Como você pode monitorar os regulamentos de HSE de forma eficaz e garantir a conformidade?

Diante da multiplicidade de textos e requisitos regulamentares aplicáveis em todos os setores de atividade, o processo de monitoramento regulamentar de SMS não pode ser encarado com leviandade: é necessário rigor, método e conhecimento especializado.

No entanto, apesar de sua natureza essencial, ele nem sempre é aplicado de forma sistemática nas organizações, devido à falta de tempo, recursos, ferramentas ou conhecimento.

Como gerente de uma unidade, de um grupo industrial ou de uma função de HSE em sua empresa (gerente de saúde e segurança, gerente ambiental, coordenador de HSE, etc.), você entende a importância dessa abordagem.

Como estabelecer uma vigilância regulatória de HSE e definir planos de ação eficazes para gerenciar sua conformidade? Aqui está um guia completo sobre o assunto!

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Qual é o objetivo do monitoramento regulatório?

O monitoramento regulatório de HSE consiste em uma abordagem organizada e formalizada dentro de uma empresa, com o objetivo de :

• detectar
• analisar
• Detectar, analisar e fazer uso de informações relacionadas aos regulamentos aplicáveis às suas operações.

Portanto, ele permite que qualquer organização esteja ciente de suas obrigações, a fim de organizar e monitorar a conformidade de :

• suas atividades
• seus equipamentos
• suas infraestruturas
• seus processos.

Em particular, ela serve para limitar os riscos de não conformidade, com repercussões positivas como :

• redução de certos custos (multas ou falta de pagamento de indenização em caso de acidente ou reclamação, por exemplo),
• boa gestão das relações trabalhistas,
• controle da taxa de acidentes no local de trabalho,
• manutenção da produtividade, etc.

☝️ Essa atividade de monitoramento está se tornando uma necessidade para todas as empresas com sistemas de gestão certificados pela ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001 ou ISO 45001. É imperativo que elas se mantenham a par dos desenvolvimentos regulatórios.

6 etapas para um monitoramento regulatório eficaz

Etapa 1: Defina sua metodologia de monitoramento

Você pode organizar sua atividade de monitoramento adotando o modo de projeto. Ao alocar tempo, objetivos, recursos e as pessoas responsáveis pelo processo, você pode garantir sua eficácia.

Comece enquadrando seu projeto:

• Identifique seus objetivos: o que você espera do procedimento de monitoramento? A identificação de resultados operacionais precisos otimizará o tempo que você dedicará a ele;
  
  
• Reserve um tempo para implementá-lo: para implantar sua atividade de monitoramento e garantir que ela exista como tal, aloque tempo para ela formalmente nos cronogramas;
  
  
• Designe um gerente de projeto: defina a função do gerente de monitoramento regulatório e os outros participantes envolvidos no projeto, tanto internos quanto externos (gerência, representantes da equipe, autoridades locais, acionistas etc.);
  
  
• Defina o escopo do seu monitoramento:
  • Quais informações você está procurando?
  • Em que forma ou formato elas serão produzidas?
  • De acordo com quais critérios? (Com que frequência o banco de dados será atualizado, como será usado para avaliar a conformidade, etc.);
    
    
• determinar os recursos a serem implementados: além dos recursos humanos e financeiros, quais recursos são necessários: ferramentas, treinamento, orçamento etc.?

Independentemente de optar por executar seu projeto de monitoramento internamente ou terceirizá-lo, você pode detalhar todas as expectativas associadas ao projeto em um conjunto claro e preciso de especificações. Dessa forma, o processo atenderá às necessidades da organização e todos os envolvidos poderão fazer referência a ele.

Etapa 2: Identificar fontes confiáveis e relevantes

Dependendo do seu setor ou campo de atividade, classifique todas as fontes de informação existentes para selecionar apenas as mais relevantes.

Para isso, liste todos os regulamentos e textos aplicáveis às atividades de sua unidade ou grupo industrial em termos de conformidade com HSE.

Ao fazer sua seleção, dê prioridade às fontes regulamentares (textos legais, decretos ministeriais etc.) em vez de conteúdo popularizado, que é mais acessível, mas geralmente simplificado. Esse tipo de fonte pode facilitar a compreensão e o resumo dos requisitos, mas o texto oficial deve ter precedência.

Por fim, concentre seu monitoramento nos requisitos regulamentares aplicáveis à atividade da sua empresa.

Etapa 3: Elaborar sua estrutura de referência regulatória

Depois de identificar as fontes, você pode criar seu repositório regulatório para estruturar sua coleção de informações. Esse é um registro ou uma base de documentos que contém todas as obrigações regulamentares aplicáveis à sua organização e suas características específicas:

• setor de atividade
• número de funcionários
• status legal
• classificação ICPE, etc.

Para orientar seu trabalho de pesquisa e classificar as informações, você pode criar uma estrutura lógica em árvore, usando temas específicos da sua organização, e subdividir em subdiretórios.

Liste todos os textos aplicáveis e certifique-se de associá-los a informações importantes, como

• seu tipo
• título
• data de criação/atualização
• a fonte de onde vieram, etc.

Também será importante identificar qual mídia usar (tabela, software de gerenciamento de projetos/tarefas etc.) para um repositório prático que seja útil para todos e fácil de atualizar.

Etapa 4: Processar e analisar as informações de HSE

Depois que todas as informações tiverem sido coletadas, centralizadas e classificadas, o objetivo é processá-las para que possam ser usadas de acordo com as necessidades da empresa.

Isso exige uma análise aprofundada dos textos normativos, o que, às vezes, requer habilidades jurídicas ou técnicas que nem sempre estão disponíveis na função de HSE da empresa.

Em seguida, você precisará identificar especialistas capazes de analisar escrupulosamente cada documento, fazer referências cruzadas das informações e torná-las compreensíveis para todas as pessoas relevantes da empresa.

Você também pode considerar o uso de uma ferramenta dedicada para essa etapa tediosa e complexa, especialmente se não tiver todas as habilidades específicas em uma área técnica, nem formação jurídica suficiente. Voltaremos a essa questão do software especializado mais adiante neste artigo.

Etapa 5: Compartilhe o conteúdo de sua inteligência

Os resultados e os produtos de sua vigilância regulatória devem ser divulgados a todas as pessoas relevantes da empresa cujas atividades são diretamente afetadas:

• estabeleça uma estratégia e um meio de comunicação para essa divulgação (e-mail, feed temático na intranet, software de gerenciamento de projetos ou plataforma colaborativa, etc.);
  
  
• divulgar todas as informações relevantes: textos de referência, mas também sua interpretação por especialistas, recomendações, bem como o prazo esperado;
  
  
• fornecer referências ou documentação adicional para apoiar a implementação de novas regulamentações.

Etapa 6: Preparar a avaliação de conformidade de HSE

O monitoramento regulatório de HSE também é uma etapa preparatória para a avaliação de conformidade. A observação contínua e rigorosa do cenário de normas técnicas e legais permite comparar os requisitos teóricos com a forma como são aplicados na prática em sua organização.

A atividade de monitoramento deve fazer com que as informações coletadas possam ser utilizadas para

• antecipar mudanças regulatórias para se preparar para a conformidade, se necessário;
  
  
• medir a taxa de conformidade da empresa, verificando se os processos, as infraestruturas, os equipamentos etc. estão em conformidade com a estrutura normativa;
  
  
• Demonstrar operações de conformidade em andamento, no caso de uma inspeção, e elaborar um plano de ação para cada não conformidade identificada.

Que ferramentas podem ser usadas para simplificar o monitoramento regulamentar de HSE?

Como você deve ter percebido, o gerenciamento do monitoramento regulatório de HSE é crucial para qualquer empresa que deseje cumprir a lei e proteger seus funcionários. No entanto, esse trabalho rapidamente se revela uma tarefa árdua e demorada, exigindo uma organização rigorosa.

Nesse contexto, as tecnologias digitais, principalmente o software especializado, oferecem várias vantagens.

Os editores dessas soluções já incorporam esse trabalho de monitoramento, para mantê-los atualizados com as mudanças nas regulamentações. Além disso, essas ferramentas possibilitam a centralização das informações (seus sistemas de referência, seu documento único etc.), tornando-as mais acessíveis e gerenciáveis. Por fim, um bom software de QHSE inclui painéis dinâmicos que fornecem dados atualizados sobre a situação da organização e as ações tomadas para colocá-la em conformidade.

Assim, você pode economizar tempo e melhorar a precisão do seu trabalho de monitoramento de HSE!

⚒️ Exemplos de ferramentas:

• O Previsoft é um pacote de software on-line poderoso e colaborativo dedicado ao gerenciamento da saúde e da segurança no trabalho. Os consultores da Previsoft estão constantemente monitorando o ambiente regulatório para oferecer o melhor suporte possível à sua política de QHSE e garantir que a solução permaneça em conformidade. Em termos de funcionalidades, a plataforma o ajuda a avaliar os riscos, editar seu DUERP e, em seguida, implementar as ações necessárias para reduzi-los, de acordo com as normas do seu setor.

• A Red-on-line é uma solução abrangente e flexível que inclui conteúdo sob medida e serviços personalizados para facilitar o monitoramento regulamentar de HSE. Em particular, você pode tirar proveito de repositórios regulamentares exaustivos adaptados a cada um de seus locais operacionais, do suporte de especialistas jurídicos de HSE localizados em todo o mundo e de ferramentas para gerenciar melhor seus processos de conformidade.

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Dicas finais para garantir a conformidade regulamentar de HSE

Para concluir, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem aplicadas para aproveitar ao máximo sua vigilância regulatória:

• Mantenha o banco de dados atualizado: configure o monitoramento e os alertas para os textos em seu conjunto de documentos, para que você possa se manter atualizado e reavaliar regularmente seu nível de conformidade;
  
  
• defina indicadores para medir o estado do seu monitoramento e o progresso do seu plano de ação, avaliando o impacto das suas ações corretivas e ajustando-as, se necessário;
  
  
• priorize os requisitos e os riscos associados a qualquer não conformidade, para que você possa priorizar suas ações de forma mais eficaz;
  
  
• capitalize o trabalho colaborativo: obtenha feedback sobre a implementação da abordagem para que você possa sempre colocar em perspectiva sua eficácia e seu valor agregado. Você faz parte de um processo de melhoria contínua, otimizando o processo geral para que todos saiam ganhando.