baixo (se os ativos forem transferidos para o país estrangeiro).

No lado negativo, entretanto, a empresa pode se deparar com uma série de problemas e desafios: possíveis custos e interrupções causadas pela diferença de fuso horário (a diferença de horário entre os Estados Unidos e a Ásia pode chegar a quinze horas), custos de transporte mais altos e prazos de entrega mais longos, custos adicionais de gerenciamento de relacionamento relacionados a problemas de comunicação, viagens a serem planejadas no exterior, riscos políticos em países instáveis ou hostis, custos de seguro contra risco de taxa de câmbio, custos associados à manutenção de cadeias de logística direta e reversa que não agridem o meio ambiente, impostos ambientais para combater a poluição do ar, sonora e da água e para evitar a disseminação de espécies que transmitem doenças, aumento dos custos de gerenciamento de um estoque de segurança maior, custos de manutenção de estoques em armazéns ou dutos, redução de estoques devido a roubo, quebra ou danos (e o custo do seguro para combater esses flagelos).

Como esses objetivos conflitantes podem ser combinados?

Os benefícios da mercadoria privada podem ser tão grandes que estão se tornando uma parte essencial das estratégias dos varejistas (já que a maioria deles não pode mais se dar ao luxo de ignorar o fornecimento global). As questões listadas acima podem ser particularmente críticas e ainda mais complexas para as empresas que oferecem seus serviços de sourcing a outros distribuidores independentes. Elas também precisam cumprir os requisitos específicos de faturamento e documentação desses distribuidores, bem como o faturamento interno e o pagamento do fornecedor para mercadorias compradas em seu próprio nome.

Mais uma vez, o gerenciamento inteligente do ciclo de vida do produto (PLM) e uma boa gestão financeira devem permitir que todos os itens (considerados por referência, não por quantidade) em um pedido original sejam listados e, em seguida, acionem a produção de outros documentos, como a carta de crédito (L/C), a lista de embalagem, o aviso de remessa antecipada, o pedido de compra, a fatura comercial e a fatura de serviço. Esses documentos - e informações detalhadas sobre transportadoras, remetentes, país de origem, país de exportação, país de importação e destino final - são essenciais para atender aos padrões de segurança comercial cada vez mais rígidos e para liberar a alfândega sem demora. Essa sincronização de todos os participantes da cadeia de suprimentos seria um importante aprimoramento do desempenho para reduzir o tempo de colocação no mercado.

Vários objetivos importantes e, muitas vezes, conflitantes, discutidos até agora, levaram os varejistas a recorrer a soluções de TI para otimizar seus processos de fornecimento e logística. Um dos principais objetivos é a busca constante por preços baixos, o que geralmente significa estender as cadeias de suprimentos para regiões remotas a um custo menor. Outro objetivo conflitante é reduzir os tempos de ciclo, uma meta essencial, juntamente com o controle de qualidade para garantir que as empresas recebam suas mercadorias no prazo e com especificações precisas.

O papel do PLM on-line e do software de sourcing

Até recentemente, a Internet não era confiável nem onipresente para dar suporte a redes de suprimentos tão grandes e resolver os problemas inerentes a elas. Mas agora a Internet alcançou um nível muito mais alto de segurança, largura de banda e conectividade, incentivando aplicativos emergentes projetados para serem executados na Internet e para oferecer dados e eventos quase em tempo real para o gerenciamento e a análise das variáveis de sourcing global. Por exemplo, as ferramentas de visualização da cadeia de suprimentos on-line permitiram que muitas empresas melhorassem os prazos de entrega, gerenciassem melhor os movimentos de estoque e acompanhassem a produção e a entrega de produtos quase em tempo real. Além disso, as ferramentas de sourcing on-line podem ajudar essas organizações a identificar fornecedores, negociar contratos, enviar manifestos, simplificar o sourcing por meio do gerenciamento de eventos, colaborar e planejar com parceiros comerciais e, por fim, aumentar as taxas de entrega no prazo.

Alguns importadores podem estar lidando tanto com itens caros quanto com grandes volumes de acessórios de baixo custo adquiridos diretamente da Ásia. Essa situação exige uma abordagem integrada da cadeia de suprimentos e maior visibilidade. Novamente, a colaboração entre fornecedores, parceiros de logística, compradores e gerentes de produtos é essencial durante todo o ciclo de vida do produto. Um pacote de software de sourcing inteligente deve permitir que os gerentes de produtos e compradores desenvolvam rapidamente solicitações de cotações (RFQs) para seus esforços de sourcing global.

Essa solução também deve ser capaz de harmonizar diferentes moedas, idiomas e prazos de entrega, além de calcular automaticamente as estimativas de preço final para uma compreensão e comparação mais claras de todas as ofertas apresentadas pelos fornecedores concorrentes. Para esses fornecedores, localizados em todo o mundo, a suíte permitiria que os detalhes (como especificações de produtos, propostas, controle de qualidade, listas de embalagem e todas as faturas e formalidades alfandegárias) fossem unificados e coordenados sem problemas, eliminando erros recorrentes de entrada de dados e acelerando a produção. Essa solução seria então uma ferramenta para que os compradores e parceiros comerciais cooperassem mais rapidamente na organização de pedidos de alteração para atender às mudanças nas condições do mercado.

Com fornecedores localizados do outro lado do mundo, é difícil verificar se tudo está funcionando sem problemas a qualquer momento e, geralmente, só se percebe que houve um problema depois do evento, principalmente quando as mercadorias chegam. Portanto, se considerarmos a análise (acima) do sourcing estratégico, embora os relacionamentos com alguns fornecedores possam ser fluidos e operar no modo automático (o que significa que as empresas podem ocasionalmente concordar com seus fornecedores de material de escritório para obter melhores preços e requisitos de serviço), um relacionamento muito mais profundo e envolvido é essencial para os fornecedores estratégicos, ou seja, fornecedores de produtos de varejo que devem entregar as mercadorias de acordo com as especificações, no prazo e pelo preço certo. Esses fornecedores podem ser avaliados com base em uma série de indicadores-chave de desempenho (KPIs) bem ordenados que oferecem uma visão holística. Esses KPIs incluem entrega no prazo, qualidade, inovação (tecnologia e saúde organizacional), capacidade de resposta e atendimento ao cliente, segurança, conformidade social e assim por diante.

Vários fornecedores, incluindo Eqos, TradeStone, i2, MatrixOne (agora parte da Dassault Systèmes), New Generation Computing (NGC) e TXT e-Solutions, para citar apenas alguns, estão tentando combinar holisticamente os procedimentos de sourcing, PLM e gerenciamento de fornecedores durante todos os estágios seguintes:

1. Conceito: estudo de influências de moda e quadros de humor (o resultado de um brainstorming colaborativo)
2. Especificações: informações técnicas e de design, com aprovação sistemática do fornecedor
3. Seleção: identificar o produto certo, pelo preço certo, do fornecedor certo, o que envolve a publicação de convites para licitação, análise das respostas, criação e seleção de fornecedores e testes de produtos ou protótipos
4. Compras: gerenciamento do processo de emissão do pedido de compra (PO), envolvendo a criação do produto, a criação do PO e o teste de amostras do produto
5. Produção: monitoramento da produção e da qualidade, incluindo a fabricação e a inspeção de lotes de produtos
6. Expedição: monitoramento da expedição dentro da cadeia de suprimentos
7. Vendas e serviços: monitoramento e gerenciamento do ciclo de vida do produto, para garantir a disponibilidade e a qualidade do produto

O procedimento subjacente e onipresente de "qualidade, gerenciamento de riscos e conformidade", que envolve o recrutamento, o gerenciamento e o monitoramento de fornecedores, bem como o controle de qualidade e o monitoramento de conformidade, é simplesmente vital.

A garantia de qualidade nunca para

Em contraste com as duras realidades enfrentadas pelos fornecedores atuais (em que os processos permanecem altamente isolados, sem gerenciamento automatizado do fluxo de trabalho), os fornecedores de software listados acima recomendam que, no mínimo, os estágios iniciais do sourcing (do conceito à compra) sejam automatizados e monitorados. Os possíveis benefícios podem ser significativos para os fornecedores que trabalham em colaboração com os principais fornecedores para melhorar os processos de desenvolvimento de produtos entre empresas, além de adotar estratégias inovadoras de marketing e embalagem conjunta. À medida que a concorrência aumenta e o ritmo de lançamentos de produtos continua a crescer, torna-se obrigatório um aumento real nas atividades de desenvolvimento e ciclo de vida de produtos. Tanto em termos de facilitar a colaboração com os principais fornecedores quanto de reduzir os problemas de comunicação e os erros nos estágios iniciais do ciclo de vida de um produto, a integração da "pré SKU" (unidade de manutenção de estoque) com as informações "pós SKU" é vital.

Assim, devido à integração com os sistemas principais de gerenciamento de dados de produtos (PDM) e de compras, desde os estágios iniciais do processo de sourcing, uma única entrada de dados (com todas as informações relevantes) deve ser feita em um único repositório e compartilhada com usuários e outras partes interessadas (conforme apropriado). Em termos de qualidade e gerenciamento de riscos, a avaliação do fornecedor deve ser gerenciada desde os primeiros estágios do ciclo de vida do produto. Esse repositório de dados centralizado deve permitir que os fornecedores retenham as informações que considerem relevantes (conforme elas mudam e, é claro, somente para os dados autorizados pelo fornecedor) e, ao mesmo tempo, criem automaticamente um registro de fornecedor nos principais sistemas de negócios assim que o fornecedor for aprovado.

Em seguida, à medida que o processo se estende para a fase de produção, ele deve ser orientado pelo monitoramento do processo de gerenciamento de pedidos e do gerenciamento do fluxo de trabalho (para controlar a definição, o reconhecimento e a aceitação dos pedidos), enquanto os KPIs de desempenho do fornecedor continuam a ser monitorados por meio do processo de inspeção e auditoria. O controle e o monitoramento não param por aí, pois o rastreamento e o fluxo de trabalho são estendidos para gerenciar os processos de logística por meio da integração com provedores de logística terceirizados (3PLs). A avaliação contínua do desempenho do fornecedor continua no cais (por exemplo, garantindo que tudo esteja em conformidade com as medidas e recomendações da Organização Intergovernamental para Transporte Internacional Ferroviário [OTIF]). Por fim, durante a fase de vendas e serviços, o desempenho dos produtos na loja deve ser monitorado. Esse processo de avaliação é orientado pelo rastreamento e monitoramento de KPIs; o desempenho individual dos produtos e os KPIs são compartilhados com os fornecedores, quando apropriado.

A maioria dos varejistas se esforça para melhorar continuamente o desempenho de fornecedores individuais, enquanto os líderes de mercado constroem e gerenciam com eficácia os relacionamentos com os fornecedores e buscam maneiras de melhorar o desempenho de toda a sua rede global de fornecedores. O surgimento de padrões do setor, KPIs mais eficazes e ferramentas analíticas permite que as empresas comparem fornecedores individuais com outros parceiros da rede, bem como com fornecedores fora da rede do distribuidor. Como diz o clichê, "a mudança é a única constante", mas a necessidade de planejar a mudança nunca pode ser subestimada, desde mudanças acidentais e inevitáveis até mudanças comerciais significativas, como decisões de gerenciamento, reestruturação organizacional ou mudanças em ambientes competitivos ou regulatórios. Os parceiros de negócios também precisam prever as mudanças positivas que precisam ocorrer em sua aliança, pois um relacionamento com fornecedores só pode ser bem-sucedido se melhorias contínuas e incrementais forem sistematicamente incorporadas.

As informações compartilhadas entre os parceiros devem permitir que eles trabalhem de forma mais eficaz uns com os outros. Como resultado, os varejistas de vestuário se encontram em um ambiente particularmente dinâmico, no qual os fornecedores aparecem e desaparecem com uma frequência surpreendente, e no qual os principais designers e compradores frequentemente mudam de uma empresa para outra. Sua resposta, portanto, deve ser multidimensional, começando por encontrar maneiras de mudar rapidamente os canais de fornecimento quando um fornecedor falha. No entanto, os distribuidores de vestuário também precisam analisar continuamente como podem ajudar cada fornecedor-chave a ter sucesso e garantir que estejam fortalecendo os relacionamentos com indivíduos dentro das empresas distribuidoras, e não apenas com as próprias empresas.

Por exemplo, os distribuidores de vestuário precisam reconhecer que seus compradores não serão os únicos funcionários diretamente afetados por cada relacionamento que criarem com um fabricante de moda remoto. Os tomadores de decisões de marketing criticarão as questões relacionadas à capacidade de resposta e ao prazo, enquanto os gerentes regionais preferirão saber o quanto o fornecedor pode ser flexível para responder à variedade de tendências locais. Os departamentos de TI precisarão criar métodos para compartilhar informações em tempo real em todos os pontos da cadeia de suprimentos, desde a emissão de pedidos de compra até o rastreamento de entregas na loja e transferências de mercadorias com desconto. Outras questões, como controle de qualidade e logística (remessa e entrega), também precisam ser levadas em conta. Em cada caso, as pessoas diretamente responsáveis - e as mais diretamente afetadas - precisam ser incluídas no processo o mais cedo possível.

Até mesmo a simples burocracia pode representar até sete por cento do custo total do comércio internacional. As empresas gastam a maior parte do tempo em atividades como a coordenação de alterações na documentação com seus fornecedores (por exemplo, alterações de especificações, trabalho em andamento (WIP), revisões de datas de entrega, remessa e rotulagem), o que resulta em atrasos ou longos prazos de entrega. Além disso, as crescentes preocupações globais com a segurança significam que os governos estão exigindo uma grande quantidade de informações (em vez de simplesmente aplicar os códigos da Nomenclatura Tarifária Harmonizada [HTS] ou saber se um produto foi fabricado a partir de espécies animais ameaçadas de extinção), e a rastreabilidade tornou-se essencial para as transações internacionais.

Com a intensificação das medidas de segurança desde 11 de setembro, os importadores de roupas de varejo tiveram que se adaptar às novas regras de conformidade alfandegária para suas remessas. De fato, ter que garantir que as remessas estejam em conformidade com as exigências da Alfândega e Proteção de Fronteiras dos EUA (CBP) acrescentou um novo nível de complexidade ao processo de importação de vestuário, e o risco de não conformidade é agora muito maior do que antes.

Especialmente com a eliminação das cotas comerciais e a consequente redução da necessidade de monitorar os dados de conformidade com as cotas, a alfândega e os importadores dos EUA voltaram a concentrar sua atenção na conformidade de segurança. Por exemplo, após o 11 de setembro, a alfândega dos EUA exige que os importadores classifiquem os ingredientes de todos os produtos de origem estrangeira por país de origem. Há algum tempo, muitos importadores-distribuidores vêm praticando uma política de tolerância zero quando se trata de medidas de conformidade social e de segurança, em vez de simplesmente dar uma atenção razoável à conformidade alfandegária e comercial. Alguns esperam atingir o nível 3 da Parceria Alfândega-Comércio contra o Terrorismo (C-TPAT), que reconhece formalmente as empresas com boas práticas comerciais e as isentaria de inspeções de segurança obrigatórias e não aleatórias, além de garantir um tempo mais rápido de comercialização.