Como você pode realizar uma análise de portfólio bem-sucedida para maximizar o valor de seus projetos?

Muitas empresas, especialmente as de grande porte, se deparam diariamente com um grande número de projetos separados. Essa situação exige a implementação de um processo sólido de gerenciamento de portfólio de projetos(PPM).

O PPM envolve várias operações para os funcionários envolvidos, começando com a arbitragem das prioridades e o monitoramento dos projetos em andamento, com o objetivo de alinhá-los à estratégia geral da empresa.

Para isso, eles não podem prescindir do ritual que analisaremos mais detalhadamente neste artigo: a revisão do portfólio.

Descubra o que é a revisão do portfólio, quais são os estágios envolvidos e qual software é necessário para que ela seja bem-sucedida.

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O que é uma revisão de portfólio de projetos?

Revisão do portfólio: definição

A revisão do portfólio define uma prática essencial no gerenciamento de portfólio, projetada para avaliar os vários projetos implantados na organização em termos de vários aspectos:

• sua consistência com os objetivos estratégicos da empresa;
• seu desempenho (em termos de custos, prazos, qualidade, satisfação do cliente, etc.);
• identificação de riscos potenciais;
• priorização desses projetos para identificar aqueles que gerarão mais valor;
• realocação de recursos;
• garantia de que os projetos sejam consistentes entre si.

A revisão do portfólio geralmente assume a forma de uma reunião que reúne várias partes interessadas, por exemplo

• o PMO (Diretor de Gerenciamento de Projetos), se a empresa tiver um;
• o Comitê Executivo
• gerentes de projeto,
• partes externas, como investidores, etc.

Juntos, eles examinam diferentes critérios de avaliação durante essa entrevista, com o objetivo de tomar as melhores decisões de acordo com a visão da empresa.

Dessa forma, a revisão do portfólio promove a comunicação transparente entre todos os participantes envolvidos, uma condição sine qua non para seguir na mesma direção.

Em que ela difere da revisão do projeto?

A revisão do portfólio é diferente da revisão do projeto. Enquanto a primeira tem um escopo mais amplo, a segunda se concentra em um único projeto.

Como resultado, há diferenças claras em termos de:

• 📆 frequência: como regra geral, as revisões de projeto são realizadas com mais regularidade do que as revisões de portfólio;
• 🙋 participantes : enquanto as primeiras incluem as partes interessadas específicas de um determinado projeto, as últimas incluem outras partes interessadas, começando pelos membros da Gerência.

Como realizar uma análise do portfólio de projetos? Os 4 estágios principais

Você é responsável por gerenciar e liderar as revisões de portfólio da sua empresa? Quer você seja um PMO ou não, aqui estão as etapas que você precisa seguir 👉.

Etapa 1: Preparar a revisão do portfólio

Defina os objetivos

Antes da análise do portfólio propriamente dita, é necessário fazer alguns preparativos.

Para começar, esclareça os objetivos da reunião com antecedência para evitar que todos se dispersem no grande dia.

É para :

• avaliar o desempenho de uma amostra de projetos?
• arbitrar sobre projetos atuais e novas ideias para redefinir prioridades?
• Ver como economizar diante de dificuldades financeiras? etc.

Selecionar os projetos a serem examinados

Dependendo do tamanho da organização, há muitos projetos a serem examinados durante a análise do portfólio. É difícil examinar todos eles com um pente fino!

Portanto, você precisa selecionar os projetos a serem analisados com base nos objetivos previamente definidos.

Reúna os dados

Finalmente, antes da revisão, reúna toda a documentação útil para que todos possam trabalhar com dados confiáveis.

Os gerentes de projeto têm um dever de casa a fazer para a ocasião. De fato, eles precisam reunir todas as métricas necessárias para a tomada de decisões (sobre custos, recursos, desempenho etc.) e apresentá-las visualmente, se necessário, por meio de painéis de controle e outros relatórios personalizados.

Etapa 2: Avaliar os projetos selecionados

Durante esse estágio da revisão do portfólio, os projetos são avaliados junto com as partes interessadas com base nos números fornecidos, em uma série de aspectos, começando pelo alinhamento com a estratégia.

Eles também são examinados do ponto de vista de :

• Riscos: há muitos riscos possíveis que pairam sobre um determinado projeto (riscos financeiros, de recursos, de qualidade etc.). A análise do portfólio ajuda a detectá-los o mais cedo possível e a implementar rapidamente as ações corretivas necessárias.
  
  
• ROI: no mundo profissional, as decisões geralmente são orientadas pelo retorno esperado sobre o investimento das várias operações. No contexto da análise, trata-se de priorizar os projetos mais lucrativos, desde que eles permitam atingir os objetivos definidos previamente.
  
  
• Conformidade. Por exemplo, a conformidade com os requisitos legais (segurança, confidencialidade, etc.), padrões de qualidade e procedimentos internos.
  
  
• Progresso. Essa é uma questão mais operacional, mas é vital garantir que todos os projetos estejam progredindo corretamente e evitar atrasos. Assim como na avaliação de riscos, esse trabalho é usado para tomar as medidas necessárias para remediar quaisquer dificuldades, como alocar mais recursos, mais orçamentos, reorganizar processos etc.

Etapa 3: Priorizar projetos

Uma vez que os projetos tenham sido avaliados um a um, é hora de classificá-los de acordo com sua relevância.

Recomendamos que você use o método de pontuação, que envolve a atribuição de uma pontuação aos vários projetos com base em critérios predefinidos.

Uma vez que essa priorização tenha sido realizada, seu objetivo é fazer todo o possível para garantir que os principais projetos sejam concluídos nas melhores condições possíveis e, é claro, dentro do tempo alocado. Muitas vezes, serão necessários ajustes, em termos de alocação de recursos ou orçamento, por exemplo.

Etapa 4: Elaborar um plano de ação

Entre os riscos identificados e as prioridades a serem revisadas, a revisão do portfólio inevitavelmente leva à tomada de decisões e à adoção de ações corretivas para garantir o desempenho do portfólio.

Obviamente, tudo precisa ser planejado, com prazos e responsabilidades, para garantir que as melhorias planejadas sejam implementadas a tempo.

☝️ Às vezes, a reunião simplesmente faz com que determinados projetos sejam suspensos ou até mesmo interrompidos, caso não sejam considerados suficientemente estratégicos para a organização.

Por fim, é importante acompanhar de perto a implementação de todas as ações planejadas, pois, se houver algum problema, sempre será possível fazer ajustes.

Boas práticas na revisão do portfólio

Agora que você conhece as etapas essenciais para a realização de uma análise de portfólio, aqui estão algumas práticas recomendadas adicionais que você deve conhecer se quiser se tornar um gênio nisso 🚀.

• Realize suas revisões de portfólio regularmente, com a frequência necessária, dependendo da complexidade de sua organização. Embora alguns especialistas recomendem uma vez por trimestre, sinta-se à vontade para ser mais regular.
  
  
• Faça todos os esforços para incentivar a comunicação transparente durante as reuniões. É muito importante que os gerentes de projeto se sintam à vontade para apontar problemas, mesmo que haja consequências significativas.
  
  
• Esteja preparado para ajustar o portfólio à medida que surgirem novas informações, oportunidades e desafios, mesmo que você tenha de tomar iniciativas dolorosas, como interromper determinados projetos.
  
  
• Identifique tendências ou problemas recorrentes ao longo do tempo. Isso lhe proporcionará lições valiosas para melhorar o gerenciamento do portfólio a longo prazo.
  
  
• Mantenha um registro escrito das decisões tomadas e do contexto associado em cada revisão do portfólio. Essa documentação facilitará muito o trabalho de acompanhamento.
  
  
• Avalie regularmente o próprio processo de revisão do portfólio. Assim como em seus projetos, sempre há espaço para melhorias!

Ferramentas de revisão de portfólio

As ferramentas mais comumente usadas

Como a pessoa responsável pela revisão do portfólio, é importante se cercar das ferramentas certas, aquelas que são úteis tanto para a análise quanto para a tomada de decisões.

Entre elas estão

• o painel de controle, que é perfeito para fornecer uma visão geral dos vários indicadores-chave (sobre recursos, orçamento, progresso etc.);
• o planejamento de capacidade, que é essencial quando se trata de alocar os recursos certos (com as habilidades certas) para os projetos certos, evitando o excesso ou a falta de pessoal, o que pode ser um verdadeiro problema para as equipes afetadas;
• a matriz de priorização, uma pequena tabela simples que ajuda os PMOs a classificar e priorizar os projetos de acordo com sua urgência e impacto nos negócios;
• o gráfico de Gantt, que oferece visibilidade sobre o planejamento de cada projeto no portfólio, ajudando assim a garantir que os prazos sejam cumpridos e que as operações ocorram sem problemas.

Software especializado

E se lhe disséssemos que existe um software capaz de reunir todas as ferramentas mencionadas acima, e muitas outras, em uma única interface?

Estamos falando de soluções de PPM, ou software de gerenciamento de portfólio de projetos. Elas oferecem a você :

• ter uma visão centralizada e consolidada dos dados de todos os seus projetos, o que simplifica o processo de arbitragem durante as revisões
• comparar projetos entre si com apenas alguns cliques, usando critérios predefinidos;
• tirar proveito dos recursos avançados de gerenciamento de recursos;
• modelar diferentes cenários para avaliar o impacto de possíveis mudanças no portfólio;
• Gerencie as dependências entre os projetos para evitar conflitos de recursos e outros atrasos;
• Consolidar toda a documentação relacionada a projetos e revisões.

🛠️ Exemplo de software:

O Triskell é um PPM perfeitamente adequado para ajudá-lo a gerenciar as revisões do seu portfólio. Integrado ao sistema de gerenciamento estratégico da empresa, ele tem uma ampla gama de funções. Ele oferece uma visão geral dos vários projetos em andamento e lida com eficiência com todas as ações associadas (alocação de recursos, cálculo de orçamento etc.). Mas esse software também é uma poderosa ferramenta de arbitragem, conforme demonstrado por sua funcionalidade de simulação de cenários, que é útil para priorizar os projetos certos. Com o Triskell, as dores de cabeça das revisões de projetos são coisa do passado. Você será mais eficiente e, acima de tudo, mais confiável em suas decisões.

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Quais são os pontos principais da revisão do portfólio?

Se a sua empresa estiver executando vários projetos ao mesmo tempo, é impossível perder a revisão do portfólio, cujo um dos desafios é comparar os diferentes projetos com o objetivo de revisar as prioridades. E por um bom motivo: é melhor fazer escolhas criteriosas para concentrar seus recursos e esforços naqueles que prometem o melhor ROI, mas também, e acima de tudo, o alinhamento perfeito com os objetivos da empresa!

No papel, entretanto, isso pode ser uma tarefa difícil, especialmente porque você precisa de uma boa visibilidade de todo o portfólio, bem como dos dados corretos, atualizados em tempo real. Caso contrário, como você pode ter certeza de que está tomando as decisões certas?

É aí que entra o PPM, pois o PMO pode contar com ele para apoiar a tomada de decisões da revisão e garantir o desempenho do portfólio.