Os três objetivos do gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento do portfólio de projetos visa alinhar a estratégia, as operações e a execução do projeto. Empresas de todos os portes e setores estão acumulando projetos e precisam manter a visibilidade de cada uma das três áreas funcionais de um projeto: de estudos de viabilidade a planejamento e monitoramento, o software de gerenciamento de projetos é agora essencial para dominar todos os aspectos do gerenciamento de projetos. A produtividade e a competitividade de sua empresa dependem disso.
Gerenciamento estratégico de projetos a serem lançados
O que você deseja alcançar? Que posição seu projeto pode ocupar no mercado? Quanto custará para ser implementado? Ele será lucrativo? Que recursos humanos e materiais você precisa mobilizar? Qual será a duração do projeto? Você tem a capacidade de estruturar, liderar e coordenar o projeto? Você tem um repositório ou feedback da experiência em sua empresa?
Pense antes de pular: essa é a atitude certa a ser adotada ao gerenciar um projeto. Você precisa de uma ferramenta que possa integrar todos os seus dados para simular a viabilidade de seus projetos potenciais.
Não é possível fazer tudo isso manualmente - na verdade, isso é impensável! Acabe com a planilha estática do Excel: opte por uma solução que lhe permita considerar todos os ângulos, visualizar todos os perímetros, a fim de definir o projeto ou os projetos certos a serem lançados, eliminando o risco de erros.
Como os contextos mudam com o tempo, também é uma boa ideia poder capitalizar a experiência que você adquiriu no gerenciamento do portfólio de projetos.
Uma das principais soluções do mercado se destaca pela visão macroscópica que oferece ao gerente de projetos. O Sciforma é um software de gerenciamento de projetos que calcula e recalcula automaticamente as métricas com base em dados integrados: a solução oferece uma visão que permite selecionar os projetos mais adequados em seu portfólio de forma inteligente e inteligível.
Esses 6 elementos-chave o ajudam a elaborar as especificações de um projeto viável:
- Identifique suas ideias, estruturando-as;
- Personalize seus critérios de avaliação;
- Lançar seu estudo de viabilidade adequadamente;
- Estimar o gerenciamento de capacidade necessário;
- Analisar os aspectos de seus investimentos;
- Simular e comparar seu portfólio de projetos.
Planejamento de projetos ou gerenciamento operacional
O que você pode implementar internamente? Quem vai fazer o quê? Você deve terceirizar determinadas tarefas? Como você deve distribuir e alocar seu orçamento? Como você pode gerenciar o tempo para cumprir os prazos? Como você o calcula? Como você pode prever circunstâncias imprevistas?
Também nesse caso, o software de gerenciamento de projetos é de grande ajuda para simular cronogramas e ajustá-los com apenas alguns cliques, alocar tarefas para cada membro da equipe, trocar e compartilhar documentos e centralizar informações. Seu gerenciamento de tarefas precisa ser executado sem problemas todos os dias.
Para garantir o gerenciamento em todos os níveis, você precisa definir as responsabilidades de cada participante: um tomador de decisões gerencia o tempo gasto, outro valida os marcos e os diferentes estágios, por exemplo.
Como qualquer software de gerenciamento de projetos digno desse nome, o Sciforma permite gerenciar os direitos de acesso e trabalhar em equipe no modo colaborativo. O gerente de projetos também tem a capacidade de analisar os riscos a montante: onde eles estão? Que tipo de riscos?
O gerente de projeto pode ativar alertas para ser notificado por e-mail. Ao menor desvio, o indicador "pisca" em seu painel para avisá-lo. Ele pode reagir de acordo e ajustar o projeto. Ele pode reagir de acordo e ajustar o gerenciamento do projeto.
Esses 8 parâmetros orientam seu gerenciamento de projetos:
- Lançamento do projeto;
- Gerenciamento de tarefas;
- Gerenciamento do orçamento e dos custos;
- Gerenciamento de seus recursos humanos;
- Gerenciamento de seus recursos materiais;
- Gerenciamento de riscos ;
- Gerenciamento de mudanças;
- Gerenciamento de documentos.
Monitoramento do desempenho e da produtividade esperada
O que você está realmente fazendo? A equipe inteira está "no caminho certo"? Está tudo sob controle? Você realmente tem certeza? Como pode ter certeza? Você passa todo o seu tempo ao telefone com toda a equipe?
É claro que não. Você usa um painel de controle dedicado para monitorar o projeto como um todo, fornecendo indicadores precisos em tempo real para que você saiba se está ultrapassando o prazo ou o orçamento.
Naturalmente, você conta com um software de gerenciamento de projetos que permite monitorar o tempo gasto por projeto, por tarefa e por funcionário. E, é claro, você recebe um alerta caso ultrapasse o prazo ou o orçamento.
Nesse ponto, o Sciforma lhe dá maior visibilidade, fornecendo relatórios consistentes, para que você possa fazer uma análise mais refinada e instantânea.
Esses 5 critérios determinam o monitoramento do seu projeto:
- Gerenciamento de calendário
- Gerenciamento de despesas;
- Registro e gerenciamento de tempo;
- Gerenciamento de demanda;
- Gerenciamento de incidentes.
Por meio de três aplicativos específicos, o gerenciamento do portfólio de projetos abrange vários aspectos. Se você deseja controlar a rotatividade de tarefas terceirizadas ou simplesmente implementar uma solução que permita integrar sutilmente todos os seus processos e dados internos, o Sciforma é a resposta óbvia.
Artigo traduzido do francês